Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2023
Lisa Arnicke
Freelance Editor
22. März 2019
Egal ob man gerade erst gegründet hat oder bereits seit Jahren selbstständig ist: Rechnungen schreiben und Buchhaltung gehört sicher nicht zu den Lieblingsaufgaben eines Gründers.
Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene cloudbasierte Buchhaltungsprogramme, die dir durch den Zahlendschungel helfen sollen, ohne dass du ein Buchhaltungsprofi sein musst. Gleichzeitig sollen sie einen guten Überblick über deine Finanzsituation schaffen. Collmex ist ein etablierter Softwarehersteller, der seit 2003 eine kaufmännische Komplettlösung entwickelt hat, um dir das Buchhalten zu erleichtern. Ich habe Collmex einmal getestet und das Wichtigste dabei für dich zusammengefasst.
Collmex ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der ein riesiges Funktionsspektrum anbietet, um Einzelunternehmern und bilanzierenden Unternehmen eine kaufmännische Komplettlösung anzubieten: Von einem Warenwirtschaftssystem, über die Projektsteuerung, Kundenverwaltung und Buchhaltung bis hin zur gesamten Steuerung deines Online Shops- Collmex lässt eigentlich keine Wünsche offen.
Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Collmex kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.
Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Collmex kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Die Dokumentvorlagen kannst du anpassen und mit eigenem Briefpapier und Logo versehen. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natürlich auch ausdrucken und per Post versenden.
Was mir im Test mit Collmex auffiel: Das Erstellen einer Rechnung erfordert etwas Übung.
Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei Collmex leider nicht direkt sehen, sondern musst deine Zahlungen nach wie vor selbst überprüfen. Sollte die Zahlung auch nach einer Zahlungserinnerung auf sich warten lassen, ermöglicht dir Collmex auch das Verschicken einer Mahnung.
Bei Collmex kannst du all deine Ausgaben buchen, um die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss direkt aus dem System zu machen. Leider hat man auch hier keinen wirklichen Überblick über die Ausgaben. Die Belege zu deinen Ausgaben kannst du nicht mit den gebuchten Ausgaben verknüpfen. Alle Schritte müssen irgendwie einzeln ausgeführt werden. Grundsätzlich kannst du aber auch deine Belege hochladen oder sie aus einem verknüpften Mailprogramm importieren und bei Collmex archivieren. Doch auch eine automatische Texterkennung (OCR) habe ich im Test mit Collmex vergeblich gesucht. So ist das Buchen und Hochladen von Dokumenten recht mühsam.
Zum Buchen deiner Ausgaben kannst du dich an die durch Collmex gegebene Anleitung unten halten. Die dazugehörigen Dokumente/ Rechnungen musst du allerdings extra hochladen.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch ( Was Du zum Thema Umsatzsteuervoranmeldung wissen solltest . Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das bietet Collmex bereits im basic Programm an, sodass du die unterjährige Buchhaltung komplett selbst machen könntest.
In jeder Version die Collmex anbietet, kannst du deine EÜR, eine GuV und die komplette Bilanz erstellen. Du musst aber die Daten in die Anlage EÜR selbst übertragen.
Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Collmex selbst erledigen und anschließend deine Daten per Datev- Export an deinen Steuerberater senden. Besonders einfach ginge das über einen Steuerberaterzugang. Den bietet Collmex leider nicht an.
Mit Collmex hast du eine komplette Kundendatenbank an der Hand. Zu allen Kontaktdaten und Ansprechpartnern kannst du die dazugehörigen Projekte und Rechnungen anlegen. Selbst die Kundenvereinbarungen, sowie individuelle Preis- und Rabattgruppen, können bei Collmex hinterlegt werden, um bei einem großen Kundenstamm nicht mehr mit den individuellen Absprachen durcheinander zu kommen. Jede Adresse kann außerdem zu verschiedenen Adressgruppen zugeordnet werden. Diese sind frei definierbar. So kannst du beispielsweise personalisierte Mailings direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus im Text- oder HTML-Format an bestimmte Kundengruppen senden. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportierst du die Adressen einfach im CSV-Format.
Das Online-Banking in Collmex umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Über HBCI kannst du mit deiner PIN die Kontoauszüge direkt von der Bank importieren. Die Kontoauszüge dienen als Arbeitsvorrat für die Buchhaltung: Belegdatum, Buchungstext und in vielen Fällen auch die Kontierung werden von der Buchhaltungssoftware aus dem Kontoauszug entnommen und direkt für die Buchung in der Buchhaltungssoftware vorgeschlagen. Aus den offenen Posten kann man mit einem Klick Überweisungen erzeugen.
Das Programm überträgt die Überweisungen entweder über HBCI PIN/TAN an die Bank oder man lädt sich eine DTAUS/XML-Datei herunter zur Weiterverarbeitung mit einem Online-Banking-Programm. Es werden sowohl die klassischen Inlandsaufträge als auch SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften unterstützt.
Wenn du oder deine Mitarbeiter eine Geschäftsreise unternehmen, können die entstandenen Kosten als Betriebsausgabe in der Buchhaltung angesetzt werden. Gleichzeitig wird der Aufwand für die Reise erstattet. Wie viel du selbst oder den Mitarbeitern steuerfrei auszahlen darfst, ist genau gesetzlich geregelt. Collmex berechnet diese Beträge automatisch anhand der eingegebenen Reisedaten (Mitarbeiter, Zielland, Reisebeginn, Reiseende, gefahrene Kilometer, ...).
Collmex bietet eine Anbindung an deinen eBay oder Amazon Account für die Verkäufe über Amazon oder eBay werden Kundenaufträge in Collmex angelegt. Bei der Zahlungsabwicklung über eBay wird der von eBay gemeldete Zahlungseingang automatisch im Kundenauftrag vermerkt. Mit Druck der Lieferungen über die Sammelausgabe bestätigt Collmex automatisch den Versand in eBay, damit eBay das Geld möglichst zeitnah auszahlt. Über den optionalen Mengenabgleich werden die Stückzahlen automatisch mit der in Collmex verfügbaren Menge abgeglichen. Auch wenn du Produkte über Amazon FBA verkaufst, werden deine Verkäufe automatisch in Rechnungen umgewandelt. Außerdem hat Collmex zu den Shopsystemen XT-Commerce, Gambio, Shopware, PrestaShop, modified und Magento eine Schnittstelle integriert, um eingegangene Bestellungen automatisch zu importieren.
Als ich während des Testens von Collmex das Sytem öffnete, traute ich meinen Augen nicht: Ein modernes Tool trifft auf ein unglaublich veraltetes Design, bei dem sich die komplexen Funktionen in jeder erdenklichen Ecke verstecken könnten. Haben die Entwickler schon mal etwas von “responsive webdesign” gehört? Die Oberfläche von Collmex ist nicht für die Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert. Das Tool erweckt bei mir den Eindruck als sei es nach der Erstellung vor neun Jahren nicht mehr angefasst worden. Man navigiert sich in der oberen Leiste durch die Hauptpunkte Buchhaltung, Verkauf, Warenwirtschaft und Verwaltung und gelangt dann zu einer Art Funktionsübersicht.
In jeder der 4 Navigationspunkte befindet sich eine Vielzahl von Funktionen.
In meinem Test sieht man, dass Collmex auf keinen Fall an Funktionen sparen wollte. Von den üblichen buchhalterischen Funktionen, über die Reisekostenabrechnung zu Provisionsabrechnungen, bis hin zu vollständigen Inventurlisten – da bleiben in der Komplettlösung von Collmex tatsächlich keine Wünsche offen.
Das ist vielleicht der Grund, warum es den Entwicklern nie gelungen ist, eine intuitive Bedienung für das System zu entwickeln. Jedenfalls macht es keinen Spaß mit dem System zu arbeiten und statt einer Arbeitserleichterung für den Nutzer, erfordert das Buchhaltungstool viel Durchhaltevermögen, um alles korrekt einzurichten.
So wirklich sinnvoll sind die Funktionen nicht angeordnet und selbst, wenn man sich zum richtigen Unterpunkt navigiert hat, bleibt das Erstellen einer Rechnung eine Herausforderung.
Zu bemängeln habe ich nach meinem Collmex Test zudem, dass es kein wirkliches Dashboard gibt, dass dir einen Finanzüberblick über deine Einnahmen und Ausgaben gibt und dir die offenen Posten auf den ersten Blick anzeigt. Insgesamt wirkt das gesamte System sehr starr und scheint mir nicht darauf ausgerichtet zu sein, die Büroarbeit für Nicht-Buchhalter zu vereinfachen. Das Testen von Collmex war einfach frustrierend. Schade, denn der Funktionsumfang ist beachtlich!
Da gibt es Tools wie z.B Easybill auf dem Markt, die sind bereits kinderleicht zu bedienen und dennoch bieten sie kostenlos ihre Unterstützung bei der Einrichtung des Systems an. Und dann gibt es Anbieter wie Collmex, die einen damit komplett alleine lassen, obwohl das komplexe System den Nutzer mit vielen Fragen zurücklässt. Selbst das Handbuch bräuchte eine eigene Anleitung. Seine Fragen an den Support kann man über das Kontaktformular stellen. Telefonischen Support bietet Collmex nicht an.
Collmex läuft auf ausfallsicheren Computern in einem der größten Rechenzentren Deutschlands. Das Rechenzentrum wird von Host Europe betrieben. Alle Daten sind auf gespiegelten Festplatten untergebracht und werden täglich gesichert. Die Sicherungen werden zusätzlich an einen zweiten Standort kopiert. Bei Änderungen an der Software sorgt Collmex dafür, dass alle Daten auch für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar und auswertbar bleiben.
Wie ich in meinem Test feststellen durfte- das Preismodell von Collmex ist nicht ganz leicht zu durchblicken, denn im Prinzip bietet das Tool 10 verschiedene Pakete an. Generell kann man zwischen den Collmex Komplettpaketen , den Collmex Buchhaltungspaketen , den Rechnungspaketen und den Vereinspaketen unterscheiden. Jedes Paket kannst du 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Die Komplettpakete für monatlich 11,95 bis 34,95 Euro bieten den Nutzern ein umfangreiches System, um die gesamte Unternehmung zu organisieren: Buchhaltung und Rechnungen, Projektsteuerung, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und sogar ein recht umfangreiches E-Commerce Tool. Die einfachen Versionen, um einfache Rechnungen zu erstellen, starten bereits ab monatlich 5,95 Euro. Welches Paket von Collmex sich für dich eignet, musst du mal austesten, denn das hängt ganz einfach von deinen Bedürfnissen ab.
Für E-Commerce Anbieter, die komplexe Warenbewegungen und Verkäufe mit der gesamten Buchhaltung verknüpfen wollen, kann Collmex durchaus sinnvoll sein, denn das Komplettpaket, stellt eine Menge Funktionen bereit, die man bei vergleichbaren Anbietern vergeblich sucht. In Anbetracht der komplizierten Bedienung sollte man sich jedoch überlegen, ob man die Zusatzfunktionen wirklich nutzt, denn was das Rechnungen schreiben und Buchhalten betrifft, so können das vergleichbare Anbieter sehr viel besser. Bedenke dabei: Jede Minute deiner Zeit, die du für die Buchhaltung verwendest, kostet dich deine Arbeitszeit. Zeit, in der du Geld verdienen könntest. Nutze am besten die kostenlose Testphase von Collmex, um zu schauen, wie du mit dem System zurecht kommst.
Jede Geschäftsbedingte Streitigkeit und/oder Gerichtsverfahren, die dein Business betreffen, verursachen ganz schnell erhebliche Kosten. Eine Gewerberechtsschutzversicherung schützt in einem solche Falle vor finanziellen Risiken. Was genau hinter dieser Versicherungsform steckt, klären wir in unserem Blog Artikel.
Nina Sickinger
Freelance Editor
Du möchtest ein Gewerbe anmelden, bist aber nicht ganz sicher, wie es funktioniert und was du beachten musst. Wir erklären es dir ganz gut welche Rechtsformen es gibt und wie du diese jeweils als Gewerbe anmelden musst. Ausserdem sprechen wir über den perfekten Zeitpunkt an dem du deine Gewerbe anmelden solltest und welche Kosten auf dich zukommen.
Melchior Neumann
Kontist Steuerberatung
