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Buchhaltung mit FastBill - ein Test

Eine Cloudl├Âsung f├╝r Selbst├Ąndige und Online H├Ąndler.

Jeden Monat das gleiche Spiel. Du plagst dich mit Tankbelegen, Rechnungen und Mahnungen herum. Und das, obwohl du schon genug mit dem Aufbau deines Gesch├Ąfts und der Fertigstellung deiner Auftr├Ąge zu tun hast. Erleichterung versprechen mittlerweile verschiedene cloudbasierte Software Programme, die dir einiges an zeitfressenden Aufgaben abnehmen k├Ânnen. Gleichzeitig verschaffen sie dir einen guten ├ťberblick ├╝ber deine Finanzsituation. FastBill geh├Ârt zu den bekannteren Anbietern unter den Software Programmen. Das Unternehmen spezialisiert sich darauf, insbesondere Selbstst├Ąndigen und kleinen Unternehmen das Buchhalten zu erleichtern. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei f├╝r Dich zusammengefasst.

FastBill - Billing me Softly

FastBill ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der sich gezielt an kleine Firmen, Selbstst├Ąndige und Freelancer richtet und die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Steuererkl├Ąrung f├╝r eben solche erleichtern soll. Der gro├če Vorteil einer solchen Browser- basierten-Cloud-L├Âsung: Du kannst von ├╝berall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst ist einen Browser. Im Gegensatz zu bestehenden Buchhaltungssystemen verzichtet FastBill auch f├╝r die Zielgruppe auf ├╝berfl├╝ssige Funktionen: ÔÇ×Einfach, ├╝bersichtlich, anwenderzentriertÔÇť- so das Versprechen des Anbieters, der f├╝r sein Design sogar mit dem Design Dot Award ausgezeichnet wurde.

Umfangreiche Funktionen f├╝r einen kleinen Taler

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei FastBill kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, ├╝ber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und ÔÇô wenn n├Âtig ausdrucken kannst, ist unerl├Ąsslich. Deshalb geh├Ârt dieses Tool auch in jede g├Ąngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei FastBill kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Mehrsprachige Vorlagen kannst du ganz nach deinen W├╝nschen gestalten und so all deine Dokumente professionell in eigenem Corporate Design versenden. Selbst in der Basic Version f├╝r monatlich 9 Euro kannst du bereits eine unbegrenzte Anzahl an Kunden und Rechnungen in eigenem Format anlegen. Ein echter Pluspunkt, da vergleichbare Anbieter, wie beispielsweise Debitoor oder Billomat, die Anzahl von Rechnungen in ihren g├╝nstigen Abo Paketen einschr├Ąnken. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen nat├╝rlich auch ausdrucken und per Post versenden. Ein gro├čes Plus f├╝r Dich und deine Kunden ist, dass sie ihre Rechnungen direkt per Paypal, Sofort├╝berweisung oder Stripe bezahlen k├Ânnen.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool geh├Ârt auch eine Mahnfunktion. Verz├Âgert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei FastBill bereits auf der Startseite sehen. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, erm├Âglicht dir das Tool auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit FastBill kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen ├ťberblick ├╝ber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugeh├Ârigen Umsatzsteuerbetr├Ąge buchen. Die Belege kannst du von ├╝berall an dein Dashboard senden. Ob du diese direkt ├╝ber Drag & Drop von deinem Computer reinziehst oder sie ├╝ber eine geheime Email Adresse an deinen Account weiterleitest ist Dir ├╝berlassen. Mit eine Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs Einscannen und anschlie├čend an dein FastBill Account senden. Die automatische Texterkennung von FastBill erleichtert einem auch die Erfassung der Daten. (Siehe Bild)

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Automatische Texterkennung in FastBill: Der Beleg wird erkannt und die Felder (rechts) werden automatisch ausgef├╝llt. So dauert das Einbuchen eines Belegs keine 5 Sekunden.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l├Ąuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu ├╝bermitteln, ben├Âtigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Leider bietet FastBill diese Schnittstelle nicht an, was f├╝r mich v├Âllig unverst├Ąndlich ist, da das Tool mit dem DATEV Export eigentlich bereits alle Weichen daf├╝r gestellt hat. Wenn du hierf├╝r sowieso einen Steuerberater verwendest, ist das nat├╝rlich kein Problem, aber diejenigen die keinen Steuerberater f├╝r die USt.-Voranmeldung bezahlen m├Âchten, m├╝ssten sich die Daten aus FastBill zun├Ąchst exportieren, um anschlie├čend die aufbereitete USt.- Voranmeldung im Elster- Portal einzureichen.

E├ťR

Eine einfache Einnahmen und ├ťberschussrechnung (E├ťR) ist auch ├╝ber die Exportfunktion zu bew├Ąltigen. Mit einem Knopfdruck kannst du die Daten exportieren oder direkt an deinen Steuerberater weiterleiten. Leider ist die E├ťR bei FastBill nicht wirklich prickelnd aufbereitet. Alles ist darauf ausgelegt, dass man die Daten exportiert und an seinen Steuerberater schickt. Wer die E├ťR selbst erstellen m├Âchte, muss die Gegen├╝berstellung mittels der FastBill Daten immer noch h├Ąndisch machen. L├Ąnger als eine halbe Stunde wirst du daf├╝r aber nicht brauchen, um alle erforderlichen Informationen in die E├ťR einzutragen und diese anschlie├čend ├╝ber das Elster-Portal zu verschicken.

Schnittstelle f├╝r den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit FastBill selbst erledigen und anschlie├čend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das ├╝ber die DATEV-Schnittstelle die FastBill zur Verf├╝gung stellt. Mit nur einem Mausklick kannst du deine Monatsabrechnung an deinen Steuerberater senden.

Kundenverwaltung

Mit FastBill hast du deine Kundendaten immer und ├╝berall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugeh├Ârigen Projekten und Rechnungen hat man bei FastBill schnellen Zugriff. Mittels interner Notizen kannst du die Vorlieben, W├╝nsche oder auch die Erreichbarkeit deiner Kunden notieren. Kunde trinkt seinen Kaffee mit laktosefreier Milch, - Vorsicht, Sp├Ątzahler. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per Excel, XML oder CSV Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren. Im sogenannten Online Kundencenter von FastBill k├Ânnen deine Kunden den Status ihrer Angebote, Rechnungen und Projekte sehen und von dort aus jederzeit ihre Rechnungen herunterladen und bezahlen.

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Mit FastBill hast Du alle Kundendaten und die dazugeh├Ârigen Projekte im Blick.

Praktische Zusatzfunktionen

FastBill bietet seinen Kunden neben der ├╝blichen Funktionen eine gute Handvoll praktischer Extras, die sich von anderen Buchhaltungssoftwares unterscheiden.

Banking-Integration

Seit einigen Monaten kann man eigene Bankkonten mit dem Buchhaltungsprogramm verkn├╝pfen. So kannst du Belege einfach per Drag ╠ün Drop zu Zahlungen zuordnen, beleglose Zahlungen verwalten und Mitarbeitern Zugriff gew├Ąhren, ohne PIN und TANs zu verraten. Wenn dein Steuerberater sich nicht st├Ąndig durch deine Kontoausz├╝ge w├╝hlen muss, um den Zahlungsnachweis einer Rechnung zu finden, spart das ihm Zeit und dir Geld! FastBill unterst├╝tzt bereits ├╝ber 3.000 Banken aus Deutschland und schon viele aus ├ľsterreich und der Schweiz. Au├čerdem kannst du dein Paypal Konto und zahlreiche andere Kreditkarten und Online Dienste verkn├╝pfen. Leider sind einige Kreditkarten, wie beispielsweise die der DKB (obwohl man ein DKB Bankkonto verkn├╝pfen kann), bei FastBill noch nicht integriert. Sie arbeiten nach wie vor daran, weitere Dienste und Kreditkarten hinzuzuf├╝gen. Die Zukunft des Online Bankings in FastBill sieht auch vor, dass du bald ├ťberweisungen direkt im Programm t├Ątigen kannst. Dann kannst du auch deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick bezahlen, ohne dich extra bei deiner Bank anmelden zu m├╝ssen. Das w├Ąre tats├Ąchlich sehr praktisch.

Echtzeit Zeiterfassung

Bei FastBill l├Ąsst sich aus jedem Men├╝ heraus eine Stoppuhr bzw. eine Zeiterfassungsmaske im rechten Seitenbereich ├Âffnen. Hier lassen sich die Zeiten f├╝r ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Produkte) erfassen. Auch bereits geleistete und nicht mit dem Programm erfasste Arbeitszeiten lassen sich so blitzschnell eintragen. Besonders praktisch erscheint mir dieses Extra f├╝r kleine Unternehmen, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was bisher m├╝hsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gel├Âst wurde, erfordert mit FastBill nur wenige Minuten.

Schnittstellen f├╝r Amazon Verk├Ąufer und Online Shops

F├╝r Amazon Seller d├╝rfte die Zusammenarbeit von FastBill mit Taxdoo einen echten Durchbruch bedeutet haben, denn eine Amazon Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme und wenn doch, sind diese meist auf Amazon spezialisiert und bieten kein vollwertiges Buchhaltungssystem f├╝r Verk├Ąufer, die auch au├čerhalb von Amazon Ums├Ątze erzielen.

Mit FastBill und Taxdoo kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. ├ťber die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Taxdoo trackt Lagerbewegungen durch Amazon und importiert alle R├╝ckbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Shopanbieter ├╝ber Jimdo, Woocommerce, Ebay oder Shopware d├╝rfen sich gleicherma├čen ├╝ber entsprechende FastBill Schnittstellen freuen. Auch hier werden die Bestellungen und Kundendaten automatisch durch FastBill importiert.

Einfache Handhabung mit ├╝bersichtlichem Design

Bei der Handhabung kann man bei FastBill nicht meckern. Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht und alle Funktionen sind intuitiv nutzbar. Im Dashboard hast du sofort einen ├ťberblick ├╝ber deine Ums├Ątze. Versp├Ątet oder bereits gemahnte Rechnungen gehen damit nicht mehr unter und du kannst mit nur einem Schritt die Rechnung ansehen und gegebenenfalls eine Mahnung erstellen. Vom Dashboard aus aus gelangst du direkt zu allen wichtigen Funktionen im Programm.

Die smarte Texterkennung und der geheime Email Eingang (Achtung nicht in der basic Version enthalten) machen es dir wirklich einfach deine ÔÇ×papierloses B├╝roÔÇť einzupflegen. Das Verkn├╝pfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist mit FastBill auch deutlich einfacher. Im Bereich Banking kannst du all deine Gesch├Ąfts- oder Privatkonten mit dem Buchhaltungstool verbinden. Dort siehst du genauso wie beim Online Banking alle Ab- und Zufl├╝sse. M├Âchtest du einen Beleg einer Zahlung zuweisen, kannst du im FastBill Banking deinen Beleg einfach mit der dazugeh├Ârigen Zahlung verkn├╝pfen. Auf dieses Weise f├Ąllt dir auch auf, wenn du mal vergessen haben solltest, einen Beleg zu erfassen. Das Erstellen von Rechnungen und Kundendaten geht ebenso m├╝helos von der Hand. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt dabei automatisch. Danach erkennt FastBill Informationen wie Absender und Betrag auf den Belegen und ordnet sie der passenden Zahlung auf deinem Konto zu. Auf diese Weise verlierst du nie den ├ťberblick. All das flie├čt dann in den Monatsreport ein, den du exportieren und an deinen Steuerberater schicken kannst.

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Das FastBill Dashboard: Hier hast du sofort einen ├ťberblick ├╝ber Deine Ums├Ątze und f├Ąllige Rechnungen

Die Einrichtung ist zwar relativ einfach und dank g├Ąngiger Importfunktionen muss man vorhandene Daten auch nicht neu einpflegen. Dennoch nimmt es zu Beginn einige Zeit in Anspruch sich mit den Funktionen vertraut zu machen und die eigenen Daten und Vorlagen zu bearbeiten. Anschlie├čend genie├čt du mit FastBill jedoch einen deutlich verbesserten Workflow und die Buchhaltung geht so einfach von Hand, dass du dich wieder auf das Wesentliche in deinem Gesch├Ąft konzentrieren kannst.

Pers├Ânlicher Support mit geringer Antwortzeit

Sowohl f├╝r die Einrichtung als auch f├╝r generelle Probleme steht bei FastBill schnell der Kundensupport zur Verf├╝gung. Mit erster Hilfe versorgt Dich zun├Ąchst eine sehr umfangreiche und gut strukturierte FAQ-Datenbank. Auf einfache Einrichtungsfragen erh├Ąltst du entweder direkt telefonisch oder ├╝ber die Nachrichten Funktion im Dashboard in relativ kurzer Zeit eine Antwort. Telefonisch werden deine Fragen sofort und ohne lange Warteschleife beantwortet. Auf Fragen die man per Nachrichtenfunktion stellt wird innerhalb von 1-2 Stunden geantwortet. Die Kommunikation lief sehr unkompliziert und pers├Ânlich. Man f├╝hlt sich nicht im Stich gelassen und alle Support Mitarbeiter hinterlie├čen einen kompetenten und sehr hilfsbereiten Eindruck.

Gesetzeskonform und sicher

Die Daten werden auf FastBill Servern in einer ÔÇ×Private CloudÔÇť in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Im Gegensatz zu ├Âffentlichen Cloud-Hosting Diensten kann FastBill so schneller reagieren, besser administrieren und die Daten werden nicht einfach aus der Hand gegeben. Damit erf├╝llen Sie auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD im Falle einer Betriebspr├╝fung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollst├Ąndige, korrekte, unver├Ąnderbare und ordnungsgem├Ą├če Buchf├╝hrung mit FastBill gew├Ąhrleistet ist.

FastBill bietet mit 9ÔéČ/Monat bereits einen breiten Funktionsumfang

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preis Modelle: Starter (9ÔéČ/ Monat oder 90ÔéČ im Jahresabo)) Pro ( 29ÔéČ/ Monat oder 290ÔéČ im Jahresabo) und Pro Max (49ÔéČ/ Monat oder 490ÔéČ im Jahresabo) Im Unterschied zu vergleichbar g├╝nstigen Anbietern kannst du im Starter Abo bereits unbegrenzt Rechnungen, Belege und Kunden anlegen und scannen. Sofern du als Freiberufler nur ein Bankkonto verkn├╝pfen m├Âchtest, ist die Starter Version f├╝r den Anfang v├Âllig ausreichend, denn alle Grundfunktionen wie die Texterkennung, der Steuerberater Report und ein eigenes Rechnungslayout sind bereits im vollem Umfang nutzbar. Mit der Pro Version genie├čt du bereits uneingeschr├Ąnkt alle Funktionen von FastBill. du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Konten (inkl. Paypal und zahlreiche Kreditkarten) verkn├╝pfen und sogar Zahlungen ├╝ber Paypal oder Sofort├╝berweisung empfangen. In diesem Abo Modell findest du nun auch die praktische Email Inbox f├╝r Belege und kannst bis zu 5 Mitarbeiter f├╝r deinen Account freischalten ohne sensible Bankdaten und Tans herauszugeben. Die MaxPro Version unterscheidet sich lediglich in einem priorisierten Support und bietet zus├Ątzliche Benutzerzug├Ąnge und Datenspeicher. Ob du die monatlichen Mehrkosten von 20ÔéČ f├╝r diese Version f├╝r dich sinnvoll sind, kannst du selbst herausfinden. Damit sich jeder ein Bild davon machen kann, welche Funktionen er ben├Âtigt und welche nicht, bietet FastBill jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an. In diesem Zeitraum stehen dir alle Funktionen zur Verf├╝gung, auch die der Pro- Variante.

StarterProPro Max
Kosten9 Euro pro Monat29 Euro pro Monat49 Euro pro Monat
RechnungenUnbegrenztUnbegrenztUnbegrenzt
BelegeUnbegrenztUnbegrenztUnbegrenzt
BankingEin KontoMehrere KontenMehrere Konten
Benutzer1 Nutzer5 Nutzer10 Nutzer
Speicher5 GB10 GB20 GB
API Calls / h1001.00010.000
ExtrasSteuerberater-Report; smarte TexterkennungSteuerberater-Report; smarteTexterkennung; E-Mail Inbox f├╝r Belege; Whitelabel Kundencenter; Zahlungen empfangen per Kreditkarte, Paypal & SOFORT ├ťberweisungSteuerberater-Report; smarte Texterkennung; E-Mail Inbox f├╝r Belege; Whitelabel Kundencenter; Zahlungen empfangen per Kreditkarte, Paypal & SOFORT ├ťberweisung; priorisierter Support

F├╝r wen eignet sich FastBill?

F├╝r Freiberufler, Selbstst├Ąndige und kleine Unternehmen. Insbesondere f├╝r Amazon Seller und Online Shops bietet es eine tolle Komplettl├Âsung in der Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert gebucht werden k├Ânnen. Im Gegensatz zu anderen Amazon Abrechnungstools (wie Amainvoice oder EasyBill ) bekommt man mit FastBill bereits f├╝r relativ kleinen Taler eine Komplettl├Âsung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen ├╝bersichtlich verwalten werden und der Monatsabschluss auf Knopfdruck an den Steuerberater gesendet werden kann. Auch f├╝r kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern bietet FastBill dank der Echtzeit Zeiterfassung und der Banking- Integration Vorteile, die andere Buchhaltungstools nicht - oder nur zu einem sehr viel h├Âheren Preis leisten. Nun gibt es aber Menschen, die nicht jeden Monat daf├╝r bezahlen wollen, dass ein Steuerberater die ihm zugeschickten Einnahmen und Ausgaben verbucht und im Anschluss die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Leider gibt es bei FastBill weder eine ELSTER Schnittstelle noch werden die Daten f├╝r die E├ťR ansprechend aufbereitet. Ratsam ist es daher FastBill einen Monat kostenlos zu testen, um zu schauen wie gut du mit den aufbereiteten Daten zurecht kommst.

M├Âchtest Du die Integration nutzen und ein Kontist Konto und einen FastBill-Account er├Âffnen? Klick hier und er├Âffne dein Konto: Konto er├Âffnen .

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