Buchhaltung für Selbstständige: Dein Leitfaden zur einfachen Buchführung

Auf die Frage nach ihrem Verdienst haben Angestellte schnell eine Antwort parat: Die monatliche Gehaltsabrechnung zeigt schwarz auf weiß, was regelmäßig auf ihrem Konto landet. Doch wie können Selbstständige ihr Einkommen nachweisen, wenn zum Beispiel Banken oder potenzielle Vermieter*innen sich dafür interessieren? Ganz einfach: Indem sie ihre Buchhaltung erledigen. 

Wenn du dich selbstständig machen möchtest, ist die Buchhaltung eines der wichtigsten Themen, das dich von Anfang an beschäftigen wird. Für einen entspannten Einstieg in die Buchhaltung findest du hier die wichtigsten Fakten über deinen neuen, treuen Begleiter.

Ob freiberuflich oder selbstständig: Buchhaltung ist eine wichtige Aufgabe für alle, die ein eigenes Business führen. Wenn du deinen Lebensunterhalt selbst bestreitest, musst du alle Vorgänge im Zusammenhang mit geschäftlichen Finanzen dokumentieren. Dadurch verschaffst du dir einen Überblick über deine finanzielle Situation und deine Gewinne. 

Deine Buchhaltung ist außerdem steuerlich relevant: Denn du lieferst damit dem Finanzamt alle Informationen, die für die Berechnung deiner Steuern wichtig sind.

Es gibt verschiedene Arten von Buchhaltung, zum Beispiel

• Lohnbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung

Wir konzentrieren uns auf die Finanzbuchhaltung, die für die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer*innen relevant ist.

Das alles machst du natürlich nicht zum Spaß, sondern um deinen Gewinn zu ermitteln und eine Basis für wichtige Finanzberechnungen und -berichte zu schaffen. Mithilfe der Buchhaltung erstellst du unter anderem deine

• betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)
• Steuererklärungen für das Finanzamt (Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung)

Würdest du keine Buchhaltung machen, müsste das Finanzamt dein Einkommen schätzen. Das würde dazu führen, dass dir vermutlich höhere Steuern berechnet werden als mit einer ordentlichen Buchhaltung zu zahlen gewesen wären.

Wenn es um Buchhaltung geht, fällt oft die Frage: Besteht für mich eine Buchführungspflicht? Für die Antwort ist zunächst eine Begriffsabgrenzung notwendig. Denn Buchführungspflicht und Pflicht zur Buchhaltung meint nicht das gleiche.

• Grundsätzlich müssen alle Selbstständigen und Unternehmen ihre Buchhaltung erledigen – nur so können sie dem Finanzamt gegenüber Steuern erklären. Um ihre Finanzen zu dokumentieren, dürfen Selbstständige die einfache Buchführung wählen, also die EÜR.
• Unter der Buchführungspflicht versteht man die gesetzliche Pflicht für Unternehmen wie UGs oder GmbHs und einige Selbstständigen, ihre Gewinne nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung zu erfassen. Diese Pflicht besteht nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Ob für dich die doppelte Buchführung Pflicht ist – man spricht alternativ von Betriebsvermögensvergleich, Doppik oder Bilanzierung – oder du deine Gewinne per EÜR ermitteln darfst, hängt unter anderem davon ab, ob du im Handelsregister eingetragen bist und wie hoch Gewinn und Umsatz sind. 

Eine gesetzliche Buchführungspflicht gilt für Unternehmen und Selbstständige mit einem Jahresumsatz vonmehr als 600.000 € und einem Gewinn über 60.000 €. Ausnahmen gelten dabei für bestimmte freie Berufe wie Ärzt*in oder Anwält*in. Für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder eine AG gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung dagegen immer.

Wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr höchstens 22.000 € betrug und du im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 50.000 € Umsatz machst, gilt für dich die Kleinunternehmerregelung. 

In diesem Fall besteht keine Pflicht für die doppelte Buchhaltung. Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen sollten ihre Belege und Rechnungen dennoch erfassen und dokumentieren. 

Das ist unter anderem notwendig, um herauszufinden, ob du die Kleinunternehmerregelung im nächsten Jahr wieder anwenden darfst. Es genügt allerdings, wenn du die einfache Buchhaltung anwendest.

Bevor wir in die verschiedenen Aufgaben der Buchhaltung einsteigen, klären wir noch die wichtigsten Begriffe und Grundlagen und werfen einen Blick auf die Hauptelemente deiner Buchführung. 

Mit den folgenden drei Punkten solltest du dich am besten so früh wie möglich auseinandersetzen, denn sie betreffen jede Form der Buchhaltung:

• Belege sind wichtige Werkzeuge für die Buchführung. Sie dienen als Nachweis für deine Einnahmen und Ausgaben und liefern wichtige Informationen, die du für deine Buchhaltung benötigst.
• Für die Aufbewahrung von Belegen, die Ermittlung deines Gewinns und Meldungen ans Finanzamt gelten bestimmte Fristen, die du kennen solltest. Viele Selbstständige müssen beispielsweise alle drei Monate die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln und dafür ihre Buchhaltung auf den aktuellen Stand bringen.
• Neben den Fristen gibt es weitere Regeln, die du kennen solltest. Dazu gehören zum Beispiel die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD). Außerdem gelten für die Buchführung weitere Gesetze wie das Einkommensteuergesetz, das Umsatzsteuergesetz und die Abgabenordnung.

Du fragst dich, warum man überhaupt von Buchhaltung spricht? Das liegt daran, dass Geschäftsvorgänge früher handschriftlich in verschiedenen Büchern festgehalten wurden. Weitere Begriffe rund um die Buchhaltung fassen wir hier für dich zusammen:

• Eine Buchung ist der Vorgang, mit dem ein Geschäftsvorfall erfasst wird. Dieser Begriff spielt vor allem bei der doppelten Buchführung eine Rolle, bei der es verschiedene Konten gibt: Ein Buchungssatz zeigt an, welche Konten von einer Buchung betroffen sind. Bei der einfachen Buchführung tauchen alle Buchungen auf dem Kontoauszug deines Geschäftskontos auf.
• Einnahmen sind alle Zugänge auf deinem Geschäftskonto. Das können Rechnungsbeträge sein, die deine Kund*innen dir überweisen, Erlöse für verkaufte Waren oder Zinserträge.
• Ausgaben sind dagegen Abgänge finanzieller Mittel von deinem Geschäftskonto. Sie kommen zustande, wenn du für Dienstleistungen und Waren bezahlst oder Kreditraten tilgst.
• Der Gewinn ist der Betrag, der von deinem Umsatz nach Abzug aller Kosten übrig bleibt. Am Ende des Geschäftsjahres hast du einen Gewinn erwirtschaftet, wenn deine Einnahmen die Ausgaben übersteigen. 
• Sind deine Ausgaben jedoch höher als deine Einnahmen, machst du Verlust.

Im Prinzip geht es bei der Buchhaltung darum, alle relevanten Einnahmen und Ausgaben in Form von Belegen zusammenzutragen und sie zentral zu erfassen. Dafür stehen Selbstständigen verschiedene Tools wie digitale Buchhaltungsprogramme zur Verfügung.

Welche Schritte im Einzelnen notwendig sind, damit du deine Buchhaltung führen kannst, und wie du deine Belege buchen musst, hängt davon ab, ob du die einfache oder die doppelteBuchhaltung anwendest.

Bei der einfachen Buchführung entsteht während eines Geschäftsjahres die EÜR: 

• Grundlage dafür sind deine monatlichen Kontoauszüge. 
• Anhand der Bankkontobewegungen dokumentierst du alle Einnahmen und Ausgaben, die innerhalb des Monats angefallen sind. 
• Die Frequenz dafür gibt die Umsatzsteuer vor. Das bedeutet: Deine Buchhaltung musst du laufend erledigen, und zwar spätestens, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. 

Die gesamte EÜR reichst du dann im Folgejahr mit deiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ein.

Das sind die wichtigsten Fakten zur doppelten Buchführung:

• Grundlage für die Doppik ist die Bilanz. 
• Dabei spielen nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern Vermögen und Kapital eine Rolle. 
• Rechnungen sind als Forderung zu buchen, sobald du sie stellst. Bei Zahlungseingang fasst du diese Buchung dann noch einmal an – deshalb heißt es doppelte Buchführung.

Die Tabelle fasst die wichtigsten Fakten noch einmal zusammen.

Selbstständige stecken ihre Energie und Leidenschaft am liebsten in ihre Projekte. Da bleibt für die Buchhaltung oft nur wenig Zeit. Wenn du dich voll auf dein Kerngeschäft konzentrieren möchtest, kannst du deine Buchhaltung an eine Steuerberatung auslagern. 

Damit sparst du dir das Erstellen der Steuererklärung und die Kommunikation mit dem Finanzamt. 

Was dir dagegen nicht erspart bleibt, ist die vorbereitende Buchhaltung. Dazu gehören To-dos wie das Sammeln und Sortieren von Belegen. Keine Sorge: Mit den richtigen Tools und Workflows ist die vorbereitende Buchhaltung schnell erledigt und lässt sich weitgehend automatisieren. 

Und sieh es mal so: Je besser du die Unterlagen für die Steuerprofis vorbereitest, desto schneller ist die Buchhaltung erledigt und desto mehr sparst du beim Beratungshonorar.

Egal, ob du nur die vorbereitende Buchhaltung oder alle Buchführungsaufgaben übernimmst: Wenn du einmal damit angefangen hast, werden dir die Prozesse von Mal zu Mal leichter fallen. Die folgende Anleitung hilft dir dabei, an diesen Punkt zu kommen und das Handling deiner Finanzen zu vereinfachen.

Die wichtigste Frage für alle, die zum ersten mit dem Thema Buchhaltung konfrontiert sind, lautet: einfache oder doppelte Buchführung? In der Regel genügt die einfache Buchhaltung für Freiberufler*innen und Selbstständige.

Willst du ein Unternehmen gründen oder gewerblich arbeiten, solltest du dich allerdings genau informieren, ob vielleicht die doppelte Buchführung Pflicht für dich ist.

Sobald du weißt, welche Art der Gewinnermittlung für dich relevant ist, geht es an die Recherche. Informiere dich, welche Unterlagen das Finanzamt bis wann von dir benötigt. Damit ersparst du dir böse Überraschungen und weißt genau, wie du vorgehen solltest.

Digital ist alles einfacher – deshalb lohnt es sich, nach Tools für die Buchhaltung zu suchen. Das Erfassen von Belegen und das Dokumentieren von Geschäftsvorfällen ist damit in kurzer Zeit erledigt. Außerdem stellst du mit einer Software sicher, dass deine Buchhaltung lückenlos und chronologisch dokumentiert ist.

Der Markt ist riesig und bietet Buchhaltungssoftware für verschiedenste Ansprüche und mit unterschiedlichem Funktionsumfang.

Wenn du eine Buchhaltungssoftware gefunden und dich damit vertraut gemacht hast, verschaffe dir einen Überblick darüber, welche Buchhaltungsaufgaben regelmäßig anstehen. 

Gehe das Ganze strategisch an und überlege dir, wie du sie am besten erledigen kannst – anschließend legst du einfach los und optimierst deinen Buchhaltungs-Workflow immer weiter.

Buchführung funktioniert am besten, wenn du sie nicht zu lange aufschiebst. Anstatt kurz vor der Frist für die Umsatzsteuer panisch deinen Berg an Rechnungen und Belegen abzutragen, solltest du deine Belege regelmäßig sortieren und archivieren. 

Wenn das nicht funktioniert, versuche es mit Terminblockern: Setze dir regelmäßige Buchhaltungstermine in deinem Kalender und nutze sie zum Beispiel, um alle bereits gesammelten Belege zu scannen und abzulegen.

Unser Leitfaden für die Buchhaltung für Kleinunternehmer*innen, Selbstständige und alle, die freiberuflich arbeiten, dienen dir als Einstieg in das Thema. Doch wie du sicher festgestellt hast, gestaltet sich selbst die einfache Buchführung als ziemlich komplex. 

Deshalb ist es empfehlenswert, auf die Expertise von Profis auf diesem Gebiet zu vertrauen. Im Team von Kontist arbeiten Personen, die sich täglich mit Belegen, Steuerberechnungen und Buchungssätzen beschäftigen und alle Fragen rund um deine Buchhaltung gern beantworten.