MAIN - Blog Buchhaltung - "Buchhaltung mit FastBill - ein Test"

Eine Cloudlösung für Selbständige und Online Händler.

Jeden Monat das gleiche Spiel. Du plagst dich mit Tankbelegen, Rechnungen und Mahnungen herum. Und das, obwohl du schon genug mit dem Aufbau deines Geschäfts und der Fertigstellung deiner Aufträge zu tun hast. Erleichterung versprechen mittlerweile verschiedene cloudbasierte Software Programme, die dir einiges an zeitfressenden Aufgaben abnehmen können. Gleichzeitig verschaffen sie dir einen guten Überblick über deine Finanzsituation. FastBill gehört zu den bekannteren Anbietern unter den Software Programmen. Das Unternehmen spezialisiert sich darauf, insbesondere Selbstständigen und kleinen Unternehmen das Buchhalten zu erleichtern. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei für Dich zusammengefasst.

FastBill - Billing me Softly

FastBill ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der sich gezielt an kleine Firmen, Selbstständige und Freelancer richtet und die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Steuererklärung für eben solche erleichtern soll. Der große Vorteil einer solchen Browser- basierten-Cloud-Lösung: Du kannst von überall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst ist einen Browser. Im Gegensatz zu bestehenden Buchhaltungssystemen verzichtet FastBill auch für die Zielgruppe auf überflüssige Funktionen: „Einfach, übersichtlich, anwenderzentriert“- so das Versprechen des Anbieters, der für sein Design sogar mit dem Design Dot Award ausgezeichnet wurde.

Umfangreiche Funktionen für einen kleinen Taler

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei FastBill kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei FastBill kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Mehrsprachige Vorlagen kannst du ganz nach deinen Wünschen gestalten und so all deine Dokumente professionell in eigenem Corporate Design versenden. Selbst in der Basic Version für monatlich 9 Euro kannst du bereits eine unbegrenzte Anzahl an Kunden und Rechnungen in eigenem Format anlegen. Ein echter Pluspunkt, da vergleichbare Anbieter, wie beispielsweise Debitoor oder Billomat, die Anzahl von Rechnungen in ihren günstigen Abo Paketen einschränken. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natürlich auch ausdrucken und per Post versenden. Ein großes Plus für Dich und deine Kunden ist, dass sie ihre Rechnungen direkt per Paypal, Sofortüberweisung oder Stripe bezahlen können.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei FastBill bereits auf der Startseite sehen. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir das Tool auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit FastBill kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Die Belege kannst du von überall an dein Dashboard senden. Ob du diese direkt über Drag & Drop von deinem Computer reinziehst oder sie über eine geheime Email Adresse an deinen Account weiterleitest ist Dir überlassen. Mit eine Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs Einscannen und anschließend an dein FastBill Account senden. Die automatische Texterkennung von FastBill erleichtert einem auch die Erfassung der Daten. (Siehe Bild)

Automatische Texterkennung in FastBill: Der Beleg wird erkannt und die Felder (rechts) werden automatisch ausgefüllt. So dauert das Einbuchen eines Belegs keine 5 Sekunden.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Leider bietet FastBill diese Schnittstelle nicht an, was für mich völlig unverständlich ist, da das Tool mit dem DATEV Export eigentlich bereits alle Weichen dafür gestellt hat. Wenn du hierfür sowieso einen Steuerberater verwendest, ist das natürlich kein Problem, aber diejenigen die keinen Steuerberater für die USt.-Voranmeldung bezahlen möchten, müssten sich die Daten aus FastBill zunächst exportieren, um anschließend die aufbereitete USt.- Voranmeldung im Elster- Portal einzureichen.

EÜR

Eine einfache Einnahmen und Überschussrechnung (EÜR) ist auch über die Exportfunktion zu bewältigen. Mit einem Knopfdruck kannst du die Daten exportieren oder direkt an deinen Steuerberater weiterleiten. Leider ist die EÜR bei FastBill nicht wirklich prickelnd aufbereitet. Alles ist darauf ausgelegt, dass man die Daten exportiert und an seinen Steuerberater schickt. Wer die EÜR selbst erstellen möchte, muss die Gegenüberstellung mittels der FastBill Daten immer noch händisch machen. Länger als eine halbe Stunde wirst du dafür aber nicht brauchen, um alle erforderlichen Informationen in die EÜR einzutragen und diese anschließend über das Elster-Portal zu verschicken.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit FastBill selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das über die DATEV-Schnittstelle die FastBill zur Verfügung stellt. Mit nur einem Mausklick kannst du deine Monatsabrechnung an deinen Steuerberater senden.

Kundenverwaltung

Mit FastBill hast du deine Kundendaten immer und überall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugehörigen Projekten und Rechnungen hat man bei FastBill schnellen Zugriff. Mittels interner Notizen kannst du die Vorlieben, Wünsche oder auch die Erreichbarkeit deiner Kunden notieren. Kunde trinkt seinen Kaffee mit laktosefreier Milch, - Vorsicht, Spätzahler. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per Excel, XML oder CSV Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren. Im sogenannten Online Kundencenter von FastBill können deine Kunden den Status ihrer Angebote, Rechnungen und Projekte sehen und von dort aus jederzeit ihre Rechnungen herunterladen und bezahlen.

Mit FastBill hast Du alle Kundendaten und die dazugehörigen Projekte im Blick.

Praktische Zusatzfunktionen

FastBill bietet seinen Kunden neben der üblichen Funktionen eine gute Handvoll praktischer Extras, die sich von anderen Buchhaltungssoftwares unterscheiden.

Banking-Integration

Seit einigen Monaten kann man eigene Bankkonten mit dem Buchhaltungsprogramm verknüpfen. So kannst du Belege einfach per Drag ́n Drop zu Zahlungen zuordnen, beleglose Zahlungen verwalten und Mitarbeitern Zugriff gewähren, ohne PIN und TANs zu verraten. Wenn dein Steuerberater sich nicht ständig durch deine Kontoauszüge wühlen muss, um den Zahlungsnachweis einer Rechnung zu finden, spart das ihm Zeit und dir Geld! FastBill unterstützt bereits über 3.000 Banken aus Deutschland und schon viele aus Österreich und der Schweiz. Außerdem kannst du dein Paypal Konto und zahlreiche andere Kreditkarten und Online Dienste verknüpfen. Leider sind einige Kreditkarten, wie beispielsweise die der DKB (obwohl man ein DKB Bankkonto verknüpfen kann), bei FastBill noch nicht integriert. Sie arbeiten nach wie vor daran, weitere Dienste und Kreditkarten hinzuzufügen. Die Zukunft des Online Bankings in FastBill sieht auch vor, dass du bald Überweisungen direkt im Programm tätigen kannst. Dann kannst du auch deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick bezahlen, ohne dich extra bei deiner Bank anmelden zu müssen. Das wäre tatsächlich sehr praktisch.

Echtzeit Zeiterfassung

Bei FastBill lässt sich aus jedem Menü heraus eine Stoppuhr bzw. eine Zeiterfassungsmaske im rechten Seitenbereich öffnen. Hier lassen sich die Zeiten für ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Produkte) erfassen. Auch bereits geleistete und nicht mit dem Programm erfasste Arbeitszeiten lassen sich so blitzschnell eintragen. Besonders praktisch erscheint mir dieses Extra für kleine Unternehmen, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was bisher mühsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, erfordert mit FastBill nur wenige Minuten.

Schnittstellen für Amazon Verkäufer und Online Shops

Für Amazon Seller dürfte die Zusammenarbeit von FastBill mit Taxdoo einen echten Durchbruch bedeutet haben, denn eine Amazon Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme und wenn doch, sind diese meist auf Amazon spezialisiert und bieten kein vollwertiges Buchhaltungssystem für Verkäufer, die auch außerhalb von Amazon Umsätze erzielen.

Mit FastBill und Taxdoo kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. Über die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Taxdoo trackt Lagerbewegungen durch Amazon und importiert alle Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Shopanbieter über Jimdo, Woocommerce, Ebay oder Shopware dürfen sich gleichermaßen über entsprechende FastBill Schnittstellen freuen. Auch hier werden die Bestellungen und Kundendaten automatisch durch FastBill importiert.

Einfache Handhabung mit übersichtlichem Design

Bei der Handhabung kann man bei FastBill nicht meckern. Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht und alle Funktionen sind intuitiv nutzbar. Im Dashboard hast du sofort einen Überblick über deine Umsätze. Verspätet oder bereits gemahnte Rechnungen gehen damit nicht mehr unter und du kannst mit nur einem Schritt die Rechnung ansehen und gegebenenfalls eine Mahnung erstellen. Vom Dashboard aus aus gelangst du direkt zu allen wichtigen Funktionen im Programm.

Die smarte Texterkennung und der geheime Email Eingang (Achtung nicht in der basic Version enthalten) machen es dir wirklich einfach deine „papierloses Büro“ einzupflegen. Das Verknüpfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist mit FastBill auch deutlich einfacher. Im Bereich Banking kannst du all deine Geschäfts- oder Privatkonten mit dem Buchhaltungstool verbinden. Dort siehst du genauso wie beim Online Banking alle Ab- und Zuflüsse. Möchtest du einen Beleg einer Zahlung zuweisen, kannst du im FastBill Banking deinen Beleg einfach mit der dazugehörigen Zahlung verknüpfen. Auf dieses Weise fällt dir auch auf, wenn du mal vergessen haben solltest, einen Beleg zu erfassen. Das Erstellen von Rechnungen und Kundendaten geht ebenso mühelos von der Hand. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt dabei automatisch. Danach erkennt FastBill Informationen wie Absender und Betrag auf den Belegen und ordnet sie der passenden Zahlung auf deinem Konto zu. Auf diese Weise verlierst du nie den Überblick. All das fließt dann in den Monatsreport ein, den du exportieren und an deinen Steuerberater schicken kannst.

Das FastBill Dashboard: Hier hast du sofort einen Überblick über Deine Umsätze und fällige Rechnungen

Die Einrichtung ist zwar relativ einfach und dank gängiger Importfunktionen muss man vorhandene Daten auch nicht neu einpflegen. Dennoch nimmt es zu Beginn einige Zeit in Anspruch sich mit den Funktionen vertraut zu machen und die eigenen Daten und Vorlagen zu bearbeiten. Anschließend genießt du mit FastBill jedoch einen deutlich verbesserten Workflow und die Buchhaltung geht so einfach von Hand, dass du dich wieder auf das Wesentliche in deinem Geschäft konzentrieren kannst.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Sowohl für die Einrichtung als auch für generelle Probleme steht bei FastBill schnell der Kundensupport zur Verfügung. Mit erster Hilfe versorgt Dich zunächst eine sehr umfangreiche und gut strukturierte FAQ-Datenbank. Auf einfache Einrichtungsfragen erhältst du entweder direkt telefonisch oder über die Nachrichten Funktion im Dashboard in relativ kurzer Zeit eine Antwort. Telefonisch werden deine Fragen sofort und ohne lange Warteschleife beantwortet. Auf Fragen die man per Nachrichtenfunktion stellt wird innerhalb von 1-2 Stunden geantwortet. Die Kommunikation lief sehr unkompliziert und persönlich. Man fühlt sich nicht im Stich gelassen und alle Support Mitarbeiter hinterließen einen kompetenten und sehr hilfsbereiten Eindruck.

Gesetzeskonform und sicher

Die Daten werden auf FastBill Servern in einer „Private Cloud“ in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Im Gegensatz zu öffentlichen Cloud-Hosting Diensten kann FastBill so schneller reagieren, besser administrieren und die Daten werden nicht einfach aus der Hand gegeben. Damit erfüllen Sie auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD im Falle einer Betriebsprüfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollständige, korrekte, unveränderbare und ordnungsgemäße Buchführung mit FastBill gewährleistet ist.

FastBill bietet mit 9€/Monat bereits einen breiten Funktionsumfang

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preis Modelle: Starter (9€/ Monat oder 90€ im Jahresabo)) Pro ( 29€/ Monat oder 290€ im Jahresabo) und Pro Max (49€/ Monat oder 490€ im Jahresabo) Im Unterschied zu vergleichbar günstigen Anbietern kannst du im Starter Abo bereits unbegrenzt Rechnungen, Belege und Kunden anlegen und scannen. Sofern du als Freiberufler nur ein Bankkonto verknüpfen möchtest, ist die Starter Version für den Anfang völlig ausreichend, denn alle Grundfunktionen wie die Texterkennung, der Steuerberater Report und ein eigenes Rechnungslayout sind bereits im vollem Umfang nutzbar. Mit der Pro Version genießt du bereits uneingeschränkt alle Funktionen von FastBill. du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Konten (inkl. Paypal und zahlreiche Kreditkarten) verknüpfen und sogar Zahlungen über Paypal oder Sofortüberweisung empfangen. In diesem Abo Modell findest du nun auch die praktische Email Inbox für Belege und kannst bis zu 5 Mitarbeiter für deinen Account freischalten ohne sensible Bankdaten und Tans herauszugeben. Die MaxPro Version unterscheidet sich lediglich in einem priorisierten Support und bietet zusätzliche Benutzerzugänge und Datenspeicher. Ob du die monatlichen Mehrkosten von 20€ für diese Version für dich sinnvoll sind, kannst du selbst herausfinden. Damit sich jeder ein Bild davon machen kann, welche Funktionen er benötigt und welche nicht, bietet FastBill jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an. In diesem Zeitraum stehen dir alle Funktionen zur Verfügung, auch die der Pro- Variante.

Für wen eignet sich FastBill?

Für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen. Insbesondere für Amazon Seller und Online Shops bietet es eine tolle Komplettlösung in der Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert gebucht werden können. Im Gegensatz zu anderen Amazon Abrechnungstools (wie Amainvoice oder EasyBill ) bekommt man mit FastBill bereits für relativ kleinen Taler eine Komplettlösung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen übersichtlich verwalten werden und der Monatsabschluss auf Knopfdruck an den Steuerberater gesendet werden kann. Auch für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern bietet FastBill dank der Echtzeit Zeiterfassung und der Banking- Integration Vorteile, die andere Buchhaltungstools nicht - oder nur zu einem sehr viel höheren Preis leisten. Nun gibt es aber Menschen, die nicht jeden Monat dafür bezahlen wollen, dass ein Steuerberater die ihm zugeschickten Einnahmen und Ausgaben verbucht und im Anschluss die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Leider gibt es bei FastBill weder eine ELSTER Schnittstelle noch werden die Daten für die EÜR ansprechend aufbereitet. Ratsam ist es daher FastBill einen Monat kostenlos zu testen, um zu schauen wie gut du mit den aufbereiteten Daten zurecht kommst.

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