Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2023
Maid Dzambic
Freelance Editor
22. März 2019
Mit einem Kostenvoranschlag gibst du deinen Kunden eine Schätzung der Kosten für die Leistungen, die du für sie erbringen wirst. Im Kostenvoranschlag wird meistens eine detaillierte Aufgliederung des Gesamtpreises angegeben (Materialkosten, Arbeitskosten und andere Kosten), wo durch der Kunde einen guten Überblick bezüglich der Art und Umfang der Leistung bekommt. Abhängig davon, ob du einen Kostenvoranschlag an einen Unternehmer oder an einen Verbraucher richtest, kann es verschiedene Konsequenzen bezüglich der Entgeltlichkeit und Kostenüberschreitungen geben.
Einen Kostenvoranschlag schreiben ist eigentlich gar nicht so schwierig. Erfahre nun hier, was du alles wissen musst.
Im Grunde haben wir zwei verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen, den verbindlichen und den unverbindlichen Kostenvoranschlag. Diese beiden Unterscheidungen gibt es wenn du einen Kostenvoranschlag schreiben willst.
Im Fall eines verbindlichen Kostenvoranschlags bist du an den angebotenen Preis gebunden. Diesen Preis darfst du auf keinen Fall überschreiten, auch wenn unvorhergesehene Kosten während der Leistungserstellung entstehen. Verbindliche Kostenvoranschläge haben also eine garantierte Obergrenze des Entgelts. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Kostenvoranschlag an einen Verbraucher stets verbindlich ist, wenn du nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärst. Es gibt jedoch eine Ausnahme in dem Fall, in dem die entstehenden Mehrkosten vom Besteller selbst verursacht sind. Dies passiert oft bei Änderungswünschen des Kunden. Du musst nur, bevor du die zusätzliche Arbeit durchführst, den Kunden über die entstehenden Mehrkosten informieren.
Im Fall eines unverbindlichen Kostenvoranschlags wird der Preis für die erbrachte Leistung nicht garantiert. Hier kann es zu Überschreitungen des Kostenvoranschlags kommen, was für den Kunden Mehrkosten bedeutet. Bei Kostenvoranschlägen für Unternehmer wird der Kostenvoranschlag im Zweifel als unverbindlich angesehen (wenn es im Vertrag nicht anders vereinbart ist).
Überschreitungen bei unverbindlichen Kostenvoranschlägen sind nur erlaubt, wenn die neu entstehenden Mehrkosten auch wirklich unvermeidlich sind und sachlich begründet. Wenn das der Fall ist, muss der Kunde die Mehrkosten, die entstanden sind, akzeptieren.
Bevor zu einen Kostenvoranschlag schreiben willst, solltest du immer genau bedenken, welche Art du tatsächlich schreiben musst.
Wenn es zu einer Überschreitung des Kostenvoranschlags kommt, musst du den Kunden darüber unverzüglich informieren. Dein Kunde hat dann zwei Möglichkeiten: Er kann die Mehrkosten akzeptieren und bezahlt sie auch entsprechend oder er tritt vom Vertrag zurück und bezahlt nur für die bisher geleistete Arbeit. Wenn sich der Betrag um mehr als 15 % erhöht, muss der Kunde unverzüglich darüber informiert werden. Wenn du es versäumst, deinen Kunden zu verständigen oder machst das nicht rechtzeitig, dann verlierst du auch den Anspruch auf die Mehrkosten. Wenn es aber zur Unterschreitung der Summe kommt, kannst du nicht die zu hoch geschätzen Kosten in Rechnung stellen, sondern nur den tatsächlichen niedrigeren Betrag. Dies solltest du immer genau beachten vor dem Kostenvoranschlag schreiben.
Es stellt sich auch die Frage, ob die Erstellung eines Kostenvoranschlages kostenpflichtig ist, da sie oft mit großem Aufwand verbunden ist. Die Verbraucher müssen nur dann für einen Kostenvoranschlag bezahlen, wenn sie vor der Erstellung auch darüber ausdrücklich informiert worden sind (nach dem Konsumentenschutzgesetz). Allerdings, wenn die Erstellung eines Kostenvoranschlages aufwändige Arbeiten wie zum Beispiel Messungen, Berechnungen, Planerstellungen usw. fördert, können die damit entstandenen Kosten für einen Unternehmer in Rechnung gestellt werden. Hier wird aber auch empfohlen, im Vertrag mit dem Unternehmer eine eindeutige Vereinbarung zu erstellen.
Bei Erstellung eines Kostenvoranschlags empfiehlt es sich eine Mustervorlage zu verwenden. Dies wird dir viel Zeit sparen und dich professionell im Auge deines Kunden aussehen lassen. Der Kostenvoranschlag ist besonders für Selbstständige wichtig, die noch in der Anfangsphase sind, da er ein sehr gutes Marketinginstrument darstellt und auch sehr wichtig für die Kommunikation ist. Wenn du nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Kostenvoranschlägen hast, wäre es besser, wenn du dir professionelle Vorlagen suchst, um in der Lage zu sein, deinen Kunden auf eine überzeugende Art und vorallem schnell antworten zu können. Kunden haben keine Lust, lange auf Angebote zu warten. Falls dein Kunde auf den Kostenvoranschlag lange warten muss, wirft das einen schlechten Eindruck auf dich und könnte dir Aufträge vermasseln. Wenn du also ein übersichtliches Layout hast, können deine potenziellen Kunden einen guten Überblick über die einzelnen- und die Gesamtkosten haben. Allerdings ist für den Kunden nicht nur die Endsumme des Kostenvoranschlags interessant. Du musst beachten, dass ein Kostenvoranschlag im Grunde verbindlich ist und, dass der Betrag später nicht viel höher ausfallen sollte. Dies kann dem Verhältnis mit deinem Kunden sehr schaden, weil der Kunde das erstrebenswerte Vertrauen in dich verliert. Die Mehrkosten sollten auf keinen Fall über 20 % liegen. Falls es doch zu dieser Überschreitung kommt, bist du verpflichtet deinen Kunden zu informieren und er hat dann die Möglichkeit den Auftrag abzusagen. Wenn der Kunde den Auftrag absagt, muss er nur für die bisher erbrachten Leistungen bezahlen.
Mit einer professionellen und übersichtlichen Vorlage kannst du auch ohne Vorkenntnisse ein überzeugendes Angebot für deinen Kunden erstellen und auch so neue Aufträge gewinnen. Nachdem du eine Vorlage heruntergeladen hast, kannst du es individualisieren und alle Einzelkosten und Einzelleistungen übersichtlich in Spalten auflisten. Es gibt auch Vorlagen, bei denen die Mehrwertsteuer berücksichtigt werden kann. Für die meisten Selbstständige ist die allgemeine Vorlage für einen Kostenvoranschlag völlig ausreichend, da sie mit nur wenigen Handgriffen individualisiert werden kann. Bei Kostenvoranschlägen ist die psychologische Wirkung auf Kunden sehr wichtig. Die Kunden werden nur dann zuschlagen, wenn sie die Kosten übersichtlich und professionell in einem Kostenvoranschlag erhalten. Wenn der Kunde ein stümperhaftes Schreiben erhält, wird ihn das sehr wahrscheinlich abschrecken und eine zweite Chance für einen ersten Eindruck gibt es leider nicht. Deshalb musst du sicherstellen, dass dein Kostenvoranschlag professionell und übersichtlich erstellt ist. Die Benutzung von Vorlagen hilft dir dabei, dies abzusichern. Und das Kostenvoranschlag schreiben sollte dir so auch viel leichter fallen.
Möchtest du einen Kostenvoranschlag schreiben, solltest du Folgendes beachten: In einen Kostenvoranschlag gehören noch weitere Angaben neben der Liste der Arbeiten und den dazugehörigen Kosten. Ein Kostenvoranschlag muss folgendes beinhalten:
Auch wenn ein Kostenvoranschlag nur eine Schätzung darstellt, machst du eine genaue Berechnung aller Kosten (Arbeitszeit, Materialeinsatz, Unternehmerlohn usw.) für die Leistung, welche dein Kunde benötigt. Grundsätzlich ist die Überschreitung dieses Betrags erlaubt. Der Betrag kann später in der Rechnung kann von dem Kostenvoranschlag abweichen.
Der Kostenvoranschlag ist also ein gutes Mittel, deinen Kunden mit allen möglichen Preisspannen eines Projekts bekannt zu machen. Wenn du den Kostenvoranschlag schreiben musst, musst du besonders darauf achten, dass du wirklich alle Arbeiten, Zusatzkosten, Lieferkosten usw. aufgelistet hast. Du musst deinen Kunden auch mitteilen, ob es sich um einen verbindlichen oder unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Es ist empfohlen, während der ganzen Projektzeit mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und ihn ständig zu informieren und klären, wenn es zu Zusatzkosten kommt. Um gute Kostenvoranschläge zu machen, ist es am besten Vorlagen zu benutzen.
Hier sind nochmal die wichtigsten Fakten bezüglich der Kostenvoranschläge und Vorlagen zusammengefasst:
Wenn du einen Kostenvoranschlag schreiben musst, bedenke im Vorfeld, dass dieser so akkurat wie möglich sein muss und etliche Angaben enthalten sein müssen. Weichen die Kosten erheblich ab von deinem Kostenvoranschlag, musst du dies immer mit deinen Kunden besprechen. Und nicht immer wirft dies ein positives Licht auf dich. Höhere Kosten mag niemand gerne. Aber lass dich nicht verunsichern. Einen Kostenvoranschlag schreiben solltest du mit unserer Anleitung nun gut hinbekommen.
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Annemarie Cornus
Freelance Editor
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