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Barbetr├Ąge immer im Griff behalten - das Kassenbuch

Einer der h├Ąufigsten Gr├╝nde, wieso es zu Uneinigkeiten und ├ärger mit dem Finanzamt w├Ąhrend einer Betriebspr├╝fung kommt, ist das Kassenbuch. Falls das Kassenbuch nicht ordnungsgem├Ą├č gef├╝hrt ist, k├Ânnen die darin enthaltenen (oder nicht enthaltenen) Aufzeichnungen vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Wie du das Kassenbuch ordnungsgem├Ą├č f├╝hrst, wird in diesem Artikel erkl├Ąrt.

Umgangssprachlich werden die Kasse, die Barkasse, das Kassenbuch, ordnungsgem├Ą├čes Kassenbuch als dasselbe bezeichnet. Jedoch unterscheidet das Finanzamt diese Begriffe. Im Kassenbuch werden alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens erfasst. Es ist nicht wichtig, ob es sich um einen f├╝r 90 Cent gekauften Stift oder um eine f├╝r 200 Euro verkaufte Jacke handelt. In das Kassenbuch m├╝ssen alle Bargeldbewegungen eingetragen sein. Abh├Ąngig vom Unternehmen, kann das Kassenbuch verschiedene Formen haben. Hier unterscheiden wir das ÔÇ×ordnungsgem├Ą├če KassenbuchÔÇť und die einfache Dokumentation der Bar-Gesch├Ąftsvorf├Ąlle.

Um eine ordnungsm├Ą├čige Kassenbuchf├╝hrung zu haben, ist es notwendig, dass eine Gesch├Ąftskasse vorhanden ist. Die Gesch├Ąftskasse solltest du nicht nur buchm├Ą├čig f├╝hren, oder es k├Ânnte notwendig sein, die Buchf├╝hrung nachtr├Ąglich zu kontrollieren. Deshalb sollte zumindest eine Geldkassette vorhanden sein. Das Geld kannst du nicht in der eigenen Hosentasche oder im Portemonnaie aufbewahren, da es in diesem Fall nicht m├Âglich ist, dein privates von deinem Gesch├Ąftsverm├Âgen zu trennen.

Wer muss ein Kassenbuch f├╝hren?

Ein ordnungsgem├Ą├čes Kassenbuch m├╝ssen alle Steuerpflichtige f├╝hren, die ihre Gewinnermittlung durch Bilanzierung machen. Im Fall, dass der Gewinn durch die Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung (E├ťR) ermittelt wird, ist die Kassenbuchf├╝hrung keine Pflicht. Das hei├čt aber nicht, dass Alle mit einer E├ťR-Buchf├╝hrung keine Bargesch├Ąft-Aufzeichnungen haben m├╝ssen. In dieser Situation gibt es nur keine strengen Regeln bez├╝glich der Form, wie bei der bilanzierenden Gewinnermittlung. Es ist ausreichend, eine Liste der Aufzeichnungen und eine chronologische Belegsammlung zu haben, mit der alle Transaktionen dokumentiert sind.

Wenn du aber ein Gesch├Ąft hast, bei der die meisten Zahlungen mit Bargeld gemacht werden (wie zum Beispiel Kiosk oder Kneipe), ist es empfohlen ein Kassenbuch zu haben, auch wenn du eine E├ťR-Buchf├╝hrung machst. W├Ąhrend einer Betriebspr├╝fung ist es immer am besten ein Kassenbuch zu haben, dass ordnungsgem├Ą├č gef├╝hrt ist, da es wesentlich glaubw├╝rdiger erscheint als viele Ordner mit einer gro├čen Anzahl von Belegen.

Wie wird das Kassenbuch aufgebaut?

Das Kassenbuch muss f├╝r jeden Gesch├Ąftsvorfall folgende Informationen beinhalten:

  • Belegnummer (fortlaufende Nummer)
  • Buchungstext
  • Datum des Gesch├Ąftsvorfalls
  • Steuersatz
  • Einnahmen- und Ausgabenbetrag und W├Ąhrung
  • Aktueller Kassenbestand
  • Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag

Zum Beispiel sieht das so aus:

kassenbuch

Quelle: das-unternehmerhandbuch.de

Es liegt an dir, ob du ein fertiges Kassenbuch kaufen m├Âchtest oder es lieber auf selbsterstellten Formularen machst.

Welche Anforderungen werden an die Kassenbuch-Aufzeichnungen gestellt?

Im Grunde ist es bei der Kassenbuch-F├╝hrung wichtig, dass sich ein Dritter nach einer angemessenen Zeit einen guten ├ťberblick ├╝ber alle Gesch├Ąftsvorf├Ąlle machen kann. Das bedeutet also:

  • Kassenaufzeichnungen m├╝ssen richtig, vollst├Ąndig, geordnet und zeitgerecht sein. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten auf einer t├Ąglichen Basis eingetragen werden. Richtig und vollst├Ąndig sprechen f├╝r sich selbst. Zeitgerecht hei├čt, dass die Ein- und Ausgaben nicht einmal im Monat notiert sein sollten, sondern t├Ąglich. Geordnet bedeutet, dass alle Belege eine Nummer enthalten sollten, die auf dem Beleg selber und im Kassenbuch vermerkt ist.
  • Ohne Beleg sollte keine Eintragung gemacht werden. Das bedeutet, dass alle Bareinzahlungen und Privatentnahmen auch belegt und eingetragen sein m├╝ssen. Falls es daf├╝r keinen externen Beleg gibt, muss ein Eigenbeleg ausgestellt werden.
  • Alle ├änderungen m├╝ssen sichtbar sein. Also, eine Excel-Tabelle im Rechner zu haben ist nicht ausreichend, da sie jeder Zeit ge├Ąndert sein kann, aber dies nicht nachvollziehbar ist. Es ist aber m├Âglich, einen Vordruck zu erstellen und ihn t├Ąglich auszudrucken und zu unterschreiben. Falls sich dann etwas nachtr├Ąglich ├Ąndert, m├╝ssen diese ├änderungen in so einer Weise durchgef├╝hrt werden, dass die urspr├╝ngliche Variante noch erkennbar ist. Es ist am besten, die Eintragung mit Unterschrift und Datum zu machen.
  • Kassensturzf├Ąhigkeit. Das bedeutet, dass zu jeder Zeit der IST- mit dem SOLL-Bestand verglichen werden kann. Technisch gesehen, ist ein negativer Bestand sowieso unm├Âglich und sollte auch nicht auftreten.

Kassenb├╝cher, egal ob sie manuell oder elektronisch gef├╝hrt sind, m├╝ssen zusammen mit allen Dokumenten, die f├╝r ihr Verst├Ąndnis n├Âtig sind, f├╝r 10 Jahre aufbewahrt werden.

Software f├╝r Kassenbuchf├╝hrung

F├╝r die F├╝hrung des Kassenbuchs kann auch eine Software verwendet werden. So eine Software sollte zertifiziert sein, GoBD-konform und benutzerfreundlich. Auf diese Weise vermeidest du das handschriftliche Ausf├╝llen von Vorlagen und Zuordnung von Belegen, die nicht selten unauffindbar sind, wenn man sie braucht. Wir haben auch einen Artikel ├╝ber Buchhaltungssoftware, in dem du auch sehr n├╝tzliche Informationen finden kannst: Buchhaltungssoftware ÔÇô Nutzen, Kosten, Funktionen .

Die Kasse kann auch Online gef├╝hrt werden. Es gibt Cloud-Software-Anbieter bei denen du f├╝r eine kleine monatliche Geb├╝hren eine Online-Kasse ÔÇťmietenÔÇŁ kannst. Die Kosten daf├╝r werden sich durch die gesparte Zeit auszahlen.

Wenn du auch die M├Âglichkeit haben willst, unterwegs Restaurantbesuche oder Spesen erfassen zu k├Ânnen, gibt es auch entsprechende Smartphone-Apps. Solche Apps bieten viele M├Âglichkeiten wie zum Beispiel einen Parkticket der Kassenbewegung zuzuordnen, nur indem du es mit der Kamera fotografierst.

Um eine gute Kassen-Software zu haben, sind folgende Kriterien zu befolgen:

  • Vorbereitete Gesch├Ąftsvorf├Ąlle und die M├Âglichkeit, benutzerdefinierte Gesch├Ąftsmodelle f├╝r die Buchhaltung verschiedener Unternehmen zu erstellen
  • Digitale und GoBD-konforme Kassenf├╝hrung
  • Benutzerfreundliche Vorlagen f├╝r Gesch├Ąftsvorf├Ąlle und das Kassenbuch, die leicht verst├Ąndlich sind
  • Eingaben und Auswahlfelder werden automatisch vervollst├Ąndigt
  • Leichte Integration in die Buchf├╝hrung
  • Vollst├Ąndige, sichere und schnelle Erfassung der Kassenbewegungen
  • Verf├╝gbarkeit einer Smartphone-App f├╝r unterwegs und online Kassenf├╝hrung
  • M├Âglichkeit Quittungen auszugeben
  • Eine revisionssichere Speicherung und keine Manipulationsm├Âglichkeiten
  • Direkte Beleg├╝bermittlung aus der Software an den Steuerberater bzw. an die DATEV
  • Einfache Ausgabe von Kassenberichten

Kassenbuchf├╝hrung ÔÇô gibt es Vereinfachungen?

Ein Tageskassenbericht

Wenn es um die Kassenbuch-F├╝hrung geht, muss auch die Zumutbarkeit beachtet werden. Zum Beispiel w├Ąre es f├╝r eine Kneipe unm├Âglich jedes Bier einzeln einzutragen. In so einem Fall, in dem also geringwertige Produkte an eine Menge von Kunden ver├Ąu├čert wird, kann auch ein Tagesbericht verwendet werden. Hier werden nur der Anfangs- und Endbestand der Kasse mit dem Ein- und Ausgaben abgestimmt. Nachz├Ąhlen musst du also hier auch. Ein Beispiel f├╝r einen Tagesbericht: :

kassenbuch

Quelle: das-unternehmerhandbuch.de

F├╝r den Fall verschiedener Steuers├Ątzen, m├╝ssen diese getrennt ausgewiesen werden.

Zusammenfassung von Belegen

Falls du zum Beispiel von einer Gesch├Ąftsreise mit vielen Belegen kommst und diese erstattet haben m├Âchtest, k├Ânnen diese in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst und in das Kassenbuch eintragen werden.

Das gleiche Prinzip gilt auch f├╝r Unterkassen, die zum Beispiel auf manchen Veranstaltungen eingesetzt worden sind. Die detaillierte Abrechnung der Nebenkasse kann auch eine Position im Hauptkassenbuch ├╝bernehmen.

Es ist sehr wichtig, dass du die Belege auf jeden Fall aufhebst. Es ist besser eine Notiz, auch wenn sie auf einem Bierdeckel ist zu haben, als ├╝berhaupt kein Beleg.

Kassenz├Ąhlprotokoll

Hier werden alle Barmittel aufgelistet und nach dem Wert sortiert, so dass die jeweilige Anzahl ermittelt werden kann. Dies wird den IST-Bestand der Kasse ergeben.

kassenbuch

Quelle: das-unternehmerhandbuch.de

Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg sieht zum Beispiel so aus:

kassenbuch

Quelle: www.weclapp.com

Vorlagen f├╝r die Kassenbuchf├╝hrung kannst du auch im Internet kostenlos herunterladen. Hier kannst du eine Vorlage im Excel-Format herunterladen.

Fazit: Kassenbuch

Falls du ein Gesch├Ąft betreibst, dass meistens mit Bargeld arbeitet, w├Ąre es vielleicht klug, sich Beratung von einem Fachanwalt zu holen, bevor du irgendwelche Fehler bei der F├╝hrung deines ordnungsgem├Ą├čen Kassenbuchs machst. Es ist besser alles schon vorher zu kl├Ąren, bevor es zu sp├Ąt ist und du Probleme mit dem Finanzamt kriegst. Wenn L├╝cken bei einer Betriebspr├╝fung entdeckt werden, ist das Finanzamt sehr streng und dies kann f├╝r dich sehr teuer werden.