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Buchhaltung mit FastBill - ein Test

Eine Cloudlösung fĂŒr SelbstĂ€ndige und Online HĂ€ndler.

Jeden Monat das gleiche Spiel. Du plagst dich mit Tankbelegen, Rechnungen und Mahnungen herum. Und das, obwohl du schon genug mit dem Aufbau deines GeschĂ€fts und der Fertigstellung deiner AuftrĂ€ge zu tun hast. Erleichterung versprechen mittlerweile verschiedene cloudbasierte Software Programme, die dir einiges an zeitfressenden Aufgaben abnehmen können. Gleichzeitig verschaffen sie dir einen guten Überblick ĂŒber deine Finanzsituation. FastBill gehört zu den bekannteren Anbietern unter den Software Programmen. Das Unternehmen spezialisiert sich darauf, insbesondere SelbststĂ€ndigen und kleinen Unternehmen das Buchhalten zu erleichtern. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei fĂŒr Dich zusammengefasst.

FastBill - Billing me Softly

FastBill ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der sich gezielt an kleine Firmen, SelbststĂ€ndige und Freelancer richtet und die Buchhaltung, Rechnungsstellung und SteuererklĂ€rung fĂŒr eben solche erleichtern soll. Der große Vorteil einer solchen Browser- basierten-Cloud-Lösung: Du kannst von ĂŒberall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst ist einen Browser. Im Gegensatz zu bestehenden Buchhaltungssystemen verzichtet FastBill auch fĂŒr die Zielgruppe auf ĂŒberflĂŒssige Funktionen: „Einfach, ĂŒbersichtlich, anwenderzentriert“- so das Versprechen des Anbieters, der fĂŒr sein Design sogar mit dem Design Dot Award ausgezeichnet wurde.

Umfangreiche Funktionen fĂŒr einen kleinen Taler

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei FastBill kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, ĂŒber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlĂ€sslich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gĂ€ngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei FastBill kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Mehrsprachige Vorlagen kannst du ganz nach deinen WĂŒnschen gestalten und so all deine Dokumente professionell in eigenem Corporate Design versenden. Selbst in der Basic Version fĂŒr monatlich 9 Euro kannst du bereits eine unbegrenzte Anzahl an Kunden und Rechnungen in eigenem Format anlegen. Ein echter Pluspunkt, da vergleichbare Anbieter, wie beispielsweise Debitoor oder Billomat, die Anzahl von Rechnungen in ihren gĂŒnstigen Abo Paketen einschrĂ€nken. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natĂŒrlich auch ausdrucken und per Post versenden. Ein großes Plus fĂŒr Dich und deine Kunden ist, dass sie ihre Rechnungen direkt per Paypal, SofortĂŒberweisung oder Stripe bezahlen können.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei FastBill bereits auf der Startseite sehen. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir das Tool auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit FastBill kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen Überblick ĂŒber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugehörigen UmsatzsteuerbetrĂ€ge buchen. Die Belege kannst du von ĂŒberall an dein Dashboard senden. Ob du diese direkt ĂŒber Drag & Drop von deinem Computer reinziehst oder sie ĂŒber eine geheime Email Adresse an deinen Account weiterleitest ist Dir ĂŒberlassen. Mit eine Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs Einscannen und anschließend an dein FastBill Account senden. Die automatische Texterkennung von FastBill erleichtert einem auch die Erfassung der Daten. (Siehe Bild)

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Automatische Texterkennung in FastBill: Der Beleg wird erkannt und die Felder (rechts) werden automatisch ausgefĂŒllt. So dauert das Einbuchen eines Belegs keine 5 Sekunden.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung lĂ€uft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu ĂŒbermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Leider bietet FastBill diese Schnittstelle nicht an, was fĂŒr mich völlig unverstĂ€ndlich ist, da das Tool mit dem DATEV Export eigentlich bereits alle Weichen dafĂŒr gestellt hat. Wenn du hierfĂŒr sowieso einen Steuerberater verwendest, ist das natĂŒrlich kein Problem, aber diejenigen die keinen Steuerberater fĂŒr die USt.-Voranmeldung bezahlen möchten, mĂŒssten sich die Daten aus FastBill zunĂ€chst exportieren, um anschließend die aufbereitete USt.- Voranmeldung im Elster- Portal einzureichen.

EÜR

Eine einfache Einnahmen und Überschussrechnung (EÜR) ist auch ĂŒber die Exportfunktion zu bewĂ€ltigen. Mit einem Knopfdruck kannst du die Daten exportieren oder direkt an deinen Steuerberater weiterleiten. Leider ist die EÜR bei FastBill nicht wirklich prickelnd aufbereitet. Alles ist darauf ausgelegt, dass man die Daten exportiert und an seinen Steuerberater schickt. Wer die EÜR selbst erstellen möchte, muss die GegenĂŒberstellung mittels der FastBill Daten immer noch hĂ€ndisch machen. LĂ€nger als eine halbe Stunde wirst du dafĂŒr aber nicht brauchen, um alle erforderlichen Informationen in die EÜR einzutragen und diese anschließend ĂŒber das Elster-Portal zu verschicken.

Schnittstelle fĂŒr den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit FastBill selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das ĂŒber die DATEV-Schnittstelle die FastBill zur VerfĂŒgung stellt. Mit nur einem Mausklick kannst du deine Monatsabrechnung an deinen Steuerberater senden.

Kundenverwaltung

Mit FastBill hast du deine Kundendaten immer und ĂŒberall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugehörigen Projekten und Rechnungen hat man bei FastBill schnellen Zugriff. Mittels interner Notizen kannst du die Vorlieben, WĂŒnsche oder auch die Erreichbarkeit deiner Kunden notieren. Kunde trinkt seinen Kaffee mit laktosefreier Milch, - Vorsicht, SpĂ€tzahler. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per Excel, XML oder CSV Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren. Im sogenannten Online Kundencenter von FastBill können deine Kunden den Status ihrer Angebote, Rechnungen und Projekte sehen und von dort aus jederzeit ihre Rechnungen herunterladen und bezahlen.

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Mit FastBill hast Du alle Kundendaten und die dazugehörigen Projekte im Blick.

Praktische Zusatzfunktionen

FastBill bietet seinen Kunden neben der ĂŒblichen Funktionen eine gute Handvoll praktischer Extras, die sich von anderen Buchhaltungssoftwares unterscheiden.

Banking-Integration

Seit einigen Monaten kann man eigene Bankkonten mit dem Buchhaltungsprogramm verknĂŒpfen. So kannst du Belege einfach per Drag ́n Drop zu Zahlungen zuordnen, beleglose Zahlungen verwalten und Mitarbeitern Zugriff gewĂ€hren, ohne PIN und TANs zu verraten. Wenn dein Steuerberater sich nicht stĂ€ndig durch deine KontoauszĂŒge wĂŒhlen muss, um den Zahlungsnachweis einer Rechnung zu finden, spart das ihm Zeit und dir Geld! FastBill unterstĂŒtzt bereits ĂŒber 3.000 Banken aus Deutschland und schon viele aus Österreich und der Schweiz. Außerdem kannst du dein Paypal Konto und zahlreiche andere Kreditkarten und Online Dienste verknĂŒpfen. Leider sind einige Kreditkarten, wie beispielsweise die der DKB (obwohl man ein DKB Bankkonto verknĂŒpfen kann), bei FastBill noch nicht integriert. Sie arbeiten nach wie vor daran, weitere Dienste und Kreditkarten hinzuzufĂŒgen. Die Zukunft des Online Bankings in FastBill sieht auch vor, dass du bald Überweisungen direkt im Programm tĂ€tigen kannst. Dann kannst du auch deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick bezahlen, ohne dich extra bei deiner Bank anmelden zu mĂŒssen. Das wĂ€re tatsĂ€chlich sehr praktisch.

Echtzeit Zeiterfassung

Bei FastBill lĂ€sst sich aus jedem MenĂŒ heraus eine Stoppuhr bzw. eine Zeiterfassungsmaske im rechten Seitenbereich öffnen. Hier lassen sich die Zeiten fĂŒr ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Produkte) erfassen. Auch bereits geleistete und nicht mit dem Programm erfasste Arbeitszeiten lassen sich so blitzschnell eintragen. Besonders praktisch erscheint mir dieses Extra fĂŒr kleine Unternehmen, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was bisher mĂŒhsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, erfordert mit FastBill nur wenige Minuten.

Schnittstellen fĂŒr Amazon VerkĂ€ufer und Online Shops

FĂŒr Amazon Seller dĂŒrfte die Zusammenarbeit von FastBill mit Taxdoo einen echten Durchbruch bedeutet haben, denn eine Amazon Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme und wenn doch, sind diese meist auf Amazon spezialisiert und bieten kein vollwertiges Buchhaltungssystem fĂŒr VerkĂ€ufer, die auch außerhalb von Amazon UmsĂ€tze erzielen.

Mit FastBill und Taxdoo kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. Über die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Taxdoo trackt Lagerbewegungen durch Amazon und importiert alle RĂŒckbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Shopanbieter ĂŒber Jimdo, Woocommerce, Ebay oder Shopware dĂŒrfen sich gleichermaßen ĂŒber entsprechende FastBill Schnittstellen freuen. Auch hier werden die Bestellungen und Kundendaten automatisch durch FastBill importiert.

Einfache Handhabung mit ĂŒbersichtlichem Design

Bei der Handhabung kann man bei FastBill nicht meckern. Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht und alle Funktionen sind intuitiv nutzbar. Im Dashboard hast du sofort einen Überblick ĂŒber deine UmsĂ€tze. VerspĂ€tet oder bereits gemahnte Rechnungen gehen damit nicht mehr unter und du kannst mit nur einem Schritt die Rechnung ansehen und gegebenenfalls eine Mahnung erstellen. Vom Dashboard aus aus gelangst du direkt zu allen wichtigen Funktionen im Programm.

Die smarte Texterkennung und der geheime Email Eingang (Achtung nicht in der basic Version enthalten) machen es dir wirklich einfach deine „papierloses BĂŒro“ einzupflegen. Das VerknĂŒpfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist mit FastBill auch deutlich einfacher. Im Bereich Banking kannst du all deine GeschĂ€fts- oder Privatkonten mit dem Buchhaltungstool verbinden. Dort siehst du genauso wie beim Online Banking alle Ab- und ZuflĂŒsse. Möchtest du einen Beleg einer Zahlung zuweisen, kannst du im FastBill Banking deinen Beleg einfach mit der dazugehörigen Zahlung verknĂŒpfen. Auf dieses Weise fĂ€llt dir auch auf, wenn du mal vergessen haben solltest, einen Beleg zu erfassen. Das Erstellen von Rechnungen und Kundendaten geht ebenso mĂŒhelos von der Hand. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt dabei automatisch. Danach erkennt FastBill Informationen wie Absender und Betrag auf den Belegen und ordnet sie der passenden Zahlung auf deinem Konto zu. Auf diese Weise verlierst du nie den Überblick. All das fließt dann in den Monatsreport ein, den du exportieren und an deinen Steuerberater schicken kannst.

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Das FastBill Dashboard: Hier hast du sofort einen Überblick ĂŒber Deine UmsĂ€tze und fĂ€llige Rechnungen

Die Einrichtung ist zwar relativ einfach und dank gĂ€ngiger Importfunktionen muss man vorhandene Daten auch nicht neu einpflegen. Dennoch nimmt es zu Beginn einige Zeit in Anspruch sich mit den Funktionen vertraut zu machen und die eigenen Daten und Vorlagen zu bearbeiten. Anschließend genießt du mit FastBill jedoch einen deutlich verbesserten Workflow und die Buchhaltung geht so einfach von Hand, dass du dich wieder auf das Wesentliche in deinem GeschĂ€ft konzentrieren kannst.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Sowohl fĂŒr die Einrichtung als auch fĂŒr generelle Probleme steht bei FastBill schnell der Kundensupport zur VerfĂŒgung. Mit erster Hilfe versorgt Dich zunĂ€chst eine sehr umfangreiche und gut strukturierte FAQ-Datenbank. Auf einfache Einrichtungsfragen erhĂ€ltst du entweder direkt telefonisch oder ĂŒber die Nachrichten Funktion im Dashboard in relativ kurzer Zeit eine Antwort. Telefonisch werden deine Fragen sofort und ohne lange Warteschleife beantwortet. Auf Fragen die man per Nachrichtenfunktion stellt wird innerhalb von 1-2 Stunden geantwortet. Die Kommunikation lief sehr unkompliziert und persönlich. Man fĂŒhlt sich nicht im Stich gelassen und alle Support Mitarbeiter hinterließen einen kompetenten und sehr hilfsbereiten Eindruck.

Gesetzeskonform und sicher

Die Daten werden auf FastBill Servern in einer „Private Cloud“ in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Im Gegensatz zu öffentlichen Cloud-Hosting Diensten kann FastBill so schneller reagieren, besser administrieren und die Daten werden nicht einfach aus der Hand gegeben. Damit erfĂŒllen Sie auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD im Falle einer BetriebsprĂŒfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollstĂ€ndige, korrekte, unverĂ€nderbare und ordnungsgemĂ€ĂŸe BuchfĂŒhrung mit FastBill gewĂ€hrleistet ist.

FastBill bietet mit 9€/Monat bereits einen breiten Funktionsumfang

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preis Modelle: Starter (9€/ Monat oder 90€ im Jahresabo)) Pro ( 29€/ Monat oder 290€ im Jahresabo) und Pro Max (49€/ Monat oder 490€ im Jahresabo) Im Unterschied zu vergleichbar gĂŒnstigen Anbietern kannst du im Starter Abo bereits unbegrenzt Rechnungen, Belege und Kunden anlegen und scannen. Sofern du als Freiberufler nur ein Bankkonto verknĂŒpfen möchtest, ist die Starter Version fĂŒr den Anfang völlig ausreichend, denn alle Grundfunktionen wie die Texterkennung, der Steuerberater Report und ein eigenes Rechnungslayout sind bereits im vollem Umfang nutzbar. Mit der Pro Version genießt du bereits uneingeschrĂ€nkt alle Funktionen von FastBill. du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Konten (inkl. Paypal und zahlreiche Kreditkarten) verknĂŒpfen und sogar Zahlungen ĂŒber Paypal oder SofortĂŒberweisung empfangen. In diesem Abo Modell findest du nun auch die praktische Email Inbox fĂŒr Belege und kannst bis zu 5 Mitarbeiter fĂŒr deinen Account freischalten ohne sensible Bankdaten und Tans herauszugeben. Die MaxPro Version unterscheidet sich lediglich in einem priorisierten Support und bietet zusĂ€tzliche BenutzerzugĂ€nge und Datenspeicher. Ob du die monatlichen Mehrkosten von 20€ fĂŒr diese Version fĂŒr dich sinnvoll sind, kannst du selbst herausfinden. Damit sich jeder ein Bild davon machen kann, welche Funktionen er benötigt und welche nicht, bietet FastBill jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an. In diesem Zeitraum stehen dir alle Funktionen zur VerfĂŒgung, auch die der Pro- Variante.

StarterProPro Max
Kosten9 Euro pro Monat29 Euro pro Monat49 Euro pro Monat
RechnungenUnbegrenztUnbegrenztUnbegrenzt
BelegeUnbegrenztUnbegrenztUnbegrenzt
BankingEin KontoMehrere KontenMehrere Konten
Benutzer1 Nutzer5 Nutzer10 Nutzer
Speicher5 GB10 GB20 GB
API Calls / h1001.00010.000
ExtrasSteuerberater-Report; smarte TexterkennungSteuerberater-Report; smarteTexterkennung; E-Mail Inbox fĂŒr Belege; Whitelabel Kundencenter; Zahlungen empfangen per Kreditkarte, Paypal & SOFORT ÜberweisungSteuerberater-Report; smarte Texterkennung; E-Mail Inbox fĂŒr Belege; Whitelabel Kundencenter; Zahlungen empfangen per Kreditkarte, Paypal & SOFORT Überweisung; priorisierter Support

FĂŒr wen eignet sich FastBill?

FĂŒr Freiberufler, SelbststĂ€ndige und kleine Unternehmen. Insbesondere fĂŒr Amazon Seller und Online Shops bietet es eine tolle Komplettlösung in der Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert gebucht werden können. Im Gegensatz zu anderen Amazon Abrechnungstools (wie Amainvoice oder EasyBill ) bekommt man mit FastBill bereits fĂŒr relativ kleinen Taler eine Komplettlösung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen ĂŒbersichtlich verwalten werden und der Monatsabschluss auf Knopfdruck an den Steuerberater gesendet werden kann. Auch fĂŒr kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern bietet FastBill dank der Echtzeit Zeiterfassung und der Banking- Integration Vorteile, die andere Buchhaltungstools nicht - oder nur zu einem sehr viel höheren Preis leisten. Nun gibt es aber Menschen, die nicht jeden Monat dafĂŒr bezahlen wollen, dass ein Steuerberater die ihm zugeschickten Einnahmen und Ausgaben verbucht und im Anschluss die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Leider gibt es bei FastBill weder eine ELSTER Schnittstelle noch werden die Daten fĂŒr die EÜR ansprechend aufbereitet. Ratsam ist es daher FastBill einen Monat kostenlos zu testen, um zu schauen wie gut du mit den aufbereiteten Daten zurecht kommst.

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