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Buchhaltung mit sevDesk - ein Test!

Ein geeignetes Online-Rechnungsprogramm zu finden ist nicht einfach, da jede Software Vor- und Nachteile mit sich bringt. Die Online-Software muss sicherstellen, dass deine Rechnungen und die dazugeh√∂rige Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vom Finanzamt akzeptiert werden. Eines der wichtigsten Kriterien zur Auswahl deines Buchhaltungstools ist wohl der Preis und eine einfache Handhabung. SevDesk verkauft eine Komplettl√∂sung, die Online Buchhaltung zum Selbstl√§ufer machen soll. Ich habe sevDesk getestet, wie der deutsche Anbieter in meinem Praxistest abschneidet, habe ich hier f√ľr euch zusammengefasst.

Buchhaltung einfach & g√ľnstig erledigen

Hinter dem Unternehmen steht ein Software StartUp aus Offenburg, die SEVENIT GmbH. Trotz eines umk√§mpften Marktes ist sevDesk mit 65.000 Kunden in √ľber 15 L√§ndern gar kein so kleiner Fisch mehr. Die Offenburger scheinen etwas richtig gemacht zu haben. Die Cloud-L√∂sung bietet ihren Kunden ein Komplett System inklusive Android und iPhone App, um die gesamte Buchhaltung und Kundenverwaltung online zu erledigen und von √ľberall Zugriff darauf zu haben. Der Funktionsumfang scheint umfangreich und beinhaltet eigentlich alles, aber nicht mehr als man f√ľr seine Buchhaltung als Selbstst√§ndiger ben√∂tigt.

Alle sinnvollen Funktionen f√ľr Selbst√§ndige und kleine Unternehmen

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei sevDesk kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln. Dank der App kannst du das sogar von unterwegs erledigen.

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Mit dem sevDesk hast du auch von unterwegs einen √úberblick √ľber deine Kundendaten

Quelle: https://sevdesk.de/

Rechnungstool

Ein Modul, √ľber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und ‚Äď wenn n√∂tig ausdrucken kannst, ist unerl√§sslich. Deshalb geh√∂rt dieses Tool auch in jede g√§ngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei sevDesk kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Je nach Standort des Kunden kannst du Rechnungsvorlagen in 6 verschiedenen Sprachen verwenden und sogar eigene Layouts und Briefpapier ganz nach deinen W√ľnschen hochladen. Selbst in der Basic Version von rund 8 Euro monatlich k√∂nnen Nutzer unendliche viele Rechnungen und Kunden anlegen.

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Das Erstellen einer Rechnung ist super leicht und mit nur wenigen Klicks erledigt.

Quelle: https://sevdesk.de/

Hast du deine Rechnung erstellt, kannst Du diese dann per E-Mail an deine Kunden senden, sie herunterladen und drucken oder direkt aus dem System f√ľr 0,89 Euro postalisch versenden lassen. Als Zahlmethoden bietet sevDesk lediglich die √úberweisung √ľber die zuvor eingegebenen Kontodaten an und verzichtet damit auf etablierte Alternativen wie Paypal. Zus√§tzlich bietet das Online Rechnungstool die Erstellung eines individuelle QR Code. Damit hast du die M√∂glichkeit auf allen Dokumenten die du erstellst, einen QR-Code zu platzieren. In dem QR-Code befindet sich der Download-Link zum Dokument. Wenn du deinem Kunden also die Rechnung postalisch sendest, kann er einfach per Smartphone den Code scannen (mit einer Scanner App) und bekommt die Rechnung direkt digital auf sein Ger√§t.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Im Dashboard von werden alle Kosten und Umsätze angezeigt. Hier findet man auch die offenen oder gemahnten Posten. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir sevDesk das Herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Bisher musstest du Belege sammeln und in einem Ordner f√ľr den Steuerberater sortieren. Mit sevDesk kannst du all deine Eingangsrechnungen und Belege online hinterlegen und archivieren. Egal ob bereits digital erhaltene Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Abo Rechnungen. Damit beh√§ltst du auch einen √úberblick √ľber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks deine Belege und die dazugeh√∂rigen Umsatzsteuerbetr√§ge buchen. Deine Belege kannst du per Drag & Drop von deinem Computer reinziehen oder du leitest sie direkt √ľber die Email Adresse an deinen Account weiter. Mit der sevScan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen und anschlie√üend an deinen Account senden. Die automatische Texterkennung erspart dir l√§stiges Abtippen und erleichtert dir damit die Erfassung der Daten. Diese ist aber erst im mittleren Tarif ab 15 Euro monatlich verf√ľgbar.

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Belegmanagement in sevDesk ist kinderleicht. Die wichtigsten Buchungskonten sind bereits angelegt. Dank der Erklärungen benötigst du keine Buchhaltungs-Vorkenntnisse um deine Belege zu buchen.

Quelle: https://sevdesk.de/

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l√§uft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu √ľbermitteln, ben√∂tigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. SevDesk erstellt dir die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch aus deinen Einnahmen & Ausgaben. Diese kannst du dann direkt heraus an das Finanzamt √ľbermitteln, sodass du unterj√§hrig deine Steuerberater Kosten senken kannst, wenn du die USt.- Voranmeldung selbst abgibst.

E√úR

Auf Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt dir sevDesk automatisch eine Einnahmen-√úberschuss-Rechnung (E√úR). Damit wei√üt du jederzeit, wie es um dein Unternehmen steht. √úber die Optionen kannst du den Zeitraum und die Besteuerungsart (E√úR / GuV) der Auswertungen ausw√§hlen und sie dir als PDF herunterladen. Die Einnahmen-√úberschuss-Rechnung zeigt dir als Unternehmer, wie viel Gewinn du erwirtschaftet hast. Damit dein Steuerberater am Jahresende die Abschlussbuchungen oder Bilanz erstellen kann, schickst du ihm einfach diese Daten √ľber den DATEV-Export.

Schnittstelle f√ľr den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen und anschlie√üend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Oder du nutzt das System wirklich nur um professionelle Rechnungen und Auftr√§ge schreiben und √ľberl√§sst die gesamte Arbeit deinem Steuerberater. In beiden F√§llen bietet dir das Buchhaltungsprogramm an, deine Daten √ľber DATEV zu exportieren. √úber diesen Steuerberater-Export kannst du deinem Steuerberater alle wichtigen Informationen (Belege, Rechnungen, etc.) zur Verf√ľgung stellen.

Kundenverwaltung

Mit sevDesk hast du deine Kundendaten immer und √ľberall im Blick, auch unterwegs. In der App kannst du dir alle Kunden und die dazugeh√∂rigen Daten und Rechnungen anzeigen lassen und kannst so auch reagieren, wenn du unterwegs eine Kundenr√ľckfrage bekommst. F√ľr jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto S√§tze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach √ľber eine csv. importieren. Die gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

In meinem Praxistest, erfreute ich mich an einigen Zusatzfunktionen, die sevDesk bietet.

Banking Integration

Kontoausz√ľge manuell auf bezahlte Rechnungen zu √ľberpr√ľfen ist l√§stig. Dank eines externen Add-Ons namens Figo kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem sevDesk Account synchronisieren, deine Ums√§tze abgleichen und verbuchen. Sobald du deine Konten verkn√ľpft hast, werden Zahlungseing√§nge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen und du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind. Eingangsrechnungen kannst du mit einem Klick direkt aus deinem Account √ľberweisen. Der Umweg √ľber das Online Banking entf√§llt. Die Verkn√ľpfung deines sevDesk Accounts mit deinen Bankkonten ist jedoch erst im mittleren Abo-Paket sevDeskBuchhaltung monatlich enthalten.

Echtzeit Zeiterfassung √ľber externe Add Ons

SevDesk arbeitet mit externen Add Ons, um Zusatzleistungen anzubieten. Hierzu z√§hlen auch Mite , Clockodo oder Papershift . So lassen sich die Zeiten f√ľr ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Produkte) erfassen und direkt als Position auf der Rechnung auff√ľhren. Was bisher m√ľhsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gel√∂st wurde, erfordert so nur wenige Minuten.

Schnittstelle f√ľr WooCommerce und Shopify

SevDesk bietet eine Verkn√ľpfung zu deinem Shopify oder WooCommerce Online Shop. Damit werden Bestellungen als Rechnung umgewandelt und R√ľckbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch erfasst. Wenn du Shopanbieter bist, teste diese Funktion von sevDesk undbedingt aus! Leichter kann man es sich nicht machen.

Lagerverwaltung

Mit der Lagerverwaltung beh√§ltst du ganz einfach den √úberblick √ľber deine Best√§nde. Das Buchen von Zu- und Abg√§ngen im Lagerbestand ist super einfach. Auch deine Lieferanten kannst du nun bei sevDesk anlegen und verwalten. Beim Erstellen von Lieferscheinen werden die Pflichtangaben automatisch von sevDesk ausgef√ľllt. Nach dem Versand eines Lieferscheins wird der Artikelbestand in der Lagerverwaltung automatisch angepasst und als Abgang verbucht. Anhand des Lieferscheins kann anschlie√üend ganz einfach eine Rechnung erstellt werden - zeitraubendes Abtippen bleibt dir dadurch erspart.

Einfache Handhabung mit √ľbersichtlichem Design

In meinem sevDesk Test fand ich heraus, dass man sein Buchhaltung wirklich einfach selber machen kann - Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse. Das ist der Anspruch des Offenbacher Start-ups gewesen und das Buchhaltungssystem ist wirklich gelungen umgesetzt worden. Wer als junger Unternehmer das erste Mal von Buchungsschl√ľsseln h√∂rt, f√ľr den wird das Belegmanagement von SevDesk ein echter Segen sein. Mithilfe der einfachen Erkl√§rungen unter den Kategorien ist es so gut wie unm√∂glich falsch zu buchen. Die wichtigsten und einfachsten Kategorien werden aufgelistet. Fehlt dir ein bestimmtes Aufwandskonto, kannst du dieses selbst mit der dazugeh√∂rigen Nummer anlegen und benennen. Die g√§ngigsten Konten sind jedoch bereits angelegt, sodass du direkt loslegen kannst. Auch mit dem Einrichten des sevDesk Kontos bist du sehr schnell durch. Das System ist so einfach angelegt, dass es zu 100% intuitiv bedienbar ist. Selten hat man bei einem so umfangreichen Buchhaltungssystem so schnell einen guten Durchblick, aber hier h√§lt sevDesk wirklich was es verspricht, das habe ich ausgiebig getestet. Nachdem du deine Firmen- und Zahlungsdaten eingegeben hast, legst du deinen Kassenbestand fest und verkn√ľpfst deine Bankkonten. Dann kann es auch schon losgehen. Es ist m√∂glich eigene Layouts und Designs f√ľr deine Rechnungen anzulegen, aber nicht zwingend erforderlich, denn sevDesk kommt bereits mit verschiedenen Designs und Vorlagen daher. Um eine Rechnung anzulegen, w√§hlst du einen Kunden aus oder legst ihn direkt im selben Schritt neu an. Auch hier muss man nicht wieder neu anfangen. Wenn der neue Kunde angelegt ist, kann man direkt mit der Rechnung weitermachen. Andere Tools wie z.B Billomat haben diese Funktion nicht so elegant gel√∂st. SevDesk hat tats√§chlich darauf geachtet, dass es dir als Nutzer so einfach wie m√∂glich gemacht wird. Wenn du doch mal eine Frage haben solltest, findest du in der rechten Ecke einen fixierten Hilfebutton √ľber den du direkt zum Support gelangen kannst. Besonders praktisch ist jedoch, dass der Hilfebutton als Klappfenster angelegt ist. Du kannst dir die Anleitungen durchlesen ohne dabei dein System zu verlassen und kannst damit die einzelnen Schritte parallel zur Anleitung umsetzen. Auch die Navigation durch das System ist insgesamt sehr gut gel√∂st. Du hast zu den wichtigsten Funktionen und Bereichen jederzeit √ľber die linke Seitenleiste Zugriff. Das Dashboard von SevDesk ist schlicht gehalten. Du siehst die monatlichen Kosten und Ums√§tze, ein Einf√ľhrungsvideo und eine ToDo Liste, die du dir anlegen kannst. Insgesamt habe ich den Eindruck, dass alles was sevDesk gemacht hat, sehr gut durchdacht ist. Keine √ľberfl√ľssigen Funktionen, alles ist da wo man es erwartet, nichts ist zu kompliziert ausgedr√ľckt. Auch die App ist intuitiv zu bedienen und beschr√§nkt sich auf die Funktionen die man mobil gebrauchen kann.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Von √ľberall im System gelangt man zum Supportbereich. Hier findest du in der Seitenleiste bereits Antworten auf erste Fragen zum System. Au√üerdem informiert dich sevDesk hier auch √ľber die √Ąnderungen aus den vorangegangenen Systemupdates. Zus√§tzlich kannst du bei sevDesk den Kundensupport von Montag bis Freitag von 9-17 Uhr telefonisch sowie jederzeit im Nachrichtensystem erreichen. Auf meine Frage per Email bekam ich bereits nach 2 Stunden eine hilfreiche Antwort. Die Kommunikation mit sevDesk lief unkompliziert und pers√∂nlich. Der Supportmitarbeiter hinterlie√ü bei mir einen kompetenten Eindruck.

Gesetzeskonform und sicher

Die Online-Software muss sicherstellen, dass deine Rechnungen und die dazugeh√∂rige Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vom Finanzamt akzeptiert werden. Zu diesen Bestimmungen z√§hlen auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD. Die Daten von sevDesk werden auf deutschen Servern in einer ‚ÄěPrivate Cloud‚Äú in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und regelm√§√üig gesichert und erf√ľllen damit die Bestimmungen im Falle einer Betriebspr√ľfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollst√§ndige, korrekte, unver√§nderbare und ordnungsgem√§√üe Buchf√ľhrung mit sevDesk gew√§hrleistet ist

Flexibles Preismodelle zwischen 8 und 45 Euro im Monat

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preismodelle: sevDesk Rechnung ((7,90‚ā¨/ Monat oder 7,50‚ā¨ im Jahresabo) sevDesk Buchhaltung (15,90‚ā¨/ Monat oder 15,00 im Jahresabo) und sevDesk Warenwirtschaft (45,90‚ā¨ / Monat oder 43,00 im Jahresabo). Zus√§tzlich erhebt sevDesk einmalig 59 Euro bei Abschluss des Vertrages. Nutzt du sevDesk f√ľr 1 Jahr, sind das also runtergerechnet noch mal 5 Euro mehr im Monat. Wozu diese extra Kosten? M√∂chte sevDesk ihre Kunden damit l√§nger an sich binden? Angenommen man entscheidet sich nach 3 Monaten gegen sevDesk, dann hat man statt 7,90 Euro f√ľr das kleine Paket etwa 27 Euro monatlich bezahlt. Im g√ľnstigsten Abo Paket kannst du bereits unbegrenzt Rechnungen, Angebote, Belege und Kunden anlegen. Man verzichtet auf zeitsparende Extras wie die automatische Belegerkennung, Online Banking oder verschiedene Layoutvorlagen f√ľr seine Rechnungen. Gerade f√ľr Freiberufler und Kleinunternehmer die ihre Buchhaltung nach wie vor mit einem Steuerberater machen m√∂chten, k√∂nnte dieses Paket bereits ausreichend sein. Wenn du vor hast, deine Buchhaltung selbst zu machen, bietet das mittlere Paket von sevDesk f√ľr monatlich 15,90 Euro einen beachtlichen Funktionsumfang.

Jeder Nutzer startet nach der Registrierung zun√§chst mit einem Account der Kategorie kostenlos und kann das sevDesk System 14 Tage lang kostenlos testen. Wer ein Upgrade w√ľnscht, kann im System zu einem anderen Paket upgraden. Der Account geht also nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Account √ľber.

F√ľr wen eignet sich sevDesk?

F√ľr Freiberufler, Selbstst√§ndige und kleine Unternehmen die ihre unterj√§hrige Buchhaltung selbst machen m√∂chten, ist SevDesk ein klasse Tool. Insbesondere f√ľr Online Shops von WooCommerce und Shopify bietet sevDesk eine umfangreiche Komplettl√∂sung um Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert zu buchen. Sogar der Lagerbestand kann √ľber sevDesk getrackt werden. SevDesk ist eines der wenigen Buchhaltungstools, das es verstanden hat, die Online Buchhaltung tats√§chlich effizient und zeitsparend zu gestalten. Der gro√üe Vorteil dieses Tools ist die kinderleichte Anwendung und das richtige Ma√ü an sinnvollen Funktionen. F√ľr etwa 15 Euro monatlich bekommt man als Unternehmer ein umfangreiches Tool an die Hand, um die unterj√§hrige Buchhaltung komplett selbst zu machen und damit viel Geld zu sparen. Die schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung erleichtert die Umstellung auf ein papierloses B√ľro. Wenn du deine Buchhaltung selbst machen m√∂chtest, solltest du stets bedenken, dass du hierf√ľr die eigene Arbeitszeit aufwendest, in der du vielleicht selbst Geld verdienen k√∂nntest. Daher lohnt es sich sevDesk vorab 14 Tage lang kostenlos zu testen und herauszufinden, wie gut man mit dem System zurechtkommt.