Alles was du über die Umsatzsteuererklärung wissen solltest

Mit der Umsatzsteuer haben wir Selbstständige sehr häufig zu tun. Das liegt jedoch weniger an der jährlichen Umsatzsteuererklärung als an den regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen, die wir monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt senden müssen.

Da wir schon in früheren Artikeln darauf eingegangen sind, wie das System der Umsatzsteuer funktioniert, möchte ich mich an dieser Stelle kurz halten und auf die früheren Artikel verweisen:

• Wie du als Selbständiger deine Umsatzsteuerzahllast berechnen kannst
• Vorsteuer berechnen für Selbstständige

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt und muss regelmäßig von allen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen an das Finanzamt abgeführt werden.

Ob für dich ein monatlicher oder quartalsweiser Voranmeldezeitraum gilt, ist davon abhängig, wie viel Umsatzsteuer du im letzten Jahr zahlen musstest:

• über 1.000 Euro Umsatzsteuer - quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
• über 7.500 Euro Umsatzsteuer - monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums musst du deine Umsatzsteuerzahllast berechnen und die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden.

Dafür rechnest du alle Umsatzsteuerbeträge zusammen, die du von deinen Kunden erhalten hast und ziehst davon die gesamte Umsatzsteuer ab, die du (zusammen mit den Rechnungsbeträgen) an alle deine Lieferanten und Geschäftspartner gezahlt hast. Die Differenz überweist du als Vorauszahlung an das Finanzamt.

Je nachdem wie lang dein Voranmeldezeitraum ist, sendest du also vier oder zwölf Voranmeldungen pro Jahr an das Finanzamt. In diesen Voranmeldungen meldest du alle Umsätze und Ausgaben, die du in dem Jahr getätigt hast, an die Finanzverwaltung.

Du fragst dich jetzt vielleicht, warum du dann überhaupt noch eine Umsatzsteuererklärung abgeben musst, wenn das Finanzamt doch schon alle Daten bekommen hat.

Die Frage ist durchaus berechtigt und wenn du in deiner Buchhaltung sauber gearbeitet hast (was du unbedingt tun solltest) und keine nachträglichen Rechnungen dazu gekommen sind, beträgt die Umsatzsteuernachzahlung bzw. die Erstattung genau 0,00 Euro.

Im Idealfall schließt du mit der Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember (oder das vierte Quartal) das Wirtschaftsjahr ab. Dann ist die Umsatzsteuererklärung eine reine Formalität ohne finanzielle Auswirkungen.

Leider sieht es in der Praxis häufig anders aus und auch nach dem 10. Januar (Termin für die Umsatzsteuervoranmeldung Dezember) tauchen noch Rechnungen aus dem alten Jahr auf, weil sie von deinen Lieferanten zu spät verschickt wurden oder du sie im Handschuhfach deines Firmenwagen wiederfindest.

Diese Belege hast du noch nicht in den Umsatzsteuervoranmeldungen berücksichtigt, musst sie jedoch noch in der Buchhaltung des alten Jahren erfassen.

Mit der Umsatzsteuererklärung trägst du solche Belege nach und meldest sie so dem Finanzamt.

Die Umsatzsteuererklärung muss (wie auch die Einkommensteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung) bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.

Selbständige und Freiberufler, die von einem Steuerberater vertreten werden, können sich bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit lassen.

Seit einigen Jahren (genauer: seit 2011) muss die Umsatzsteuererklärung elektronisch an das Finanzamt gesendet werden.

Ausnahmen gibt es nur in (sehr) seltenen Härtefällen, wenn die elektronische Abgabe eine unzumutbare Belastung des Steuerpflichtigen wäre.

Wenn du diesen Text hier liest, kannst du davon ausgehen, dass du nicht zu diesen Härtefällen gehörst, da du erst Chancen auf eine Befreiung der elektronischen Abgabe hast, wenn du beispielsweise keinen Computer mit Internetzugang besitzt.

Für die Übermittlung benötigst du ein elektronisches Zertifikat, mit dem du dich authentifizieren kannst. Dieses Zertifikat kannst du kostenlos unter elsteronline.de beantragen.

Für die private Einkommensteuererklärung gibt es eine Fülle an Programmen, mit denen du günstig deine Steuererklärung erstellen und versenden kannst.

Auch für die laufende Buchhaltung gibt es diverse Tools, die dir das Leben erleichtern. Viele dieser Tools, wie zum Beispiel lexoffice, helfen dir auch die Umsatzsteuervoranmeldungen zu versenden.

Bei den gewerblichen Steuererklärungen besteht aber eine große Lücke und es gibt nur wenige Programme, mit denen du deine Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererklärung mit wenig Aufwand erstellen kannst.

Als Freiberufler kannst du immerhin noch Programme wie die SteuerSparErklärung nutzen, um deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen oder deine Umsatzsteuererklärung zu versenden.

Wenn du allerdings eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen musst, solltest du dir am besten einen Steuerberater suchen. Es gibt einfach zu viele rechtliche Fallstricke und die Kosten für eine professionelle Softwarelösung sind sehr hoch.

Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie mit der Umsatzsteuer und damit mit der Umsatzsteuererklärung nichts zu tun haben.

Kleinunternehmer erstellen deshalb auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen und werden auch nach der Umsatzsteuererklärung nichts an das Finanzamt zahlen müssen. Jedoch müssen sie eine Erklärung machen und ihre Umsätze an das Finanzamt melden.

Das wird von vielen Kleinunternehmern vergessen und kann im Extremfall sogar zu hohen Bußgeldern führen.

Dieses Vorgehen ist nötig weil du die Kleinunternehmerregelung nur in Anspruch nehmen darfst, wenn du im vergangenen Jahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hast und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro Umsatz erzielen wirst.

Wenn du nun keine Umsatzsteuererklärung abgeben würdest, hat das Finanzamt keinerlei Informationen über die Größe deines Unternehmens und kann nicht kontrollieren, ob du überhaupt noch Kleinunternehmer bist.