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Kostenvoranschlag schreiben - Das musst du wissen!

Mit einem Kostenvoranschlag gibst du deinen Kunden eine Sch√§tzung der Kosten f√ľr die Leistungen, die du f√ľr sie erbringen wirst. Im Kostenvoranschlag wird meistens eine detaillierte Aufgliederung des Gesamtpreises angegeben (Materialkosten, Arbeitskosten und andere Kosten), wo durch der Kunde einen guten √úberblick bez√ľglich der Art und Umfang der Leistung bekommt. Abh√§ngig davon, ob du einen Kostenvoranschlag an einen Unternehmer oder an einen Verbraucher richtest, kann es verschiedene Konsequenzen bez√ľglich der Entgeltlichkeit und Kosten√ľberschreitungen geben.

Einen Kostenvoranschlag schreiben ist eigentlich gar nicht so schwierig. Erfahre nun hier, was du alles wissen musst.

Im Grunde haben wir zwei verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen, den verbindlichen und den unverbindlichen Kostenvoranschlag. Diese beiden Unterscheidungen gibt es wenn du einen Kostenvoranschlag schreiben willst.

Der verbindliche Kostenvoranschlag

Im Fall eines verbindlichen Kostenvoranschlags bist du an den angebotenen Preis gebunden. Diesen Preis darfst du auf keinen Fall √ľberschreiten, auch wenn unvorhergesehene Kosten w√§hrend der Leistungserstellung entstehen. Verbindliche Kostenvoranschl√§ge haben also eine garantierte Obergrenze des Entgelts. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Kostenvoranschlag an einen Verbraucher stets verbindlich ist, wenn du nicht ausdr√ľcklich das Gegenteil erkl√§rst. Es gibt jedoch eine Ausnahme in dem Fall, in dem die entstehenden Mehrkosten vom Besteller selbst verursacht sind. Dies passiert oft bei √Ąnderungsw√ľnschen des Kunden. Du musst nur, bevor du die zus√§tzliche Arbeit durchf√ľhrst, den Kunden √ľber die entstehenden Mehrkosten informieren.

Der unverbindliche Kostenvoranschlag

Im Fall eines unverbindlichen Kostenvoranschlags wird der Preis f√ľr die erbrachte Leistung nicht garantiert. Hier kann es zu √úberschreitungen des Kostenvoranschlags kommen, was f√ľr den Kunden Mehrkosten bedeutet. Bei Kostenvoranschl√§gen f√ľr Unternehmer wird der Kostenvoranschlag im Zweifel als unverbindlich angesehen (wenn es im Vertrag nicht anders vereinbart ist).

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√úberschreitungen bei unverbindlichen Kostenvoranschl√§gen sind nur erlaubt, wenn die neu entstehenden Mehrkosten auch wirklich unvermeidlich sind und sachlich begr√ľndet. Wenn das der Fall ist, muss der Kunde die Mehrkosten, die entstanden sind, akzeptieren.

Bevor zu einen Kostenvoranschlag schreiben willst, solltest du immer genau bedenken, welche Art du tatsächlich schreiben musst.

Wenn es zu einer √úberschreitung des Kostenvoranschlags kommt, musst du den Kunden dar√ľber unverz√ľglich informieren. Dein Kunde hat dann zwei M√∂glichkeiten: Er kann die Mehrkosten akzeptieren und bezahlt sie auch entsprechend oder er tritt vom Vertrag zur√ľck und bezahlt nur f√ľr die bisher geleistete Arbeit. Wenn sich der Betrag um mehr als 15 % erh√∂ht, muss der Kunde unverz√ľglich dar√ľber informiert werden. Wenn du es vers√§umst, deinen Kunden zu verst√§ndigen oder machst das nicht rechtzeitig, dann verlierst du auch den Anspruch auf die Mehrkosten. Wenn es aber zur Unterschreitung der Summe kommt, kannst du nicht die zu hoch gesch√§tzen Kosten in Rechnung stellen, sondern nur den tats√§chlichen niedrigeren Betrag. Dies solltest du immer genau beachten vor dem Kostenvoranschlag schreiben.

Kostet den Kunden etwas wenn du einen Kostenvoranschlag schreiben sollst?

Es stellt sich auch die Frage, ob die Erstellung eines Kostenvoranschlages kostenpflichtig ist, da sie oft mit gro√üem Aufwand verbunden ist. Die Verbraucher m√ľssen nur dann f√ľr einen Kostenvoranschlag bezahlen, wenn sie vor der Erstellung auch dar√ľber ausdr√ľcklich informiert worden sind (nach dem Konsumentenschutzgesetz). Allerdings, wenn die Erstellung eines Kostenvoranschlages aufw√§ndige Arbeiten wie zum Beispiel Messungen, Berechnungen, Planerstellungen usw. f√∂rdert, k√∂nnen die damit entstandenen Kosten f√ľr einen Unternehmer in Rechnung gestellt werden. Hier wird aber auch empfohlen, im Vertrag mit dem Unternehmer eine eindeutige Vereinbarung zu erstellen.

Bei Erstellung eines Kostenvoranschlags empfiehlt es sich eine Mustervorlage zu verwenden. Dies wird dir viel Zeit sparen und dich professionell im Auge deines Kunden aussehen lassen. Der Kostenvoranschlag ist besonders f√ľr Selbstst√§ndige wichtig, die noch in der Anfangsphase sind, da er ein sehr gutes Marketinginstrument darstellt und auch sehr wichtig f√ľr die Kommunikation ist. Wenn du nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Kostenvoranschl√§gen hast, w√§re es besser, wenn du dir professionelle Vorlagen suchst, um in der Lage zu sein, deinen Kunden auf eine √ľberzeugende Art und vorallem schnell antworten zu k√∂nnen. Kunden haben keine Lust, lange auf Angebote zu warten. Falls dein Kunde auf den Kostenvoranschlag lange warten muss, wirft das einen schlechten Eindruck auf dich und k√∂nnte dir Auftr√§ge vermasseln. Wenn du also ein √ľbersichtliches Layout hast, k√∂nnen deine potenziellen Kunden einen guten √úberblick √ľber die einzelnen- und die Gesamtkosten haben. Allerdings ist f√ľr den Kunden nicht nur die Endsumme des Kostenvoranschlags interessant. Du musst beachten, dass ein Kostenvoranschlag im Grunde verbindlich ist und, dass der Betrag sp√§ter nicht viel h√∂her ausfallen sollte. Dies kann dem Verh√§ltnis mit deinem Kunden sehr schaden, weil der Kunde das erstrebenswerte Vertrauen in dich verliert. Die Mehrkosten sollten auf keinen Fall √ľber 20 % liegen. Falls es doch zu dieser √úberschreitung kommt, bist du verpflichtet deinen Kunden zu informieren und er hat dann die M√∂glichkeit den Auftrag abzusagen. Wenn der Kunde den Auftrag absagt, muss er nur f√ľr die bisher erbrachten Leistungen bezahlen.

Mit einer professionellen und √ľbersichtlichen Vorlage kannst du auch ohne Vorkenntnisse ein √ľberzeugendes Angebot f√ľr deinen Kunden erstellen und auch so neue Auftr√§ge gewinnen. Nachdem du eine Vorlage heruntergeladen hast, kannst du es individualisieren und alle Einzelkosten und Einzelleistungen √ľbersichtlich in Spalten auflisten. Es gibt auch Vorlagen, bei denen die Mehrwertsteuer ber√ľcksichtigt werden kann. F√ľr die meisten Selbstst√§ndige ist die allgemeine Vorlage f√ľr einen Kostenvoranschlag v√∂llig ausreichend, da sie mit nur wenigen Handgriffen individualisiert werden kann. Bei Kostenvoranschl√§gen ist die psychologische Wirkung auf Kunden sehr wichtig. Die Kunden werden nur dann zuschlagen, wenn sie die Kosten √ľbersichtlich und professionell in einem Kostenvoranschlag erhalten. Wenn der Kunde ein st√ľmperhaftes Schreiben erh√§lt, wird ihn das sehr wahrscheinlich abschrecken und eine zweite Chance f√ľr einen ersten Eindruck gibt es leider nicht. Deshalb musst du sicherstellen, dass dein Kostenvoranschlag professionell und √ľbersichtlich erstellt ist. Die Benutzung von Vorlagen hilft dir dabei, dies abzusichern. Und das Kostenvoranschlag schreiben sollte dir so auch viel leichter fallen.

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Bestandteile eines Kostenvoranschlages

Möchtest du einen Kostenvoranschlag schreiben, solltest du Folgendes beachten: In einen Kostenvoranschlag gehören noch weitere Angaben neben der Liste der Arbeiten und den dazugehörigen Kosten. Ein Kostenvoranschlag muss folgendes beinhalten:

  • Detaillierte Beschreibung der geplanten Arbeitsschritte
  • Arbeitszeit und Arbeitskosten f√ľr jeden Schritt
  • Das n√∂tige Material und die dazugeh√∂rigen Kosten
  • Der Erf√ľllungszeitraum (G√ľltigkeitsdauer)
  • Wege- und Fahrtzeit
  • Der gesch√§tzte Endpreis (als Nettobetrag mit MwSt. oder als Bruttobetrag). Die Mehrwertsteuer aufzulisten ist kein Muss, da es sich nicht um eine Rechnung handelt. Jedoch wird es empfohlen, zumindest bei Privatkunden, auch die Mehrwertsteuer einzurechnen.

Auch wenn ein Kostenvoranschlag nur eine Sch√§tzung darstellt, machst du eine genaue Berechnung aller Kosten (Arbeitszeit, Materialeinsatz, Unternehmerlohn usw.) f√ľr die Leistung, welche dein Kunde ben√∂tigt. Grunds√§tzlich ist die √úberschreitung dieses Betrags erlaubt. Der Betrag kann sp√§ter in der Rechnung kann von dem Kostenvoranschlag abweichen.

Der Kostenvoranschlag ist also ein gutes Mittel, deinen Kunden mit allen möglichen Preisspannen eines Projekts bekannt zu machen. Wenn du den Kostenvoranschlag schreiben musst, musst du besonders darauf achten, dass du wirklich alle Arbeiten, Zusatzkosten, Lieferkosten usw. aufgelistet hast. Du musst deinen Kunden auch mitteilen, ob es sich um einen verbindlichen oder unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Es ist empfohlen, während der ganzen Projektzeit mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und ihn ständig zu informieren und klären, wenn es zu Zusatzkosten kommt. Um gute Kostenvoranschläge zu machen, ist es am besten Vorlagen zu benutzen.

Zusammenfassung

Hier sind nochmal die wichtigsten Fakten bez√ľglich der Kostenvoranschl√§ge und Vorlagen zusammengefasst:

  • Unerfahrene Selbstst√§ndige k√∂nnen mit Vorlagen potenziellen Kunden schnell ein Angebot zuschicken.
  • Das √ľbersichtliche Design der Vorlagen l√§sst einen professionellen Eindruck an potenziellen Kunden und wirkt Vertrauenserweckend.
  • Die heruntergeladenen Vorlagen k√∂nnen sehr leicht individualisiert und angepasst werden.
  • Ein Kostenvoranschlag kann verbindlich oder unverbindlich sein. Bei verbindlichen Kostenvoranschl√§gen sollte besonders Acht gegeben werden, da sich der Betrag in dem Kostenvoranschlag nicht von dem Betrag in der Rechnung unterscheiden darf.
  • Aus Sicht der Kunden steht ein Kostenvoranschlag f√ľr Verl√§sslichkeit, da die wirklichen Kosten nicht viel dar√ľber liegen sollten.
  • Die Mehrwertsteuer kann auch ber√ľcksichtigt werden
  • In den meisten F√§llen sind allgemeine Vorlagen f√ľr Kostenvoranschl√§ge hilfreich, aber es gibt auch Vorlagen f√ľr branchenspezifische T√§tigkeiten, welche auch spezifische Posten enthalten.

Fazit

Wenn du einen Kostenvoranschlag schreiben musst, bedenke im Vorfeld, dass dieser so akkurat wie m√∂glich sein muss und etliche Angaben enthalten sein m√ľssen. Weichen die Kosten erheblich ab von deinem Kostenvoranschlag, musst du dies immer mit deinen Kunden besprechen. Und nicht immer wirft dies ein positives Licht auf dich. H√∂here Kosten mag niemand gerne. Aber lass dich nicht verunsichern. Einen Kostenvoranschlag schreiben solltest du mit unserer Anleitung nun gut hinbekommen.

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