facebook-pixel

Das solltest du zum Thema ÔÇťFahrtenbuchÔÇŁ wissen

Wenn du einen Firmenwagen besitzt und diesen auch privat verwendest, hast du die Pflicht ihn auch zu versteuern. Um den versteuerten Betrag zu ermitteln kannst du ein Fahrtenbuch f├╝hren, oder die 1%-Regelung anwenden. In diesem Artikel wirst du herausfinden, welche Methode sich f├╝r dich lohnen w├╝rde und wie ein solches Buch gef├╝hrt wird.

Der Kontist Letter f├╝r Selbst├Ąndige und Freelancer, dargestellt im klassischen Briefumschlag mit Notizbuch und Stift

Gratis Starter-Guide

Neu: Der Kontist Letter - lesen, was f├╝r Selbst├Ąndige wirklich z├Ąhlt. Abonnieren und Starter-Guide f├╝r Selbst├Ąndige bekommen!

Wann musst du als Gr├╝nder ein Fahrtenbuch f├╝hren?

Ein Fahrtenbuch muss also erst gef├╝hrt werden, wenn der Firmenwagen nicht nur f├╝r die Firma, sondern auch privat verwendet wird. Besonders bei Einzelgr├╝ndern geht das Finanzamt davon aus, dass sie den Firmenwagen auch privat einsetzen, bis das Gegenteil mit einem Fahrtenbuch bewiesen wird. Dies ist so, weil ein sogenannter ÔÇ×geldwerter VorteilÔÇť bei privater Nutzung entstehen w├╝rde. Das hei├čt, dass ein privater Vorteil durch unternehmerische Sachleistungen entstehen w├╝rde.

Mit diesem Buch wird festgelegt, wie viele Kilometer der Firmenwagen privat und wie viele betrieblich genutzt wurde. Als Betriebsausgabe kannst du nur die betrieblichen Wege berechnen. Die Nutzung des Firmenwagens f├╝r private Zwecke stellt einen geldwerten Vorteil dar, welcher als eine Betriebsentnahme angesehen wird. Das Auto kann zum Beispiel f├╝r folgende Zwecke genutzt werden:

  • Private Fahrten (geldwerter Vorteil)
  • Dienstliche Fahrten
  • Fahrten durch eine doppelte Haushaltsf├╝hrung (wenn zum Beispiel der Arbeits- und der Wohnort getrennt sind)
  • Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung (geldwerter Vorteil)

Falls du das Fahrtenbuch nicht f├╝hren m├Âchtest, kannst du auch die 1%-Regelung anwenden und den Anteil f├╝r die private Verwendung des Firmenwagens pauschal ermitteln.

Mann betankt w├Ąhrend einer Gesch├Ąftsreise sein Auto: Die Fahrtkosten sollten bei der Reisekostenabrechnung aufgef├╝hrt werden.

Die Alternative - die 1%-Regelung

Wenn du keine schriftliche Form der ├ťbersicht f├╝hren m├Âchtest und der Firmenwagen trotzdem auch privat genutzt wird, dann kommt die 1%-Regelung zum Einsatz. Das hei├čt, dass 1 % des Bruttolistenneupreises des Autos jeden Monat versteuert werden muss.

Hierbei hast du den Vorteil, dass du kein Fahrtenbuch f├╝hren musst und so viel Zeit sparst. Jedoch ist diese 1%-Regelung meistens teurer als die F├╝hrung eines Buchs.

Diese erh├Âhten Kosten k├Ânnen zwei Gr├╝nde haben: Je weniger du den Firmenwagen privat benutzt, umso teurer ist die 1%-Regelung f├╝r dich. Der zweite Grund ist, je ├Ąlter der Firmenwagen, umso ung├╝nstiger ist die 1%-Regelung. Dies ist ergibt sich, weil immer der Neupreis des Autos berechnet und versteuert wird. Also, auch wenn du das Auto gebraucht gekauft hast oder wenn es schon ein paar Jahre alt ist, wird weiterhin 1 % des Neupreises erhoben. Es ist nicht von Bedeutung, dass das Auto zum aktuellen Zeitpunkt bereits deutlich weniger wert ist als bei der Anschaffung.

Die 1%-Regelung kann nur verwendet werden, wenn du den Firmenwagen mehr als 50 % f├╝r Arbeitszwecke nutzt. Andernfalls hast du keine Wahl und musst ein Fahrtenbuch f├╝hren.

Was ist besser? Das Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung?

Nehmen wir zum Beispiel an, dass der Unternehmer Peter Jung mit seinem Firmenwagen 20.000 Kilometer j├Ąhrlich f├Ąhrt. 8.000 Kilometer davon fuhr er f├╝r private Zwecke (40 % des Gesamtwertes). Der Neuwagenwert seines Autos ist 30.000 Euro. Peters Wohnung liegt 20.000 Kilometer von seinem Arbeitsplatz entfernt (aufs ganze Jahr gerechnet). F├╝r den Weg zur Arbeit werden 0.03% vom Bruttopreis monatlich und pro Kilometer angesetzt. Das Finanzamt wird einen Lohnsteuersatz von 35 % berechnen.

1. Fall: Peter verwendet die 1%-Regelung

  • 1 % vom Neuwagenwert (30.000 Euro) ist 300 Euro monatlich, also 3.600 Euro Im Jahr.
  • Der Pauschalbetrag f├╝r den Arbeitsweg ist 180 Euro pro Monat (30.000 x 0.003 % * 20 km), also 2.160 Euro im Jahr.
  • Die Gesamtsumme ist 5.760 Euro.
  • Die Einkommensteuer w├╝rde in diesem Fall 2.016 Euro betragen (35 %)

2. Fall: Peter f├╝hrt ein Fahrtenbuch

  • Fahrzeug-Abschreibung f├╝r sechs Jahre betr├Ągt 5.000 Euro
  • Versicherung, Benzinkosten und Wartung j├Ąhrlich 4.500 Euro
  • Die Gesamtsumme ist 9.500 Euro
  • Der Privatanteil betr├Ągt 40 %: 3.800 Euro
  • Die Einkommensteuer ist bei 35 % ist 1.330 Euro.

F├╝r Peter w├Ąre es also 700 Euro g├╝nstiger wenn er ein schriftliche Auflistung seiner Fahrten f├╝hren w├╝rde. In diesem Beispiel wurde es mit relativ wenigen Kilometer gezeigt. Bei manchen Vertrieblern und Dienstleistern, die deutlich h├Âhere Kilometerzahlen haben, kann die Differenz zwischen der 1%-Regelung und dem Fahrtenbuch weit ├╝ber 1.000 Euro hinausgehen. Mit dem Buch spart man also in den meisten F├Ąllen mehr Geld als mit der 1%-Regelung. Allerdings ist die schriftliche Auflistung auch ganz sch├Ân aufwendig und es gibt so einiges zu beachten, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden.

Ein korrektes Fahrtenbuch

Um es korrekt zu f├╝hren, muss es folgende Informationen vollst├Ąndig und zeitnah festhalten. Eine nachtr├Ągliche ├änderung der Daten ist nicht erlaubt. Es muss folgende Angaben enthalten :

  • Startort und Zielort
  • Datum der Fahrt
  • Der Fahrer des Autos
  • Der Kilometerstand des Wagens
  • Der Grund der Fahrt
  • Umwege und ihre Begr├╝ndung
  • Betriebliche oder private Fahrt?

Im Fall einer privaten Fahrt, ist es nur wichtig die Kilometerst├Ąnde zu erfassen. Der Grund und die Orte m├╝ssen und sollten nicht angegeben sein.

Die Aufgabe des Finanzamts ist es L├╝cken und Unstimmigkeiten in deinem Fahrtenbuch zu finden. Das hei├čt, dass das Finanzamt auch andere Belege und Rechnungen mit deiner Auflistung vergleichen wird. Sie ├╝berpr├╝fen auch, ob alle Angaben rechtzeitig erfasst wurde. Es ist also sehr wichtig, dass das Fahrtenbuch vollst├Ąndig und genau ist. Falls das Finanzamt irgendwelche L├╝cken findet, wird es automatisch die 1%-Regelung verwenden.

Falls es zu nachtr├Ąglichen ├änderungen kommt, m├╝ssen sie immer sichtbar sein. Bei einem handschriftlich gef├╝hrten Buch keinen Tipp-Ex nutzen, sondern die Fehler nur durchstreichen, sodass sie immer noch lesbar sind. Auch bei elektronisch gef├╝hrten Fahrtenb├╝chern m├╝ssen alle ├änderungen dokumentiert sein.

Fahrtenbuch f├╝hren: handschriftlich oder elektronisch?

Die klassische Weise ist es, es handschriftlich zu machen. In der heutigen Zeit, wo alles digitalisiert ist, kam nat├╝rlich auch das Interesse an elektronischen Fahrtenb├╝chern auf. Heutzutage gibt es auch solche, die im Auto eingebaut sind, und manche die an das Auto durch die Servicesteckdose oder Bordsteckdose montiert werden. Es gibt auch g├╝nstige und kostenlose Apps, die dir helfen k├Ânnen ein elektronisches Fahrtenbuch zu f├╝hren. Bei solchen Apps solltest du aber vorsichtig sein, da nicht alle Apps mit den Regeln des Finanzamts konform sind. Wir haben auch einen interessanten Artikel Buchhaltungssoftware ├╝ber Software f├╝r die Buchhaltung, wo du viele n├╝tzliche Informationen finden kannst.

F├╝r die F├╝hrung des Fahrtenbuchs sind Word-Dokumente und Excel-Tabellen nicht erlaubt, da in diesen Programmen eine nachtr├Ągliche ├änderung unbemerkt erfolgen k├Ânnte.

Sind Apps eine echte Alternative?

Das gr├Â├čte Problem bei Apps f├╝r die F├╝hrung des Fahrtenbuchs ist, dass du nicht sicher bist, ob sie den Anforderungen des Finanzamts gen├╝gen. Viele App-Anbieter sagen nat├╝rlich, dass ihre App vom Finanzamt anerkannt ist. Meistens wird aber darauf hingewiesen, dass sie dies nicht garantieren.

Deshalb ist es empfohlen, am Anfang parallel auch ein handschriftliches Fahrtenbuch zu f├╝hren. Falls das Finanzamt die App anerkennt, kannst du sie dann sp├Ąter problemlos benutzen. Falls es aber zu einem Streitfall kommt, hast du dich mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch abgesichert.

Noch ein wichtiger Punkt bei solchen Apps ist die sorgf├Ąltige Bedienung. Eine Studie hat gezeigt, dass sich die g├Ąngigsten Apps am gr├Â├čten im Funktionsumfang unterscheiden. Bei der Auswahl einer App solltest du folgendes beachten:

  • Kann die App von mehreren Fahrern genutzt werden?
  • Kann die App auswerten, wie viele Fahrten gesch├Ąftlich und privat gef├╝hrt wurden?
  • Ist die App benutzerfreundlich?

Sonderf├Ąlle

Generell ist das Finanzamt sehr streng, was das Fahrtenbuch betrifft. Es werden keine Ausnahmen akzeptiert. Hier sind ein paar Beispiele von Sonderf├Ąllen:

a. Du hast ein Leasingfahrzeug

Auch wenn du ein Fahrzeug geleast hast, gelten die gleichen Regelungen des Fahrtenbuchs wie bei einem eigenen Wagen. Die Leasingrate, Kosten f├╝r Kraftstoff, Versicherungen usw. m├╝ssen steuerlich abgesetzt werden. Der private Anteil der Verwendung des Leasingsfahrzeugs muss versteuert werden.

b. Fahrtenbuch verloren

In so einem Fall wird automatisch die 1%-Regelung angewendet. Es wird dringend empfohlen Fahrtenb├╝cher zu sichern, auch wenn sie elektronisch sind.

c. Unvollst├Ąndiges Fahrtenbuch

Das Finanzamt pr├╝ft das Fahrtenbuch sehr genau. Deshalb ist es wichtig, dass du ein l├╝ckenloses Fahrtenbuch beim Finanzamt einreichst. Dieses Risiko solltest du vermeiden, da auch bei der kleinsten L├╝cken im Fahrtenbuch, das Finanzamt auf die 1%-Regelung umstellen wird.

Fazit

Ein Fahrtenbuch muss nur dann gef├╝hrt werden, wenn du das Fahrzeug auch privat verwenden willst. Wenn kein anderes Fahrzeug in deinem Haushalt ist, wird das Finanzamt dies automatisch unterstellen. Mit dem Fahrtenbuch kannst du also in diesem Fall das Gegenteil beweisen. Die F├╝hrung eines Fahrtenbuchs kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb solltest du ├╝berpr├╝fen, ob das Fahrtenbuch wirklich eine kosteng├╝nstigere Alternative gegen├╝ber der 1%-Regelung f├╝r dich ist.

Falls die 1%-Regelung f├╝r dich nicht in Frage kommt, dann solltest du gut darauf achten, dass dein Fahrtenbuch l├╝ckenlos, vollst├Ąndig und zeitnah gef├╝hrt ist. Das Fahrtenbuch kannst du handschriftlich f├╝hren, aber auch elektronisch. Heutzutage gibt es auch viele Apps daf├╝r. Das wichtigste dabei ist, dass alle ├änderungen nachvollziehbar sind. Excel und Word sind nicht f├╝r das Fahrtenbuch geeignet, da mit ihnen ├änderungen unbemerkt durchgef├╝hrt werden k├Ânnen.

Der Kontist Letter f├╝r Selbst├Ąndige und Freelancer, dargestellt im klassischen Briefumschlag mit Notizbuch und Stift

Gratis Starter-Guide

Neu: Der Kontist Letter - lesen, was f├╝r Selbst├Ąndige wirklich z├Ąhlt. Abonnieren und Starter-Guide f├╝r Selbst├Ąndige bekommen!

Do your thing, not your taxes