Vorsteuer berechnen

Als Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer bei dem Erwerb von Lieferungen oder anderen Leistungen in Rechnung gestellt wird.

Die Umsatzsteuer die du in deinen Rechnungen stellst, kann mit der Umsatzsteuer, die du auf deine Lieferungen oder anderen Leistungen erheben musst, verrechnet werden (was auch Vorsteuerabzug genannt wird). Dies macht man alles im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung.

Allgemein kann die Vorsteuer auch als Mehrwert- oder Umsatzsteuer bezeichnet werden, die du als Selbstständiger oder Gründer auf die Dienstleistungen und Waren zahlst, die du auch für die Erstellung von Produkten und Angeboten im eigenen Unternehmen benötigst.

Diese Vorsteuer ist also nicht eine eigene Steuer, sondern ein Teil der Mehrwertsteuer, den Unternehmer und Gründer bezahlen, bevor die eigenen Produkte und Dienstleistungen verkauft werden.

Einen Anspruch auf Abzug der Vorsteuer hast du nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung nicht anwendest, worüber etwas später die Rede sein wird.

Die Vorsteuer gilt nicht in jedem Fall als eine Betriebsausgabe. Wenn der Gewinn eines Unternehmens durch einen Betriebsvermögensvergleich (Art der Gewinnermittlung) ermittelt wird, dann wird die Vorsteuer als Forderung des Unternehmens bezüglich des Finanzamts betrachtet und nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe.

Die Vorsteuer würde nur dann als Betriebsausgabe betrachtet werden, wenn der Gewinn des Unternehmers nach der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt wird. Die Erstattung der gezahlten Vorsteuer kann nur dann erfolgen, wenn die Rechnung auch ordnungsgemäß erstellt wurde.

Die Berechnung der Vorsteuer erscheint auf den ersten Blick schwierig. In Wirklichkeit ist dieser Prozess nicht so schwer wie man vielleicht denken würde, und kann von dir auch selbst ohne größeren Aufwand durchgeführt werden.

In diesem Prozess ist es notwendig, die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer die du auf Vorprodukte gezahlt hast, aufzuaddieren und mit der Mehrwertsteuer die du mit dem Verkauf von eigenen Waren eingezogen hast, zu verrechnen.

Jetzt werden wir ein Beispiel zeigen, wo du sehen kannst wie eine Vorsteuerberechnung durchgeführt wird. Um das Beispiel zu vereinfachen, werden wir an dieser Stelle immer mit 19 Prozent Mehrwertsteuer rechnen (auch wenn das für Holz in manchen Fällen nicht gilt).

Beispiel

Nehmen wir mal an, ein Unternehmer kauft Holz im Wert von 1.000 Euro (inklusive Mehrwertsteuer). Für die Verrechnung der Vorsteuer muss der Unternehmer diese Mehrwertsteuer kennen, die in diesem Fall 159,66 Euro beträgt.

Auf der Rechnung wird also der Holzpreis (840,34 Euro) und die Umsatz- oder Mehrwertsteuer (159,66 Euro) stehen, die zusammen den kompletten Preis ausmachen. In diesem Fall beträgt also auch die Vorsteuer 159,66 Euro, die der Unternehmer später verrechnen kann.

Falls er jedoch die von ihm fertiggestellten Stühle für 1.500 Euro verkauft, sind in diesem Betrag 239,49 Euro Mehrwertsteuer enthalten. Diese Mehrwertsteuer wird dann mit der Vorsteuer verrechnet (also der Mehrwertsteuer), die er bereits an das Sägewerk gezahlt hat.

Die Differenz beträgt in diesem Fall 79,83 Euro (also 239,49 Euro Mehrwertsteuer abzüglich 159,66 Euro Vorsteuer) und muss an das Finanzamt abgeführt werden.

In dem vorherigen Beispiel kannst du sehen, worauf du bei Rechnungen immer achten solltest.

Im Grunde kann die Vorsteuer-Berechnung durch folgende Schritte durchgeführt werden:

• Zuerst legst du fest, ob eine Leistung oder Lieferung nach Regelsteuersatz oder nach ermäßigten Steuersatz abgerechnet wird (7 oder 19 Prozent).
• Danach führst du mit dem Netto-Aufwand die Vorsteuer-Berechnung durch. In diesem Schritt wird die Nettosumme mit dem Steuersatz multipliziert (7 bzw. 19 Prozent). Das ergibt zum Schluss auch die Vorsteuer. Die Vorsteuer kannst du auch aus dem Brutto-Aufwand berechnen. In diesem Fall wird der Bruttoaufwand durch einen bestimmten Prozentwert geteilt (107 oder 119) und dann mit 100 multipliziert, woraus du wieder den Netto-Aufwand erhältst. Zum Schluss ziehst du den Netto-Aufwand von dem Brutto-Aufwand ab und somit erhältst du auch die Vorsteuer (zu 7 oder zu 19 Prozent).

Die Vorsteuer-Anmeldung bei dem Finanzamt kannst du elektronisch (online) machen. Dazu nutzt du das Programm der Finanzverwaltung ELSTER.

In der Regel sollte die Vorsteueranmeldung monatlich abgegeben werden und das allerspätestens zum 10. Tag des Folgemonats. Falls dir der zehnte Tag des Folgemonats nicht passt, kannst du auch eine Verlängerung der Dauerfrist beantragen, um einen Monat mehr Zeit zu haben.

Gründer*innen und Selbstständige können ihre Vorsteuer ab dem dritten Kalenderjahr auch in anderen Rhythmen überweisen. Und wer im vergangenen Jahr weniger als 1.000 Euro Vorsteuerabzug gültig gemacht hat, kann in der Zukunft seine Vorsteuer einmal im Jahr anmelden.

Wer im vergangenen Jahr zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro Vorsteuerabzug angemeldet hat, kann die Abführung der Vorsteuer einmal im Quartal durchführen.

Wer mehr als 7.500 Euro Vorsteuerabzug angemeldet hat, muss den Abzug der Vorsteuer weiter monatlich anmelden.

Wenn es um Steuern geht, denken viele darüber nach, einen Steuerberater zu kontaktieren. Aber eigentlich kannst du dich auch selber um die Steuern kümmern, wenn du bereit bist, einige Rechnungen durchzuführen, was natürlich ein bisschen Geduld erfordert.

Auf diese Weise erhältst du als Unternehmer einen guten Überblick über die Entwicklung deines Geschäfts.

Wenn du dich selbst um die Steuern kümmern möchtest, können Kurse über Buchhaltung sehr hilfreich sein.

Genauso wie moderne und zuverlässige Buchhaltungsprogramme, die die Berechnung der Mehrwertsteuer und die Verrechnung der Vorsteuer deutlich vereinfachen. Ihre Bedienung wird immer leichter und die Kosten werden stets niedriger, sodass sich die Anschaffung von einer Software meistens lohnt.

Wenn es um den Vorsteuerabzug geht, müssen auch manche Voraussetzungen erfüllt werden. Zu diesem Voraussetzungen gehören:

• Das Unternehmen muss die Leistungen und Lieferungen (in der Rechnung) abgeschlossen haben.
• Eine Umsatzsteuer, die auf eine falsche Weise ausgewiesen ist, ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
• Die Rechnung muss auch entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gemacht sein. Wenn es einen Mangel an gesetzlichen Merkmalen gibt, kann das zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
• Die Rechnung muss schon beglichen worden sein.
• Die USt-ID des Leistungserbringers muss gültig sein.

In manchen Fällen dürfen Unternehmer die Vorsteuer nicht verrechnen. Einige dieser Fälle sind:

• Falls du irgendwelche Produkte oder Dienstleistungen als Bedarfsgüter einkaufst. Wenn es um das Regal im Büro geht, kannst du die Vorsteuer verrechnen, weil die Anschaffung ein Betriebsmittel ist. Wenn es um Mehrwertsteuern auf zum Beispiel das Regal im Kinderzimmer geht, können keine Vorsteuern abgezogen werden, weil du in diesem Fall als Privatperson einkaufst.
• Als Gründer*in kannst du die Vorsteuer nur verrechnen falls du die Erhebung und Abführung der Mehrwertsteuer selber erledigst. Wer im Finanzamt als Kleinunternehmer*in angemeldet ist, im vergangenen Jahr weniger als 22.000 Euro Gewinn gemacht hat und im jetzigen Jahr auch nicht mehr als 50.000 Euro machen wird, ist das Ausweisen der Mehrwertsteuer auf seiner Rechnung nicht benötigt. Allerdings kann in diesem Fall auch die auf andere Produkte gezahlte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer verrechnet werden.

Auch Rechnungen auf denen nicht alle Angaben vollständig sind, sind nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt – deshalb ist es manchmal einfacher, Rechnungsvorlagen zu benutzen.

Es gibt auch Fälle, bei denen die Umsatzsteuer nur teilweise in der Rechnung ausgewiesen ist, bei denen du aber trotzdem keinen Vorsteuerabzug durchführen darfst:

• Umsätze die steuerfrei sind
• im Ausland angefallene Umsätze, die im Inland steuerfrei wären
• Leistungen und Lieferungen, die gegen Entgelt steuerfrei wären aber unentgeltlich sind

Ok, zugegebenermaßen, ist es schon viel Aufwand, die Mehrwertsteuer oder Vorsteuer zu berechnen. Am belastendsten ist das, wenn du gerade noch in der Anfangsphase steckst.

Und das ist auch der Grund dafür, warum es eine Kleinunternehmerregelung im deutschen Steuergesetz gibt: Umsatz- oder Mehrwertsteuer müssen nicht auf der Rechnung ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden, falls der Umsatz im Jahr weniger als 22.000 Euro ist.

Dies vereinfacht die Buchhaltung und macht die Produkte günstiger.