Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2023
Marlon Thorjussen
Freelance Editor
22. März 2019
Die Einkommensteuererklärung ist für Selbstständige in den allermeisten Fällen eine eher ungeliebte Tätigkeit. Deshalb wird sie - wenn überhaupt - häufig einem Steuerberater aufgedrückt, der anhand von Belegen berechnen soll, wie viel der Fiskus denn nun von deinem Geld bekommt. Zudem müssen gewöhnliche Arbeitnehmer in der Regel keine Einkommenssteuererklärung abgeben, da die Einkommenssteuer vom Arbeitgeber direkt vom Lohn abgeführt wird. Es lohnt sich eine solche Einkommenssteuererklärung bei Arbeitnehmern in der Regel nur dann, wenn außergewöhnliche Belastungen auftraten.
Es lohnt dabei sich für jeden Selbstständigen, die Einkommenssteuererklärung auch selber zu verstehen (ein paar Basics findest du in unserem Blog Artikel: Die Einkommensteuererklärung steht mal wieder an? Wir erklären dir die wichtigsten Fakten . Du kannst sie auch allein anfertigen (versprochen) und dabei sogar in den meisten Fällen ordentlich Geld einsparen, wenn du das zu versteuernde Einkommen durch das Geltendmachen aller in Betracht kommenden Kosten minimierst. Dabei hilft unter anderem ein Einkommensteuerberechner für Selbstständige.
Denn im Grunde ist die Einkommenssteuererklärung für Selbstständige nicht so grausam, wie viele denken. Sie ist zeitaufwendig, unübersichtlich und teils verwirrend - aber sie ist in den meisten Fällen eindeutig. Die einzige Vorarbeit, die du deshalb leisten musst, um deine Einkommenssteuer korrekt zu berechnen, ist das Aufbewahren aller nötigen Belege. Zudem erspart dir eine ordentliche und mit Belegen gespickte Einkommensteuererklärung als Selbstständiger eine Menge Ärger mit dem Finanzamt.
Die Einkommensteuererklärung kommt indes auf alle Selbstständigen zu, die Einnahmen aus selbstständiger Arbeit erzielen (das sind wohl alle). Gleichwohl wird die Einkommensteuer nur fällig, wenn ein zu besteuernder Gewinn anfällt. Um die Berechnung genau diesen Gewinns soll es im Folgenden gehen.
Deine Einnahmen bezeichnen sämtliche Zahlungen, die aufgrund deiner Tätigkeit auf dein Konto eingehen. Solltest du im Übrigen umsatzsteuerpflichtig sein, darfst gerne damit beginnen, hier schon einmal pauschal 19 Prozent beiseite zu legen (und abzuführen).
Weiterhin zählen zu deinen Einnahmen auch Zahlungen, die nicht aufgrund deiner Arbeit erfolgt sind, also etwa Waisenrenten, Unterhalt, Kapitalerträge und so weiter. Ob und wie du diese Einnahmen überhaupt versteuern musst, ist im Einzelfall zu prüfen. Es gibt in Deutschland insgesamt sieben Arten von Einnahmen.
Aus diesen Einnahmen musst du nun Einkünfte machen, denn nur auf diese wird die Einkommenssteuer berechnet. Die Einkünfte sind dabei synonym zu deinem Gewinn nach Abzug aller Kosten. Bevor du also deine Einkommenssteuer berechnen kannst, müssen deine Einkünfte korrekt angegeben werden. Wenn du überschlagsweise schon einmal genug beiseite legen möchtest, um nachher nicht plötzlich Unsummen nachzahlen zu müssen (mitunter vergeht zwischen dem laufenden Steuerjahr und der Steuererklärung mehr als ein Jahr), solltest du pauschal um die 30 Prozent deiner Einnahmen zurücklegen. Dieser Wert ist in den meisten Fällen leicht zu hoch oder zu niedrig, hat sich aber als Sicherheit bis zur endgültigen Berechnung bewährt.
Die genaue Berechnung der Einkünfte, für die die Steuererklärung für Selbständige fällig wird, erfolgt durch ein Beachten aller Ausgaben, die entweder zur Generierung deiner Einnahmen erfolgten oder in Form von außergewöhnlichen Belastungen auftraten. Hier gibt es eine Menge Spielraum, wie du gleich noch sehen wirst.
Am korrekten und ausschöpfenden Geltendmachen von Ausgaben entscheiden sich mitunter mehrere Hundert oder Tausend Euro Steuern, die du sparen kannst. Gleichzeitig gilt bei der Einkommenssteuererklärung für Selbstständige, die nicht viel Geld verdienen, dass sie einfach bestimmte Pauschalbeträge geltend machen können. Es gilt tatsächlich: Wer übersichtlich verdient, hat auch meistens eine übersichtlichere Einkommensteuererklärung.
Zuerst ist der Freibetrag zu nennen, welcher im Jahre 2018 9.000 Euro beträgt. Das bedeutet, dass du deine Einkünfte rechnerisch um 9.000 Euro reduzierst und nur auf das Verbliebene noch Einkommenssteuer zahlen musst. Bleibt weniger als 0, zahlst du keine Einkommenssteuer. Der Freibetrag lag im Jahre 2017 8.820 Euro und im Jahre 2016 bei 8.652 Euro. Bei Ehepaaren wird dieser Betrag im Falle einer gemeinsamen Steuererklärung, welche auch als Selbstständiger möglich ist, verdoppelt.
Nun beginnt der Teil, für den du ständig Belege sammeln solltest. Da ist zum Beispiel die Reisekostenabrechnung zu nennen (mehr dazu hier: Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung als Selbständiger? ). Es ist zu beachten, dass einige Aspekte hier nur anteilig abgesetzt werden können, während die Verpflegungspauschale voll gültig ist. Diese Reisekostenabrechnung ist Teil der Werbungskosten, was sich im Prinzip mit den Betriebsausgaben deckt.
Du kannst dabei als Selbstständiger beispielsweise immer deine ausschließlich beruflich bedingten Telefon- und Internetkosten absetzen. Private Anschlüsse können pauschal zu 20 Prozent abgesetzt werden, maximal jedoch mit 20 Euro im Monat. Das sind im Übrigen bis zu 240 Euro Ersparnis im Jahr (allerdings nur, wenn du wahnsinnig teure Verträge hast).
Weiterhin interessant sind Ausgaben für deine berufliche Förderung - also etwa Fortbildung, Lehrbücher und so weiter. Auch ein Studium kann, insofern es erkennbar einen Bezug zu deiner Tätigkeit hat, abgesetzt werden. Gerade bei Fernlehrgängen, die kostenintensiver sind, kann sich das lohnen. Zudem sind hier noch Arbeitskleidung, ein beruflich gebrauchter PC, Fahrtkosten und so weiter zu nennen.
Bei Anschaffungen, deren Wert geringer als 400 Euro ist, kann der Betrag binnen einen Jahres geltend gemacht werden. Bei Anschaffungen, die teurer sind, wird dieser über die voraussichtliche Nutzungsdauer anteilig geltend gemacht. Es ist weiterhin zu beachten, dass du bei vielen Anschaffungen einen Privatanteil zu tragen hast, die Kosten also nicht zu 100 Prozent geltend machen kannst. Hier findest du eine genauere Auflistung zu allen Werbungskosten .
Außerdem ist zu beachten, dass diverse Berufsgruppen (gilt für Freelancer) auch anstelle der Einzelnachweise von Pauschbeträgen Gebrauch machen können. Dies lohnt sich immer dann, wenn die realen Ausgaben die Pauschalbeträge unterbieten. Ob du davon Gebrauch machen kannst, solltest du einmal recherchieren. Es sind keine Nachweise beim Nutzen der Pauschalbeträge nötig.
Die Einkommensteuererklärung für Selbstständige bezieht sich auf das, was nach dem Abzug aller Kosten von deinen Einnahmen übrig ist - und weiterhin abzüglich außergewöhnlichen Belastungen. Außergewöhnliche Belastungen können vieles sein - etwa Beerdigungskosten, Gerichtskosten und sonstige Kosten, die eben belastend waren. Hier ist im Einzelfall zu prüfen. Zudem können noch Unterhaltszahlungen abgezogen werden und zwar in einer maximalen Höhe, die dem Steuerfreibetrag gleich - also etwa 9.000 Euro im Jahre 2018.
Auf die verbleibende Summe wird nun Einkommenssteuer bezahlt, wobei der Steuersatz progressiv ist. Zudem fallen noch Solidaritätsbeitrag und gegebenenfalls Kirchensteuer an.
Du brauchst ein Beispiel dafür, wie die Einkommensteuererklärung für Selbstständige nun funktioniert? Ein Brutto-Netto-Rechner hilft dir dabei enorm. Er gibt zwar in wenigen Fällen ein zu einhundert Prozent exaktes Ergebnis raus (denn ein leicht zu bedienender Rechner kann nicht jeden einzelnen Beleg und Sonderfall berücksichtigen), aber er gibt dir eine sehr gute Orientierung an die Hand.
Wichtige Fragen, die vorab bei der Nutzung eines Brutto-Netto-Rechners zu klären sind, ist die Frage nach dem eventuellen Ehegattensplitting und ob die Aufwendungen (Werbungskosten) zusammengefasst eingetragen werden oder nicht.
Das kann dann zum Beispiel für 2018 so aussehen:
Einnahmen: 40.000 Euro Werbungskosten: 5.300 Euro Freibetrag: 9.000 Euro Evtl. Außergew. Belast.: 1.600 Euro (beispielsweise Aufwendungen für Pflege, Gerichtskosten etc.)
Die zu versteuernden Einkünfte sind die Einnahmen abzüglich aller Kosten, abzüglich des Freibetrages, also in diesem Falle 24.100 Euro. Auf diese Summe wird Einkommenssteuer gezahlt. In diesem Falle wären es um die 3.600 Euro, die du für das Jahr 2018 an Einkommensteuer zu zahlen hättest. Hinzu kommen gegebenenfalls die Kirchensteuer (8 bzw. 9 Prozent, also in diesem Beispiel um die 300 Euro) sowie der Solidaritätsbeitrag mit ungefähr 5,5 Prozent. Ein Brutto-Netto-Rechner serviert dir all diese Zahlen.
Es ist zu beachten, dass der Solidaritätsbeitrag bei sehr geringen Einkommen nicht erhoben wird und du bei Bedarf aus der Kirche austreten kannst, um auch diese Steuern zu sparen.
Ein Brutto-Netto-Rechner wird dich immer nach dem Steuerjahr fragen, auf das du dich beziehst. Wie du weißt, hat sich der Steuerfreibetrag geändert - aber eben auch andere Pauschalen können und werden sich ändern. Zudem musst du den Brutto-Netto-Rechner mit dem tatsächlich zu versteuerndem Einkommen füttern, insofern er dich nicht explizit nach all deinen Ausgaben fragt.
Merke: Die Einkommensteuer als progressiver Steuersatz wird ausschließlich auf zu versteuerndes Einkommen erhoben. Wenn du alle Ausgaben beachtest und stets den Freibetrag sowie mögliche Pauschalen im Hinterkopf behältst, dann wird dir auch klar, dass die Einkommensteuererklärung als Selbstständiger auch viele angenehme Seiten hat. Denn je akribischer du damit bist, desto mehr Geld sparst du am Ende. Klingt doch gar nicht so übel, oder?
Wichtig ist, dass du über alle Werbungskosten stets Belege hast. Der Gesetzgeber verlangt, dass du diese zehn Jahre lang leserlich aufbewahrst (was natürlich bei der schlechten Druckqualität der meisten Kassenbons absurd ist). Also versuch es mal mit einer Keksdose: Die ist luftdicht, trocken und vor Sonne geschützt. Die ganzen Belege brauchst du später als Nachweis. Dabei muss in der Erklärung zwar nicht alles nachgewiesen werden, aber für eventuelle Überprüfungen ist es besser, alles nachweisen zu können.
Die Einkommensteuererklärung für Selbstständige besteht im Wesentlichen aus dem Sammeln von Belegen für Kosten, dem Ausrechnen deines tatsächlich zu besteuernden Einkommens und dem entsprechenden Abgeben einer solchen Erklärung. Natürlich ist es dabei wichtig, dass du schon ungefähr weißt, was auf dich zukommt - damit du das zurücklegen kannst, was du später abführst. Zudem wird dich das Finanzamt quartalsweise bitten, die Einkommensteuer abzuführen - und zwar basierend auf den Einkünften des Vorjahres. Noch ein Grund also, deine zu erwartende Einkommensteuer schon während des laufenden Jahres zu berechnen, um gegebenenfalls genug für Nachzahlungen zurücklegen zu können.
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