Ist-Versteuerung vs. Soll-Versteuerung – die Vor- und Nachteile

Die Ist-Versteuerung des Umsatzes geschieht immer erst dann, wenn Kund*innen deine Rechnung bezahlt haben.

Beispiel: Du stellst im April eine Rechnung über 1.000 € netto plus 190 € Umsatzsteuer aus. Dein Kunde bezahlt die Rechnung aber erst im August. Du musst dementsprechend bis zum 10. September oder 10. Oktober (bei Dauerfristverlängerung) die 190 € Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen.

In den ersten beiden Jahren nach deiner Gründung musst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben. Bleibt die Höhe der Umsatzsteuer im zweiten Jahr unter 7.500 €, wechselst du in die vierteljährliche Zahlung.

Die Ist-Versteuerung hat einen ganz klaren Vorteil: Du musst erst Steuern an das Finanzamt abführen, wenn du Geld von deinen Kundinnen und Kunden erhalten hast. Das ist aus zwei Gründen vorteilhaft:

1. Mit der Ist-Versteuerung bleibst du liquide, weil du nur Geld bezahlst, das du bereits auf dem Konto hast. Wenn du selbständig bist, kennst du das bestimmt: Manchmal kann es länger dauern, bis das Geld ankommt – und im schlimmsten Fall werden Aufträge gar nicht bezahlt. Die Ist-Versteuerung sorgt dafür, dass du unabhängig von der Zahlungsmoral deiner Kundinnen und Kunden bist. Denn gerade bei größeren Aufträgen kann die Umsatzsteuer sehr hoch ausfallen. 
2. Die Ist-Versteuerung vereinfacht deine Buchhaltung, wenn du dafür eine Steuer-App nutzt. Du kannst die Umsatzsteuer dann einfach automatisch aus deinen Geldeingängen berechnen lassen.  

Einen Nachteil hat die Ist-Versteuerung für Freelancer und kleinere Unternehmen nicht. Sogar die Beantragung ist sehr einfach, da du sie formlos erledigen kannst. Du musst also einfach nur einen kurzen Brief an das Finanzamt schicken.

Für Unternehmen mit sehr vielen Rechnungsposten kann die Ist-Versteuerung einen höheren administrativen Aufwand bedeuten. Für sie ist es einfacher, die Umsatzsteuer gleich abzuführen.

Ansonsten müssten sie jeden Rechnungsposten zweimal bearbeiten. Dabei handelt es sich allerdings meist um große Firmen mit hohem Umsatz, welche ohnehin die Soll-Versteuerung nutzen müssen.

Du stellst einem Kunden eine Rechnung im Juli aus. Der Nettobetrag hat eine Höhe von 2.000 €, dazu kommen 380 € Umsatzsteuer.

Weil bei dir die Soll-Versteuerung angewandt wird, musst du die Umsatzsteuer auch für den Monat Juli abführen. Die Versteuerung richtet sich dann nämlich nach dem Rechnungsdatum. Fällig ist die Umsatzsteuer immer am 10. des Folgemonats.

Konkret bedeutet das: Du musst bis zum 10. August (oder bis 10. September, wenn du eine Dauerfristverlängerung hast) 380 € an das Finanzamt überweisen.

Nun kann es aber sein, dass du das Geld von deinem Kunden erst danach erhältst – zum Beispiel im Oktober. Du gehst bei der Soll-Versteuerung also in Vorkasse. Dafür solltest du über ausreichend liquide Mittel verfügen.

Die Soll-Versteuerung kann deinen administrativen Aufwand verringern. Das ist aber nur dann der Fall, wenn du sehr viele Rechnungen schreibst. Du führst die Umsatzsteuer dann einfach direkt beim Ausstellen der Rechnungen ab.

Die Soll-Versteuerung kann zu Liquiditätsengpässen führen. Das liegt daran, dass du auch dann Steuern abführen musst, wenn du noch keinGeld von deinen Kund*innen erhalten hast.

Der Unterschied zwischen der Soll-Versteuerung und der Ist-Versteuerung ist schnell erklärt. Mit dieser Eselsbrücke kannst du es dir gut merken: 

Bei der Ist-Versteuerung bezahlst du erst die Umsatzsteuer, wenn du das Geld von deinen Kundinnen und Kunden erhalten hast. Du überweist also Geld an das Finanzamt, das schon da IST. 

Bei der Soll-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer ab, nachdem du deine Rechnung gestellt hast. Du überweist also Geld an das Finanzamt, das dein Kunde oder eine Kundin dir (zumindest in den meisten Fällen) erst noch überweisen SOLL. 

Prinzipiell gilt für Unternehmen und Selbstständige die Soll-Versteuerung. Besonders wenn du neu gegründet hast, solltest du jedoch in der Regel zur Ist-Versteuerung wechseln – wenn du diese nicht schon bei der Gründung gewählt hast.

Denn so kommst du nicht in Zahlungsnot, wenn Kund*innen die Rechnung einmal nicht begleichen oder wenn der Umsatzsteuerbetrag sehr hoch ausfällt. Auf diese Weise kannst du die Zahlungsfähigkeit deines Unternehmens sicherstellen.