So funktioniert die Kleinunternehmerregelung für Selbstständige

Das Umsatzsteuerrecht kennt Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Gemeint ist damit eine unternehmerische Tätigkeit im kleineren Umfang.

Konkret geht es um zwei Umsatzschwellen, die du nicht überschreiten darfst, wenn du umsatzsteuerlich Kleinunternehmer sein willst:

• Gesamtumsatz 22.000 Euro im letzten Kalenderjahr und 
• 50.000 Euro voraussichtlicher Umsatz inklusive Umsatzsteuer im laufenden Jahr. Diesen prognostiziert du zu Jahresbeginn nach bestem Wissen und Gewissen.

Liegst du mit beiden Umsatzgrößen unter den genannten Werten, bist du ein Kleinunternehmer und kannst wählen, ob du freiwillig Umsatzsteuer ausweist und mit dem Finanzamt abrechnest. 

Auf deine Lieferungen und Leistungen stellst du dann deine Leistungen mit dem jeweils gültigen Umsatzsteuersatz in Rechnung (in der Regel 19 %; auf Bücher, Lebensmittel und einige weitere Artikel fallen hingegen nur 7 % Mehrwertsteuer an). 

Diese Umsatzsteuer kassierst du von deinen Kunden, schuldest sie aber dem Finanzamt. Tatsächlich zahlst du aber weniger, weil du im Gegenzug die dir in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer, abziehen kannst. Das nennt der Fiskus Regelbesteuerung. 

Die Abrechnung machst du indem du monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen erstellst. 

Selbst als Kleinunternehmer musst du zudem jährlich eine Umsatzsteuererklärung zur gesetzlich vorgegebenen Abgabefrist per Elster abgeben, umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ohnehin.

Als Existenzgründer füllst du auf Elster einen “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” aus. Logischerweise hast du keinen Vorjahresumsatz. Es kommt dann allein darauf an, welchen Umsatz du realistischerweise erwartest.

Gründest du beispielsweise im Juli, dann bist du im ersten Jahr nur sechs Monate tätig. Dann gilt die zeitanteilige Umsatzschwelle von 11.000 Euro bis zum Jahresende. Aktuell müssen Existenzgründer nur alle drei Monate eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. 

Wenn du mit nur einer der beiden Umsatzschwellen darüber liegst, ist die Antwort klar: Du musst Umsatzsteuer ausweisen. 

Liegst du mit beiden Umsatzgrößen darunter, kannst du hingegen wählen: Du könntest dir als Kleinunternehmer möglicherweise einiges an Bürokratie sparen, schließlich musst du in deinen Rechnungen nicht zwischen Netto und Brutto unterscheiden. Weiterer Vorteil: Wenn du vor allem Privatkunden hast, kannst du deine Leistungen im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern billiger anbieten.

Leider musst du jedes Jahr aufs Neue überprüfen, ob du mit deinem Jahresumsatz noch unterhalb der beiden Schwellenwerte liegst. Bei stark schwankenden Umsätzen kann es dir passieren, dass du Jahr für Jahr eine andere Situation vorfindest (siehe folgendes Zahlenbeispiel).

Quelle: Prof. Dr. Claudia Ossola-Haring, 2022, 'Erfolgreich selbstständig - richtige Rechtsform und notwendiges Steuerwissen', S.240.

Die gute Nachricht ist: Als Kleinunternehmer darfst Du deine Umsätze nach einem einfachen Verfahren (§ 65 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) aufzeichnen:

• Bruttoeinnahmen für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie
• für deinen Eigenverbrauch (zum Beispiel für einen privat genutzten Dienstwagen)

In deinen Rechnungen musst du ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Lieferung oder Leistung nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist. Für Kunden wird somit klar, dass du noch recht bescheidene Umsätze machst.

Wir empfehlen dir folgende Musterformulierung: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Das Wort “Kleinunternehmer” musst du nicht verwenden.

Die (freiwillige) Umsatzsteuerpflicht ist für dich vorteilhaft, wenn du:

1. vor allem Unternehmenskunden hast, weil die in der Regel selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind und die von dir in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen können; 
2. hohe Ausgaben für deinen Betrieb hast. Denn die Umsatzsteuer, die dir für deine Betriebsausgaben selbst in Rechnung gestellt wurde, kannst du als Vorsteuer geltend machen. Faktisch zahlt du als umsatzsteuerlicher Unternehmer auf deine betrieblich genutzten Anschaffungen immer nur Nettopreise.

Das musst du dann dem Finanzamt gegenüber erklären. Das geht grundsätzlich formlos, also mit ein paar Zeilen per Mail, Brief oder via Elster ans Finanzamt. 

Hast du dich als Existenzgründer für den Ausweis von Umsatzsteuer in deinen Rechnungen entschieden, musst du mindestens fünf Jahre lang Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen abgeben.

Sobald du als Unternehmer grenzüberschreitend tätig wirst, gibt es einige Steuerfallen, die auf dich lauern. Und die können sich ergeben, selbst wenn du nicht einmal weißt, dass du als Kleinunternehmer international aktiv warst und dadurch Umsatzsteuerschulden beim Finanzamt fabriziert hast.

Beispiel 1: Du kaufst etwas innerhalb der Europäischen Union (EU) und gibst dabei deine Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) an. Dadurch löst du ungewollt einen innergemeinschaftlichen Erwerb aus. 

Eigentlich werden bei Geschäften innerhalb der umsatzsteuerlichen Regelungen zu den innergemeinschaftlichen Lieferungen nicht angewendet. Ausnahmsweise doch, wenn du innerhalb der EU ein neues Fahrzeug kaufst. Verwendest du jetzt bei deiner Werbung deine USt-ID, signalisierst du deinem Lieferenden, dass er oder sie von einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung ausgehen kann. 

Für dich als deutschen Kleinunternehmer hat dies zur Folge, dass du deinen Kauf als innergemeinschaftlichen Erwerb anmelden und hierzulande Umsatzsteuer abführen musst - ohne jeglichen Vorsteuerabzug! Monatlich oder vierteljährlich musst du diese innergemeinschaftlichen Erwerbe in deinen Umsatzsteuervoranmeldungen erklären.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, schreibt in einigen Fällen das in der EU harmonisierte Umsatzsteuerrecht vor, dass nicht der Rechnungsstellende (= Liefernder), sondern der Rechnungsempfangende für das korrekte Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich ist (sogenannte umgekehrte Steuerschuldnerschaft oder Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG). Die Umsatzsteuer wird dann auf den Empfänger abgewälzt. 

Als Kleinunternehmer greift das Reverse Charge Verfahren nicht, da dieses nur für Unternehmen gedacht ist, die umsatzsteuerpflichtig sind. Nehmen wir mal an, du bewirbst oder bietest  als Influencer*in deine Produkte auf der Online-Plattform eines ausländischen Unternehmens an. Als Regelbesteuerer bist du für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich (so genannte umgekehrte Steuerschuldnerschaft = Reverse Charge).

Das Problem hierbei ist, dass viele Online-Plattformen es nicht checken, dass du Kleinunternehmer bist. Denn die Kleinunternehmerregelung gibt es nur in sehr wenigen Ländern.

BEISPIEL: Du schaltest online Werbung oder verkaufst etwas auf einer im Ausland befindlichen Plattform wie zum Beispiel Google, Facebook, Instagram und/oder Linkedin.

Du bist zwar Kleinunternehmer und hast dich dort als Privatanbieter angemeldet, dennoch schickt dir die Online-Plattform eine Nettorechnung mit dem Hinweis, dass du für die Umsatzsteuer aufkommen musst, weil du dort als Unternehmer geführt wirst.

Konsequenz: Du musst eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die Umsatzsteuer an dein deutsches Finanzamt zahlen. Da du aber Kleinunternehmer bist, kannst du mit der Proformarechnung aus diesem Problem rauskommen.