Was ist eine Zusammenfassende Meldung?
Umsatzsteuer fällt wie gesagt final nur beim Verbraucher bzw. Kunden an. Für alle Unternehmen ist sie ein sogenannter durchlaufender Posten. Wenn du einem Unternehmen in Deutschland eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellst, führt das am Ende dazu, dass die Steuer einmal im Kreis weitergereicht wird: Dein Kunde zahlt sie an dich, du gibst sie ans Finanzamt weiter und das Finanzamt wiederum an deinen Kunden. Das alles dient dazu, dass dieselbe Leistung nicht doppelt besteuert wird. Denn wenn dein Kunde selbst eine Umsatzsteuer-ID hat, geht das Finanzamt davon aus, dass alles, was er einkauft, dazu dient, weiterverarbeitet und - verkauft zu werden. Auf die eingekaufte Leistung fällt später also noch einmal Umsatzsteuer beim Endkunden an, der in der Regel eine Privatperson ist.
Auch die EU-Länder wollen, dass Umsatzsteuer unter Unternehmen im Gemeinschaftsgebiet ein durchlaufender Posten ist, damit EU-intern dieselben wirtschaftlichen Voraussetzungen für Unternehmer gelten wie innerhalb der einzelnen Länder. Die Weiterleitung der Steuer von einem zum anderen wird aber deutlich schwieriger, da Finanzbehörden unterschiedlicher Länder involviert sind. Denn die Umsatzsteuer würde an ein Land abgeführt und ein anderes würde sie als Vorsteuer an den Leistungsempfänger zurückzahlen müssen. Länder, die innerhalb der EU mehr importieren als exportieren wären dadurch umsatzsteuerseitig benachteiligt.
Um diesen Prozess gerechter zu gestalten und für alle Beteiligten möglichst zu vereinfachen, haben sich die EU-Mitgliedstaaten auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren geeinigt. Es greift immer dann, wenn zwei Unternehmer aus unterschiedlichen EU-Mitgliedsstaaten einander Leistungen in Rechnung stellen.
"Reverse Charge" bedeutet, dass die Umsatzsteuerlast umgedreht wird, dass also nicht mehr der Rechnungssteller, sondern der Kunde derjenige ist, der die Umsatzsteuer auf einen Vorgang schuldet. Während innerhalb Deutschlands immer derjenige, der die Leistung erbringt und die zugehörige Rechnung ausstellt, die Umsatzsteuer ausweisen und abführen muss, führt das Reverse-Charge-Verfahren dazu, dass der Leistungserbringer (fast) gar nichts mehr mit der Umsatzsteuer zu tun hat.
Konkret bedeutet das Folgendes: Ins EU-Ausland kannst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen und dein Kunde muss die Umsatzsteuer dann bei seinem heimischen Finanzamt deklarieren und abführen. Da dies nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen gilt, kann dein Kunde sich die Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug auch gleich wieder zurückholen. Es wird also weder für ihn noch für dich in irgendeiner Form teurer. Das Ganze ist aber deutlich einfacher, als wenn du die Umsatzsteuer ans deutsche Finanzamt abführst, dein Kunde sich die Vorsteuer zuhause zurückholt und die beiden Finanzämter in irgendeiner Weise einen Ausgleich zwischen den Ländern schaffen müssen.
Wenn du Rechnungen ins innergemeinschaftliche Ausland ohne Umsatzsteuer ausstellen möchtest, musst du nur sehr wenige formelle Vorgaben beachten. Damit es später keine Probleme mit einem der Finanzämter gilt, musst du zwingend auf der Rechnung vermerken, dass die Umsatzsteuerschuld beim Kunden liegt. Eine gängige Formulierung dafür lautet "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Damit weiß jeder, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird.
Um eine saubere Dokumentation all dieser Vorgänge sicherzustellen, wurde die Zusammenfassende Meldung eingeführt. Diese umfasst alle eigenen Umsätze, auf die das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wurde. Du gibst sie bei deinem heimischen Finanzamt ab. Auf diese Weise kann das Finanzamt später prüfen, ob auch wirklich nur EU-Umsätze steuerfrei in Rechnung gestellt wurden und wie hoch diese waren. Außerdem können die verschiedenen EU-Finanzbehörden sich im Zweifelsfall ebenfalls austauschen und überprüfen, ob die Umsatzsteuer im Empfängerland richtig deklariert und abgeführt wurde.
Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Jeder, der Rechnungen an Unternehmen ausstellt, die nicht in Deutschland, aber in der EU ansässig sind, muss regelmäßig eine ZM abgeben. Ob derjenige, an den du die Rechnung stellst, ein Unternehmer ist, erkennst du daran, ob er auch eine Umsatzsteuer-ID hat.
Wenn du Rechnungen an Privatpersonen in der EU stellst, musst du ganz normal die deutsche Umsatzsteuer ausweisen und die entsprechenden Umsätze in deiner Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärung angeben. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt dann nicht, denn Privatpersonen haben ja keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Entsprechend haben diese Umsätze auch nichts in der Zusammenfassenden Meldung zu suchen. Deren Zweck ist es nur, die Umsätze, die du ohne Umsatzsteuerausweis in der EU erbracht hast, aufzuführen und zu erklären.
Wie erstellt man eine Zusammenfassende Meldung?
Die ZM muss genau wie die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch beim Finanzamt abgegeben werden. Eine Meldung per Post auf Papier ist nicht möglich. Der gesamte Vorgang der Meldung läuft über das ElsterOnline-Portal. Es gibt zwei Formulare, die du dort ausfüllen musst: Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferung und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte Einlagebogen zur Zusammenfassenden Meldung.
Für beide Formulare kannst du auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern Ausfüllhilfen zu Rate ziehen. Grundsätzlich ist das Ausfüllen aber nicht schwieriger als das Einreichen einer Umsatzsteuervoranmeldung.
Wichtig ist, dass deine Umsatzsteuererklärung und die ZM exakt übereinstimmen, denn diese werden vom Finanzamt miteinander abgeglichen. Rein logisch können dort auch gar keine unterschiedlichen Werte stehen. Und natürlich muss beides auch zu deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder zu deiner Gewinn- und Verlust-Rechnung passen.
Welche Angaben müssen in der Zusammenfassenden Meldung enthalten sein?
Deine Zusammenfassende Meldung enthält Angaben über alle innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksgeschäfte und sonstige Leistungen, die du ohne Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hast. Für jeden Vorgang musst du die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers, den Leistungszeitraum und den Wert der Leistung angeben. Da du keine Umsatzsteuer auf diese Leistungen einziehst, sind die Werte natürlich immer netto ausgewiesen.
Innergemeinschaftliche Käufe sind übrigens nicht Bestandteil der ZM. Wenn du selbst eine Rechnung erhältst, auf der steht, dass du als Leistungsempfänger die Steuerschuld trägst, ist auch das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden, das heißt, du musst dafür sorgen, dass du die Umsatzsteuer an dein eigenes Finanzamt abführst und per Vorsteuerabzug wieder zurückerhältst. Aber du gibst diesen Vorfall nicht in der Zusammenfassenden Meldung an. Diese ist exklusiv für deine selbst in Rechnung gestellten Umsätze gedacht.