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Vorsteuer berechnen für Selbstständige

Was ist die Vorsteuer?

Als Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer bei dem Erwerb von Lieferungen oder anderen Leistungen in Rechnung gestellt wird.

Die Umsatzsteuer die du in deinen Rechnungen stellst, kann mit der Umsatzsteuer, die du auf deine Lieferungen oder anderen Leistungen erheben must, verrechnet werden (was auch Vorsteuerabzug gennant wird). Dies macht man alles im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung.

Allgemein kann die Vorsteuer auch als Mehrwert- oder Umsatzsteuer bezeichnet werden, die du als Selbstständiger oder Gründer auf die Dienstleistungen und Waren zahlst, die du auch für die Erstellung von Produkten und Angeboten im eigenen Unternehmen benötigst.

Diese Vorsteuer ist also nicht eine eigene Steuer, sondern ein Teil der Mehrwertsteuer, den Unternehmer und Gründer bezahlen, bevor die eigenen Produkte und Dienstleistungen verkauft werden. Einen Anspruch auf Abzug der Vorsteuer hast du nur wenn du die Kleinunternehmerregelung nicht anwedest, worüber etwas später die Rede sein wird.

Nicht immer handelt es sich bei der Vorsteuer um eine Betriebsausgabe

Die Vorsteuer gilt nicht in jedem Fall als eine Betriebsausgabe. Wenn der Gewinn eines Unternehmens mit Hilfe eines Betriebsvermögensvergleiches (eine steuerrechtliche Art der Gewinnermittlung) ermittelt wird, wird die Vorsteuer als Forderung des Unternehmens bezüglich des Finanzamts betrachtet, und nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe. Die Vorsteuer würde nur dann als Betriebsausgabe betrachtet werden, wenn der Gewinn des Unternehmers erst nach der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt wird. Die Erstattung der gezahlten Vorsteuer kann nur dann erfolgen wenn die Rechnung auch ordnungsgemäß erstellt wurde.

Vorsteuer berechnen: So einfach geht es!

Die Berechnung der Vorsteuer erscheint auf den ersten Blick schwierig. In Wirklichkeit ist dieser Prozess nicht so schwer wie man vielleicht denken würde, und kann von dir auch selbst ohne größeren Aufwand durchgeführt werden. In diesem Prozess ist es notwendig, die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer die du auf Vorprodukte gezahlt hast, aufzuaddieren und mit der Mehrwertsteuer die du mit dem Verkauf von eigenen Waren eingezogen hast, zu verrechnen. Jetzt werden wir ein Beispiel zeigen, wo du sehen kannst wie eine Vorsteuerberechnung durchgeführt wird. Um das Beispiel zu vereinfachen, werden wir an dieser Stelle immer mit 19 Prozent Mehrwertsteuer rechnen (auch wenn das für Holz in manchen Fällen nicht gilt).

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Nehmen wir mal an, ein Unternehmer kauft Holz im Wert von 1.000 Euro (inklusive Mehrwertsteuer). Für die Verrechung der Vorsteuer muss der Unternehmer diese Mehrwertsteuer kennen, die in diesem Fall 159,66 Euro beträgt. Auf der Rechnung wird also der Holzpreis (840,34 Euro) und die Umsatz- oder Mehrwertsteuer (159,66 Euro) stehen, die zusammen den kompletten Preis ausmachen. In diesem Fall beträgt also auch die Vorsteuer 159,66 Euro, die der Unternehmer später verrechnen kann. Falls er jedoch die von ihm fertiggestellten Stühle für 1.500 Euro verkauft, sind in diesem Betrag 239,49 Euro Mehrwertsteuer enthalten. Diese Mehrwertsteuer wird dann mit der Vorsteuer verrechnet (also der Mehrwertsteuer), die er bereits an das Sägewerk gezahlt hat. Die Differenz beträgt in diesem Fall 79,83 Euro (also 239,49 Euro Mehrwertsteuer abzüglich 159,66 Euro Vorsteuer) und muss an das Finanzamt abgeführt werden.

In dem vorherigen Beispiel kannst du sehen, worauf man bei Rechnungen immer achten sollte:

Die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer sollte nicht zuletzt ausgewiesen werden, sondern immer separat, um die Vorsteuer-Verrechnung und -Berechnung zu ermöglichen.

Im Grunde kann die Vorsteuer-Berechnung durch folgende Schritte durchgeführt werden:

  • Zuerst muss festgelegt werden, ob eine Leistung oder Lieferung nach Regelsteuersatz oder nach ermäßigten Steuersatz abgerechnet wird (7 oder 19 Prozent).
  • Danach wird aus dem Netto-Aufwand die Vorsteuer-Berechnung durchgeführt. In diesem Schritt wird die Nettosumme mit dem Steuersatz multipliziert (7 bzw. 19 Prozent) gerechnet, was zum Schluss auch die Vorsteuer ergeben wird. Die Vorsteuer kannst du auch aus dem Brutto-Aufwand berechnen. In diesem Fall wird der Bruttoaufwand durch einen bestimmten Prozentwert geteilt (107 oder 119) und dann mit 100 multipliziert, woraus wir wieder den Netto-Aufwand erhalten. Zum Schluss ziehen wir den Netto-Aufwand von dem Brutto-Aufwand ab und somit erhalten wir auch die Vorsteuer (zu 7 oder zu 19 Prozent).

Vorsteuer-Anmeldung

Die Vorsteuer-Anmeldung bei dem Finanzamt kannst du elektronisch (online) machen, mit Hilfe vom Programm der FInanzverwaltung ELSTER (www.elster.de). In der Regel solte die Vorsteueranmeldung monatlich abgegeben sein, und das spätestens zum 10. Tag des Folgemonats. Falls dir der zehnte Tag des Folgemonats nicht passt, kannst du auch eine Verlängerung der Dauerfrist beantragen, um einen Monat mehr Zeit zu erhalten.

Gründer und Selbstständige können ihre Vorsteuer ab dem dritten Kalenderjahr auch in anderen Rhythmen überweisen. Und wer im vergangenen Jahr weniger als 1.000 Euro Vorsteuerabzug gültig gemacht hat, kann in der Zukunft seine Vorsteuer einmal im Jahr anmelden. Wer im vergangenen Jahr zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro Vorsteuerabzug angemeldet hat, kann die Abführung der Vorsteuer einmal im Quartal durchführen. Wer mehr als 7.500 Euro Vorsteuerabzug angemeldet hat, muss den Abzug der Vorsteuer weiter monatlich anmelden.

Wenn es um Steuern geht, denken viele darüber nach, einen Steuerberater zu kontaktieren. Aber eigentlich kannst du dich auch selber um die Steuern kümmern wenn du bereit bist, einige Rechnungen durchzuführen, was natürlich auch ein bisschen Geduld erfordert. Auf diese Weise erhältst du als Unternehmer auch einen guten Überblick über die Entwicklung deines Geschäfts.

Wenn man sich selbst um die Steuern kümmern möchte, können Kurse über Buchhaltung sehr hilfreich sein, genauso wie moderne und zuverlässige Buchhaltungsprogramme, die die Berechnung der Mehrwertsteuer und die Verrechnung der Vorsteuer deutlich vereinfachen. Ihre Bedienung wird immer leichter und die Kosten werden stets niedriger, sodass sich die Anschaffung von einer Software meistens lohnt.

Voraussetzungen für die Vorsteuerabsetzung

Wenn es um Vorsteuerabzug geht, müssen auch manche Voraussetzungen erfüllt werden. Zu diesem Voraussetzungen gehören:

  • Das Unternehmen muss die Leistungen und Lieferungen (in der Rechnung) abgeschlossen haben.
  • Eine Umsatzsteuer, die auf eine falsche Weise ausgewiesen ist, wird nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt
  • Die Rechnung muss auch entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gemacht sein. Wenn es einen Mangel an gesetzlichen Merkmalen gibt, kann das zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen
  • Die Rechnung muss schon beglichen worden sein
  • Die UID-Nummer des Leistungserbringers muss gültig sein.

Die Vorsteuer darf nicht in allen Fällen verrechnet werden.

In manchen Fällen dürfen Unternehmer die Vorsteuer nicht verrechnen. Einige dieser Fälle sind:

  • Falls du irgendwelche Produkte oder Dienstleistungen als Bedarfsgüter einkaufst. Wenn es um das Regal im Büro geht, kannst du die Vorsteuer verrechnen, weil die Anschaffung ein Betriebsmittel ist. Wenn es um Mehrwertsteuern auf zum Beispiel das Regal im Kinderzimmer geht, können keine Vorsteuern abgezogen werden, weil der Gründer in diesem Fall als Privatperson einkauft.
  • Als Gründer kann man die Vorsteuer nur verrechnen falls man die Erhebung und Abführung der Mehrwertsteuer selber erledigt. Wer im Finanzamt als Kleinunternehmer angemeldet ist, im vergangenen Jahr weniger als 17.500 Euro Gewinn gemacht hat und im jetzigen Jahr auch nicht mehr als 50.000 Euro machen wird, ist das Ausweisen der Mehrwertsteuer auf seiner Rechnung nicht benötigt. Allerdings kann in diesem Fall auch die auf andere Produkte gezahlte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer verrechnet werden.

Auch Rechnungen auf denen nicht alle Angaben vollständig sind, sind nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt – deshalb ist es manchmal einfacher, Rechnungsvorlagen zu benutzen.

Es gibt auch Fälle, bei denen die Umsatzsteuer nur teilweise in der Rechnung ausgewiesen ist, wo man aber trotzdem keine Vorsteuer-Abziehung durchführen darf:

  • Umsätze die steuerfrei sind
  • im Ausland angefallen Umsätze, die im Inland steuerfrei wären
  • Leistungen und Lieferungen, die gegen Entgelt steuerfrei wären aber unentgeltlich sind

Ab wann muss die Vorsteuer berechnet werden?

Ok, zugegebenermaßen, ist es schon viel Aufwand, die Mehrwertsteuer oder Vorsteuer zu berechnen. Am belastendsten ist das wenn man gerade noch in der Anfangsphase steckt. Und das ist auch der Grund dafür, dass es eine Kleinunternehmerregelung im deutschen Steuergesetz gibt: Umsatz- oder Mehrwertsteuer müssen nicht auf der Rechnung ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden, falls der Umsatz im Jahr weniger als 17.500 Euro ist. Dies vereinfacht die Buchhaltung und macht die Produkte günstiger.

Diese Kleinunternehmerregelung hat aber auch einen erheblichen Nachteil, über den man bewusst sein muss: Es ist nicht mehr möglich, Vorsteuer in Anspruch zu nehmen. Wer am Anfang der Gründung hohe Investitionen hat – Computer, Büroausstattung, Fachbücher und so weiter – kann am Jahresende die Mehrwertsteuer, die darauf gezahlt wurde als Vorsteuer anmelden und ist zur Steuerrückerstattung berechtigt. Dies ist nur möglich, wenn die Umsätze des Unternehmens am Anfang noch niedrig waren. Wenn man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, steht einem diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Also kann man sagen, dass sich die Kleinunternehmerregelung nur für die Unternehmen lohnt, die keine großen Kapitalinvestitionen haben.

Zusammengefasst lohnt sich die Vorsteuerberechnung für die meisten Unternehmer, da es die Ausgaben des Unternehmens verringert, und dabei kann sie auch ohne größeren Aufwand durchgeführt werden.