💡 Das Wichtigste in Kürze

• Eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige und KMU vereinfacht dein Finanzmanagement und gibt dir mehr Zeit für Projekte und eine effiziente Unternehmensführung.
• Zu den Standardfunktionen einer guten Buchhaltungssoftware gehören die Rechnungserstellung, das Erfassen von Belegen, Steuerberechnungen und Schnittstellen zu Elster und dem Finanzamt.
• Bei der Toolauswahl für die Buchhaltung ist es wichtig, die eigenen Anforderungen zu definieren und verschiedene Anbieter anhand von Kriterien wie Funktionsumfang und Preis zu vergleichen.
• Nimm dir Zeit bei der Suche nach der perfekten Software und nutze kostenlose Testphasen, um dich mit den Funktionen und der Bedienoberfläche vertraut zu machen.
• Die Einrichtung einer Buchhaltungssoftware ist schnell erledigt. Voraussetzung ist in der Regel ein Geschäftskonto. Bei Kontist bekommst du ein Geschäftskonto mit Buchhaltungs-Upgrade.

Die Selbstständigkeit gibt dir viele Freiheiten. Dafür bringt sie an anderen Stellen einige Pflichten mit sich. Dazu gehört die Buchhaltung: Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Steuern erklären und Buch führen sind wiederkehrende To-dos im Alltag von Selbstständigen. 

Eine Buchhaltungssoftware reduziert deinen Aufwand dafür: Die digitale Buchhaltung schont deine Nerven, macht Papierkram überflüssig und sorgt dafür, dass weniger Fehler passieren.

Grundsätzlich lassen sich die meisten Buchhaltungs-Tools im Browser bedienen und bieten einen zentralen Ort für die Verwaltung deiner Finanzen. Mit welchen konkreten Funktionen eine Buchhaltungssoftware ausgestattet ist, hängt davon ab, ob sie von großen Unternehmen oder Selbstständigen genutzt wird.

Die Funktionsvielfalt zeigt: Eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige nimmt dir etliche Aufgaben ab, die ansonsten viel Zeit kosten. Außerdem ist eine Buchhaltungssoftware in folgenden Beispielszenarien eine wertvolle Unterstützung:

• Eine Software für die Buchhaltung erleichtert dir das Einhalten deiner Pflichten. Selbstständige müssen zum Beispiel bestimmte Aufbewahrungsfristen bei Belegen einhalten. In einem entsprechenden Tool hast du alle Belege griffbereit und behältst den Überblick.
• Manche Selbstständige entscheiden sich für die doppelte Buchführung. Dieses Verfahren bringt einige Vorteile, ist jedoch komplex in der Durchführung. Eine Buchhaltungssoftware vereinfacht die Doppik-Prozesse.
• Für besonders umsatzstarke Selbstständige steht die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an. Das bedeutet, jeden Monat alle Einnahmen und Ausgaben zusammenzustellen und an das Finanzamt zu melden. Mit einer Buchhaltungssoftware ist diese wiederkehrende Aufgabe mit wenigen Klicks erledigt.

Du schreibst deine Rechnungen bisher in Word und bist mit diesem Prozess zufrieden? Dann fragst du dich sicher, welche Vorteile eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen bringen soll.

Für den Einsatz einer Buchhaltungssoftware sprechen zwei wichtige Gründe:

1. Tools für die Buchhaltung sind essenziell für Selbstständige und Kleinunternehmer, die ihre Finanzen zeitsparend verwalten möchten. Mit digitaler Unterstützung können sie sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. 
2. Durch den Einsatz einer Software für das Finanzmanagement reduzieren Selbstständige teure Fehler in der Buchhaltung.

Wenn deine Software erst einmal läuft, sparst du damit Zeit und musst dir weniger Sorgen um die Korrektheit deiner Buchhaltung machen. Viele Programme sind so intuitiv, dass du schnell in den Flow kommst und deine Buchhaltung schon in der ersten Woche deutlich effizienter erledigst. 

Immer noch unsicher? Eine kostenlose Testphase ist bei vielen Anbietern Standard und erlaubt dir, das Tool deiner Wahl einem Alltagstest zu unterziehen. Du kannst also nichts falsch machen und in Ruhe die perfekte Buchhaltungssoftware für deine Selbstständigkeit identifizieren.

Beim Vergleichen der verschiedenen Systeme am Markt wirst du schnell feststellen: Die Auswahl an Anbietern, Preisklassen und Funktionen ist groß. 

Bevor du dich in die Recherche nach der passenden Buchhaltungssoftware für Selbstständige vertiefst, legst du am besten fest, welche spezifischen Anforderungen du an deine perfekte Software hast. Die folgenden Kriterien helfen dir bei deinen Überlegungen.

Damit du deine Suche nach einer passenden Buchhaltungssoftware für Selbstständige nicht bei null starten musst, stellt die folgende Übersicht für dich die Vor- und Nachteile von sieben der beliebtesten Buchhaltungsprogramme gegenüber. Die Vergleichsanalyse dient dir als Ausgangspunkt für deine eigenen Recherchen.

Etwas, das alle Selbstständigen neben einer guten Buchhaltungssoftware benötigen, ist ein Geschäftskonto. Mit Kontist verbindest du beides und erledigst nebenbei deine Steuer im Handumdrehen.

Kontist ist ein modernes und leistungsstarkes Geschäftskonto für Selbstständige, das dir nicht nur einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben gibt, sondern gleichzeitig deine Einkommenssteuer und Umsatzsteuer berechnet. 

Mit der Kontist-Buchhaltung erweiterst du dein Banking um den Zugriff auf ein digitales Buchhaltungstool. Darin findest du eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche mit allen wichtigen Buchhaltungsfunktionen, zum Beispiel:

• Rechnungserstellung direkt im Geschäftskonto und mit individualisierbaren Vorlagen
• einfache digitale Belegerfassung und -verwaltung
• automatisch angezeigte Steuerrücklagen
• KI-Unterstützung für noch effizientere Buchhaltung

Hast du dich für eine Buchhaltungssoftware entschieden, steht der Nutzung fast nichts mehr im Weg. Es fehlt nur noch die Einrichtung des Tools. 

Dieser praktische Leitfaden zeigt dir am Beispiel von Kontist, wie du vorgehst, um in nur fünf Schritten die Effizienz deiner Buchhaltung zu maximieren:

• Geschäftskonto bei Kontist eröffnen.
• Daten zu deiner Selbstständigkeit eingeben – bequem per Mobile App oder am PC.
• Identität bestätigen und IBAN erhalten.
• Buchhaltungsplan über das Menü der Kontist-Web-App aktivieren.
• Mit digitaler Buchhaltung loslegen.

Nach der Einrichtung deines Geschäftskontos und der Aktivierung der Buchhaltungsfunktion kannst du Rechnungsvorlagen nutzen und deine erste Rechnung schreiben, Belege per App scannen oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen.

Je mehr du mit den Buchhaltungsfunktionen arbeitest, desto effizienter werden deine Prozesse. Denn Kontist lernt dazu und ist schon nach kurzer Zeit in der Lage, dich immer besser beim Management deiner Buchhaltung zu unterstützen.

Ab dem 1. Januar 2025 startet in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das heißt: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen künftig in einem standardisierten elektronischen Format ausgestellt werden. Ein einfaches PDF per Mail reicht nicht mehr – erlaubt sind nur noch strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Für dich als Selbstständige*n bedeutet das: Du solltest deine Rechnungs- oder Buchhaltungstools rechtzeitig auf die neuen Vorgaben umstellen. Es gibt zwar Übergangsfristen bis Ende 2026, aber spätestens ab 2027 gilt die Pflicht für fast alle Unternehmen. Schon ab 2025 müssen jedoch alle in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig davon, ob sie selbst welche verschicken.

Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind weiterhin berechtigt, Papier- oder PDF-Rechnungen zu nutzen, und müssen nicht zwingend auf E-Rechnungen umstellen. Allerdings gilt diese Ausnahme nur, solange sie den Kleinunternehmerstatus behalten – sobald Umsatzgrenzen überschritten werden, greift die E-Rechnungspflicht auch hier.

Du weißt jetzt, 

• mit welchen Funktionen eine Buchhaltungssoftware Freiberufler und Freiberuflerinnen, Selbstständige oder Kleinunternehmer unterstützt, 
• welche Pflichtaufgaben sich damit erledigen lassen und 
• worauf du bei der Wahl deiner Software achten solltest.

Egal, ob du gerade noch planst, dich selbstständig zu machen, oder bereits deinen eigenen Weg gehst: Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware lohnt sich in jedem Fall. Denn damit steigerst du deine Effizienz.

Außerdem stellst du dich mit einer Buchhaltungssoftware zukunftsfähig auf: Die Akzeptanz für Tools für die Buchhaltung bei Finanzämtern und in der Steuerberatung wächst und immer mehr Prozesse in diesem Bereich werden digitalisiert. 

Wer heute schon kompatible Programme dafür hat, profitiert als Erstes von Vereinfachungen und schnellen Arbeitsabläufen.