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Was muss ich beachten, wenn ich eine Zahlungserinnerung schreiben muss?

Wenn es passiert, dass dein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, musst du ihn fristgerecht an die Zahlung erinnern. Um dies zu tun, schickst du ihm eine Zahlungserinnerung. Falls dein Kunde auch weiterhin die erste Erinnerung ignoriert, kann die Zahlungserinnerung wiederholt erfolgen. Beim Schreiben einer Zahlungserinnerung gibt es etliche gesetzliche Regelungen, die du beachten musst. Ansonsten setzt du dich der Gefahr aus, dass die Zahlungserinnerung nicht rechtlich wirksam ist.

In diesem Blog Artikel erklären wir dir genau, wie du eine Zahlungserinnerung schreiben musst und zeigen dir, wo du ein Muster findest um garantiert alles richtig zu machen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Aber was ist denn nun eine Zahlungserinnerung? Die Zahlungserinnerung kann auch als eine Mahnung bezeichnet werden. Allerdings solltest du vorsichtig beim ersten Schreiben sein, da du deinen Kunden schließlich nur an die fehlende Zahlung erinnern willst. Deine Absicht sollte nicht das Vergraulen wegen eines Zahlungsrückstandes sein, da es deinem Kundenverhältnis schaden könnte. Mit der Zahlungserinnerung forderst du also deinen schuldenden Kunden dazu auf, die noch offene Rechnung zu bezahlen. Um überhaupt berechtigt zu sein, eine Zahlungserinnerung zu schreiben, musst du zuerst eine rechtlich korrekte Rechnung erstellt und an deinem Kunden geschickt haben. Wenn er diese Rechnung nicht pünktlich bezahlt, hast du das Recht, ihn an die Zahlung zu erinnern. Jedoch solltest du beachten, dass dein Kunde vielleicht die Rechnung schon innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt hat, aber die auf deinem Konto noch nicht übertragen wurde. Zu dieser Situation kann es sehr leicht kommen, da sich manche Banken viel Zeit für Gutschriften nehmen. Deshalb musst du immer die Dauer der Verbuchung auf dein Geschäftskonto berücksichtigen.

Beim Schreiben einer Mahnung müssen genau festgelegte Fristen eingehalten werden. Diese gesetzlichen Regelungen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder im Handelsgesetzbuch (HGB) genau definiert. Mit diesen Vorschriften kannst du das Mahnverfahren rechtssicher durchführen. Um einen Schuldner überhaupt in Verzug zu setzen, kann die Zahlungserinnerung eine Voraussetzung sein. Falls der Schuldner in Verzug gesetzt wird und wenn eine ausreichend lange Frist verstrichen ist, können rechtliche Schritte eingeleitet werden. Jedoch handelt es sich nicht um einen Verzug, wenn der Schuldner nicht selbst für die Nichtleistung der Zahlung verantwortlich ist. Wenn dies der Fall ist, muss er auch entsprechende Beweise erbringen.

Der Schuldner wird spätestens in Verzug geraten, wenn 30 Tage nach der Fälligkeit einer Rechnung die Zahlung nicht erfolgt ist. Falls es nicht anders auf der Rechnung oder in den AGBs erwähnt ist, regeln das die Gesetzbücher HGB und BGB. Wenn der Schuldner eine Privatperson ist, musst du ihn auf jeden Fall auf die Folgen hinweisen, die er wenn er die Rechnung nicht begleicht, haben wird. Im Business-zu-Business Bereich musst du den Kunden nicht auf die Folgen des Zahlungsverzuges hinweisen, da davon auszugehen ist, dass er als Kaufmann, darüber informiert ist.

Die Form um eine Zahlungserinnerung zu schreiben, muss keine bestimmte Form haben. Sie kann schriftlich, mündlich oder auch formlos erfolgen. Allerdings solltest du aus Beweisgründen immer die Schriftform benutzen. Eine Online-Mahnung in Form eines PDF-Dokuments, dass du im Anhang einer E-Mail stellst, gilt ebenso wie ein Brief. Wichtig ist, dass der Schuldner das Original der Mahnung erhält und du eine Kopie davon hast. Es gibt viele Muster im Internet, die du verwenden kannst um eine Zahlungserinnerung zu schreiben. Eine Word-Vorlage kann von folgendem Link heruntergeladen werden:

Vorlage einer Zahlungserinnerung von www.computerbild.de

Bestandteile einer Mahnung

In der schriftlichen Mahnung musst du vom Schuldner eindeutig verlangen, dass er die Rechnung sofort oder in einer neuen Frist bezahlt. Auf der Mahnung muss also folgendes stehen:

  • Angaben über die Rechnung die nicht bezahlt ist (Rechnungsnummer und –datum)
  • Das Datum der Mahnung
  • Das neue Zahlungsziel
  • Die Stufe der Mahnung (zum Beispiel Mahnung Nummer 1)

Abhängig davon, in welchem Bundesland dein Firmensitz ist, können die Zinsen unterschiedlich hoch sein. Bevor es zur Einleitung von rechtlichen Schritten kommt, werden üblich bis zu drei Mahnungen an den Schuldner geschickt, im Abstand von jeweils zwei Wochen. Wenn der Schuldner auch die dritte Zahlungserinnerung ignoriert, können rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Als aller Erstes ist es empfohlen, das Gespräch mit dem Kunden zu suchen, bevor Mahnungen geschrieben werden. Es passiert nicht selten, dass ein Problem mit einem freundlichen Gespräch gelöst wird. Kontaktiere deshalb immer den Kunden direkt und dann wird vielleicht klar, dass zum Beispiel die Rechnung überhaupt nicht angekommen ist. Eine gute Beziehung zum Kunden zu bewahren sollte immer das Wichtigste sein.

Die erste Mahnung

Falls das Gespräch kein Ergebnis bringt, solltest du den Kunden eine schriftliche Zahlungserinnerung schreiben. Diese erste Zahlungserinnerung ist allerdings nicht mit Mahngebühren verbunden. Sie dient nur dazu, den Kunden an die fehlende Zahlung zu erinnern. In diesem Schreiben solltest du eine neue Frist setzen, zum Beispiel 5 bis 10 Tage. Es ist sehr wichtig, die Zahlungserinnerung so freundlich wie möglich zu formulieren, wie zum Beispiel: „Wir haben bemerkt, dass Sie die Rechnung XXX noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie, dies zu überprüfen und die Regulierung der Rechnung nachzuholen.“

Dieses Schreiben sollte auch alle Informationen über den Auftrag oder Vertrag haben., also die Höhe der Forderung, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer und das Lieferdatum. So eine Zahlungserinnerung wird vom Gericht gleich wie eine Mahnung angesehen.

Die zweite Mahnung

In der zweiten Mahnung solltest du deutlicher werden. Hier werden jetzt Mahngebühren angedroht. Das Schreiben könnte zum Beispiel so aussehen: „Wir bitten Sie, die offene Rechnung XXX umgehend zu begleichen. Wenn die Zahlungsfrist zum [tt.mm.jjjj] nicht eingehalten wird, werden wir Ihnen Mahnkosten und Verzugszinsen berechnen.“

Die dritte Mahnung:

In der dritten Mahnung ist es wichtig, dass der Kunden darüber informiert wird, dass alle weitere Schritte zusätzliche Kosten verursachen werden, die er übernehmen muss. Neben der Zinsen können auch Kosten für das Gerichtsverfahren bei der Überschreitung der Fälligkeit oder bei Zahlungsverzug anfallen. In dieser Phase ist der Schuldner nun im Verzug, da er entsprechend gemahnt wurde und immer noch nicht seine Rechnung bezahlt hat. Es wird empfohlen, diese dritte Mahnung als Einschreiben zu versenden. Du solltest weitere Lieferungen bzw. Arbeiten für diesen Kunden stoppen, bis er die fehlende Zahlung geleistet hat.

Wie schon erwähnt, solltest du über den ganzen Prozess auf die Verhältnismäßigkeit achten. Pflege immer eine persönliche Beziehung zum Kunden. Ein freundlicher Anruf kann schon vielleicht reichen. Wenn du einen großen Kundenstamm und keine engen Kundenbeziehungen hast (zum Beispiel E-Commerce), kannst du ein professionelles Forderungsmanagement nicht umgehen, da es zu einem sehr großen Kundengeflecht kommen kann. Falls du dich entscheidest eine Mahnung zu schreiben, bleibe immer freundlich aber bestimmt. Muster für Mahnungen können unter folgendem Link gefunden werden:

https://rechnungen-muster.de/mahnung-vorlagen

Die oben genannten Mahnstufen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst auf diese Weise vorgehen, aber das ist kein Muss. Wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du auch auf die Mahnung verzichten:

  • Wenn die Rechnung ein Zahlungsziel beinhaltet, gerät der Schuldner nach Überschreitung dieser Frist automatisch in Verzug. Formulierungen, die für diesen Zweck verwendet werden können sind zum Beispiel: „Zahlbar innerhalb 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung“, „Zahlbar bis tt.mm.jjjj“, „Zahlbar bis der Kalenderwoche 22“ usw.
  • Wenn der Schuldner ernsthaft und endgültig die Zahlung verweigert, gerät er automatisch in Verzug.
  • Wenn der Schuldner ein Verbraucher ist, gerät er in Verzug automatisch wenn er darüber in der Rechnung informiert wurde. Wenn er aber kein Verbraucher ist, gerät er in Verzug automatisch 30 Tage nach Erhalt der Leistung.

Es gibt auch eine Alternative zu diesen klassischen Mahnverfahren. Wenn du nicht viel Geduld mit säumigen Zahlern hast, kannst du diesen Prozess auch etwas beschleunigen. In diesem Fall werden klare Ansagen die du direkt in die Rechnung stellst empfohlen.

  1. Du stellst in die Rechnung einen unmissverständlichen Zahlungshinweis, wie zum Beispiel: „Der Rechnungsbetrag ist 30 Tage nach Rechnungsdatum fällig. Um Ihnen und uns unnötige Kosten zu ersparen, werden wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren verzichten. Sollten Sie diese Rechnung im Laufe der nächsten 30 Tage nicht begleichen, geraten Sie gemäß § 286 BGB automatisch in Zahlungsverzug. Ab diesem Zeitpunkt können wir Verzugszinsen in Höhe von 8,12 Prozent p.a. berechnen. Außerdem müssen alle Kosten eines anschließenden gerichtlichen Mahnverfahrens von Ihnen getragen werden. Wenn Zahlungsverzögerungen entstehen sollten, setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit uns in Verbindung.“
  2. Wenn der Kunde auch in diesem Fall nicht rechtzeitig zahlt, wird wieder ein Gespräch empfohlen. Auf diese Weise kannst du feststellen, ob der Kunde überhaupt die Rechnung erhalten hat. In dem Gespräch kann eine gemeinsame Lösung gefunden werden.
  3. Wenn nichts funktioniert, dann schickst du dem Schuldner nur eine einzige Mahnung. Diese Mahnung muss dann die gesetzliche Grundlagen enthalten sein und der Termin für die geplante Einleitung des Mahnverfahrens.

Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, ist in der Regel das Amtsgericht dafür zuständig, in dem Bezirk wo du dein Firmensitz hast. Der Prozess erfolgt auf folgende Weise:

  • Zuerst reichst du einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides bei deinem zuständigen Mahngericht. Dieser Antrag kann im Schreibwarenhandel gefunden werden. Allerdings kann der Mahnantrag auch online gestellt werden. Du druckst in diesem Fall nur das Antragsformular aus und schickst es an das Mahngericht oder gleich online. Wenn du es online verschicken möchtest, ist eine digitale Signatur erforderlich.
  • Das Gericht wird deinen Antrag prüfen und dem Schuldner einen Mahnbescheid zuschicken.
  • Wenn der Schuldner den Mahnbescheid erhält, hat er 14 Tage Zeit, um einen Widerspruch einzulegen. Falls er sich entscheidet diesen Weg zu gehen, solltest du dir überlegen mit einem richtigen Gerichtsverfahren zu deinem Recht zu kommen.
  • Wenn er keinen Widerspruch erhebt, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Danach hat der Schuldner wieder 14 Tage Widerspruchsfrist. Wenn er wieder keinen Widerspruch erhebt, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig und gibt dir die Möglichkeit, deine Forderungen mit Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einzutreiben.

Jeder Dienstleister kann manchmal in die Situation geraten, für seine Leistungen nicht die vereinbarte Bezahlung zu bekommen. Es ist nicht selten, dass es sich in einer solchen Situationen um ein Missverständnisse handelt. Wenn du eine Zahlungserinnerung schreiben musst, wird es dir helfen deinen Kunden darauf hinzuweisen, dass er eine Rechnung noch nicht beglichen hat. Auch wenn solche Situationen unangenehm sein können, sei immer freundlich und bestimmt. Die meisten Fälle werden schon nach der ersten Zahlungserinnerung gelöst. Wenn sich der Schuldner aber auch weiterhin weigert die Zahlung zu leisten, kannst du weitere Mahnungen schicken um das Geld zu bekommen.

Fazit: Zahlungserinnerung schreiben

Es wird immer wieder vorkommen, dass ein Auftraggeber deine Rechnung nicht pünktlich bezahlt. Eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben ist meist der beste und schnellste Weg an sein Geld zu kommen. Denn bei jedem Kunden gerät mal eine Rechnung in Vergessenheit. Sollte es allerdings nicht reichen diese eine Zahlungserinnerung zu schreiben, dann musst du eine oder auch mehrere Mahnungen schreiben. Die letzte Möglichkeit an dein Geld zu kommen ist dann leider ein gerichtliches Mahnverfahren. Dazu kommt es zum Glück nur sehr selten. Meistens reicht es völlig aus eine einfache Zahlungserinnerung zu schreiben und sie dem Kunden zu schicken.