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Betriebswirtschaftliche Auswertung - kannst du eine BWA lesen?

Viele Selbstständige geben nicht besonders Acht auf ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA genannt), die sie von ihrem Steuerberater oder Buchhalter erhalten. Meistens wird die BWA nur ungelesen abgeheftet. Dies solltest du aber nicht tun, da die BWA viele wertvolle Informationen beinhaltet und dir als eine wichtige Informationsquelle zur Verfügung steht. In der BWA kannst du lesen, wie dein Unternehmen bezüglich der wirtschaftlichen Lage und der Leistungsfähigkeit dasteht. Zum Beispiel kannst du anhand der BWA sehen, ob die finanzielle Entwicklung und Ertragskraft deines Unternehmens günstig oder problematisch ist. Also: Nur eine gelesene BWA kann dir einen Nutzen bringen. In diesem Artikel wirst du lernen, wie du die BWA lesen kannst und wie du aus allen diesen Informationen einen echten Nutzen ziehen kannst.

Die BWA beinhaltet also zusammengefasste Auswertungen der Zahlen deiner Buchhaltung oder von deinem Steuerberater.Die Form der BWA ist nicht einheitlich festgelegt und es gibt mehrere Möglichkeiten, die BWA aufzubereiten. Die in der Praxis meist genutzte Form ist aber die kurzfristige Erfolgsrechnung, die auch in diesem Artikel dargestellt wird. Zu den anderen Formen die es gibt, gehört auch die Bewegungsbilanz, mit der du die Veränderung deines Vermögens und Kapitals sehen kannst, wie auch die statische Liquidität, welche dir eine Bewertung deiner Zahlungsfähigkeit geben kann. Wenn du die BWA lesen und interpretieren kannst, hast du ein gutes Werkzeug für die Beurteilung der Leistungsfähigkeit deines Unternehmens, die Möglichkeit Schwachstellen herauszufinden, aber auch einige Verbesserungen einzuleiten.

Die BWA solltest du jeden Monat erhalten. Wenn das nicht so ist, dann kontaktiere deinen Steuerberater oder Buchhalter, um dir die BWA regelmäßig jeden Monat zu zu schicken, damit du die BWA regelmäßig lesen kannst. Du kannst ihn auch fragen, wie dein Unternehmen steht und ob es mögliche Verbesserungen gibt. Seine Meinung darüber, welche Zahlen aus seiner Sicht die wichtigsten sind, kann auch sehr hilfreich sein.

Auf der Abbildung weiter unten ist die kurzfristige Erfolgsrechnung (oder auch Kostenstatistik) dargestellt. Alle erbrachten Leistungen und Kosten deines Unternehmens in einem Monat werden dort aufgezeigt. Um diese zu verstehen, musst du wissen, wo sich die wichtigsten Aussagen befinden und wie du diese interpretieren kannst. Du musst also genau wissen was sich in den Spalten 1 bis 12 befindet, wie auch in allen Zeilen der BWA. Einige besonders wichtige Informationen sind mit den Nummern 1 bis 9 gekennzeichnet.

Wie schon erwähnt, gibt es keine festgelegte Form der BWA. Nur die Struktur ist im Kern standardisiert. Über die Form der BWA kannst du dich mit deinem Steuerberater oder Buchhalter absprechen und sie deinem Unternehmen anpassen. Auch dein Steuerberater kann dir beim Lesen der BWA helfen.

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Quelle: https://www.lexware.de/fileadmin/user_upload/bwa_erichsen.png

Was befindet sich in den Spalten einer BWA

Spalte 1: In Spalte 1 befindet sich die Nummer der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) dargestellt. Im Fall der kurzfristigen Erfolgsrechnung ist das die Nummer 100.

Spalte 2: Hier befinden sich die Bezeichnungen der Kosten- und Erlös-Arten. Es geht also um die Zusammenfassungen mehrere Konten. Für die genaue Zusammensetzung solltest du deinen Steuerberater oder Buchhalter fragen.

Spalte 3: In diese Spalte werden die Kosten, Erlöse und Ergebnisse des Auswertungsmonats dargestellt.

Spalte 4: Auf dieser Stelle wird die Gesamtleistung für den aktuellen Monat mit 100 % angesetzt. Alle Kosten- und Erlösanteile werden als ein prozentualer Anteil gezeigt. Erst in dieser Spalte kannst du erkennen, wo du wirklich stehst. Ohne einen Vergleich kannst du zum Beispiel nicht wissen, ob ein Materialeinsatz von sagen wir 85.000 Euro normal für deinen Betrieb ist.

Spalte 5: Hier werden die gesamten Kosten für den Monat mit 100 % angesetzt und als Anteil der Kosten- und Erlöspositionen ausgewiesen. Auf diese Weise kannst du sofort die größten Kostenpositionen erkennen. Auch die kleinste Veränderung dieser Werte kann große Auswirkungen auf deinen Gewinn vor Zinsen und Steuern haben.

Spalte 6: Hier werden die Personalkosten in Beziehung zu den Erlösen und Kosten prozentual gesetzt. Auf diese Weise kannst du die Mitarbeiterproduktivität beurteilen. Je höher dieser Wert ist, desto produktiver sind deine Mitarbeiter.

Spalte 7: Hier wird der Materialwert in Prozenten angesetzt. Dies zeigt wie hoch dein Ertrag bezüglich der Materialkosten ist. Je höher der Betrag ist, desto besser.

Die Spalten 8 bis 12 zeigen die gesamten Werte für einen bestimmten Zeitraum, also in diesem Fall von Januar bis Juni. Alle Aussagen in diesen Spalten sind identisch mit den Ausagen in den Spalten 3 bis 7.

Was du aus den Zeilen einer BWA lesen kannst

Zeile 4: Eine der wichtigsten Größen ist die Gesamtleistung . Sie wird aus den Netto-Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen oder den aktivierten Eigenleistungen zusammengesetzt. Letztere entstehen wenn du zum Beispiel eine Maschine baust, welche du verwendest um Produkte für deine Kunden herzustellen. Die Gesamtleistung ist durch viele Kosten und Ergebnispositionen beeinflusst.

Zeile 5: An dieser Stelle steht der Materialverbrauch. Eine genaue Erfassung zu haben ist ohne Warenwirtschaftssystem sehr schwer, da diese Zeile den Betrag für den Kauf der Materialien enthält. Es ist aber nur dann richtig, wenn die Verbrauchsmengen und die Einkaufsmengen übereinstimmen. Dies kommt aber in der Praxis nicht sehr oft vor. In den Monaten, wenn du die Waren kaufst, fällt das Ergebnis meistens gering aus und auch umgekehrt. Falls kein Warenwirtschaftssystem verwendet wird, solltest du auf jeden Fall versuchen den Verbrauch zu schätzen. Das kannst du zum Beispiel tun, indem du die Anzahl der Produkte die du hergestellt hast mit dem Kaufpreis und der Materialmenge multiplizierst.

Zeilen 6 bis 8: Die Differenz zwischen dem Materialverbrauch und der Gesamtleistung ist der Rohertrag I. Dies ist eine wichtige Nummer, mit der du den Erfolg deines Unternehmens bewerten kannst. Je größer dieser Betrag ist, desto mehr Geld hast du für dein Unternehmen zur Verfügung. Falls es sonstige betriebliche Erträge gibt, wird der Rohertrag II den Rohertrag I um diesen Betrag erhöhen.

Zeilen 9 bis 21: In diesen Zeilen stehen alle anderen Kosten (einschließlich der oft sehr hohen Personalkosten).

Zeile 22: Der Betrag, den du vor den Zinsen und Steuern mit deinem Unternehmen erzielt hast, nennt sich das EBIT. Dieser Betrag stellt die Differenz zwischen dem Rohertrag und den Gesamtkosten dar. Da die Steuern und Zinsen sehr oft von den Sondereinflüssen verzerrt werden, ist es nicht selten, dass sie vom eigentlichen Ergebnis herausgerechnet werden.

Zeilen 23 bis 25: Falls es Zinsaufwendungen und Zinserträge gibt, werden sie hier erfasst. Um das Ergebnis vor Steuern zu haben, wird das EBIT mit den Zinsen differenziert.

Zeilen 26 bis 29: In diesen Zeilen werden die vorläufigen Ergebnisse aus deiner gesamten unternehmerischen Tätigkeit, mit Berücksichtigung sonstiger Steuern, falls sie anfallen (zum Beispiel Versicherungs- oder Ökosteuer), dargestellt. Dies ist so, weil es in der Regel immer zu Veränderungen und Korrekturen kommt, bis sich das tatsächliche Resultat deiner Arbeit widerspiegelt.

Die einfache BWA liefert nicht immer richtige Ergebnisse

Um bei der BWA richtige Ergebnisse ermitteln zu können und dein Unternehmen anhand der BWA richtig zu steuern, müssen meistens bestimmte Korrekturen vorgenommen werden. Der Grund dafür ist, dass in der einfachen BWA, die in der Buchhaltung erfassten Daten ausgewiesen werden. Das heißt, dass die betrieblichen Belange nicht berücksichtigt werden. Um die BWA als ein betriebliches Steuerungsinstrument zu nutzen, muss aus der einfachen BWA eine qualifizierte entstehen. Die BWA einfach nur zu lesen, reicht also nicht aus. Nachfolgend zeige ich ein paar Beispiele für Sachverhalte, die zu falschen Ergebnissen führen könnten und wie sie vermieden werden können:

Materialeinkauf wird als Verbrauch dargestellt, was meistens nicht korrekt ist. Nur der tatsächliche Verbrauch darf in diesem Fall ausgewiesen werden. Falls du kein Warenwirtschaftssystem benutzt, kannst du mit Durchschnittswerten, Rezepturen oder Schätzungen arbeiten. Da Abschreibungen wirtschaftlich gesehen jeden Monat anfallen, müssen sie auch auf alle Monate verteilt sein und nicht am Ende des Jahres. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Personalkosten müssen auch auf alle Monate verteilt werden, genau wie die Abschreibungen. Das gleiche Prinzip gilt auch für andere mögliche Einmalzahlungen, wie zum Beispiel Gebühren, Beiträge, Versicherungen usw. Der gesamte Umsatz muss ordentlich verbucht werden (dazu gehören nicht Teil- und Anzahlungen, da dein Kunde diese Lieferung noch nicht erhalten hat). Bestandsveränderungen werden auf eine falsche Weise erfasst, oder auch gar nicht. Die voraussichtlichen Verkaufspreise sind nicht richtig, sondern die Herstellungskosten.

Eine aktuelle und richtige Buchhaltung zu haben ist entscheidend

Um verlässliche Aussagen zu haben, musst du eine vollständige, richtige und aktuelle Buchhaltung haben, was meistens bei kleineren Betrieben nicht der Fall ist. Dies ist auch ein gutes Thema für ein Gespräch mit deinem Steuerberater. Falls es hier Mängel gibt, verlange von deinem Steuerberater, dass er dir die aktuellen Daten liefert und Abgrenzungen vornimmt. Dann kann man schon von einer qualifizierten BWA sprechen. Da die Erstellung einer regelmäßigen BWA anstrengend ist und viel Arbeit in Anspruch nimmt, kannst du dir überlegen, ob du eine korrigierte BWA einmal pro Quartal erstellt haben willst. Wenn es um kleinere Betriebe geht, ist das sehr oft ausreichend. Eine zuverlässige BWA jeden dritten Monat zu erhalten ist ausreichend in diesem Fall, um zu bewerten, ob dein Unternehmen wirklich leistungsfähig ist und ob es nötig ist, Verbesserungen vorzunehmen. Versuche doch mit Hilfe dieses Artikels direkt mal, deine letzte BWA zu lesen und auszuwerten.

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