Zusammenfassende Meldung (ZM) - Was ist das eigentlich?

Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, ist an sich ganz einfach und hat außerdem keinerlei finanzielle Auswirkungen für Unternehmer: Sie wird einfach als durchlaufender Posten eingenommen und wieder abgeführt. Damit dieselbe Leistung nicht mehrfach besteuert wird, fällt die Umsatzsteuer am Ende nur beim Verbraucher an.

Sobald du als Unternehmer eine Umsatzsteuer-ID besitzt, bist du verpflichtet, auf all deinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen und diese auch an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig kannst du bei allen Rechnungen, die du erhältst, Vorsteuer-Abzug geltend machen, d.h. du kannst dir die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzahlen lassen. Wichtig ist nur, dass du eine Umsatzsteuer-ID hast.

Um die Umsatzsteuer richtig beim Finanzamt deklarieren zu können, ist allerdings ein erhöhter Dokumentationsaufwand erforderlich. Jeder Gewerbetreibende, der Umsatzsteuer in Rechnung stellt, muss regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Alles, was du dazu wissen solltest, findest du hier: Was Du zum Thema Umsatzsteuervoranmeldung wissen solltest .

Noch etwas komplizierter wird es, wenn du auch Umsätze im innergemeinschaftlichen Ausland erzielst, also in allen Ländern, die zur EU gehören, aber eben nicht Deutschland sind. In diesem Fall musst du nämlich zusätzlich neben der Umsatzsteuervoranmeldung auch eine Zusammenfassende Meldung (ZM) ausfüllen und abgeben. Was genau eine Zusammenfassende Meldung ist, wie und wo du sie einreichst und was du dabei beachten musst, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Umsatzsteuer fällt wie gesagt final nur beim Verbraucher bzw. Kunden an. Für alle Unternehmen ist sie ein sogenannter durchlaufender Posten. Wenn du einem Unternehmen in Deutschland eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellst, führt das am Ende dazu, dass die Steuer einmal im Kreis weitergereicht wird: Dein Kunde zahlt sie an dich, du gibst sie ans Finanzamt weiter und das Finanzamt wiederum an deinen Kunden.

Das alles dient dazu, dass dieselbe Leistung nicht doppelt besteuert wird. Denn wenn dein Kunde selbst eine Umsatzsteuer-ID hat, geht das Finanzamt davon aus, dass alles, was er einkauft, dazu dient, weiterverarbeitet und - verkauft zu werden. Auf die eingekaufte Leistung fällt später also noch einmal Umsatzsteuer beim Endkunden an, der in der Regel eine Privatperson ist.

Auch die EU-Länder wollen, dass Umsatzsteuer unter Unternehmen im Gemeinschaftsgebiet ein durchlaufender Posten ist, damit EU-intern dieselben wirtschaftlichen Voraussetzungen für Unternehmer gelten wie innerhalb der einzelnen Länder. Die Weiterleitung der Steuer von einem zum anderen wird aber deutlich schwieriger, da Finanzbehörden unterschiedlicher Länder involviert sind.

Denn die Umsatzsteuer würde an ein Land abgeführt und ein anderes würde sie als Vorsteuer an den Leistungsempfänger zurückzahlen müssen. Länder, die innerhalb der EU mehr importieren als exportieren wären dadurch umsatzsteuerseitig benachteiligt.

Um diesen Prozess gerechter zu gestalten und für alle Beteiligten möglichst zu vereinfachen, haben sich die EU-Mitgliedstaaten auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren geeinigt. Es greift immer dann, wenn zwei Unternehmer aus unterschiedlichen EU-Mitgliedsstaaten einander Leistungen in Rechnung stellen.

"Reverse Charge" bedeutet, dass die Umsatzsteuerlast umgedreht wird, dass also nicht mehr der Rechnungssteller, sondern der Kunde derjenige ist, der die Umsatzsteuer auf einen Vorgang schuldet. Während innerhalb Deutschlands immer derjenige, der die Leistung erbringt und die zugehörige Rechnung ausstellt, die Umsatzsteuer ausweisen und abführen muss, führt das Reverse-Charge-Verfahren dazu, dass der Leistungserbringer (fast) gar nichts mehr mit der Umsatzsteuer zu tun hat.

Konkret bedeutet das Folgendes: Ins EU-Ausland kannst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen und dein Kunde muss die Umsatzsteuer dann bei seinem heimischen Finanzamt deklarieren und abführen. Da dies nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen gilt, kann dein Kunde sich die Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug auch gleich wieder zurückholen.

Es wird also weder für ihn noch für dich in irgendeiner Form teurer. Das Ganze ist aber deutlich einfacher, als wenn du die Umsatzsteuer ans deutsche Finanzamt abführst, dein Kunde sich die Vorsteuer zuhause zurückholt und die beiden Finanzämter in irgendeiner Weise einen Ausgleich zwischen den Ländern schaffen müssen.

Wenn du Rechnungen ins innergemeinschaftliche Ausland ohne Umsatzsteuer ausstellen möchtest, musst du nur sehr wenige formelle Vorgaben beachten. Damit es später keine Probleme mit einem der Finanzämter gilt, musst du zwingend auf der Rechnung vermerken, dass die Umsatzsteuerschuld beim Kunden liegt. Eine gängige Formulierung dafür lautet "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Damit weiß jeder, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird.

Um eine saubere Dokumentation all dieser Vorgänge sicherzustellen, wurde die Zusammenfassende Meldung eingeführt. Diese umfasst alle eigenen Umsätze, auf die das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wurde. Du gibst sie bei deinem heimischen Finanzamt ab.

Auf diese Weise kann das Finanzamt später prüfen, ob auch wirklich nur EU-Umsätze steuerfrei in Rechnung gestellt wurden und wie hoch diese waren. Außerdem können die verschiedenen EU-Finanzbehörden sich im Zweifelsfall ebenfalls austauschen und überprüfen, ob die Umsatzsteuer im Empfängerland richtig deklariert und abgeführt wurde.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Jeder, der Rechnungen an Unternehmen ausstellt, die nicht in Deutschland, aber in der EU ansässig sind, muss regelmäßig eine ZM abgeben. Ob derjenige, an den du die Rechnung stellst, ein Unternehmer ist, erkennst du daran, ob er auch eine Umsatzsteuer-ID hat.

Wenn du Rechnungen an Privatpersonen in der EU stellst, musst du ganz normal die deutsche Umsatzsteuer ausweisen und die entsprechenden Umsätze in deiner Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärung angeben. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt dann nicht, denn Privatpersonen haben ja keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Entsprechend haben diese Umsätze auch nichts in der Zusammenfassenden Meldung zu suchen. Deren Zweck ist es nur, die Umsätze, die du ohne Umsatzsteuerausweis in der EU erbracht hast, aufzuführen und zu erklären.

Wie erstellt man eine Zusammenfassende Meldung?

Die ZM muss genau wie die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch beim Finanzamt abgegeben werden. Eine Meldung per Post auf Papier ist nicht möglich. Der gesamte Vorgang der Meldung läuft über das ElsterOnline-Portal. Es gibt zwei Formulare, die du dort ausfüllen musst: Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferung und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte Einlagebogen zur Zusammenfassenden Meldung.

Für beide Formulare kannst du auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern Ausfüllhilfen zu Rate ziehen. Grundsätzlich ist das Ausfüllen aber nicht schwieriger als das Einreichen einer Umsatzsteuervoranmeldung.

Wichtig ist, dass deine Umsatzsteuererklärung und die ZM exakt übereinstimmen, denn diese werden vom Finanzamt miteinander abgeglichen. Rein logisch können dort auch gar keine unterschiedlichen Werte stehen. Und natürlich muss beides auch zu deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder zu deiner Gewinn- und Verlust-Rechnung passen.

Welche Angaben müssen in der Zusammenfassenden Meldung enthalten sein?

Deine Zusammenfassende Meldung enthält Angaben über alle innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksgeschäfte und sonstige Leistungen, die du ohne Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hast. Für jeden Vorgang musst du die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers, den Leistungszeitraum und den Wert der Leistung angeben. Da du keine Umsatzsteuer auf diese Leistungen einziehst, sind die Werte natürlich immer netto ausgewiesen.

Innergemeinschaftliche Käufe sind übrigens nicht Bestandteil der ZM. Wenn du selbst eine Rechnung erhältst, auf der steht, dass du als Leistungsempfänger die Steuerschuld trägst, ist auch das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden, das heißt, du musst dafür sorgen, dass du die Umsatzsteuer an dein eigenes Finanzamt abführst und per Vorsteuerabzug wieder zurückerhältst. Aber du gibst diesen Vorfall nicht in der Zusammenfassenden Meldung an. Diese ist exklusiv für deine selbst in Rechnung gestellten Umsätze gedacht.

Welche Fristen musst du für die Zusammenfassende Meldung beachten?

Normalerweise muss eine Zusammenfassende Meldung einmal im Quartal abgegeben werden, und zwar immer bis spätestens zum 25. des Folgemonats. Für das 3. Quartal 2017 muss die ZM also beispielsweise bis zum 25. Oktober 2017 eingereicht werden. Wenn der 25. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verlängert sich die Frist automatisch bis zum nächsten Werktag.

Die Pflicht zur quartalsweisen Abgabe gilt auch dann, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder – was sehr selten ist – jährlich einreichen musst. Kürzere Meldefristen hast du erst, wenn du im Quartal mehr als 50.000 Euro innergemeinschaftliche Umsätze in Rechnung stellst. In dem Fall musst du deine EU-Umsätze ebenfalls monatlich melden. Eine Fristverlängerung wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es für die ZM nicht. Wenn du also eine Dauerfristverlängerung hast, musst du deine innergemeinschaftlichen Umsätze trotzdem zum selben Termin jeweils am 25. melden. Die Frist ist ja ohnehin schon etwas länger und die Angaben, die gemacht werden müssen, in der Regel weniger, da weniger Umsätze betroffen sind.

Du bist außerdem nur zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet, wenn du in dem betreffenden Quartal innergemeinschaftliche Leistungen erbracht und ohne Umsatzsteuer-Ausweis in Rechnung gestellt hast. Wenn du also beispielsweise im Februar eine Leistung an einen Unternehmer in Paris verkauft hast und im April deine Meldung abgegeben hast, im zweiten Quartal aber keine innergemeinschaftlichen Leistungen erbracht hast, musst du im Juli auch keine Meldung abgeben. Wenn das Finanzamt bei dir nachfragt oder anmahnt, kannst du einfach darauf verweisen, dass du lediglich innerdeutsche Umsätze im betreffenden Quartal erbracht hast.

Was passiert, wenn du keine Zusammenfassende Meldung abgibst?

Da die Zusammenfassende Meldung nicht zu einer Steuerpflicht führt, gibt es keine Verspätungszuschläge, wenn du sie zu spät oder gar nicht einreichst. Trotzdem solltest du, wenn dir auffällt, dass du eine Meldung hättest abgeben müssen, dies so schnell wie möglich nachholen. Denn es sind Bußgelder in einer Höhe von bis zu 5.000 Euro möglich, wenn du nicht oder zu spät meldest. Spätestens bei einer Betriebsprüfung werden fehlende Meldungen auffallen und müssen dann sowieso nachgeholt werden.

Da das Bundeszentralamt für Steuern davon ausgeht, dass jeder, der eine Umsatzsteuer-ID hat, auch Leistungen im innergemeinschaftlichen Raum erbringt, werden regelmäßig Mahnungen an Unternehmer verschickt, wenn keine ZM eingereicht wurde. Falls du eine solche Mahnung erhältst, obwohl du nur innerdeutsche Umsätze erbringst, hast du nichts falsch gemacht. Dies ist ein ganz normaler Vorgang und eine Erinnerung des Bundeszentralamts, weil viele Unternehmer nicht genau über die Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze Bescheid wissen und die Meldung vergessen.

Wenn du keine innergemeinschaftlichen Leistungen erbracht hast, musst du aber auch dann keine Meldung abgeben, wenn du eine Mahnung erhältst. Du musst auch keine leere Meldung (sogenannte Fehlmeldung) einreichen. Ein Hinweis an das Bundeszentralamt, dass du allein in Deutschland tätig bist, reicht normalerweise aus, um die Mahnungen für eine Weile abzustellen.