Zuletzt aktualisiert am 23. Sept. 2025
Maid Dzambic
Freelance Editor
22. März 2019
Wenn du einen Firmenwagen besitzt und diesen auch privat verwendest, hast du die Pflicht, ihn auch zu versteuern. Um den versteuerten Betrag zu ermitteln, kannst du ein Fahrtenbuch führen, oder die 1%-Regelung anwenden. In diesem Artikel wirst du herausfinden, welche Methode sich für dich lohnen würde und wie ein solches Buch geführt wird.
Ein Fahrtenbuch muss also erst geführt werden, wenn der Firmenwagen nicht nur für die Firma, sondern auch privat verwendet wird. Besonders bei Einzelgründern geht das Finanzamt davon aus, dass sie den Firmenwagen auch privat einsetzen, bis das Gegenteil mit einem Fahrtenbuch bewiesen wird. Dies ist so, weil ein sogenannter „geldwerter Vorteil“ bei privater Nutzung entstehen würde. Das heißt, dass ein privater Vorteil durch unternehmerische Sachleistungen entstehen würde.
Mit diesem Buch wird festgelegt, wie viele Kilometer der Firmenwagen privat und wie viele betrieblich genutzt wurden. Als Betriebsausgabe kannst du nur die betrieblichen Wege berechnen. Die Nutzung des Firmenwagens für private Zwecke stellt einen geldwerten Vorteil dar, welcher als eine Betriebsentnahme angesehen wird. Das Auto kann zum Beispiel für folgende Zwecke genutzt werden:
Falls du das Fahrtenbuch nicht führen möchtest, kannst du auch die 1 %-Regelung anwenden und den Anteil für die private Verwendung des Firmenwagens pauschal ermitteln.
Wenn du keine schriftliche Form der Übersicht führen möchtest und der Firmenwagen trotzdem auch privat genutzt wird, dann kommt die 1%-Regelung zum Einsatz. Das heißt, dass 1 % des Bruttolistenneupreises des Autos jeden Monat versteuert werden müssen.
Hierbei hast du den Vorteil, dass du kein Fahrtenbuch führen musst und so viel Zeit sparst. Jedoch ist diese 1 %-Regelung meistens teurer als die Führung eines Buchs.
Neu: Für Elektroautos gilt seit einigen Jahren eine Vergünstigung – statt 1 % werden nur 0,25 % des Bruttolistenpreises versteuert (bis zu einem Listenpreis von 100.000 Euro). Für bestimmte Plug-in-Hybride gilt ein reduzierter Satz von 0,5 %, wenn sie eine elektrische Reichweite von mindestens 80 km haben.
Diese erhöhten Kosten können zwei Gründe haben: Je weniger du den Firmenwagen privat benutzt, umso teurer ist die 1 %-Regelung für dich. Der zweite Grund ist: Je älter der Firmenwagen, umso ungünstiger ist die 1 %-Regelung. Dies ergibt sich, weil immer der Neupreis des Autos berechnet und versteuert wird. Also, auch wenn du das Auto gebraucht gekauft hast oder wenn es schon ein paar Jahre alt ist, wird weiterhin 1 % des Neupreises erhoben. Es ist nicht von Bedeutung, dass das Auto zum aktuellen Zeitpunkt bereits deutlich weniger wert ist als bei der Anschaffung.
Die 1 %-Regelung kann nur verwendet werden, wenn du den Firmenwagen mehr als 50 % für Arbeitszwecke nutzt. Andernfalls hast du keine Wahl und musst ein Fahrtenbuch führen.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass der Unternehmer Peter Jung mit seinem Firmenwagen 20.000 Kilometer jährlich fährt. 8.000 Kilometer davon fuhr er für private Zwecke (40 % des Gesamtwertes). Der Neuwagenwert seines Autos ist 30.000 Euro. Peters Wohnung liegt 20.000 Kilometer von seinem Arbeitsplatz entfernt (aufs ganze Jahr gerechnet). Für den Weg zur Arbeit werden 0,03 % vom Bruttopreis monatlich und pro Kilometer angesetzt. Das Finanzamt wird einen Lohnsteuersatz von 35 % berechnen.
1. Fall: Peter verwendet die 1%-Regelung
2. Fall: Peter führt ein Fahrtenbuch
Für Peter wäre es also 700 Euro günstiger, wenn er eine schriftliche Auflistung seiner Fahrten führen würde. In diesem Beispiel wurde es mit relativ wenigen Kilometern gezeigt. Bei manchen Vertrieblern und Dienstleistern, die deutlich höhere Kilometerzahlen haben, kann die Differenz zwischen der 1 %-Regelung und dem Fahrtenbuch weit über 1.000 Euro hinausgehen. Mit dem Buch spart man also in den meisten Fällen mehr Geld als mit der 1 %-Regelung. Allerdings ist die schriftliche Auflistung auch ziemlich aufwendig und es gibt so einiges zu beachten, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden.
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Um es korrekt zu führen, muss es folgende Informationen vollständig und zeitnah festhalten. Eine nachträgliche Änderung der Daten ist nicht erlaubt. Es muss folgende Angaben enthalten :
Im Fall einer privaten Fahrt, ist es nur wichtig, die Kilometerstände zu erfassen. Der Grund und die Orte müssen und sollten nicht angegeben sein.
Die Aufgabe des Finanzamts ist es, Lücken und Unstimmigkeiten in deinem Fahrtenbuch zu finden. Das heißt, dass das Finanzamt auch andere Belege und Rechnungen mit deiner Auflistung vergleichen wird. Sie überprüfen auch, ob alle Angaben rechtzeitig erfasst wurden. Es ist also notwendig, dass das Fahrtenbuch vollständig und genau ist. Falls das Finanzamt Lücken findet, wird es automatisch die 1 %-Regelung verwenden.
Falls es zu nachträglichen Änderungen kommt, müssen sie immer sichtbar sein. Bei einem handschriftlich geführten Buch keinen Tipp-Ex nutzen, sondern die Fehler nur durchstreichen, sodass sie immer noch lesbar sind. Auch bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern müssen alle Änderungen dokumentiert sein.
Die klassische Weise ist es, es handschriftlich zu machen. In der heutigen Zeit, in der alles digitalisiert ist, kam natürlich auch das Interesse an elektronischen Fahrtenbüchern auf. Heutzutage gibt es auch solche, die im Auto eingebaut sind, und manche, die an das Auto durch die Servicesteckdose oder Bordsteckdose montiert werden. Es gibt auch günstige und kostenlose Apps, die dir helfen können, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Bei solchen Apps solltest du aber vorsichtig sein, da nicht alle Apps mit den Regeln des Finanzamts konform sind. Wir haben auch einen interessanten Artikel über Buchhaltungssoftware, wo du viele nützliche Informationen finden kannst.
Für die Führung des Fahrtenbuchs sind Word-Dokumente und Excel-Tabellen nicht erlaubt, da in diesen Programmen eine nachträgliche Änderung unbemerkt erfolgen könnte.
Das größte Problem bei Apps für die Führung des Fahrtenbuchs ist, dass du nicht sicher bist, ob sie den Anforderungen des Finanzamts genügen. Viele App-Anbieter sagen natürlich, dass ihre App vom Finanzamt anerkannt ist. Meistens wird aber darauf hingewiesen, dass sie dies nicht garantieren. Seit 2025 gelten besonders strenge Regeln für elektronische Fahrtenbücher: Diese müssen manipulationssicher, nachvollziehbar und zeitnah geführt werden, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.
Deshalb ist es empfohlen, am Anfang parallel auch ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen. Falls das Finanzamt die App anerkennt, kannst du sie dann später problemlos benutzen. Falls es aber zu einem Streitfall kommt, hast du dich mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch abgesichert.
Noch ein wichtiger Punkt bei solchen Apps ist die sorgfältige Bedienung. Eine Studie hat gezeigt, dass sich die gängigsten Apps am stärksten im Funktionsumfang unterscheiden. Bei der Auswahl einer App solltest du Folgendes beachten:
Generell ist das Finanzamt sehr streng, was das Fahrtenbuch betrifft. Es werden keine Ausnahmen akzeptiert. Hier sind ein paar Beispiele von Sonderfällen:
a. Du hast ein Leasingfahrzeug
Auch wenn du ein Fahrzeug geleast hast, gelten die gleichen Regelungen des Fahrtenbuchs wie bei einem eigenen Wagen. Die Leasingrate, Kosten für Kraftstoff, Versicherungen usw. müssen steuerlich abgesetzt werden. Der private Anteil der Verwendung des Leasingfahrzeugs muss versteuert werden.
b. Fahrtenbuch verloren
In so einem Fall wird automatisch die 1%-Regelung angewendet. Es wird dringend empfohlen, Fahrtenbücher zu sichern, auch wenn sie elektronisch sind.
c. Unvollständiges Fahrtenbuch
Das Finanzamt prüft das Fahrtenbuch sehr genau. Deshalb ist es wichtig, dass du ein lückenloses Fahrtenbuch beim Finanzamt einreichst. Dieses Risiko solltest du vermeiden, da auch bei der kleinsten Lücke im Fahrtenbuch, das Finanzamt auf die 1 %-Regelung umstellen wird.
Ein Fahrtenbuch muss nur dann geführt werden, wenn du das Fahrzeug auch privat verwenden willst. Wenn kein anderes Fahrzeug in deinem Haushalt ist, wird das Finanzamt dies automatisch unterstellen. Mit dem Fahrtenbuch kannst du also in diesem Fall das Gegenteil beweisen. Die Führung eines Fahrtenbuchs kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb solltest du überprüfen, ob das Fahrtenbuch wirklich eine kostengünstigere Alternative gegenüber der 1 %-Regelung für dich ist.
Falls die 1 %-Regelung für dich nicht infrage kommt, dann solltest du gut darauf achten, dass dein Fahrtenbuch lückenlos, vollständig und zeitnah geführt ist. Das Fahrtenbuch kannst du handschriftlich führen, aber auch elektronisch. Heutzutage gibt es auch viele Apps dafür. Das Wichtigste dabei ist, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind. Excel und Word sind nicht für das Fahrtenbuch geeignet, da mit ihnen Änderungen unbemerkt durchgeführt werden können.
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