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Worauf Du bei Rechnungen für ausländische Kunden achten musst

Du bist ein moderner Arbeiter. Du bist selbständig und motiviert. Du bist Freelancer. Und vor allem: Du bist ortsunabhängig. Unterwegs lernst Du Profis kennen, die das alles schon länger gemacht haben als Du. Und lernst eine Menge von ihnen. Deine Selbstvermarktung zieht, Dein Netzwerk wächst, und plötzlich bist Du nicht nur überall auf der Welt zuhause, sondern hast auch Kunden aus allen Herren Ländern.

Das wirft einige neue Fragen auf: Was hat das eigentlich für Auswirkungen auf deine Steuern? Was muss bei Rechnungen für ausländische Kunden beachtet werden? Steuerliche Fragen sind ja erfahrungsgemäß nicht einfach zu beantworten. Dieser Artikel sorgt für etwas Klarheit.

Folgende Dinge solltest Du zunächst wissen:

1) Wo ist Dein Wohnsitz?

Klingt erstmal offensichtlich, aber viele digitale Nomaden haben sich (auch aus steuerlichen Gründen) komplett von Deutschland abgemeldet. Wenn das bei Dir der Fall sein sollte, gibt es für Dich bestimmt mehr zu beachten, als wir in diesem Artikel berücksichtigen können. Wir gehen jetzt mal davon aus, dass Du in Deutschland gemeldet bist und hier auch Deine Steuern zahlst.

2) Bist Du Kleinunternehmer?

Wenn ja, weist Du sowieso keine Umsatzsteuer auf Deiner Rechnung aus. Für Dich ändert sich also nichts, Du drückst Deinem ausländischen Auftraggeber genau dieselbe Rechnung in die Hand wie dem deutschen — solange Du unter 17.500 € im Jahr erwirtschaftest.

Wenn sich abzeichnet, dass Du drüber kommst, musst Du dem Finanzamt zum Jahreswechsel Bescheid sagen. Dann bist Du im folgenden Jahr ein sogenannter Regelunternehmer — und damit umsatzsteuerpflichtig.

Das bedeutet, Du musst regelmäßig Vorsteuer ans Finanzamt zahlen. Wenn viele Besorgungen für Dein Unternehmen anstehen, kann das sogar recht sinnvoll sein. Vor allem aber musst Du bei Rechnungen für ausländische Kunden auf einige Dinge achten.

3) Befindet sich Dein Auftraggeber im EU-Ausland oder außerhalb, also in einem Drittland?

Hintergrund: Seit 1. Januar 2010 gilt die Grundregel, dass Leistungen für einen Auftraggeber in seinem Land steuerbar sind. Wenn Du also für einen österreichischen Kunden arbeitest, kann Deine Leistung nicht mit deutscher Steuer abgerechnet werden, sondern nur mit österreichischer.

Das ist natürlich ziemlich kompliziert — oder weisst Du, was Österreich für einen Steuersatz hat, und wie man ihn abrechnet?

EU-Ausland

Weil im EU-Raum so immens viel gehandelt wird, hat man eine einfache Lösung entwickelt: Die sogenannte „Reverse Charge-Regelung“. Damit liegt die Umsatzsteuerschuld nicht bei Dir, sondern bei Deinem Kunden.

Du stellst ihm also nur Deinen Nettobetrag in Rechnung und weist keine Umsatzsteuer aus. Dein Kunde ist dann selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer für Deine Leistung an sein Finanzamt zu entrichten. Ganz einfach!

Ein paar Dinge musst Du allerdings zu einer Rechnung mit Reverse-Charge-Regelung hinzufügen (gilt für alle EU-Länder):

Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
Die Umsatzsteueridentifikationsnummer von deinem Kunden Diesen (genau diesen) Satz: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dieser formelle Hinweis, dass die Umsatzsteuerschuld jetzt nicht bei Dir, sondern bei Deinem Kunden liegt, ist für jedes EU-Land anders. Für Deine deutsche Rechnung brauchst Du aber nur diesen.

Schließlich musst Du auch Deinem Finanzamt eine „Zusammenfassende Meldung“ überliefern, in der jeder Verkauf Deiner Leistung ins EU-Ausland aufgelistet ist. Außerdem gibt es ein paar Ausnahmen bei der Reverse Charge-Regelung:

Sie ist nur für Dienstleistungen an unternehmerische Kunden vorgesehen (B2B — Business to Business). Wenn Dein Kunde eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer ist, musst Du weiterhin Deinen Umsatz in Deutschland melden. Sie gilt nicht für Leistungen, die sich auf ein Grundstück beziehen, weil die Lage des Grundstücks ausschlaggebend für die Umsatzsteuerschuld ist. Das kann vieles sein, von Bauplänen bis zu Hotelübernachtungen. Selbst wenn Du für einen deutschen Kunden arbeitest, deine Leistung aber für ein Grundstück im EU-Ausland gebraucht wird, gilt nicht die deutsche sondern die ausländische Umsatzsteuerregelung. Ähnliches gilt für Kongresse, Seminare, Veranstaltungen und Personenbeförderung. Hol Dir also lieber Hilfe vom Fachmann. Vor allem: Wie bereits bemerkt, gilt das Reverse Charge-Verfahren nur für B2B.

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Deine Kunden sind aber so ziemlich alle Privatpersonen oder Kleinunternehmer?**

Gerade für Selbständige und Freelancer ist das eine ziemlich wichtige Frage. Schliesslich gibt es eine Menge Kunden, die Texte, Fotos, Grafiken, Webseiten oder ähnliches brauchen und selber nicht über 17.500 € im Jahr verdienen.

Aber auch jeder Kunde, der Dir keine Umsatzsteueridentifikationsnummer mitteilt, sollte als Privatperson betrachtet werden. Auch wenn er selbst zwar Unternehmer ist, aber Deine Dienstleistung für seine eigenen privaten Zwecke oder für die eines Mitarbeiters braucht, ist er für Dich ein Nichtunternehmer.

Bis vor dem Jahr 2015 konntest Du Deinem ausländischen Kunden noch die deutsche Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Seitdem musst Du aber die Umsatzsteuer des entsprechenden EU-Auslands nehmen.

Weil das ziemlich aufwendig ist — Du müsstest Dich in jedem EU-Land bei dem entsprechenden Finanzamt anmelden und den richtigen Steuersatz verwenden — wurde das Mini One Stop Shop (MOSS)-Verfahren ins Leben gerufen. Damit übernimmt Dein eigenes Finanzamt die Verteilung an die EU-Länder. Du musst Dich allerdings erst bei MOSS anmelden.

Und so geht’s:

Finde als erstes raus, ob das überhaupt für Dich relevant ist. MOSS gilt für Regelunternehmer, die elektronische Dienstleistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen an Privatpersonen oder Kleinunternehmer im EU-Ausland anbieten. Die elektronischen Dienstleistungen sind wahrscheinlich für Dich am relevantesten.

Dazu gehören nämlich Webportale und -foren, Webseiten und -hosting (und deren Fernwartung), Online-Shops und -Auktionen, der Verkauf von Software (inklusive Apps und Spiele, und deren Betreuung und Updates), Webinare, jeglicher Online-Content, Datenbanken (dazu gehören auch Suchmaschinen), und so weiter… Sogar Restaurant- und Verpflegungsleistungen gehören dazu.

Gut möglich also, dass das auf Dich zutrifft. Die Teilnahme an dem Verfahren ist freiwillig, kann aber, wie Du Dir vielleicht vorstellen kannst, eine ziemliche Entlastung darstellen. Du solltest allerdings wissen, dass Du wirklich jeden Privatkunden im EU-Ausland über MOSS laufen lassen musst, wenn Du Dich dafür entscheidest.

Um Dich für das Verfahren zu registrieren, musst Du Dich an die deutsche Version des Mini One Stop Shop wenden. Es trägt den niedlichen Namen „Kleine einzige Anlaufstelle“ (KEA). Das ganze läuft über das Online-Portal vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Um Dich dort einzuloggen brauchst Du ein Zertifikat — Du hast wahrscheinlich schon eins von Elster.

Und was ist, wenn Du Dir einen Kunden außerhalb der EU geangelt hast?

Drittländer

Weil hier keine einheitliche Regelung wie in der EU besteht, ist das ganze natürlich ein wenig komplizierter. In einigen Ländern, wie zum Beispiel der Schweiz, wird ein ähnliches Verfahren wie die Reverse-Charge-Regelung angewandt.

In anderen wiederum, wie in den Vereinigten Arabischen Emiraten, gibt es gar kein vergleichbares System zur Umsatzsteuer. Dir wird also nichts übrig bleiben, als in die Tasten zu hauen und Dich über das nationale Gesetz zu informieren. Glücklicherweise gibt es in jedem Land eine deutsche Auslandshandelskammer — definitiv ein guter Anfang.

Die gute Nachricht: Deine Rechnungsstellung richtet sich nach den Vorgaben von dem Land, an das Du Deine Rechnung schickst. Du brauchst also zumindest für das deutsche Finanzamt nichts besonderes an Deiner Rechnung machen. Es wäre allerdings eine gute Idee, kurz darauf hinzuweisen, dass Deine Leistung nicht im Inland steuerbar ist.

Du solltest auch unbedingt daran denken, dass Du ein gültiges Arbeitsvisum benötigst, wenn Du in dem Land, in dem Du Dich aufhältst, eine Leistung an ein Unternehmen von demselben Land erbringst. Der Status des „Digitalen Nomaden“ ist immer noch eine legale Grauzone.

Du kannst schließlich im Urlaub auch mal eine geschäftliche E-mail verschicken, ohne gleich ohne Rückflug des Landes verwiesen zu werden. Solange Dein Wohnort in Deutschland ist und Deine Arbeit dort versteuerst, solltest Du keine Probleme haben.

Ab sechs Monaten Abstinenz wird allerdings auch das Finanzamt hellhörig… Tip: Einfach mal anrufen! Die Mitarbeiter beim Finanzamt sind weniger stoffelig als man annimmt, und durchaus mal sehr hilfsbereit.

Wo ist Dein Konto?

Der Kunde möchte Dir jetzt natürlich Dein hart verdientes Geld auch überweisen. Das Problem: Seine Bank ist in Australien, Deine in Deutschland. Innerhalb der EU sind Überweisungen meistens kostenfrei, doch jetzt fällt Dir auf, wie teuer das ganze werden kann.

Es gibt viele Möglichkeiten, Geld über weite Strecken zu schicken. Jede hat seine Vor- und Nachteile, seine eigenen Gebühren und Wechselkurse. In diesem Blog-Artikel findest Du eine gute Zusammenfassung, bei der Du bestimmt fündig wirst.

Kommuniziere unbedingt während der Verhandlung mit Deinem Kunden, wie Ihr diese Situation handhaben wollt. Zahlst Du alle Gebühren, weil das für Dich nunmal zu den Geschäftskosten gehört? Teilt Ihr brüderlich, oder willst Du alles auf Ihn abwälzen? Alles ist legitim, sollte aber fairerweise vorher abgemacht werden.

Fazit:

Als Kleinunternehmer bleibt alles recht einfach. Wenn Du aber über Dich hinauswachsen willst und als Regelunternehmer Rechnungen für Kunden im EU-Ausland schreiben willst — bleibt auch alles einfach, solange Du nicht zu einer Sondergruppe gehörst.

Nur wenn Du als Regelunternehmer regelmäßig Rechnungen an Privatpersonen oder Kleinunternehmer im EU-Ausland schreibst, wird es etwas komplizierter. Das MOSS-Verfahren schafft aber Abhilfe und ist schnell registriert. Für Rechnungen an Drittländer musst Du Dich ein wenig eingehender mit dem Recht des jeweiligen Landes auseinandersetzen.

Insgesamt behältst Du mit dem Geschäftskonto von Kontist den Überblick über Deine Steuereinschätzung.

Author: Robin Hanna