MAIN - Blog Buchhaltung - "Das solltest du zum Thema “Fahrtenbuch” wissen"

Wenn du einen Firmenwagen besitzt und diesen auch privat verwendest, hast du die Pflicht ihn auch zu versteuern. Um den versteuerten Betrag zu ermitteln kannst du ein Fahrtenbuch führen, oder die 1%-Regelung anwenden. In diesem Artikel wirst du herausfinden, welche Methode sich für dich lohnen würde und wie ein solches Buch geführt wird.

Wann musst du als Gründer ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch muss also erst geführt werden, wenn der Firmenwagen nicht nur für die Firma, sondern auch privat verwendet wird. Besonders bei Einzelgründern geht das Finanzamt davon aus, dass sie den Firmenwagen auch privat einsetzen, bis das Gegenteil mit einem Fahrtenbuch bewiesen wird. Dies ist so, weil ein sogenannter „geldwerter Vorteil“ bei privater Nutzung entstehen würde. Das heißt, dass ein privater Vorteil durch unternehmerische Sachleistungen entstehen würde.

Mit diesem Buch wird festgelegt, wie viele Kilometer der Firmenwagen privat und wie viele betrieblich genutzt wurde. Als Betriebsausgabe kannst du nur die betrieblichen Wege berechnen. Die Nutzung des Firmenwagens für private Zwecke stellt einen geldwerten Vorteil dar, welcher als eine Betriebsentnahme angesehen wird. Das Auto kann zum Beispiel für folgende Zwecke genutzt werden:

• Private Fahrten (geldwerter Vorteil)
• Dienstliche Fahrten
• Fahrten durch eine doppelte Haushaltsführung (wenn zum Beispiel der Arbeits- und der Wohnort getrennt sind)
• Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung (geldwerter Vorteil)

Falls du das Fahrtenbuch nicht führen möchtest, kannst du auch die 1%-Regelung anwenden und den Anteil für die private Verwendung des Firmenwagens pauschal ermitteln.

Die Alternative - die 1%-Regelung

Wenn du keine schriftliche Form der Übersicht führen möchtest und der Firmenwagen trotzdem auch privat genutzt wird, dann kommt die 1%-Regelung zum Einsatz. Das heißt, dass 1 % des Bruttolistenneupreises des Autos jeden Monat versteuert werden muss.

Hierbei hast du den Vorteil, dass du kein Fahrtenbuch führen musst und so viel Zeit sparst. Jedoch ist diese 1%-Regelung meistens teurer als die Führung eines Buchs.

Diese erhöhten Kosten können zwei Gründe haben: Je weniger du den Firmenwagen privat benutzt, umso teurer ist die 1%-Regelung für dich. Der zweite Grund ist, je älter der Firmenwagen, umso ungünstiger ist die 1%-Regelung. Dies ist ergibt sich, weil immer der Neupreis des Autos berechnet und versteuert wird. Also, auch wenn du das Auto gebraucht gekauft hast oder wenn es schon ein paar Jahre alt ist, wird weiterhin 1 % des Neupreises erhoben. Es ist nicht von Bedeutung, dass das Auto zum aktuellen Zeitpunkt bereits deutlich weniger wert ist als bei der Anschaffung.

Die 1%-Regelung kann nur verwendet werden, wenn du den Firmenwagen mehr als 50 % für Arbeitszwecke nutzt. Andernfalls hast du keine Wahl und musst ein Fahrtenbuch führen.

Was ist besser? Das Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung?

Nehmen wir zum Beispiel an, dass der Unternehmer Peter Jung mit seinem Firmenwagen 20.000 Kilometer jährlich fährt. 8.000 Kilometer davon fuhr er für private Zwecke (40 % des Gesamtwertes). Der Neuwagenwert seines Autos ist 30.000 Euro. Peters Wohnung liegt 20.000 Kilometer von seinem Arbeitsplatz entfernt (aufs ganze Jahr gerechnet). Für den Weg zur Arbeit werden 0.03% vom Bruttopreis monatlich und pro Kilometer angesetzt. Das Finanzamt wird einen Lohnsteuersatz von 35 % berechnen.

1. Fall: Peter verwendet die 1%-Regelung

• 1 % vom Neuwagenwert (30.000 Euro) ist 300 Euro monatlich, also 3.600 Euro Im Jahr.
• Der Pauschalbetrag für den Arbeitsweg ist 180 Euro pro Monat (30.000 x 0.003 % * 20 km), also 2.160 Euro im Jahr.
• Die Gesamtsumme ist 5.760 Euro.
• Die Einkommensteuer würde in diesem Fall 2.016 Euro betragen (35 %)

2. Fall: Peter führt ein Fahrtenbuch

• Fahrzeug-Abschreibung für sechs Jahre beträgt 5.000 Euro
• Versicherung, Benzinkosten und Wartung jährlich 4.500 Euro
• Die Gesamtsumme ist 9.500 Euro
• Der Privatanteil beträgt 40 %: 3.800 Euro
• Die Einkommensteuer ist bei 35 % ist 1.330 Euro.

Für Peter wäre es also 700 Euro günstiger wenn er ein schriftliche Auflistung seiner Fahrten führen würde. In diesem Beispiel wurde es mit relativ wenigen Kilometer gezeigt. Bei manchen Vertrieblern und Dienstleistern, die deutlich höhere Kilometerzahlen haben, kann die Differenz zwischen der 1%-Regelung und dem Fahrtenbuch weit über 1.000 Euro hinausgehen. Mit dem Buch spart man also in den meisten Fällen mehr Geld als mit der 1%-Regelung. Allerdings ist die schriftliche Auflistung auch ganz schön aufwendig und es gibt so einiges zu beachten, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden.

Ein korrektes Fahrtenbuch

Um es korrekt zu führen, muss es folgende Informationen vollständig und zeitnah festhalten. Eine nachträgliche Änderung der Daten ist nicht erlaubt. Es muss folgende Angaben enthalten :

• Startort und Zielort
• Datum der Fahrt
• Der Fahrer des Autos
• Der Kilometerstand des Wagens
• Der Grund der Fahrt
• Umwege und ihre Begründung
• Betriebliche oder private Fahrt?

Im Fall einer privaten Fahrt, ist es nur wichtig die Kilometerstände zu erfassen. Der Grund und die Orte müssen und sollten nicht angegeben sein.

Die Aufgabe des Finanzamts ist es Lücken und Unstimmigkeiten in deinem Fahrtenbuch zu finden. Das heißt, dass das Finanzamt auch andere Belege und Rechnungen mit deiner Auflistung vergleichen wird. Sie überprüfen auch, ob alle Angaben rechtzeitig erfasst wurde. Es ist also sehr wichtig, dass das Fahrtenbuch vollständig und genau ist. Falls das Finanzamt irgendwelche Lücken findet, wird es automatisch die 1%-Regelung verwenden.

Falls es zu nachträglichen Änderungen kommt, müssen sie immer sichtbar sein. Bei einem handschriftlich geführten Buch keinen Tipp-Ex nutzen, sondern die Fehler nur durchstreichen, sodass sie immer noch lesbar sind. Auch bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern müssen alle Änderungen dokumentiert sein.

Fahrtenbuch führen: handschriftlich oder elektronisch?

Die klassische Weise ist es, es handschriftlich zu machen. In der heutigen Zeit, wo alles digitalisiert ist, kam natürlich auch das Interesse an elektronischen Fahrtenbüchern auf. Heutzutage gibt es auch solche, die im Auto eingebaut sind, und manche die an das Auto durch die Servicesteckdose oder Bordsteckdose montiert werden. Es gibt auch günstige und kostenlose Apps, die dir helfen können ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Bei solchen Apps solltest du aber vorsichtig sein, da nicht alle Apps mit den Regeln des Finanzamts konform sind. Wir haben auch einen interessanten Artikel Buchhaltungssoftware über Software für die Buchhaltung, wo du viele nützliche Informationen finden kannst.

Für die Führung des Fahrtenbuchs sind Word-Dokumente und Excel-Tabellen nicht erlaubt, da in diesen Programmen eine nachträgliche Änderung unbemerkt erfolgen könnte.

Sind Apps eine echte Alternative?

Das größte Problem bei Apps für die Führung des Fahrtenbuchs ist, dass du nicht sicher bist, ob sie den Anforderungen des Finanzamts genügen. Viele App-Anbieter sagen natürlich, dass ihre App vom Finanzamt anerkannt ist. Meistens wird aber darauf hingewiesen, dass sie dies nicht garantieren.

Deshalb ist es empfohlen, am Anfang parallel auch ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen. Falls das Finanzamt die App anerkennt, kannst du sie dann später problemlos benutzen. Falls es aber zu einem Streitfall kommt, hast du dich mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch abgesichert.

Noch ein wichtiger Punkt bei solchen Apps ist die sorgfältige Bedienung. Eine Studie hat gezeigt, dass sich die gängigsten Apps am größten im Funktionsumfang unterscheiden. Bei der Auswahl einer App solltest du folgendes beachten:

• Kann die App von mehreren Fahrern genutzt werden?
• Kann die App auswerten, wie viele Fahrten geschäftlich und privat geführt wurden?
• Ist die App benutzerfreundlich?

Sonderfälle

Generell ist das Finanzamt sehr streng, was das Fahrtenbuch betrifft. Es werden keine Ausnahmen akzeptiert. Hier sind ein paar Beispiele von Sonderfällen:

a. Du hast ein Leasingfahrzeug

Auch wenn du ein Fahrzeug geleast hast, gelten die gleichen Regelungen des Fahrtenbuchs wie bei einem eigenen Wagen. Die Leasingrate, Kosten für Kraftstoff, Versicherungen usw. müssen steuerlich abgesetzt werden. Der private Anteil der Verwendung des Leasingsfahrzeugs muss versteuert werden.

b. Fahrtenbuch verloren

In so einem Fall wird automatisch die 1%-Regelung angewendet. Es wird dringend empfohlen Fahrtenbücher zu sichern, auch wenn sie elektronisch sind.

c. Unvollständiges Fahrtenbuch

Das Finanzamt prüft das Fahrtenbuch sehr genau. Deshalb ist es wichtig, dass du ein lückenloses Fahrtenbuch beim Finanzamt einreichst. Dieses Risiko solltest du vermeiden, da auch bei der kleinsten Lücken im Fahrtenbuch, das Finanzamt auf die 1%-Regelung umstellen wird.

Fazit

Ein Fahrtenbuch muss nur dann geführt werden, wenn du das Fahrzeug auch privat verwenden willst. Wenn kein anderes Fahrzeug in deinem Haushalt ist, wird das Finanzamt dies automatisch unterstellen. Mit dem Fahrtenbuch kannst du also in diesem Fall das Gegenteil beweisen. Die Führung eines Fahrtenbuchs kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb solltest du überprüfen, ob das Fahrtenbuch wirklich eine kostengünstigere Alternative gegenüber der 1%-Regelung für dich ist.

Falls die 1%-Regelung für dich nicht in Frage kommt, dann solltest du gut darauf achten, dass dein Fahrtenbuch lückenlos, vollständig und zeitnah geführt ist. Das Fahrtenbuch kannst du handschriftlich führen, aber auch elektronisch. Heutzutage gibt es auch viele Apps dafür. Das wichtigste dabei ist, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind. Excel und Word sind nicht für das Fahrtenbuch geeignet, da mit ihnen Änderungen unbemerkt durchgeführt werden können.