Selbstständig? Das musst du über Steuern wissen

💡 Das musst du wissen:

• Einkommensteuer: Jede:r Selbstständige muss eine Einkommensteuererklärung abgeben. Die Höhe richtet sich nach deinem Gewinn, abzüglich absetzbarer Kosten wie Betriebsausgaben oder Sonderausgaben.
• Umsatzsteuer: Grundsätzlich bist du umsatzsteuerpflichtig und musst den passenden Steuersatz auf deine Leistungen erheben. Im Gegenzug kannst du die auf betriebliche Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen. Dafür ist in der Regel eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung nötig. Ausnahme: Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.
• Gewerbesteuer: Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer. Der Grundsteuersatz liegt bei 3,5 % und wird mit dem Hebesatz deiner Gemeinde multipliziert. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit.
• Lohnsteuer: Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, musst du die Lohnsteuer für sie korrekt berechnen und an das Finanzamt abführen.

Aus selbstständiger Arbeit erwirtschaftete Einkünfte müssen dem Finanzamt in der Einkommensteuererklärung offengelegt werden. Das ist Pflicht für jeden Freiberufler.

Stichtag für die Abgabe der Steuererklärung ist der 31. Juli des Folgejahres.
Wenn du einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein beauftragst, verlängert sich die Frist für die Abgabe der Erklärung um neun Monate – für das Steuerjahr 2024 also bis zum 30. April 2026.

Der Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 € für Ledige (für Ehepaare 24.192 €). Einkommen bis zu dieser Höhe bleibt steuerfrei. Alles, was darüber hinausgeht, muss nach dem progressiven Steuertarif versteuert werden.

Je mehr du als Freelancer verdienst, desto höher ist dein individueller Steuersatz – er beginnt bei 14 % und steigt stufenweise bis auf 42 % (bzw. 45 % ab einem zu versteuernden Einkommen von 277.825 €).
Deinen persönlichen Steuerbetrag kannst du dir mit dem Steuerrechner des Bundesfinanzministeriums ausrechnen lassen.

Seit 1991 gibt es in Deutschland den Solidaritätszuschlag („Soli“). Ursprünglich wurde er eingeführt, um nach der Wiedervereinigung den Aufbau Ost zu finanzieren. Heute fließt er in den allgemeinen Bundeshaushalt.

Der Soli beträgt 5,5 % der Einkommensteuer, wird aber seit 2021 nur noch bei hohen Einkommen erhoben. Für das Jahr 2025 gilt:

• Ledige zahlen erst Soli, wenn ihre jährliche Einkommensteuer mehr als 19.950 € beträgt.
• Ehepaare sind bis 39.900 € Einkommensteuer vom Soli befreit.
• In einer Übergangszone steigt der Zuschlag allmählich an, bis er den vollen Satz von 5,5 % erreicht.

Damit sind rund 90 % aller Steuerzahler vom Soli befreit.

Die Krux an der Einkommensteuer für Freelancer ist: Der zu zahlende Steuersatz setzt sich aus den gesamten Einkünften aus 12 Monaten, also einem Jahr, zusammen. Doch nur in den seltensten Fällen können Selbstständige so genau sagen, wie viel sie in einem Jahr verdienen werden.

Die Einkünfte sind von vielen Faktoren abhängig, wie der Auftragslage oder auch der Preisgestaltung. Hier heißt es, flexibel zu sein. Du solltest regelmäßig deine Einkünfte im Blick haben und den Steuersatz entsprechend des monatlichen Geldflusses anpassen.

So läufst du nicht Gefahr, bei der nächsten Steuererklärung eine böse Überraschung in Form einer Nachzahlung zu erleben.

Jeder Selbstständige ist prinzipiell auch umsatzsteuerpflichtig. Das heißt, er muss auf seine angebotenen Waren oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Zusätzlich muss eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. Hierfür gilt die gleiche Frist wie für die Einkommensteuererklärung.

Für die Umsatzsteuer, gerne auch Mehrwertsteuer genannt, gibt es zwei Sätze: ermäßigte 7 % sowie reguläre 19 %. Welcher Satz auf dich zutrifft, ist von der Art deiner Dienstleistung bzw. deines Produktes abhängig, mit dem du dein Geld verdienst.

Prinzipiell gilt für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Kunstgegenstände und Hotelübernachtungen der ermäßigte Steuersatz von 7 %, doch können hier auch urheberrechtlich geschützte Texte und andere Dienstleistungen reinfallen. Wer sich nicht ganz sicher ist, sollte mit seinem Steuerberater bzw. dem Finanzamt Rücksprache halten.

Das Gute an der Umsatzsteuer ist, dass man sie nicht nur selbst zahlen muss, sondern auch auf eigene Ausgaben zurückverlangen kann. Gerade bei Existenzgründern fallen in der Anfangszeit oftmals viele Kosten an. Computer beispielsweise, oder auch die erste Büroeinrichtung.

Für diese Anschaffungen zahlen wir zwar den Bruttopreis, also inklusive Umsatzsteuer, können aber genau diesen Betrag in der Umsatzsteuervoranmeldung auch wieder von der Steuer absetzen. Somit zahlt man letztlich nur den Netto-Preis, ohne die veranschlagten 7 % respektive 19 %.

Bei der Zahlung der Umsatzsteuer unterscheidet man zwischen Soll- und Ist-Versteuerung.
Die Soll-Versteuerung bedeutet, dass du die Umsatzsteuer für erbrachte Leistungen schon an das Finanzamt abführen musst, sobald du die Rechnung stellst – auch wenn dein Kunde noch gar nicht gezahlt hat. Das kann problematisch sein, wenn du als Freiberufler länger auf dein Geld warten musst, weil du die Umsatzsteuer dann praktisch vorstrecken musst.

Deshalb gibt es die Möglichkeit, die Ist-Versteuerung zu beantragen. Hier zahlst du die Umsatzsteuer erst dann, wenn die Rechnung tatsächlich beglichen wurde. Das verbessert deine Liquidität erheblich.

Voraussetzung dafür ist unter anderem, dass dein Umsatz im Vorjahr 600.000 € nicht überschritten hat. Auch Freiberufler oder Unternehmer, die ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, können unabhängig vom Umsatz zur Ist-Versteuerung wechseln.

Damit das Finanzamt nicht so lange auf die Steuereinkünfte durch Unternehmer warten muss, wurde die Umsatzsteuervoranmeldung eingeführt. Das hat auch für Unternehmer Vorteile. Einerseits verteilt sich die Steuerschuld nicht über ein ganzes Jahr, wodurch ein besserer Überblick über die Steuerausgaben geschaffen wird und Engpässe in der Zahlung am Ende des Jahres vermieden werden können. Andererseits kann auch die auf Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer monatlich zurückverlangt werden.

Stichtag für die Abgabe sowie die Zahlung ist immer der 10. des Folgemonats, also muss für den April bis spätestens zum 10. Mai eine Umsatzsteuervoranmeldung gemacht werden. Die Abgabe erfolgt online, über die Steuersoftware ELSTER.

Die monatliche Zahlung gilt für die ersten zwei Jahre bei einer Existenzgründung sowie, wenn die monatliche Steuerschuld aus der Umsatzsteuer bei mehr als 9000 € liegt. Wenn die Steuerschuld weniger als diese Summe beträgt, kann die Voranmeldung vierteljährlich abgegeben werden.

Allerdings trifft dies nicht auf alle Berufsgruppen zu. So sind etwa medizinische Berufe von der Zahlung der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Auch Unternehmer, deren Umsatzsteuer im vergangenen Jahr weniger als 1.000 € betrug, müssen nur einmal im Jahr die Umsatzsteuererklärung abgeben.

Und schließlich können Kleinunternehmer dem Abführen der Umsatzsteuer sowie der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung komplett entgehen, wenn sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Als Kleinunternehmer hast du die Option, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen und dich so von der Zahlung der Umsatzsteuer zu befreien.

Das macht unter anderem dann für dich Sinn, wenn du keine großen Anschaffungen für deine freiberufliche Tätigkeit hast und dir somit auch nicht die gezahlte Umsatzsteuer zurückholen kannst. Weiterhin sparst du dir natürlich die Zeit, die du für die Buchhaltung und die Voranmeldung aufwenden müsstest.

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € betragen hat und deine Einnahmen im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten. Überschreitest du diese Grenze, musst du ab dem folgenden Jahr zur Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer auf deine Leistungen ausweisen.

Je nach deiner gewählten Rechtsform musst du zusätzlich noch eine Gewerbesteuer zahlen. Das gilt für Einzelunternehmer, Personen- und Kapitalgesellschaften, also alle Selbstständigen, die ihre Einkünfte über einen Gewerbeschein abrechnen.

Allein Freiberufler sind in der Regel davon befreit. Dabei ist die Unterscheidung zwischen einem Gewerbetreibenden und einem Freiberufler oft eine Gratwanderung. Eindeutig freiberuflich sind Ärzte, Heilpraktiker, Anwälte, Hebammen und Architekten. Auch Berufe mit einer künstlerischen, erziehenden oder schriftstellerischen Tätigkeit fallen in die Kategorie der freien Berufe.

Das lässt schon mehr Auslegungsspielraum und oft kommt es hier nur auf die richtige Formulierung gegenüber dem Finanzamt an. Denn letztlich wird genau dort entschieden, ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft wirst.

Einzelunternehmer und Personengesellschaften können den jährlichen Freibetrag von 24.500 € auf die Gewerbesteuer anrechnen. Somit zahlst du die Gewerbesteuer nur, wenn dein Gewinn aus der freien Tätigkeit höher als 24.500 € ist. Und auch dann musst du nur den Gewinn, den du abzüglich des Freibetrags gemacht hast, besteuern.

Die Höhe der zu zahlenden Gewerbesteuer wird von der Gemeinde festgesetzt, in der dein Arbeitssitz liegt. Zusätzlich ist die Summe von deinen Einkünften abhängig.

Die Gewerbesteuererklärung muss jährlich zusammen mit der Einkommen- sowie Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. Vorab muss die zu erwartende Gewerbesteuer, auf ein Vierteljahr heruntergerechnet, als Vorauszahlung geleistet werden. Fristen hierfür sind stets der 15. Februar, Mai, August sowie November.

Wenn du dich selbstständig gemacht hast, kannst du natürlich auch Mitarbeiter beschäftigen. Für diese Angestellten musst du dann die Lohnsteuer abführen. Abhängig von der Höhe der Lohnsteuer, muss diese monatlich, vierteljährlich oder auch nur einmal im Jahr bezahlt werden.

Die Lohnsteuer, die du von deinen Angestellten einbehältst und an das Finanzamt abführst, errechnet sich aus verschiedenen Faktoren. Zum einen spielt hier die Steuerklasse, in die deine Mitarbeiter fallen, eine Rolle. Zum anderen werden verschiedene Freibeträge und auch Kosten für Kranken- und Pflegeversicherung eingerechnet.

Schließlich muss hier noch eine eventuelle Kirchenzugehörigkeit und die damit anfallende Kirchensteuer berücksichtigt werden. Eine genaue Auflistung mit allen Ausnahmen und Anmerkungen zur Berechnung der Lohnsteuer würde hier den Rahmen sprengen. Prinzipiell empfiehlt sich aber spätestens mit der Einstellung von Mitarbeitern der Besuch bei einem Steuerprofi.

Ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst: Die E-Rechnungspflicht startet im B2B-Bereich. Und zwar für jeden, egal ob großes Unternehmen, Freelancer oder Solo-Selbstständige. Konkret heißt das: Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Beim Verschicken von Rechnungen hast du noch etwas Zeit: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und PDFs auch möglich. Wer weniger als 800.000 € Umsatz im Jahr macht, kann sogar bis 2027 weiter Papierrechnungen ausstellen.

Ab 2028 ist die E-Rechnung aber in allen Bereichen Pflicht. Die einzige Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die zwar E-Rechnungen annehmen, aber selbst keine verschicken müssen. Wichtig: Als echte E-Rechnung zählen nur Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – ein normales PDF reicht künftig nicht mehr.