Welchen Stundensatz du als Freelancer verlangen solltest

Viele Freelancer gründen, um mit ihrer Leidenschaft Geld zu verdienen. Du hast keinen Chef mehr, bist frei und verdienst Geld mit einer Arbeit, die dir Spaß macht. Das ist eine hervorragende Situation und viele Gründer starten euphorisch in das Projekt Selbständigkeit.

Doch genau bei diesen Vorteilen liegen auch die Risiken: Die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt immer mehr und es ist schwer eine Linie zwischen Beruf und Hobby und zwischen „abrechenbar“ und „nicht abrechenbar“ zu ziehen.

Worauf muss man achten, um nicht nach einer gewissen Zeit ins Burnout zu fallen, weil man sich übernommen hat?

Als Selbständiger brauchst du eine vernünftige betriebswirtschaftliche Kalkulation. Auch wenn du Entwickler, Designer, Texter, Fotograf oder PR-Berater bist, ist es wichtig, dass du nicht die betriebswirtschaftlichen Basics außer Acht lässt.

Ein Auftrag kann noch so interessant und reizvoll sein, wenn du finanzielle Verluste machst, solltest du ihn im Zweifel ablehnen.

Gerade Gründern fehlt es häufig an Erfahrung und Vergleichsmöglichkeiten. So wird sehr häufig das Gehalt von Angestellten als Referenz für das eigene Honorar genommen.

Wenn du als Angestellter 3.000,00 Euro pro Monat verdient hast, ist das doch auch als Selbständiger in Ordnung, denken viele sich. Oder etwa nicht? Oder vielleicht mit einem 20 prozentigen Aufschlag, wie man es in einigen Ratgebern lesen kann?

Als Freiberufler gehört eine gewisse Portion Mut dazu, einen Stundensatz von 60,00 Euro, 80,00 Euro oder 120,00 Euro zu verlangen und ihn auch gegenüber dem Kunden zu verteidigen. Viele junge Freelancer knicken in der Honorarverhandlung ein und verkaufen sich unter Wert.

In vielen Ratgebern und Freelancer-Portalen wird vorgeschlagen, die persönlichen Kosten als Ausgangsbasis für die Honorarkalkulation zu nehmen. Davon raten wir aber dringend ab.

Du würdest in eine Gehaltsverhandlung mit deinem Chef bestimmt nicht dein neues Auto und den Hausbau als Gründe für eine Gehaltserhöhung aufführen... Deinem Chef und deinem Auftraggeber ist egal, was du mit deinem Geld machst.

Stellen wir uns nur einmal folgende Konstellation vor: Du machst dich direkt nach deinem Studium als IT-Berater selbständig und nimmst deine privaten Kosten als Grundlage deiner Kalkulation.

Da du bisher mit 1.000,00 Euro ganz gut klar gekommen bist, rechnest du mit diesen Kosten. Nach 5 Jahren bist du aber verheiratet, hast ein Kind bekommen, besitzt ein Auto und willst ein Haus bauen. Damit wenigstens ein Elternteil zu Hause bleiben kann, um auf die gemeinsame Tochter aufzupassen, brauchst du jetzt etwa 3.000,00 Euro pro Monat.

Wie willst du deinem langjährigen Kunden jetzt die Verdreifachung deines Honorars erklären? Deine Leistung und damit auch dein Nutzen für den Kunden sind ja mehr oder weniger gleich geblieben, auch wenn dein Mehr an Erfahrung eine gewisse Erhöhung deines Honorars legitimiert.

Aber es ist besser, von vornherein zu berücksichtigen, dass du dein Honorar nicht einfach verdoppeln oder verdreifachen kannst, ohne Kunden zu verärgern oder sogar zu verlieren.

Deswegen kalkulieren wir zur besseren Orientierung hier gemeinsam einen Stundensatz. Du kannst bei deiner eigenen Planung die gleichen Schritte durchgehen und deine eigenen Zahlen berücksichtigen.

Als Kalkulationsbasis nehmen wir den gesetzlichen Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde (entspricht bei einer 40-Stunden-Woche 2.221 Euro/Monat) und das aktuelle Durchschnittsgehalt der Deutschen. Laut dem statistischen Bundesamt (Destatis) verdienen vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer im Dienstleistungsbereich 4.672,00 Euro pro Monat (Stand April 2024).

Das wären bei 30 Tagen à 8 Stunden 19,46 Euro pro Stunde. Doch das ist, wie wir alle wissen, kein angemessener Stundensatz für Selbständige.

Du arbeitest nicht jeden Tag (hoffen wir!). Auch wenn du vielleicht zu Beginn deiner Selbständigkeit auch mal am Wochenende arbeitest und keinen Urlaub machst, so solltest du diese freien Zeiten in deiner Kalkulation unbedingt berücksichtigen. Ansonsten müsstest du auch später, bei guter Auftragslage, jedes Wochenende ohne Urlaub durcharbeiten.

Ein Kalenderjahr hat 365 Tage, was etwa 52 Wochen entspricht. Es gibt also 52 Samstage und 52 Sonntage, an denen nicht gearbeitet wird. Dazu kommen je nach Bundesland und Jahr noch 9 bis 16 Feiertage. Das Jahr hat also nur 248 Arbeitstage (bei 13 Feiertagen).

Angestellte haben zudem 25 bis 30 Tage bezahlten Urlaub, den Freiberufler auch in ihrer Arbeitszeit erwirtschaften müssen (Wir rechnen mit 28 Tagen).

Außerdem bekommen Arbeitnehmer auch die Tage bezahlt, in denen sie krank im Bett liegen und nicht arbeiten können. Auch das ist bei Selbständigen in der Regel nicht der Fall. Laut dem Statistischen Bundesamt (Destatis) betrug die durchschnittliche Zahl der Krankheitstage je Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer im Jahr 2023 in Deutschland 15,1 Tage. Dies stellt einen deutlichen Anstieg gegenüber 2021 dar, als der Wert bei 11,1 Tagen lag.

Aus- und Weiterbildungstage bekommt ein Angestellter normalerweise auch bezahlt. Wir möchten in diesem Schritt noch gar nicht darauf eingehen, dass Selbständige auch die Kosten der Weiterbildung aus eigener Tasche bezahlen müssen. Es geht uns zunächst einmal nur um den Verdienstausfall an den Fortbildungstagen. Wir rechnen in unserem Beispiel also mit 5 Fortbildungstagen pro Jahr.

Effektiv gearbeitet wird also nur an 205 Tagen pro Jahr (17,08 Tage/Monat). Das Durchschnittsgehalt von 4.672,00 Euro wird also an 17,08 Tagen verdient. Wir kommen so auf einen durchschnittlichen Stundensatz von Angestellten von 34,19 Euro (4.672,00 Euro : 136,64 Stunden).

Ein entscheidender Punkt, an den man als Selbständiger denken musst, ist der Unterschied zwischen Umsatz und Einkommen.

Als Angestellter bekommst du deinen Arbeitsplatz, das Bürogebäude, die Softwarelizenzen, mögliche betriebliche Versicherungen usw. vom Arbeitgeber gestellt. Als Freelancer musst du dich selbst um alle diese Dinge kümmern und sie aus eigener Tasche bezahlen.

Je nachdem, welche Tätigkeit du ausübst, können die monatlichen Kosten zwischen 500,00 Euro und mehreren tausend Euro liegen. Auch diese Kosten musst du in deinem Stundensatz berücksichtigen. Zur Vereinfachung rechnen wir mit monatlichen Kosten von 1.000,00 Euro für alle betrieblichen Aufwendungen (Miete, Büromaterial, Telefon, Reisekosten, Weiterbildung, Versicherung, Werbung).

Haben wir hier schon die Sozialversicherung berücksichtigt? Da wir das Arbeitnehmer-Bruttogehalt als Kalkulationsbasis nehmen, haben wir bereits einen Teil der Sozialversicherungen berücksichtigt. Bei Angestellten werden neben der Steuer aber auch die Beiträge zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung vom Gehalt abgezogen. Letztendlich bekommt man ja nur das Nettogehalt ausgezahlt.

Und meistens weiß man gerade als junger Selbstständiger gar nicht, was da alles dazu gehört. Angestellte bekommen einen großen Teil ihrer Sozialversicherungsbeiträge nie zu sehen. Aber jeder Arbeitgeber muss für seine Angestellten einen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zahlen.

Für diese Rechnung sind folgende Beiträge wichtig:

Diese Beiträge zahlt jeder Arbeitgeber für seine Angestellten, ohne dass sie davon etwas mitbekommen. Da wir als Freelancer aber keinen Arbeitgeber haben, müssen wir sie ebenfalls aus eigener Tasche zahlen.

Kannst du eigentlich wirklich 100% deiner Zeit abrechnen oder arbeitest du auch häufig ohne es jemanden in Rechnung stellen zu können? Jeder Freelancer hat auch mal unproduktive Zeiten, in denen man sich um Buchführung, Kundenakquise und Büroorganisation kümmert.

Wie umfangreich diese Arbeiten tatsächlich sind, hängt stark von deiner Tätigkeit und deinen Kunden ab. Wenn du Programmierer bist und für 12 Monate für ein Projekt gebucht bist, wirst du wohl bis zu 95% produktive Zeit haben, die du dann abrechnen kannst.

Wenn du allerdings als Berater tätig bist und immer auf neue Kunden angewiesen bist (Beispiel: Hochzeitsplaner), kann die produktive/abrechenbare Zeit erheblich geringer sein, da du dich regelmäßig um die Kundenakquise kümmern musst.

In unserem Berechnungsbeispiel rechnen wir mit 30% unproduktiver (nicht abrechenbarer) Zeit.

Wir haben bei der ganzen Kalkulation aber noch keinen Gewinn berücksichtigt. Als Selbständiger trägst du aber ein deutlich höheres Risiko als Angestellte. Was machst du zum Beispiel, wenn du mehr als 10 Tage krank werden solltest? Oder was passiert, wenn du eine Auftragsflaute hast und du nicht genug Kunden findest?

All diese Risiken sollten sich auch in deinem Einkommen und somit im Stundensatz wiederspiegeln.

Wie viel du als Gewinn auf den berechneten Stundensatz draufschlagen kannst, ist ganz abhängig davon, wie die Konkurrenzsituation ist, wie gut du verhandeln kannst und wie groß der Nutzen ist, den der Kunde in deiner Arbeit sieht.

Vielleicht fragst du dich jetzt, wie die Steuern hier eine Rolle spielen.

Die Umsatzsteuer bleibt in dieser Rechnung außen vor. Warum? Weil generell immer nur mit Nettopreisen kalkuliert werden sollte. Die Umsatzsteuer wird dann nämlich auf die berechneten Stundensätze aufgeschlagen und an das Finanzamt abgeführt. Es handelt sich also nur um einen sogenannten “durchlaufenden Posten”.

Die Einkommensteuer ist in dieser Kalkulation nur näherungsweise berücksichtigt. Wir haben das Bruttogehalt als Berechnungsgrundlage genommen. Von diesem Betrag müssen Arbeitnehmer ihre Einkommensteuer bezahlen, so wie es auch für Selbständige gilt.

Da der individuelle Steuersatz sehr vom Gesamteinkommen, vom Familienstand, von möglichen Kindern und Versicherungen usw. abhängig ist, ist es daher schwierig, für eine solch exemplarische Berechnung einen individuellen Steuersatz zu berücksichtigen.

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