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Bewirtungskosten absetzen- wie gehts?

Welcher Unternehmer kennt es nicht? Bei einem guten Essen werden oft auch gute Geschäfte abgeschlossen. Damit fahren die meisten Unternehmen auch recht gut – und ganz nebenbei können sie sogar Steuern sparen. Hier kommen die Bewirtungskosten ins Spiel – denn Bewirtungskosten kannst du als Selbständiger und Freiberufler größtenteils als Betriebsausgaben absetzen. Allerdings musst du dabei einiges beachten.

Bewirtungskosten absetzen – Was du unter Bewirtungskosten verstehen kannst

Bewirtungskosten – das sind grundsätzliche alle Ausgaben, welche für den Verzehr und das Anbieten von Speisen, Getränken und Genussmitteln anfallen. Als abzugsfähig gelten dabei auch Kosten, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Bewirtung stehen und der eigentlichen Bewirtung untergeordnet sind. Demnach sind auch Garderobengebühren sowie Trinkgelder abzugsfähig.

Eine Unterscheidung musst du bei den Bewirtungskosten jedoch in 100 Prozent abzugsfähige Kosten, welche betrieblich veranlasst sind und 70 Prozent abzugsfähige Kosten, welche bei der Bewirtung von Geschäftspartnern anfallen, unterscheiden.

Bewirtungskosten mindern als Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 4 EStG den Gewinn. Gleiches gilt auch für Kapitalgesellschaften, die Körperschaftsteuer entrichten müssen, denn die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung der Körperschaftsteuer richtet sich nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes zur Gewinnermittlung.

Nicht zu den Bewirtungskosten gehören Aufwendungen, welche für Produkt- oder Warenverkostungen (z. B. Probeessen für Kunden) sind. Diese werden zu den Werbeaufwendungen gezählt und lassen sich in voller Höhe absetzen. Auch Aufwendungen für Aufmerksamkeiten in einem geringen Umfang (z. B. Kaffee, Gebäck) mit Anlässen wie betrieblichen oder geschäftlichen Besprechungen sind voll absetzbar (Ausnahme: alkoholische Getränke). Welche Kosten noch steuerlich absetzbar sind, kannst du in unserem Blog Artikel “ Was kann man alles von der Steuer absetzen? nachlesen.

100 Prozent absetzbare Bewirtungskosten

Zu 100 Prozent sind Bewirtungskosten absetzbar, wenn es sich um eine betriebliche Bewirtung handelt. Dabei bewirtest du lediglich Angehörige deines eigenen Unternehmens aufgrund eines betrieblichen Anlasses. Besprechungen oder aber auch Firmenjubiläen sind übliche Anlässe hierfür. Die Kosten dafür kannst du in voller Höhe als Bewirtungskosten von der Steuer absetzen.

70 Prozent absetzbare Bewirtungskosten

Umfasst die Bewirtung Geschäftspartner, es wird nicht von einer betrieblichen Bewirtung gesprochen. Hier wird von einer geschäftlichen Bewirtung gesprochen und diese ist nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Auch wenn es sich um eine Bewirtung von Angehörigen eines rechtlich verbundenen Unternehmens handelt, musst du die Veranlagung geschäftlich einstufen und auch entsprechend buchen. Die nicht abzugsfähigen 30 Prozent musst du in der Buchhaltung unter „nicht abzugsfähige Bewirtung“ verbuchen.

Bewirtungskosten absetzen - Was ist mit der Vorsteuer?

Ganz gleich, ob es sich um eine betriebliche oder aber geschäftliche Bewirtung handelt: Die Vorsteuer kann unabhängig davon in der gesamten Höhe geltend gemacht werden. Für Trinkgelder ist jedoch kein Abzug der Vorsteuer möglich. Der Abzug ist dabei nur möglich, sofern du als Selbständiger oder Freiberufler nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Bewirtungskosten absetzen - Achte auf einen angemessenen Aufwand

Bei der Bewirtung – sowohl bei Betriebsangehörigen, als auch bei Geschäftspartnern – solltest du darauf achten, dass die Höhe der Kosten auch in einem angemessenen Verhältnis zum Umstand steht. Zwar gibt es keine gesetzlichen Richtlinien, jedoch solltest du dich bestenfalls an der Größe deines Unternehmens sowie an deiner Branche orientieren.

Bewirtungskosten absetzen bei Arbeitnehmern

Arbeitnehmer können ebenfalls Bewirtungskosten geltend machen. Dies ist aber nur möglich, wenn auch ein beruflicher Anlass für die Bewirtung vorhanden ist. Für Außendienstmitarbeiter oder Führungskräfte ist ein Nachweis für solche Anlässe oft leichter.

In der Regel war es bisher so, dass Bewirtungskosten für private Feierlichkeiten wie Hochzeiten, Geburten, Beförderungen oder Geburtstage nicht steuerlich geltend gemacht werden konnten, da es sich – auch wenn mit Kollegen gefeiert wurde – um private Anlässe handelte. Inzwischen gibt es einige Gerichtsurteile, die diese Herangehensweise jedoch in Frage stellen. Entscheidend ist dabei, mit wem die Feierlichkeiten erfolgen (z. B. Geschäftsführer feiert runden Geburtstag mit Betriebsangehörigen) oder welcher Anlass besteht (neben einem Geburtstag ein beruflicher Anlass).

Das musst du beim Absetzen von Bewirtungskosten beachten

Es gibt beim Absetzen von Bewirtungskosten einiges zu beachten. Neben der Unterscheidung zwischen Kosten für betriebliche Anlässe und für geschäftliche Anlässe kommen auf dich mit wachsender Unternehmensgröße möglicherweise auch Bewirtungskosten von Arbeitnehmern zu.

Bewirtungskosten absetzen bei betrieblichen Anlässen

Neben der Tatsache, dass Kosten für die Bewirtung bei betrieblichen Anlässen voll absetzbar sind, solltest du unbedingt auch die Höhe der Kosten beachten. So ist bei allen Aufwendungen, welche einschließlich Umsatzsteuer über 110 EUR je Arbeitnehmer und Veranstaltung betragen, der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Die Aufwendungen müssen dabei dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet werden.

Sofern es sich um höchstens zwei Betriebsveranstaltungen handelt und die Bewirtungskosten den Bruttobetrag von 110 EUR je Arbeitnehmer nicht überschreiten, musst du diese nicht als Arbeitslohn behandeln. Für weitere Veranstaltungen sind die Kosten jedoch immer als Arbeitslohn anzusehen.

Sofern die Aufwendungen 110 EUR nicht überschreiten, ist der Vorsteuerabzug möglich. Bei Überschreiten der Grenze darfst du keine Vorsteuer abziehen, da hier von einer Mitveranlassung durch die Privatsphäre des Arbeitnehmers ausgegangen wird.

Bewirtungskosten absetzen für Geschäftspartner

Als geschäftlicher Anlass gilt die Bewirtung dann, wenn mit den bewirteten Personen auch Geschäfte gemacht werden. Abziehbar sind dabei aber keine Kosten, die unangemessen hoch sind. Hierzu werden beispielsweise Besuche in Nachtclubs gezählt.

Bei Treffen mit Geschäftspartnern ist es unerheblich, wo die Bewirtung stattfindet. Nicht abzugsfähig sind lediglich Bewirtungen in der eigenen Wohnung.

Die Kosten für eine geschäftliche Bewirtung müssen explizit nachgewiesen werden. Hierzu müssen Höhe der Kosten, Ort und Tag der Bewirtung sowie Anlass der Bewirtung und Namen aller Teilnehmer festgehalten werden. Der Anlass muss so formuliert sein, dass daraus auch ein Zusammenhang mit einer Geschäftsbeziehung oder einem geschäftlichen Vorgang erkennbar ist. Dafür sind Angaben wie Kontaktpflege, Mandantengespräch oder auch Arbeitsgespräch nicht ausreichend.

Erfolgt die Bewirtung in einer Gaststätte, sind neben der Rechnung die Angaben zu Teilnehmern und Anlass ausreichend. Auf der Rechnung müssen bestimmte Daten festgehalten sein. Die Rechnung muss zudem auf dein Unternehmen ausgestellt werden, was jedoch nur bei Beträgen ab 150 EUR notwendig ist. Sämtliche in Anspruch genommenen Leistungen müssen in der Rechnung nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung gekennzeichnet werden. Die Aussage „Speisen und Getränke“ und eine Gesamtsumme genügen dabei nicht, zudem werden von der Finanzverwaltung nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen über Bewirtungskosten anerkannt. Abzugsfähig sind die Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern zudem nur dann, wenn sie sowohl einzeln als auch getrennt von allen anderen Betriebsausgaben festgehalten werden. Die Umsatzsteuer ist hier jedoch voll abzugsfähig.

Bewirtungskosten für Arbeitnehmer

Sofern Arbeitnehmer in einer Kantine oder auch von einem Menüservice unentgeltlich oder auch vergünstigt Mahlzeiten im Rahmen von Vollverpflegung oder Teilverpflegung erhalten, können die Kosten hierfür in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, da es sich um eine betrieblich veranlasste Bewirtung handelt. Für den Arbeitnehmer gilt dies als Arbeitslohn in Form von Sachbezug. Demnach sind diese Beträge auch bei der Einkommenssteuer zu berücksichtigen. Dabei kommt jedoch nicht der tatsächliche Wert der Bewirtung, sondern ein amtlicher Sachbezugswert zum Ansatz, welcher sich jährlich ändert. Leistet der Arbeitnehmer Zuzahlungen, wird der Wert des anzusetzenden Sachbezugs gemindert.

Die ertragssteuerliche Behandlung beim Bewirteten

Nicht nur bei dir werden Bewirtungskosten anfallen, auch du wirst hin und wieder bewirtet werden. In diesem Fall kann der Wert der Bewirtungsaufwendungen eine ertragssteuerpflichtige Einnahme darstellen.

Der Bewirtete ist selbst Unternehmer

Bewirtest du einen anderen Unternehmer, dann gehen die Finanzbehörden gemäß § 4.7 Abs. 3 EStR nicht von einer zu versteuernden Betriebseinnahme für den bewirteten Unternehmer aus. Dies wird aus Vereinfachungsgründen so gehandhabt.

Du bewirtest einen Arbeitnehmer

Für den bewirteten Arbeitnehmer handelt es sich zunächst um eine Lohnzuwendung in Form eines Sachbezugs. Hierfür muss Lohnsteuer gezahlt werden. Es ist jedoch wichtig festzustellen, ob es sich bei der Zuwendung tatsächlich um Arbeitslohn handelt. Die Rechtsprechung sieht vor, dass es sich nur dann um Arbeitslohn handelt, wenn dafür vom Arbeitnehmer die individuelle Arbeitskraft zur Verfügung gestellt wird und er so eine objektive Bereicherung mit so genanntem Erholungscharakter erhält. So ist beispielsweise immer von Arbeitslohn auszugehen, wenn du deinen Arbeitnehmer bei Dienstbesprechungen Mahlzeiten unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung stellst.

Hast du als Arbeitgeber allerdings ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse an der Bewirtung deiner Arbeitnehmer, dann handelt es sich für den Arbeitnehmer nicht um Arbeitslohn. Eine Bewirtung, welche während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfolgt, gilt ebenfalls nicht als Lohnzuwendung, wenn sie pro Mahlzeit einen Betrag von 40 EUR nicht überschreitet.

Wenn du deinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder vergünstigt Mahlzeiten zur Verfügung stellst, kannst du für die Lohnsteuer einen Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, sofern es sich nicht um Bestandteile des Arbeitslohns handelt.

Die Bewirtung während einer Betriebsveranstaltung

Richtest du als Arbeitgeber ein Fest für einen Arbeitnehmer aus, dann kann dies problematisch werden. Handelt es sich um ein Fest von dir als Arbeitgeber, dann gilt die Bewirtung nicht als Arbeitslohn für deine Arbeitnehmer. Der Einzelfall entscheidet dabei, ob es sich um ein Fest des Arbeitgebers handelt. Entscheidend hierfür sind unter anderem Faktoren wie der Einfluss des Arbeitgebers auf die Gästeliste oder auch wer als Gastgeber auftritt.

Der Bewirtungsbeleg – Das muss drauf stehen

Für den Nachweis von Bewirtungskosten, die in einer Gaststätte anfallen, gelten strenge Richtlinien für den Bewirtungsbeleg. Grundsätzlich benötigst du von der Gaststätte eine maschinelle Quittung, welche folgende Angaben enthält:

  • Name und Anschrift der Gaststätte, sowie Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • maschinell eingedrucktes Datum der Bewirtung sowie Rechnungsdatum
  • alle verzehrten Speisen und Getränke müssen sowohl mit Einzelpreis und Gesamtpreis und genauer Bezeichnung aufgelistet werden
  • als Gastgeber musst du die Rechnung mit Datum unterschreiben
  • auf der Vorder- oder Rückseite der Rechnung muss in einem gesonderten Feld der Anlass für die Bewirtung, sowie die jeweiligen bewirteten Personen mit Namen eingetragen werden
  • liegt dir keine gedruckte gastronomische Rechnung vor, musst du Tag, Ort, Datum, Teilnehmer sowie Anlass für die Bewirtung und die Höhe der Bewirtungskosten anderweitig in schriftlicher Form festhalten
  • Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer und der anzuwendende Steuersatz

Für so genannte Kleinbetragsrechnungen bis zum Betrag von 150 EUR sind die Nachweispflichten etwas milder. Bei Beträgen, welche darüber hinausgehen, solltest du dir unbedingt eine Rechnung ausstellen lassen, aus der auch hervorgeht, dass du der Bewirtende bist.

Zahlst du Trinkgeld, sollte dies auf der Rechnung vermerkt und zudem vom Empfänger quittiert werden.