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Alles was du über die Umsatzsteuererklärung wissen solltest

Mit der Umsatzsteuer haben wir Selbstständige sehr häufig zu tun. Das liegt jedoch weniger an der jährlichen Umsatzsteuererklärung als an den regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen, die wir monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt senden müssen.

Da wir schon in früheren Artikeln darauf eingegangen sind, wie das System der Umsatzsteuer funktioniert, möchte ich mich an dieser Stelle kurz halten und auf die früheren Artikel verweisen:

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt und muss regelmäßig von allen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen an das Finanzamt abgeführt werden.

Ob für dich ein monatlicher oder quartalsweiser Voranmeldezeitraum gilt, ist davon abhängig, wie viel Umsatzsteuer du im letzten Jahr zahlen musstest:

  • über 1.000 Euro Umsatzsteuer - quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
  • über 7.500 Euro Umsatzsteuer - monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums musst du deine Umsatzsteuerzahllast berechnen und die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden.

Dafür rechnest du alle Umsatzsteuerbeträge zusammen, die du von deinen Kunden erhalten hast und ziehst davon die gesamte Umsatzsteuer ab, die du (zusammen mit den Rechnungsbeträgen) an alle deine Lieferanten und Geschäftspartner gezahlt hast. Die Differenz überweist du als Vorauszahlung an das Finanzamt.

Hinweis: Wenn deine Umsatzsteuerzahlung im letzten Jahr unter 1.000 Euro lag, musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Für dich reicht die jährliche Umsatzsteuererklärung, mit der du alle Umsätze an das Finanzamt meldest.

Wie hängen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung zusammen?

Je nachdem wie lang dein Voranmeldezeitraum ist, sendest du also vier oder zwölf Voranmeldungen pro Jahr an das Finanzamt. In diesen Voranmeldungen meldest du alle Umsätze und Ausgaben, die du in dem Jahr getätigt hast, an die Finanzverwaltung.

Du fragst dich jetzt vielleicht, warum du dann überhaupt noch eine Umsatzsteuererklärung abgeben musst, wenn das Finanzamt doch schon alle Daten bekommen hat.

Die Frage ist durchaus berechtigt und wenn du in deiner Buchhaltung sauber gearbeitet hast (was du unbedingt tun solltest) und keine nachträglichen Rechnungen dazu gekommen sind, beträgt die Umsatzsteuernachzahlung bzw. die Erstattung genau 0,00 Euro.

Im Idealfall schließt die Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember (oder das vierte Quartal) das Wirtschaftsjahr ab und die Umsatzsteuererklärung ist eine reine Formalität ohne finanzielle Auswirkungen.

Leider sieht es in der Praxis häufig anders aus und auch nach dem 10. Januar (Termin für die Umsatzsteuervoranmeldung Dezember) tauchen noch Rechnungen aus dem alten Jahr auf, weil sie von deinen Lieferanten zu spät verschickt wurden oder du sie im Handschuhfach deines Firmenwagen wiederfindest. Diese Belege hast du noch nicht in den Umsatzsteuervoranmeldungen berücksichtigt, musst sie jedoch noch in der Buchhaltung des alten Jahren erfassen.

Mit der Umsatzsteuererklärung hast du die Möglichkeit solche Belege nachzutragen und sie an das Finanzamt zu melden.

Frist für die Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung muss (wie auch die Einkommensteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung) bis zum 31. Mai des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.

Selbständige und Freiberufler, die von einem Steuerberater vertreten werden, können sich bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit lassen.

Achtung: Grundsätzlich kannst du dich als Selbständiger für ein abweichendes Wirtschaftsjahr entscheiden und deinen Jahresabschluss beispielsweise für den Zeitraum Juli bis Juni erstellen. Das macht bei Selbständigen, die im Winter ihre Hochsaison haben, durchaus Sinn.

Das gilt jedoch nicht für die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuererklärung muss immer für ein Kalenderjahr erstellt werden, unabhängig davon ob du ein abweichendes Wirtschaftsjahr nutzt oder nicht.

Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Seit einigen Jahren (genauer: seit 2011) muss die Umsatzsteuererklärung elektronisch an das Finanzamt gesendet werden.

Ausnahmen gibt es nur in (sehr) seltenen Härtefällen, wenn die elektronische Abgabe eine unzumutbare Belastung des Steuerpflichtigen wäre. Wenn du diesen Text hier liest, kannst du davon ausgehen, dass du nicht zu diesen Härtefällen gehörst, da du erst Chancen auf eine Befreiung der elektronischen Abgabe hast, wenn du beispielsweise keinen Computer mit Internetzugang besitzt.

Für die Übermittlung benötigst du ein elektronisches Zertifikat, mit dem du dich authentifizieren kannst. Dieses Zertifikat kannst du kostenlos unter elsteronline.de beantragen.

Programme für die Umsatzsteuererklärung

Für die private Einkommensteuererklärung gibt es eine Fülle an Programmen, mit denen du günstig deine Steuererklärung erstellen und versenden kannst.

Auch für die laufende Buchhaltung gibt es diverse Tools, die dir das Leben erleichtern. Viele dieser Tools, wie zum Beispiel Debitoor , helfen dir auch die Umsatzsteuervoranmeldungen zu versenden.

Bei den gewerblichen Steuererklärungen besteht aber eine große Lücke und es gibt nur wenige Programme, mit denen du deine Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererklärung mit wenig Aufwand erstellen kannst. Als Freiberufler kannst du immerhin noch Programme wie die SteuerSparErklärung nutzen, um deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen oder deine Umsatzsteuererklärung zu versenden.

Wenn du allerdings eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen musst, solltest du dir am besten einen Steuerberater suchen. Es gibt einfach zu viele rechtliche Fallstricke und die Kosten für eine professionelle Softwarelösung sind sehr hoch.

Umsatzsteuererklärung bei der Kleinunternehmerregelung

Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie mit der Umsatzsteuer und damit mit der Umsatzsteuererklärung nichts zu tun haben. Das ist jedoch nicht ganz richtig, da auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung erstellen müssen. Auch wenn sie das ganze Jahr keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben und keine Vorsteuer geltend gemacht haben.

Kleinunternehmer erstellen deshalb auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen und werden auch nach der Umsatzsteuererklärung nichts an das Finanzamt zahlen müssen. Jedoch müssen sie eine Erklärung machen und ihre Umsätze an das Finanzamt melden.

Das wird von vielen Kleinunternehmern vergessen und kann im Extremfall sogar zu hohen Bußgeldern führen.

In den Zeilen 31 bis 35 der Umsatzsteuererklärung findest du die Felder, in denen du angeben kannst, dass du im vergangenen Jahr als Kleinunternehmer tätig warst.

Dieses Vorgehen ist nötig weil du die Kleinunternehmerregelung nur in Anspruch nehmen darfst, wenn du im vergangenen Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz gemacht hast und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro Umsatz erzielen wirst. Wenn du nun keine Umsatzsteuererklärung abgeben würdest, hat das Finanzamt keinerlei Informationen über die Größe deines Unternehmens und kann nicht kontrollieren, ob du überhaupt noch Kleinunternehmer bist.

Fazit: Umsatzsteuererklärung

Du musst ja bereits monatlich oder quartalsweise deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen. Darüber hinaus kann es aber nach dieser Meldung noch zu Änderungen kommen ( evtl. taucht später noch irgendwo eine Rechnung auf). Deshalb ist die Umsatzsteuererklärung eine Möglichkeit solche Korrekturen vorzunehmen. Abgabefrist für die Umsatzsteuer, Einkommensteuer- und Gewerbesteuererklärung ist immer der 31. Mai des Folgejahres ( also der 31.05.2018 für das Jahr 2017). Wenn Du einen Steuerbereater beauftragst, hast du noch mehr Zeit. Dann ist die Frist erst am 31. Dezember des Folgejahres.