MAIN - Blog Steuern - "Kostenlos Rechnungen erstellen - mit Zervant. Ein Test."

Rechnungen schreiben, Rechnungserinnerungen abschicken, Kunden- und Produktlisten verwalten und gleichzeitig einen klaren Überblick der Finanzen des eigenen Unternehmens zu behalten, ist sehr wichtig, nimmt aber kostbare Zeit in Anspruch. Ein weiterer Stressfaktor ist die Tatsache, dass man als Unternehmer manchmal vieles gar nicht weiß. Dazu gehören gesetzliche Verpflichtungen, verpflichtende Angaben auf Rechnungen und vieles mehr.

Wenn man auf der Suche nach einer günstigen und zeitsparenden Lösung für dieses Problem ist, stolpert man unweigerlich über den finnischen Dienst Zervant. Zervant ist eine Rechnungssoftware zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen und bietet ihre Services völlig kostenfrei an. Haken und Ösen gibt es keine. Der Dienst ist wirklich kostenlos.

Doch wie es eben immer so ist, wird dich so ein kostenloses Angebot sicherlich misstrauisch machen. Das verstehe ich. Deshalb habe ich mir den Dienst näher angeschaut und kann dich beruhigen. Tatsächlich wirst du an keiner Stelle des Dienstes aufgefordert, dich für ein kostenpflichtiges Upgrade zu entscheiden. Zervant ist keine verkappte Demo. Allerdings planen die Gründer, in der Zukunft zusätzliche Bezahl-Features einzuführen. Es handelt sich demnach um ein klassisches Freemium-Modell. Aktuell gibt es jedoch keinerlei kostenpflichtige Premium-Services. Jetzt wirst du wahrscheinlich denken, was nichts kostet, kann auch nicht wirklich gut sein. Aber auch hier muss ich dich enttäuschen.

Zervant versteht sich als reines Rechnungstool

Zwar beschränkt sich Zervant bisher nur auf das Erstellen und Verwalten von Rechnungen, Belegen und Kundendaten. Das machen sie dafür aber ziemlich gut und mit allen Pflichtaufgaben deutscher Rechnungslegung.

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Zervant kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Üblicherweise gehört das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen zum Standardangebot sämtlicher Online Anbieter, die versprechen dir die Büroarbeit zu erleichtern. Mit Zervant kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Dabei kannst du auch internationale Rechnungen, EU-Rechnungen (Reverse-Charge) und Waren in verschiedenen Sprachen und Währungen erstellen und verwalten. Die fertige Rechnung kann man dann als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail verschicken. Die Möglichkeit eine Rechnung per Post zu senden, bietet Zervant nicht. Aber diese Funktion ist heutzutage auch nicht mehr wirklich notwendig und zudem weitaus umweltfreundlicher. Um das Rechnungen Schreiben noch leichter zu machen, kannst du bei Zervant Produkte und Dienstleistungen mit den dazugehörigen Stückpreisen vorab anlegen oder deine Leistungen und Waren nach einem bestimmten Honorar in Stunden, Kilogramm, Länge oder Kilometerpreisen abrechnen. Anschließend hinterlegst du die Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum und fertig. Das Erstellen deiner Rechnung dauert keine 2 Minuten. Wenn nötig können aus den Rechnungen die zugehörigen Lieferscheine bereitgestellt werden. Für stornierte oder zurückgegebene Käufe erstellt man in nur wenigen Klicks eine Gutschrift zur vorangegangen Rechnung.

Eine Rechnung in Zervant zu erstellen, dauert keine 2 Minuten. Quelle: www.zervant.com/de

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, wirst du automatisch von Zervant darüber benachrichtigt, sodass du anschließend deinen Kunden eine Zahlungserinnerung senden kannst. Zudem werden bereits auf der Startseite alle offenen und überfälligen Zahlungen angezeigt, sodass du bei einem Zahlungsverzug sofort reagieren kannst.

Zervant ist übersichtlich und modern

Die Aufmachung von Zervant ist grundsätzlich sehr ansprechend und zeitgemäß. Man findet sich sehr leicht im System zurecht. Als erstes hinterlegst du deine Unternehmensinformationen, wie z. B. die Adresse, Kontakt, Steuernummer und deine Umsatzsteuer-ID. Außerdem kannst du angeben, ob du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweist – und wenn ja, wie viel (7% oder 19%). Als nächstes kannst du deine Standardeinstellungen für deine Rechnungen vornehmen. Wie lautet die Rechnungssprache? In welcher Währung soll die Rechnung bezahlt werden? Liegt dein Zahlungsziel bei 14 oder 30 Tagen? Erhebst du Verzugszinsen? Wenn ja, wie hoch sind diese? Soll eine Referenznummer ausgewiesen werden? Willst du die Fußzeile deiner Rechnung bearbeiten oder eine persönliche Nachricht auf die Rechnung schreiben? Dann kannst auch dies hier einstellen. Nachdem du nun alle Stammdaten hinterlegt und die Rechnungseinstellungen vorgenommen hast – was nicht mehr als 5 Minuten in Anspruch nimmt –, kann auch schon die erste Rechnung erstellt werden. Dazu klickst du einfach unter dem Menüpunkt “Rechnungen”. Schon öffnet sich die Maske zur Rechnungserstellung. Auch hier ist alles selbsterklärend. Vergebe nun eine Rechnungsnummer, wähle das Rechnungsdatum aus (es ist das aktuelle Datum voreingestellt) sowie das Zahlungsziel. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet – falls Dein Kunde die Zahlungsfrist versäumt, wirst Du von Zervant per Mail darauf hingewiesen eine Mahnung rauszuschicken. Die Posten, die du in Rechnung stellst, lassen sich ganz einfach mit Buttons hinzufügen. Wiederkehrende Posten kannst du als Produkte anlegen. Die fertige Rechnung kannst du nun als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail verschicken. Der Startbildschirm von Zervant ist denkbar einfach gehalten. Eine kleine statische Grafik zeigt dir alle offenen und fälligen Rechnungen. Im Menü oben navigierst du dich in deine Kundendatei, in den Rechnungsordner oder zu deinen Umsatz- und Einnahmenberichten. Hier kannst du auch deinen persönlichen Finanzbericht für deinen Steuerberater erstellen. Dabei wird ein Umsatzbericht erstellt, den du für die verschiedenen Monate als PDF, .csv, .xls, oder .si Format downloaden und drucken kannst. Der Einnahmenbericht im System bietet einen kompakten Überblick über deine Zahlungseingänge und eine weitere Übersicht verschafft dir einen grafischen Überblick über die Umsatzverteilung nach Kunden und Produkten.

Der Einnahmenbericht verfügt auch über einen zusätzlichen Reiter für Ausgaben, der allerdings wenig Sinn macht, da man bei Zervant lediglich seine Einnahmen erfassen kann. Hat Zervant hier eine Erweiterung geplant, oder wurde das einfach nicht zu Ende gedacht? Zunächst dachte ich, ich hätte die Funktion einfach nur nicht gefunden. Doch auf meine Nachfrage hin wurde mir bestätigt, dass man bei Zervant tatsächlich keine Ausgaben erfassen kann. Der zusätzliche Reiter muss sich also fälschlicherweise eingeschlichen haben. Seltsam. Falls dieser Dienst zukünftig zu den kostenpflichtigen Premium Diensten gehören soll und daher bereits vorsorglich eingepflegt wurde, wäre ein Hinweis für die Kunden nicht schlecht. Ansonsten sitzt man nur ratlos vor seinem Rechner.

Eine Übersicht über die Umsatzverteilung: mit welchem Produkt erzielst du den besten Umsatz? Quelle: www.zervant.com/de

Email Support mit geringer Antwortzeit

Zervant lässt sich sehr einfach und intuitiv bedienen. Daher wird es wahrscheinlich nur selten notwendig sein, den Support zu kontaktieren. Falls du dennoch Hilfe benötigst, kannst du den Email Support direkt aus dem System kontaktieren. Eine hilfreiche Antwort bekam ich hier binnen 2 Stunden.

Sicher und Gesetzeskonform

In der Post-Snowden-Ära stellt sich stets die Frage nach dem Datenschutz, gerade bei Online-Anwendungen und im Umgang mit sensiblen Daten. Zervant gibt hierzu an, dass ausschließlich Server der Amazon Web Services (AWS) verwendet werden, die ihre Standorte in London, Frankfurt oder in Irland haben. Zervant gibt sogar an, dass die von ihnen verwendeten Server ausschließlich in Deutschland stehen. Die Verbindungen werden mit SSL-Verschlüsselung verschlüsselt. Alle von dir eingegebenen Daten werden zuerst auf zwei verschiedenen Hard Drives gespeichert. Zervant macht jede Nacht eine Sicherungskopie aller gespeicherten Daten. Jeden Morgen wird die aktuellste Sicherungskopie auf einer anderen Festplatte gespeichert. Somit kannst du deine Rechnungen GoBD konform in ihrem System archivieren.

Für wen ist Zervant geeignet?

Zervant eignet sich vor allem für Freelancer und Kleinunternehmer, die ohne finanziellen Aufwand ganz einfache, gesetzeskonforme Rechnungen für ihre Leistungen und Produkte erstellen möchten. Die Einrichtung und Bedienung des Online Rechnungstools ist kinderleicht. In nur wenigen Klicks können selbst Einsteiger ihre Rechnungen erstellen, sowie ihr Kundendaten und Zahlungseingänge verwalten. Ein Umsatzbericht zeigt dir mit welchem Produkt oder Kunden du den größten Umsatz erzielst. Zudem hast du immer einen Überblick über offene Posten. Sobald eine Rechnung fällig ist, wirst du automatisch von Zervant darüber benachrichtigt, sodass du deinen Kunden eine Zahlungserinnerung senden kannst. Gerade wenn du soeben erst den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hast, unterstützt dich Zervant mit professionellen Rechnungen bei den ersten Gehversuchen als Selbstständige/r. Deine Einnahmenübersicht kannst du anschließend deinem Steuerberater zusenden. Der erledigt dann den Rest für dich. Zervant ermöglicht es dir einen erheblichen Teil deiner Büroarbeit zu reduzieren und das, ohne einen Cent dafür zu verlangen. Für Freelancer und Kleinunternehmer ideal!

Bereits auf deiner Startseite in Zervant siehst du, wenn Rechnungen deiner Kunden fällig sind . Quelle: www.zervant.com/de