Angebot schreiben: so geht es richtig!

Wenn du ein Unternehmen führst, das Waren verkauft oder Leistungen anbietet, wirst du sehr häufig Anfragen für ein Angebot von potenziellen Kunden erhalten. Dies ist ein sehr wichtiger Teil des Vertriebs und deswegen ist es wichtig, dass du viel Mühe auf die Erstellung eines beeindruckenden Angebots verwendest.

Wieso ist das Schreiben eines Angebots eigentlich wichtig?

Mit dem Angebot kannst du den Kunden von deiner Kompetenz überzeugen, denn anhand des Angebots entscheidet der Kunde, von wem er die Waren oder Leistungen kaufen möchte. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen eine Regelung für Angebotserstellung definieren und die Angebote professionell und attraktiv für die potenziellen Kunden machen.

Nehmen wir mal an, dass sich ein Kunde für die Waren oder Leistungen,die du anbietest interessiert. In diesem Fall wird sich der Kunde erkundigen, wo er die gewünschten Waren oder Leistungen finden kann.

Hier ist es auch sehr hilfreich und wichtig, gute Werbung für dein Unternehmen zu haben, sodass der Kunde es einfach finden kann.

Falls er die gesuchten Waren oder Leistungen in deinem Portfolio findet, wird er dir mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Anfrage für ein Angebot zuschicken. Wenn du eine Anfrage erhältst, öffnet sich die Chance einen neuen Verkauf zu starten. Am besten ist es, so schnell wie möglich mit einem entsprechenden Angebot zu antworten. So weiß der Kunde, dass er ernst genommen wird, und fühlt sich gut betreut. Außerdem könnte der Kunde sich direkt für dein Angebot entscheiden und wird nicht weiter nach anderen Angeboten suchen.

Was muss alles in einem guten Angebot stehen?

Ein gutes Angebot muss immer alle Informationen,die für den Kunden interessant sind beinhalten, sodass der Kunde keine offenen Fragen nach Erhalt des Angebots haben sollte.

Wenn es um Angebotserstellung geht, gibt es nicht viele rechtliche Vorgaben, wie z.B. bei einer Rechnungserstellung. Aber um Unklarheiten zu vermeiden, solltest du das Angebot immer so präzise wie möglich erstellen. Das Angebot ist erst gültig, wenn es folgende Informationen beinhalten:

• Beschreibung der Waren oder Leistungen, die du anbietest

Hier musst du genau festlegen, welche und wie viele Waren oder Dienstleistungen du dem Kunden liefern möchtest.

• Preise und alle Zusatzkoste, die entstehen können

Das ist der wichtigste Teil für den Kunden und sollte immer nachvollziehbar und transparent erstellt werden. Hier musst du auch erwähnen, ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind.

• Vergünstigungen (zum Beispiel Rabatte)

Es ist immer gut einen Rabatt anzubieten, um dem Kunden das Gefühl zu geben, dass du ihm schon entgegenkommst, um ihn so auch anzulocken.

• Zahlungs- und Lieferbedingungen, sowie auch Lieferzeit und Versandart

Die Zahlungsbedingungen sind sehr wichtig und es sollte auch geklärt sein, wie die Bezahlung gemacht wird. Zum Beispiel ist es sehr unangenehm wenn es sich um ein längeres Projekt handelt und du die Bezahlung erst am Ende des Projekts erhältst. Es muss immer ein klares Zahlungsziel genannt sein. Dem Kunden sollte genau beschrieben werden, wann er die Bezahlung machen muss (zum Beispiel 30 Tage nach Erhalt der Waren).

Neben den Zahlungsbedingungen sind die Lieferbedingungen auch sehr wichtig und müssen genau definiert sein. Falls du Waren anbietest, musst du festlegen, ob du die Waren selber zum Kunden versenden und somit die Transportkosten in das Angebot stellen möchtest, oder ob der Transport vom Kunden organisiert werden soll.

• Datum und Gültigkeit des Angebots

Mit dem Datum und der Gültigkeit drängst du den Kunden, sich schnell zu entscheiden und den Auftrag an dich zu vergeben. Dies ist auch hilfreich wenn sich die Preise der Produkte,die du selbst für deine Waren oder Dienstleistungen kaufen musst, ändern und du die Preise im Angebot korrigieren musst.

• Gerichtsstand wenn es Streitigkeiten gibt

Manche Informationen können auch in den allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen, wie zum Beispiel der Hinweis auf den Gerichtsstand. In diesem Fall musst du auf diese Bedingungen ausdrücklich hinweisen.

Da das Angebot bindend ist, musst du sehr vorsichtig sein wenn du die Preise und Gültigkeitsdauer definierst. Wenn keine Gültigkeit definiert ist, dann ist das Angebot ohne Begrenzung gültig und kann mehrere Jahre später aufgerufen werden. In dieser Zeit kann es zu großen Veränderungen bezüglich deiner Preise und Bedingungen kommen, aber dennoch musst du alles was du in dem Angebot definiert hast, respektieren.

Deshalb ist es sehr wichtig, die Gültigkeit des Angebots zu definieren (wie zum Beispiel 60 Tage nach Erhalt des Angebots). Du kannst auch sogenannte Freizeichnungsklauseln verwenden, mit denen du deine Sicherheit erhöhst. Dazu gehören zum Beispiel „unverbindlich“ oder „ohne Gewähr“, wie auch „Preise vorbehalten“. Diese werden allerdings von vielen Landesgerichten als Wettbewerbsverstoß bewertet, und bieten leider keine vollständige Sicherheit. Wenn du dir nicht sicher bist, welchen Preis du anbieten willst oder kannst, kannst du einen Kostenvoranschlag definieren. Damit hast du später das Recht den Gesamtpreis um bis zu 20% zu überschreiten.

Welche Formalitäten muss ich beim Erstellen des Angebots berücksichtigen?

Die Form des Angebots ist allgemein definiert. Als aller erstes steht in einem Angebot die Anschrift des eigenen Unternehmens (Firmenadresse). Dies steht meistens oben links, aber kann auch oben rechts platziert werden. Unter der eigenen Anschrift stehen die Informationen des Unternehmens, an welches das Angebot geschickt wird. Dazu gehören der vollständige Name des Unternehmens, die Adresse, Telefonnummer und die Kontaktperson, an die das Angebot adressiert ist. Rechts (oder links) oben kannst du auch dein Logo, die Angebotsnummer, das Angebotsdatum, Kundennummer und Ansprechpartner platzieren. Die Angebotsnummer sollte einmalig sein und nach einem System geschrieben werden.

Nach den Kundeninformationen werden die vollständigen Warennamen und Preise genannt, aber meistens wird ein Einführungssatz vor diesen Teil gestellt. In diesem Satz sprichst du den Kunden direkt an und gibst ihm das Gefühl, ernst genommen zu werden. Sätze wie „Sehr geehrte Herr/Frau...., gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot“ oder „Danke für Ihr Interesse und Ihr Vertrauen. Wir hoffen, dass unser Angebot Ihre Zustimmung findet“ sind gute Beispiele für den Anfangssatz.

Nach der Liste der Waren oder Leistungen die du den Kunden anbieten willst und den entsprechenden Preisen, kommt der Gesamtpreis. Wenn sich ein Kunde zum ersten Mal meldet, ist es eine gute Idee, einen Sonderrabatt zu gewähren. Dieser Rabatt wird meistens Einführungsrabatt genannt und führt häufig dazu, dass sich der Kunde für deine Waren entscheidet.

Wie kann mein Angebot besonders überzeugend sein?

Um etwas erfolgreich zu verkaufen, musst du auch eine gute Sales Argumentation haben. Du musst den potenziellen Kunden mit guten Argumenten überzeugen. Für eine erfolgreiche Argumentation musst du dich sehr gut vorbereiten. Neben den eigenen Argumenten solltest du auch darüber nachdenken, welche Gegenargumente der potenzielle Kunde haben kann, sodass du die richtige Antwort hast. Wenn dir hier nicht viel einfällt, kann es auch hilfreich sein, deine Kollegen zu fragen welche Gegenargumente sie haben würden, um einen besseren Überblick zu erhalten.

Schon am Anfang des Gesprächs mit den potenziellen Kunden solltest du deine Absichten und Ziele klar machen, um eine starke Position zu erhalten und den Gesprächspartner mit deiner Präsenz zu beeindrucken. Um deinen Argumenten mehr Gewicht zu geben, solltest du sie immer so gestalten, dass sie sich aufeinander logisch aufbauen.

Wichtig ist auch, dein bestes Argument nicht sofort anzusprechen. Der Kunde erwartet dein bestes Argument am Ende des Gesprächs, was die Spannung während des Gesprächs erhöht und sein Interesse garantiert. Du solltest Interesse an Zielen des Kunden zeigen und auf seine Bedürfnisse eingehen. Das heißt, dass du ständig bereit sein musst, auf Kompromisse einzugehen. Dies gibt dem Kunden das Gefühl, dass seine Wünsche anerkannt werden und dies kann vieles in Bewegung bringen. Um sicherzustellen, dass du die Argumente des Kunden auch sehr gut verstanden hast, verfasse sie am besten in eigenen Worten und frag den Kunden sofort wenn dir etwas nicht klar ist.

Es kann auch passieren, dass der Kunde neue Erkenntnisse vorbringt, die deine Argumentationsstrategie zum Wackeln bringen. In diesem Fall solltest du versuchen deine Argumente neu auszurichten. Falls das auch nicht klappt,solltest du den Kunden bitten, das Gespräch zu verlegen, um ein bisschen Bedenkzeit zu haben. Wenn der Kunde damit nicht einverstanden ist, ist er im Grunde auch nicht an einer Zusammenarbeit interessiert.

Bei der Erstellung eines Angebots ist es wichtig, dass alles professionell und formell geschrieben ist. Der potenzielle Kunde muss einen guten Eindruck von dir kriegen, um sich für dich zu entscheiden. Dies wird meistens anhand des unterbreiteten Angebots beurteilt und deshalb ist es auch sehr wichtig, dass alles professionell und formell geschrieben ist und der Kunde einen guten Überblick hat. Neben dem Angebot ist auch eine gute Verkaufsargumentation wichtig, um deine potenziellen Kunden davon zu überzeugen, dass du der Richtige für sie bist.