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Buchhaltung mit Collmex - Eine kaufm├Ąnnische Komplettl├Âsung im Test

Egal ob man gerade erst gegr├╝ndet hat oder bereits seit Jahren selbstst├Ąndig ist: Rechnungen schreiben und Buchhaltung geh├Ârt sicher nicht zu den Lieblingsaufgaben eines Gr├╝nders.

Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene cloudbasierte Buchhaltungsprogramme, die dir durch den Zahlendschungel helfen sollen, ohne dass du ein Buchhaltungsprofi sein musst. Gleichzeitig sollen sie einen guten ├ťberblick ├╝ber deine Finanzsituation schaffen. Collmex ist ein etablierter Softwarehersteller, der seit 2003 eine kaufm├Ąnnische Komplettl├Âsung entwickelt hat, um dir das Buchhalten zu erleichtern. Ich habe Collmex einmal getestet und das Wichtigste dabei f├╝r dich zusammengefasst.

Collmex- eine Firmensoftware zu fairem Preis

Collmex ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der ein riesiges Funktionsspektrum anbietet, um Einzelunternehmern und bilanzierenden Unternehmen eine kaufm├Ąnnische Komplettl├Âsung anzubieten: Von einem Warenwirtschaftssystem, ├╝ber die Projektsteuerung, Kundenverwaltung und Buchhaltung bis hin zur gesamten Steuerung deines Online Shops- Collmex l├Ąsst eigentlich keine W├╝nsche offen.

Umfangreiche Funktionen f├╝r jeden Anspruch

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Collmex kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, ├╝ber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und ÔÇô wenn n├Âtig ausdrucken kannst, ist unerl├Ąsslich. Deshalb geh├Ârt dieses Tool auch in jede g├Ąngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Collmex kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Die Dokumentvorlagen kannst du anpassen und mit eigenem Briefpapier und Logo versehen. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen nat├╝rlich auch ausdrucken und per Post versenden.

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Was mir im Test mit Collmex auffiel: Das Erstellen einer Rechnung erfordert etwas ├ťbung.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool geh├Ârt auch eine Mahnfunktion. Verz├Âgert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei Collmex leider nicht direkt sehen, sondern musst deine Zahlungen nach wie vor selbst ├╝berpr├╝fen. Sollte die Zahlung auch nach einer Zahlungserinnerung auf sich warten lassen, erm├Âglicht dir Collmex auch das Verschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Bei Collmex kannst du all deine Ausgaben buchen, um die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss direkt aus dem System zu machen. Leider hat man auch hier keinen wirklichen ├ťberblick ├╝ber die Ausgaben. Die Belege zu deinen Ausgaben kannst du nicht mit den gebuchten Ausgaben verkn├╝pfen. Alle Schritte m├╝ssen irgendwie einzeln ausgef├╝hrt werden. Grunds├Ątzlich kannst du aber auch deine Belege hochladen oder sie aus einem verkn├╝pften Mailprogramm importieren und bei Collmex archivieren. Doch auch eine automatische Texterkennung (OCR) habe ich im Test mit Collmex vergeblich gesucht. So ist das Buchen und Hochladen von Dokumenten recht m├╝hsam.

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Zum Buchen deiner Ausgaben kannst du dich an die durch Collmex gegebene Anleitung unten halten. Die dazugeh├Ârigen Dokumente/ Rechnungen musst du allerdings extra hochladen.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l├Ąuft heutzutage elektronisch ( Was Du zum Thema Umsatzsteuervoranmeldung wissen solltest . Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu ├╝bermitteln, ben├Âtigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das bietet Collmex bereits im basic Programm an, sodass du die unterj├Ąhrige Buchhaltung komplett selbst machen k├Ânntest.

E├ťR & Bilanz

In jeder Version die Collmex anbietet, kannst du deine E├ťR, eine GuV und die komplette Bilanz erstellen. Du musst aber die Daten in die Anlage E├ťR selbst ├╝bertragen.

Schnittstelle f├╝r den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Collmex selbst erledigen und anschlie├čend deine Daten per Datev- Export an deinen Steuerberater senden. Besonders einfach ginge das ├╝ber einen Steuerberaterzugang. Den bietet Collmex leider nicht an.

Kundenverwaltung

Mit Collmex hast du eine komplette Kundendatenbank an der Hand. Zu allen Kontaktdaten und Ansprechpartnern kannst du die dazugeh├Ârigen Projekte und Rechnungen anlegen. Selbst die Kundenvereinbarungen, sowie individuelle Preis- und Rabattgruppen, k├Ânnen bei Collmex hinterlegt werden, um bei einem gro├čen Kundenstamm nicht mehr mit den individuellen Absprachen durcheinander zu kommen. Jede Adresse kann au├čerdem zu verschiedenen Adressgruppen zugeordnet werden. Diese sind frei definierbar. So kannst du beispielsweise personalisierte Mailings direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus im Text- oder HTML-Format an bestimmte Kundengruppen senden. F├╝r die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportierst du die Adressen einfach im CSV-Format.

Praktische Zusatzfunktionen

Online Banking

Das Online-Banking in Collmex umfasst die Funktionen Kontoausz├╝ge und Zahlungsverkehr. ├ťber HBCI kannst du mit deiner PIN die Kontoausz├╝ge direkt von der Bank importieren. Die Kontoausz├╝ge dienen als Arbeitsvorrat f├╝r die Buchhaltung: Belegdatum, Buchungstext und in vielen F├Ąllen auch die Kontierung werden von der Buchhaltungssoftware aus dem Kontoauszug entnommen und direkt f├╝r die Buchung in der Buchhaltungssoftware vorgeschlagen. Aus den offenen Posten kann man mit einem Klick ├ťberweisungen erzeugen.
Das Programm ├╝bertr├Ągt die ├ťberweisungen entweder ├╝ber HBCI PIN/TAN an die Bank oder man l├Ądt sich eine DTAUS/XML-Datei herunter zur Weiterverarbeitung mit einem Online-Banking-Programm. Es werden sowohl die klassischen Inlandsauftr├Ąge als auch SEPA-├ťberweisungen und SEPA-Lastschriften unterst├╝tzt.

Reisekostenabrechnung

Wenn du oder deine Mitarbeiter eine Gesch├Ąftsreise unternehmen, k├Ânnen die entstandenen Kosten als Betriebsausgabe in der Buchhaltung angesetzt werden. Gleichzeitig wird der Aufwand f├╝r die Reise erstattet. Wie viel du selbst oder den Mitarbeitern steuerfrei auszahlen darfst, ist genau gesetzlich geregelt. Collmex berechnet diese Betr├Ąge automatisch anhand der eingegebenen Reisedaten (Mitarbeiter, Zielland, Reisebeginn, Reiseende, gefahrene Kilometer, ...).

Anbindung an Online Shops und Marktpl├Ątze wie eBay und Amazon

Collmex bietet eine Anbindung an deinen eBay oder Amazon Account f├╝r die Verk├Ąufe ├╝ber Amazon oder eBay werden Kundenauftr├Ąge in Collmex angelegt. Bei der Zahlungsabwicklung ├╝ber eBay wird der von eBay gemeldete Zahlungseingang automatisch im Kundenauftrag vermerkt. Mit Druck der Lieferungen ├╝ber die Sammelausgabe best├Ątigt Collmex automatisch den Versand in eBay, damit eBay das Geld m├Âglichst zeitnah auszahlt. ├ťber den optionalen Mengenabgleich werden die St├╝ckzahlen automatisch mit der in Collmex verf├╝gbaren Menge abgeglichen. Auch wenn du Produkte ├╝ber Amazon FBA verkaufst, werden deine Verk├Ąufe automatisch in Rechnungen umgewandelt. Au├čerdem hat Collmex zu den Shopsystemen XT-Commerce, Gambio, Shopware, PrestaShop, modified und Magento eine Schnittstelle integriert, um eingegangene Bestellungen automatisch zu importieren.

Veraltetes, aber sehr komplexes System f├╝r Profis

Als ich w├Ąhrend des Testens von Collmex das Sytem ├Âffnete, traute ich meinen Augen nicht: Ein modernes Tool trifft auf ein unglaublich veraltetes Design, bei dem sich die komplexen Funktionen in jeder erdenklichen Ecke verstecken k├Ânnten. Haben die Entwickler schon mal etwas von ÔÇťresponsive webdesignÔÇŁ geh├Ârt? Die Oberfl├Ąche von Collmex ist nicht f├╝r die Nutzung auf mobilen Endger├Ąten optimiert. Das Tool erweckt bei mir den Eindruck als sei es nach der Erstellung vor neun Jahren nicht mehr angefasst worden. Man navigiert sich in der oberen Leiste durch die Hauptpunkte Buchhaltung, Verkauf, Warenwirtschaft und Verwaltung und gelangt dann zu einer Art Funktions├╝bersicht.

collmex

In jeder der 4 Navigationspunkte befindet sich eine Vielzahl von Funktionen.

In meinem Test sieht man, dass Collmex auf keinen Fall an Funktionen sparen wollte. Von den ├╝blichen buchhalterischen Funktionen, ├╝ber die Reisekostenabrechnung zu Provisionsabrechnungen, bis hin zu vollst├Ąndigen Inventurlisten ÔÇô da bleiben in der Komplettl├Âsung von Collmex tats├Ąchlich keine W├╝nsche offen.

Das ist vielleicht der Grund, warum es den Entwicklern nie gelungen ist, eine intuitive Bedienung f├╝r das System zu entwickeln. Jedenfalls macht es keinen Spa├č mit dem System zu arbeiten und statt einer Arbeitserleichterung f├╝r den Nutzer, erfordert das Buchhaltungstool viel Durchhalteverm├Âgen, um alles korrekt einzurichten.

So wirklich sinnvoll sind die Funktionen nicht angeordnet und selbst, wenn man sich zum richtigen Unterpunkt navigiert hat, bleibt das Erstellen einer Rechnung eine Herausforderung.

Zu bem├Ąngeln habe ich nach meinem Collmex Test zudem, dass es kein wirkliches Dashboard gibt, dass dir einen Finanz├╝berblick ├╝ber deine Einnahmen und Ausgaben gibt und dir die offenen Posten auf den ersten Blick anzeigt. Insgesamt wirkt das gesamte System sehr starr und scheint mir nicht darauf ausgerichtet zu sein, die B├╝roarbeit f├╝r Nicht-Buchhalter zu vereinfachen. Das Testen von Collmex war einfach frustrierend. Schade, denn der Funktionsumfang ist beachtlich!

Support per Email und keine Hilfe bei der Einrichtung

Da gibt es Tools wie z.B Easybill auf dem Markt, die sind bereits kinderleicht zu bedienen und dennoch bieten sie kostenlos ihre Unterst├╝tzung bei der Einrichtung des Systems an. Und dann gibt es Anbieter wie Collmex, die einen damit komplett alleine lassen, obwohl das komplexe System den Nutzer mit vielen Fragen zur├╝ckl├Ąsst. Selbst das Handbuch br├Ąuchte eine eigene Anleitung. Seine Fragen an den Support kann man ├╝ber das Kontaktformular stellen. Telefonischen Support bietet Collmex nicht an.

Gesetzeskonform und sicher

Collmex l├Ąuft auf ausfallsicheren Computern in einem der gr├Â├čten Rechenzentren Deutschlands. Das Rechenzentrum wird von Host Europe betrieben. Alle Daten sind auf gespiegelten Festplatten untergebracht und werden t├Ąglich gesichert. Die Sicherungen werden zus├Ątzlich an einen zweiten Standort kopiert. Bei ├änderungen an der Software sorgt Collmex daf├╝r, dass alle Daten auch f├╝r die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar und auswertbar bleiben.

Ein modulares Preismodell f├╝r alle Bed├╝rfnisse

Wie ich in meinem Test feststellen durfte- das Preismodell von Collmex ist nicht ganz leicht zu durchblicken, denn im Prinzip bietet das Tool 10 verschiedene Pakete an. Generell kann man zwischen den Collmex Komplettpaketen , den Collmex Buchhaltungspaketen , den Rechnungspaketen und den Vereinspaketen unterscheiden. Jedes Paket kannst du 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Die Komplettpakete f├╝r monatlich 11,95 bis 34,95 Euro bieten den Nutzern ein umfangreiches System, um die gesamte Unternehmung zu organisieren: Buchhaltung und Rechnungen, Projektsteuerung, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und sogar ein recht umfangreiches E-Commerce Tool. Die einfachen Versionen, um einfache Rechnungen zu erstellen, starten bereits ab monatlich 5,95 Euro. Welches Paket von Collmex sich f├╝r dich eignet, musst du mal austesten, denn das h├Ąngt ganz einfach von deinen Bed├╝rfnissen ab.

Fazit meines Collmex Tests

F├╝r E-Commerce Anbieter, die komplexe Warenbewegungen und Verk├Ąufe mit der gesamten Buchhaltung verkn├╝pfen wollen, kann Collmex durchaus sinnvoll sein, denn das Komplettpaket, stellt eine Menge Funktionen bereit, die man bei vergleichbaren Anbietern vergeblich sucht. In Anbetracht der komplizierten Bedienung sollte man sich jedoch ├╝berlegen, ob man die Zusatzfunktionen wirklich nutzt, denn was das Rechnungen schreiben und Buchhalten betrifft, so k├Ânnen das vergleichbare Anbieter sehr viel besser. Bedenke dabei: Jede Minute deiner Zeit, die du f├╝r die Buchhaltung verwendest, kostet dich deine Arbeitszeit. Zeit, in der du Geld verdienen k├Ânntest. Nutze am besten die kostenlose Testphase von Collmex, um zu schauen, wie du mit dem System zurecht kommst.