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Zusammenfassende Meldung - Was das ist und wer sie machen muss

Die Europäische Union ist für ihre Bewohner quasi grenzenlos. Bequem können wir als EU-Bürger von einem Land ins Nächste reisen und profitieren auch beim Online-Shopping von den gemeinsamen Regulierungen. Selbstständige und Freiberufler müssen bei der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen ins europäische Ausland jedoch ein paar wichtige Regeln beachten, damit der fast grenzenlose Warenaustausch auch ordnungsgemäß abgerechnet und versteuert werden kann.

Umsatzsteuervoranmeldung

Wer als Freiberufler arbeitet, dem sollte die Umsatzsteuervoranmeldung kein Fremdwort sein. Diese je nach Einkommen monatlich oder quartalsweise abzugebende Erklärung dient dazu, die eigene Steuerschuld zu ermitteln und gleichzeitig die gezahlte Umsatzsteuer für erworbene Leistungen oder Produkte im Rahmen der eigenen Tätigkeit zurückzubekommen.

Dies erleichtert Unternehmern wie Selbstständigen die finanzielle Belastung von größeren betrieblichen Anschaffungen. Ausgenommen von der Pflicht, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind lediglich Kleinunternehmer. Da diese keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen oder Waren ausweisen, können sie diese auch nicht zurückfordern.

Ausnahme für Kleinunternehmer

Jedoch sollte man als Kleinunternehmer seine Einkünfte ganz genau im Auge behalten. Denn ab der Überschreitung von 17.500€ Umsatz im ersten Jahr oder aber 50.000€ Umsatz im Folgejahr der Gründung, kann man automatisch nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und wird somit umsatzsteuerpflichtig.

Neben der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es noch eine weitere wichtige Formalie, die es zu beachten gibt. Dies betrifft Freiberufler oder Unternehmer, die ihre Services oder Produkte ins europäische Ausland verkaufen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der erste Schritt für erfolgreiche Geschäfte im Ausland, ist die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID). Diese Nummer kann entweder direkt bei der Gründung beim Finanzamt beantragt oder auch im Nachhinein, falls sich über die heimatlichen Grenzen hinaus Kunden ergeben, schriftlich oder online beim Bundeszentralamt für Steuern angefragt werden.

Die Umsatzsteuer-ID dient zur Regulierung der Geschäfte über die Grenzen eines Landes hinaus. Ohne diese Nummer ist es nicht möglich, innerhalb der Europäischen Union umsatzsteuerfreie Lieferungen durchzuführen, da die Geschäftsabwicklungen sonst von den Behörden der Länder, die in den Handel involviert sind, nicht nachvollzogen werden können.

Reverse Charge-Verfahren

Wenn wir unsere Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen haben, können wir offiziell Lieferungen oder Leistungen ins Ausland vornehmen. In diesem Fall wird jedoch keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, denn es tritt das sogenannte Reverse Charge-Verfahren in Kraft. Dies bedeutet, dass nicht mehr der Verkäufer seine Ware oder Dienstleistung besteuert, sondern der Kunde seinen Erwerb in seinem Heimatland versteuern muss. Offiziell wird dies als innergemeinschaftlichen Erwerb bzw. innergemeinschaftliche Leistung bezeichnet.

Davon betroffen ist jeder in der EU ansässiger und umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder Freiberufler. Privatpersonen, die Produkte oder Serviceleistungen innerhalb der EU aus einem anderen EU-Mitgliedsland erwerben, sind von dieser Regelung ausgenommen.

Dafür muss der Leistungserbringer dies auch fachgerecht auf der gestellten Rechnung vermerken. Statt des Hinweises auf die Zahlung der Umsatzsteuer, muss sich auf der Rechnung der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder auch „Reverse Charge“ befinden. So weiß der Käufer, dass die Steuerlast für die gekaufte Leistung auf ihn übertragen wird und kann diese wiederum in seiner regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung diesen Betrag geltend machen.

Zusammenfassende Meldung

Doch damit ist es für den Verkäufer nicht getan. Damit die betroffenen EU-Länder der Kauf ordnungsgemäß untereinander verrechnen können, müssen alle ins EU-Ausland verkauften Waren oder Services in der sogenannten Zusammenfassenden Meldung (ZM) aufgelistet werden. Mithilfe dieser Meldung in Kombination mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann der weitere Zahlungsverlauf der anfälligen Steuersumme kontrolliert und innerhalb der entsprechenden EU-Länder nachvollzogen werden. Dies erfolgt über einen automatisierten Datenaustausch, wobei die Angaben aus der Zusammenfassenden Meldung mit den Angaben der Steuererklärung des Käufers abgeglichen werden.

Diese Meldung muss zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Dabei wird der Zeitraum der Abgabe für die Meldung von Warenlieferungen in monatlich (Umsatz über 50.000€) und quartalsweise (Umsatz überschreitet 50.000€ im Quartal nicht) unterschieden. Dienstleistungen sind umsatzunabhängig und stets einmal im Quartal in der Zusammenfassenden Meldung zu erklären.

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Wie mache ich die Zusammenfassende Meldung?

Die Meldung erfolgt ausschließlich online und kann dabei entweder über das ElsterOnline-Portal oder das BZStOnline-Portal eingereicht werden. Unabhängig davon, welche Plattform verwendet wird, müssen die folgenden Angaben stets aufgelistet werden:

  • Persönliche Daten des Leistungserbringers (Name, Anschrift, Umsatzsteuer-ID)
  • Umsatzsteuer-ID des Kunden
  • Höhe des Rechnungsbetrags
  • Art des Umsatzes

Achtung : Falls die Umsatzsteuer-ID des Kunden nicht stimmt, wird der Leistungserbringer selbst besteuert. Daher lohnt es sich, die entsprechenden Daten des Käufers noch einmal genau zu überprüfen, damit man nicht selbst mit der Zahlung der Steuer belastet wird.

Was passiert bei Nichtabgabe?

Jeder, in der EU ansässige und umsatzsteuerpflichtige Unternehmer oder Freiberufler ist gesetzlich verpflichtet, die Zusammenfassende Meldung zu erbringen. Wenn diese Pflicht nicht eingehalten wird, kann das schnell sehr kostspielig werden. Bis zu 2.500€ können allein für eine verspätete Abgabe fällig werden, wozu oftmals noch weitere Bußgelder in Höhe von bis zu 5.000€ hinzukommen können. Wer dieser gesonderten Aufforderung zur Abgabe der Meldung immer noch nicht nachkommt, muss mit der Zahlung eines Zwangsgeldes rechnen. Und dies kann gut und gerne schon mal 25.000€ betragen.

Um die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung kommt man also nicht herum. Gleiches gilt auch für das Berichtigen von etwaigen Fehlern, die eventuell bei dem Ausfüllen der Erklärung unterlaufen sind. Hierfür gilt eine Frist von einem Monat, innerhalb derer die Angaben berichtigt werden müssen.

Zusammenfassende Meldung - ein Fazit

Bei Geschäften, die innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union getätigt werden, muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden. Sobald es zu einem Handel zwischen diesen Unternehmen kommt, vorausgesetzt, sie sind umsatzsteuerpflichtig, tritt das Reverse Charge-Verfahren in Kraft. Unternehmer oder Freiberufler, die ihre Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland verkaufen, geben ihre Umsatzsteuerpflicht damit an den Kunden ab. Dies muss mit einem entsprechenden Vermerk auf der Rechnung gekennzeichnet werden. Der Leistungsempfänger muss diesen Kauf wiederum in seinem Heimatland versteuern. Diese Zahlung kann man sich über die jeweilige Umsatzsteuervoranmeldung vom Staat zurückholen.

Der Leistungserbringer muss über seine ins EU-Ausland getätigten Geschäfte Buch führen und dies in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) gemeinsam mit der Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig dem Finanzamt melden. Dabei sollte auf die Richtigkeit der Angaben, insbesondere der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, geachtet werden, da es sonst zu Strafzahlungen kommen kann. Gleiches gilt für die verspätete Meldung. Bei kompletter Nichtabgabe der ZM können hohe Strafen fällig werden.