Ein korrektes Fahrtenbuch
Um es korrekt zu führen, muss es folgende Informationen vollständig und zeitnah festhalten. Eine nachträgliche Änderung der Daten ist nicht erlaubt. Es muss folgende Angaben enthalten :
- Startort und Zielort
- Datum der Fahrt
- Der Fahrer des Autos
- Der Kilometerstand des Wagens
- Der Grund der Fahrt
- Umwege und ihre Begründung
- Betriebliche oder private Fahrt?
Im Fall einer privaten Fahrt, ist es nur wichtig, die Kilometerstände zu erfassen. Der Grund und die Orte müssen und sollten nicht angegeben sein.
Die Aufgabe des Finanzamts ist es, Lücken und Unstimmigkeiten in deinem Fahrtenbuch zu finden. Das heißt, dass das Finanzamt auch andere Belege und Rechnungen mit deiner Auflistung vergleichen wird. Sie überprüfen auch, ob alle Angaben rechtzeitig erfasst wurden. Es ist also notwendig, dass das Fahrtenbuch vollständig und genau ist. Falls das Finanzamt Lücken findet, wird es automatisch die 1 %-Regelung verwenden.
Falls es zu nachträglichen Änderungen kommt, müssen sie immer sichtbar sein. Bei einem handschriftlich geführten Buch keinen Tipp-Ex nutzen, sondern die Fehler nur durchstreichen, sodass sie immer noch lesbar sind. Auch bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern müssen alle Änderungen dokumentiert sein.
Fahrtenbuch führen: handschriftlich oder elektronisch?
Die klassische Weise ist es, es handschriftlich zu machen. In der heutigen Zeit, in der alles digitalisiert ist, kam natürlich auch das Interesse an elektronischen Fahrtenbüchern auf. Heutzutage gibt es auch solche, die im Auto eingebaut sind, und manche, die an das Auto durch die Servicesteckdose oder Bordsteckdose montiert werden. Es gibt auch günstige und kostenlose Apps, die dir helfen können, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Bei solchen Apps solltest du aber vorsichtig sein, da nicht alle Apps mit den Regeln des Finanzamts konform sind. Wir haben auch einen interessanten Artikel über Buchhaltungssoftware, wo du viele nützliche Informationen finden kannst.
Für die Führung des Fahrtenbuchs sind Word-Dokumente und Excel-Tabellen nicht erlaubt, da in diesen Programmen eine nachträgliche Änderung unbemerkt erfolgen könnte.
Sind Apps eine echte Alternative?
Das größte Problem bei Apps für die Führung des Fahrtenbuchs ist, dass du nicht sicher bist, ob sie den Anforderungen des Finanzamts genügen. Viele App-Anbieter sagen natürlich, dass ihre App vom Finanzamt anerkannt ist. Meistens wird aber darauf hingewiesen, dass sie dies nicht garantieren. Seit 2025 gelten besonders strenge Regeln für elektronische Fahrtenbücher: Diese müssen manipulationssicher, nachvollziehbar und zeitnah geführt werden, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.
Deshalb ist es empfohlen, am Anfang parallel auch ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen. Falls das Finanzamt die App anerkennt, kannst du sie dann später problemlos benutzen. Falls es aber zu einem Streitfall kommt, hast du dich mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch abgesichert.
Noch ein wichtiger Punkt bei solchen Apps ist die sorgfältige Bedienung. Eine Studie hat gezeigt, dass sich die gängigsten Apps am stärksten im Funktionsumfang unterscheiden. Bei der Auswahl einer App solltest du Folgendes beachten:
- Kann die App von mehreren Fahrern genutzt werden?
- Kann die App auswerten, wie viele Fahrten geschäftlich und privat geführt wurden?
- Ist die App benutzerfreundlich?