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Wie du Abschreibungen richtig vornimmst und sie steuerlich sinnvoll nutzt

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

1. Nov. 2021

Abschreibungen sind der Weg, um bestimmte Anschaffungen für dein Unternehmen steuerlich geltend zu machen. Vereinfacht gesagt geht es immer darum, dass der Anschaffungsbetrag sich steuermindernd auswirken soll. Das heißt: Eine Ausgabe von beispielsweise 4.000 Euro für das Unternehmen soll auch das zu versteuernde Einkommen um diesen Betrag verringern. Allerdings gibt es hierfür Regeln, die sich nach Art des Gutes und nach dem Wert desselben richten. 

Zu nennen sind drei verschiedene Arten der Abschreibung, die allesamt leicht zu erlernen sind. Dies sind die Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung (als einfache Betriebsausgaben), die Abschreibung über einen bestimmten mehrjährigen Zeitraum sowie die sogenannte Pool-Abschreibung über fünf Jahre.

Zuerst einmal soll aber mal kurz erwähnt werden, dass Abschreibungen sich nur auf abnutzbare Wirtschaftsgüter beziehen (hier werden auch noch geringwertige Wirtschaftsgüter – GWG – definiert). Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter sind von Abschreibungen nicht betroffen. Die Ausgabe wird getätigt, nach Veräußerung wird der Gewinn oder Verlust ebenfalls in die Gewinnrechnung des Unternehmens einfließen. Dies betrifft etwa Grundstücke, Kundendatenbanken oder Beteiligungen. Um diese nichtabnutzbaren Wirtschaftsgüter, soll es hier nicht gehen.

In der Praxis sind die GWG sowie höherpreisige Wirtschaftsgüter bei Selbstständigen deutlich häufiger zu finden. Diese richtig steuerlich abzusetzen, ist dabei nicht nur gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt in Teilen auch Wege, durch das richtige Timing die steuerliche Belastung vorzuziehen oder nach hinten zu schieben, was aus verschiedensten Gründen sinnvoll sein kann.

Wirtschaftsgüter und GWG

Ein Wirtschaftsgut weist folgende Eigenschaften auf:

- es ist selbstständig nutzbar

- es ist beweglich

- es hat eine Nutzungsdauer und unterliegt damit der Abnutzung

So ist es so, dass dies beispielsweise Büromöbel, eine Druckerpresse, einen Wagen oder auch Werkzeug betrifft. Ersatzteile, IT-Peripherie (Maus, PC-Lüftungsanlage etc.) oder auch Leuchtmittel sind keine Wirtschaftsgüter, da sie nicht selbstständig nutzbar sind. 

Allen Wirtschaftsgütern im Anlagevermögen wird eine durchschnittliche Lebensdauer unterstellt, die sich in der AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums einsehen lässt. Ferner werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) definiert. Hier liegt der Anschaffungswert zwischen 250 und 800 Euro netto. Anschaffungen von Wirtschaftsgütern mit niedrigeren Anschaffungskosten als 250 Euro netto werden direkt wie alle normalen Betriebsausgaben gebucht. Bei den GWG kann der volle Betrag im Jahr der Abschreibung geltend gemacht werden, doch dazu gleich mehr.

Bei Anschaffungen mit einem Wert von über 1000 Euro netto greift die Regel, dass diese immer über Abschreibungen über Zeit abzuschreiben sind. Zusätzlich gibt es noch die optionale Pool-Abschreibung, welche bei Wirtschaftsgütern mit Werten zwischen 250 und 1000 Euro anwendbar ist, aber keine Pflicht darstellt.

Geld sparen durch richtige Abschreibungen

Sofort abschreiben oder: Es ist im Grunde eine einfache Betriebsausgabe

Alle Anschaffungen, die zwar Wirtschaftsgüter sind, aber einen Anschaffungswert von bis zu 250 Euro netto haben, werden einfach wie Betriebsausgaben in deiner Buchhaltung geführt. Auch Anschaffungen für das Anlagevermögen im Wert von bis zu 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden. Eine Verzeichnispflicht gibt für Güter mit Wert bis zu 250 Euro netto nicht. Bei Beträgen darüber ist dies allerdings der Fall – auch dann, wenn das Gut noch im selben Jahr komplett abgeschrieben wird. 

Das Verzeichnis listet Anschaffungen für das Anlagevermögen mit Kaufdatum, Wert und Bezeichnung auf. Wichtig in diesem Zusammenhang und generell: Bei beispielsweise fünf gekauften Stühlen zu 280 Euro handelt es sich um fünf zu erfassende Posten. Jeder Stuhl einzeln kann sofort abgeschrieben werden. Dass insgesamt 5 x 280 = 1400 Euro gezahlt wurden, heißt nicht, dass die Stühle über Zeit abgeschrieben werden müssen, da es sich um fünf selbstständige Wirtschaftsgüter handelt.

Merke: GWG bis 250 Euro werden behandelt wie Betriebsausgaben, diese ab 250 bis 800 Euro netto müssen bei der Komplettabschreibung im gleichen Jahr in einem Verzeichnis geführt werden. Die Umsatzsteuer wird, wie üblich, bei Berechtigung zum Vorabzug geltend gemacht. 

Die Sammel- oder Pool-Abschreibung erklärt

Interessant ist die Pool-Abschreibung. Dazu muss zuerst erwähnt werden, dass diese bei Gütern mit Werten zwischen 250 und 1000 Euro optional ist. Ab 250 Euro kannst du auch über Zeit abschreiben, bis 800 Euro netto funktioniert die Abschreibung im Jahr der Anschaffung. In einem Wirtschaftsjahr, in dem du die Pool-Abschreibung nutzen möchtest, kann für Güter mit Anschaffungswert zwischen 250 und 800 Euro netto zudem die reguläre Abschreibung nach der AfA-Tabelle nicht mehr genutzt werden. Doch was ist nun die Pool-Abschreibung?

Die Sammel- oder Pool-Abschreibung zieht einfach alle binnen eines Jahres angeschafften GWG bis zu einem Wert von 1000 Euro zusammen und diesen Pool schreibst du dann über fünf Jahre ab. Das heißt bei zwei Tischen zu 300 Euro, vier Stühlen zu 200 Euro und einer vergoldeten Deckenlampe zu 900 Euro (jeweils netto): 

2 x 300 + 4 x 200 + 900 = 2300 Euro. Jährlich werden also 2300 / 5 = 460 Euro als Betriebsausgaben geltend gemacht.

Wenn du dich für die Pool-Abschreibung entschieden hast, ist das Abschreiben über fünf Jahre bindend. Dies ist unabhängig von Zahlen der AfA-Tabelle. Die Pool-Abschreibung kann sich steuerlich günstig auswirken, wenn du in einem Jahr mit geringem Gewinn viele Anschaffungen getätigt hast. Bei der Abschreibung im selben Jahr hättest du schließlich kaum einen steuerlichen Vorteil, da dein Einkommensteuersatz prozentual umso niedriger ist, desto geringer dein Gewinn ausfällt. Rechnest du für die folgenden Jahre mit steigenden Gewinnen, so kann es sinnvoll sein, dann die „Raten“ der Pool-Abschreibung zu nutzen, um diesen dann (mit dem höheren Einkommensteuersatz) zu schmälern.

Bei der Sammel-Abschreibung ist auch ein Verzeichnis zu führen. Wichtig: Ein Wirtschaftsgut wird mit seinen Nebenanschaffungskosten als ein Gut aufgelistet. Das heißt, eine Bohrmaschine für 200 Euro, die zusammen mit passenden Bohrköpfen für 60 Euro gekauft wird, ist ein GWG im Wert von 260 Euro netto und kann so in der Pool-Abschreibung geführt werden. Dasselbe gilt etwa, wenn du zu einem Laptop eine Maus kaufst.

Die lineare Abschreibung oder: Abschreibung für Abnutzung

Alle Wirtschaftsgüter ab einem Anschaffungswert von 250 Euro netto kannst du freiwillig linear abschreiben, was selten sinnvoll ist. Bei einzelnen Gütern mit mehr als als 800 Euro Anschaffungswert kannst du (anstelle der Pool-Abschreibung), und bei mehr als 1000 Euro musst du über Zeit abschreiben.

Die lineare Abschreibung ist simpel erklärt: Laut AfA-Tabelle hat jedes Wirtschaftsgut eine Lebensdauer in Jahren. Die Abschreibung erfolgt also folgendermaßen: Kaufpreis / Jahre laut AfA-Tabelle = jährlich abzuschreibender Betrag.

Dabei wird im ersten und letzten Jahr monatsgenau abgerechnet. Wird vor dem 15. des Monats gekauft, zählt der Monat mit. Schaffst du also etwas mit drei Jahren Abschreibungsdauer am 8. Juli eines Jahres für 1500 Euro netto an, ergibt sich:

Jahr 1: 6/12 x 1500 / 3 = 250 Euro

Jahr 2: 1500 / 3 = 500 Euro

Jahr 3: 1500 / 3 = 500 Euro 

Jahr 4: 6/12 x 1500 / 3 = 250 Euro

Somit wurde über insgesamt drei Jahre (je zwei halbe und zwei volle Jahre) abgeschrieben. Üblicherweise verbleibt ein Restwert von einem Euro, der deutlich macht, dass das Objekt sich noch im Unternehmen befindet. Dies nennt man Erinnerungswert. Wenn der Gegenstand kaputt ist oder anderweitig aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, wird er ausgebucht.

Die lineare Abschreibung oder: Abschreibung für Abnutzung

Ausnahmen bei Abschreibungen: Computer und Abschreibung nach Leistung

Natürlich gibt es Ausnahmen. Zwei besonders praktikable ergeben sich aus dem Umgang mit beispielsweise PKWs und mit Computern. So liegt seit 2021 die Nutzungsdauer für von Computern und deren Peripherie (Maus, Drucker, Software etc.) bei einem Jahr. Dies bedeutet im Grunde die Abschreibung im Jahr der Anschaffung auch bei höheren Kosten als 800 beziehungsweise 1000 Euro netto. Allerdings: Ob Computer deshalb einfach sofort abgeschrieben werden oder linear über ein Jahr (wieder monatsgenau), ist umstritten. Im Zweifel bietet sich die lineare Abschreibung über ein Jahr an. 

Bei einigen Wirtschaftsgütern, etwa bei Autos, kann auch die Abschreibung für Leistung genutzt werden. Dies bedeutet, dass entsprechend der aufgewendeten Leistung abgeschrieben wird, wobei dem Objekt eine Gesamtleistung unterstellt wird. Wird bei einem PKW etwa angenommen, dass er 300.000 Kilometer fahren kann, ehe er den Dienst quittiert, entsprächen 30.000 in einem Jahr gefahrene Kilometer einem Abschreibungswert durch die Leistungsabschreibung von 10 Prozent der Anschaffungskosten. Allerdings: Die Leistungsabschreibung ist freiwillig. Die lineare Abschreibung ist zudem meist einfacher.

Am Ende des Jahres rechnen, welche Form der Abschreibung sich lohnt

Nicht immer ist die sofortige Abschreibung sinnvoll – wie oben erwähnt. Grundsätzlich sollten die Kosten ja dann am größten sein, wenn auch die Gewinne hoch sind, wodurch ja der Einkommensteuersatz höher wird. Daraus ergibt sich, dass Abschreibungen im Jahr der Anschaffung umso attraktiver sind, je höher der Gewinn im gleichen Jahr ist und das Aufschieben der Abschreibung durch die lineare oder die Pool-Abschreibung umso spannender ist, wenn höhere Gewinne in Zukunft erwartet werden. 

Am Ende bleibt natürlich der Abschreibungsbetrag gleich. Aber es kann einige Euro Unterschied machen, was an Steuern dadurch erspart bleibt.