Steuern & Banking für Selbständige & Freelancer

Ein Auszug aus einer Einkommensteuererklärung und ein Stift sind zu sehen.
Steuern

Die Einkommensteuererklärung steht mal wieder an? Wir erklären dir die wichtigsten Fakten.

Zuletzt aktualisiert am 6. Juli 2022

Melchior Neumann

Kontist Steuerberatung

22. März 2019

In der Selbstständigkeit hast du mit vielen Steuerarten zu tun und musst eine ganze Reihe von Steuererklärungen abgeben. In diesem Artikel soll es um die “Mutter aller Steuererklärungen” gehen: Die Einkommensteuererklärung.

Gerade für Selbstständige ist die Einkommensteuererklärung von großer Bedeutung, da du als Gründer, Freelancer oder Unternehmer keine regelmäßigen Steuerabzüge in der Gehaltsabrechnung hast und dich selbst um die Bezahlung kümmern musst.

Diese Lohnsteuerabzüge von Angestellten sind Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer. Das besondere daran: Die Lohnabzüge haben abgeltenden Charakter. Das heißt als Angestellter musst du keine Einkommensteuererklärung machen und kannst mit den Abzügen in der Gehaltsabrechnung “einverstanden” sein. Eine genaue Berechnung der Steuer findet dann nicht statt.

Als Selbständiger hast du diese Möglichkeit leider nicht. Du musst jährlich eine Einkommensteuererklärung erstellen und quartalsweise eine Vorauszahlung auf deine Einkommensteuer leisten.

Die Termine für die Vorauszahlungen sind: 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

Genau bei diesem Problem hilft dir übrigens Kontist. Mit unserer App behältst du immer den Überblick über deine Einnahmen und du weißt, wie viel du für die Steuer zurücklegen solltest.

In der Einkommensteuererklärung gibst du an, welche betriebsbedingten Ausgaben du über das Steuerjahr hattest. Das ist wichtig, denn mit deinen Betriebsausgaben kannst du deine Steuerlast senken. Wenn das alles noch neu für dich ist, dann schau mal hier vorbei: Was kann man von der Steuer absetzen?

Hinweis: Wenn du mit einer eigenen UG oder GmbH selbstständig bist, gilt der folgende Text nur sehr eingeschränkt für dich. Du bist dann Inhaber (= Gesellschafter) einer Kapitalgesellschaft und bist ggf. zusätzlich in deiner eigenen Gesellschaft angestellt. Du bist steuerrechtlich also Arbeitnehmer.

Auch deine Gesellschaft muss keine Einkommensteuererklärung machen. Die “Einkommensteuer der Kapitalgesellschaften” heißt Körperschaftsteuer und hat andere Berechnungen und Vorschriften, die ich hier nicht ansprechen werde.

Was ist die Einkommensteuererklärung?

Mit der Einkommensteuer wird das Einkommen aller in Deutschland Lebenden besteuert.

Während die Umsatzsteuer auf Umsätze entfällt und nur von Unternehmen gezahlt werden muss, ist jeder, der in Deutschland lebt, grundsätzlich verpflichtet Einkommensteuer zu zahlen. Die Staatsbürgerschaft spielt dabei keine Rolle.

Im Einkommensteuergesetz gibt es eine Aufzählung von sieben Einkunftsarten, die versteuert werden müssen. Das sind unter anderem Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, aus einem Angestelltenverhältnis, Landwirtschaft oder Vermietung.

Wenn ein Einkommen nicht diesen sieben Kategorien zugeordnet werden kann, musst du auch keine Steuer auf dieses Einkommen zahlen. Das wohl berühmteste Beispiel sind Lottogewinne, die nicht versteuert werden müssen. Es ist wenig überraschend, dass diese Ausnahmen äußerst selten sind. Du kannst also davon ausgehen, dass dein gesamtes Einkommen versteuert werden muss.

Achtung: Häufig werden die Begriffe Einkommen und Einnahmen verwechselt. Einnahmen sind die Beträge, die auf deinem Konto ankommen. Wenn du von den Einnahmen deine Kosten abziehst, bleibt dein Einkommen übrig. Nur dieser Betrag wird mit der Einkommensteuer belastet.

Bevor du als Selbstständiger deine Einkommensteuererklärung machen kannst, musst du dein Einkommen (= deinen Gewinn) berechnen.

Anschließend rechnest du in der jährlichen Einkommensteuererklärung alle Einkünfte zusammen und hast die Möglichkeit bestimmte private Ausgaben steuermindernd geltend zu machen.

Diese Ausgaben hier abschließend aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Du hast aber wahrscheinlich schon häufig gehört, dass du dieses oder jenes von der Steuer absetzen kannst. Das beginnt bei Krankheitskosten und Fahrten zur Arbeit und geht über Versicherungsbeiträge zu Spenden und Unterhaltszahlungen an die Exfrau.

Dieses “Das kannst du von der Steuer absetzen” bezieht sich fast immer auf die Einkommensteuererklärung.

Einen Überblick über die abziehbaren Kosten bekommst du unter anderem in einem neuen Artikel auf stern.de.

In der Einkommensteuererklärung listest du also alle Einkünfte auf und hast die Möglichkeit bestimmte private Kosten anzugeben. Das Ergebnis ist das zu versteuernde Einkommen. Dieses Einkommen multiplizierst du mit deinem persönlichen Steuersatz, um die Höhe deiner Steuer zu berechnen.

Dieser Betrag ist die Summe, die du insgesamt an das Finanzamt überweisen musst. Da du aber hoffentlich regelmäßige Vorauszahlungen an das Finanzamt geleistet hast, musst du die Vorauszahlungen noch von dem Gesamtbetrag abziehen. Wenn du Glück hast (bzw. wenn du zu viel vorausgezahlt hast), ergibt sich ein negatives Ergebnis und du bekommst Geld vom Finanzamt wieder.

Warum die Steuervorauszahlungen so wichtig sind, kannst du übrigens in einem meiner letzten Artikel nachlesen: Die größte Steuerfalle für Selbständige – Wie nachträgliche Steuervorauszahlungen deine Insolvenz bedeuten können

Wer muss eine Einkommensteuererklärung abgeben?

Grundsätzlich müssen alle Steuerpflichtigen in Deutschland eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Wie schon erwähnt, reichen bei Angestellten die Lohnsteuerabzüge aus und das Finanzamt fordert keine separate Einkommensteuererklärung.

Gleiches gilt übrigens für Menschen, die nur Einkünfte aus Kapitalvermögen haben. Solltest du also zu den glücklichen Menschen gehören, die ihren Lebensunterhalt durch Zinseinnahmen oder Dividenden bestreiten, brauchst du auch keine Einkommensteuererklärung machen - auch die Kapitalertragsteuer hat abgeltenden Charakter.

Solltest du noch andere Einkünfte haben, bist du verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung zu machen. Da du als Selbstständige*r immer Einkünfte aus selbständiger oder gewerblicher Arbeit hast, kommst du um diese Arbeit leider nicht herum. Auch nicht, wenn du nur nebenberuflich selbständig bist.

Ein rosa Sparschwein vor grauen Hintergrund ist zu sehen - für die Steuerrücklagen.

Wann lohnt es sich eine Steuererklärung zu machen?

Die Frage stellt sich logischerweise nur für Angestellte oder Menschen mit ausschließlich Kapitaleinkünften. Alle anderen müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben - unabhängig davon, ob es sich finanziell lohnt.

Als Arbeitnehmer darfst du eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn du das möchtest. Das macht immer dann Sinn, wenn du hohe private Ausgaben (Sonderausgaben, Werbungskosten oder außergewöhnliche Belastungen) hast, die du absetzen kannst.

Diese Ausgaben sind in den regelmäßigen Gehaltsabrechnungen noch nicht berücksichtigt und sorgen somit für eine Steuererstattung.

Wann muss die Einkommensteuererklärung gemacht werden?

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Die Deadline für die Einkommensteuererklärung ist normalerweise der 31. Juli des Folgejahres. Die Steuererklärung 2021 müsste ursprünglich bis zum 31. Juli 2022 abgegeben werden.

Diese Frist wurde durch das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz bis zum 31. Oktober 2022 verlängert. Falls dieser Tag ein Feiertag in deinem Bundesland ist, reicht sogar erst der 1. November 2022.

Für Steuerberatende bzw. für Selbstständige, die von einer Steuerberatung vertreten werden, gibt es eine 7-monatige Fristverlängerung. In diesem Fall müsste die Steuererklärung 2021 erst bis zum 28. Februar 2023 eingereicht werden (ohne das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz).

Da sich die Abgabefrist jedoch verlängert hat, gilt für die Abgabe mit Steuerberatung oder Lohnsteuerhilfeverein die neue Frist vom 31. August 2023.

Der Grund ist relativ simpel: Stell dir einmal vor du wärst Steuerberater*in und müsstest bis Ende Juli alle Steuererklärungen fertig machen. Du wärst ziemlich im Stress. Und ab August kannst du dann in den Weihnachtsurlaub gehen, weil ja erst im neuen Jahr die nächsten Steuererklärungen fällig werden. Da es ungerecht wäre, wenn Steuerberatungen so viel Urlaub hätten, gibt es für sie die anderen Fristen.

Angestellte, die ihre Steuererklärung freiwillig abgeben, haben vier Jahre Zeit ihre Unterlagen beim Finanzamt abzugeben.

Wie erstellt man eine Einkommensteuererklärung?

Die einfachste Methode ist es den Schuhkarton mit den unsortierten Belegen zum Steuerberater zu tragen. Oder wenn dein Steuerberater schon im 21. Jahrhundert angekommen ist, kannst du ihm deine Belege einfach einscannen und er kümmert sich um den Rest. Das ist aber leider auch die teuerste Variante.

Inzwischen gibt es es eine ganze Reihe von guten Programmen, die intuitiv zu bedienen sind und mit denen die Einkommensteuererklärung recht leicht zu erledigen ist. Für empfehlenswert halte ich zum Beispiel die SteuerSparErklärung von der Akademischen Arbeitsgemeinschaft , mit der ich schon seit Jahren meine Steuererklärung erstelle.

Solche Programme kosten maximal 50 Euro, leiten dich in Dialogform durch alle Formulare der Steuererklärung und erinnern dich an den richtigen Stellen an die Ausgaben, die du absetzen kannst.

Wichtig für alle Selbstständigen: Die Steuererklärung ist nicht identisch mit deiner Buchhaltung. Auch wenn du deine Buchhaltung nur für deine Steuererklärung machst, ist es nicht das gleiche.

Deine Buchhaltung und deinen Jahresabschluss (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz + Gewinn- und Verlustrechnung) musst du vorher machen, da du in deiner Einkommensteuererklärung das Ergebnis (also den Gewinn oder Verlust) eintragen musst.

Brauche ich einen Steuerberatung?

Ob du eine Steuerberatung brauchst, musst du selbst entscheiden. Eine gesetzliche Steuerberaterpflicht gibt es nicht, du darfst auch alles alleine machen.

Bei der Frage solltest du aber nicht nur die Kosten im Blick haben, sondern auch die Zeit, die du durch eine Steuerberatung einsparst. Wenn du kein Zahlenmensch bist und dir bei dem Wort Steuererklärung schon übel wird, solltest du die ganze Arbeit einfach abgeben und in der Zeit etwas machen, dass dir Spaß macht und mehr Umsatz bringt.

Wenn du etwas mehr zum Thema Steuerberatung & die entstehenden Kosten erfahren möchtest, lies unseren Blog Artikel Mit welchen Kosten muss ich bei einem Steuerberater rechnen? .

Meine Tipps als gelernter Steuerfachangestellter, wenn du alles abgeben möchtest:

  1. Lass deine Buchhaltung von einem Buchhaltungsbüro machen und den Jahresabschluss + Steuererklärung von einer Steuerberatung. Buchhalter sind in der Regel günstiger, dürfen rechtlich aber keine Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erstellen.
  2. Buch unseren Steuerservice der Kontist Steuerberatung und gib deine Buchhaltung, die Kommunikation mit dem Finanzamt und die Erstellung deiner geschäftlichen und privaten Steuererklärung an unsere erfahrenen Steuerexperten ab. So regelst du all deine Steuerangelegenheiten in einer App und mit wenig Aufwand deinerseits.

Mein Tipp, wenn du es lieber selbst machen möchtest: Mach deine Buchhaltung und deinen Jahresabschluss mit einer Buchhaltungs- und Steuersoftware. Hier hast du viele Möglichkeiten. Wir haben hier mal eine Übersicht für dich erstellt mit diversen Buchhaltungssoftwares im Test.

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Tipps für deine Steuererklärung

Vor einiger Zeit habe ich einen Artikel über die 13 besten Steuertipps für Selbständige zum Jahresende geschrieben. Das Jahr ist zwar schon vorüber, aber es gibt auch jetzt nach Jahresablauf noch einige Tipps, die du berücksichtigen kannst, um weniger Steuern zu zahlen.

Altersvorsorge

Die private Altersvorsorge wirkt sich immer stärker auf die Einkommensteuer aus. Der absetzbare Höchstbetrag ist in diesem Jahr weiter gestiegen. Für das Jahr 2021 kannst du von 25.787 Euro 92 Prozent steuerlich geltend machen.

Das sind 23.724 Euro für Alleinstehende. Bei einer Zusammenveranlagung in einer Ehe profitiert ihr sogar vom doppelten Betrag.

Ansetzen kannst du alle Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung, Versorgungseinrichtungen, Alterskassen und die Rürup-Rente.

In meinem Artikel über die Altersvorsorge für Selbständige kannst du weitere Details nachlesen.

Krankheitskosten

Dass du die Kosten absetzen kannst, die zur Erhaltung deiner Gesundheit entstanden sind, ist nichts Neues. Allerdings wird dieser Posten immer wieder vergessen, da er meistens nur unregelmäßig auftritt.

Am besten hebst du alle Belege auf, die du von Apotheken, Ärzten, Physiotherapeuten, Optikern usw. bekommst. In der Steuererklärung gehört dieser Posten zu den außergewöhnlichen Belastungen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechnungen

Auch die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechnungen werden immer wieder vergessen. Dabei können diese Ausgaben für eine richtig große Steuererstattung sorgen.

Du kannst 20% der Arbeitskosten (Materialkosten gehören hier nicht dazu), bei einer Höchstgrenze von 6.000 Euro direkt von der Steuerschuld abziehen. So kannst du bis zu 1.200 Euro einsparen.

Wir reden also nicht von irgendeiner Form des “von der Steuer absetzen”. Die Kosten werden ganz unten von der Steuer abgezogen, die du zahlen musst.

Da es diese Regelung vor allem deshalb gibt, weil der Staat Schwarzarbeit bekämpfen möchte, sollten die Rechnungen immer per Überweisung beglichen werden. Barzahlungen werden normalerweise nicht anerkannt.

Reisekosten

Für die meisten Selbstständigen hat die Reisekostenabrechnung einen ähnlich hohen Entertainment-Faktor wie die Einkommensteuererklärung selbst und wird deshalb gar nicht gemacht.

Doch wenn du beruflich viel unterwegs bist, solltest du unbedingt diese nervigen Abrechnungen erstellen, da sie dir bares Geld bringen.

Insbesondere die Verpflegungsmehraufwendungen werden immer wieder vergessen. Sobald du mindestens 8 Stunden auswärtig tätig bist, kannst du eine Ausgaben-Pauschale ansetzen - unabhängig davon, ob du wirklich etwas gegessen hast. Dieses “Geschenk” solltest du annehmen, wenn es dir schon angeboten wird.

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