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Was es mit der Internationalen Steuernummer auf sich hat 

Kürzlich haben wir ja schon ausführlich über die Steueridentifikationsnummer und die herkömmliche Steuernummer, die (noch) beide in Deutschland gelten, berichtet. Im allgemeinen werden diese beiden als TIN bezeichnet. Um allerdings jetzt ein bisschen Verwirrung zu stiften: es gibt noch weitere Nummern, die einerseits in Deutschland steuerlich relevant sind, als auch in der EU bzw. dem Ausland wichtig sind. Wer also in irgendeiner Weise beruflich tätig, d.h. steuerlich aktiv ist, für den ist es einfach unerlässlich, den Unterschied zwischen all diesen Nummern zu kennen. 

In der Bundesrepublik und der EU haben wir derzeit drei steuerlich relevante Nummern:

a) Steuernummer

b) Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)

c) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID oder auch Ust-IdNr.)

Wenn du übrigens nochmal nachlesen möchtest, wie es sich mit der Umsatzsteuer genau verhält, dann empfehle ich unseren Blog Post Alles Wissenswerte zur Umsatzsteuer.

Nochmal kurz und knapp zu a) und b):

Jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person bekommt eine Steuernummer vom Finanzamt zur eindeutigen Identifizierung. Wichtig ist diese bei allen Dingen, die deine Steuererklärungen betreffen. Du musst diese Nummer beim Finanzamt beantragen. Falls du in eine andere Stadt ziehst, bekommst du eine neue Steuernummer – sie ist also immer an dein zuständiges Finanzamt gebunden. 

Seit 2008 nun wird diese Steuernummer nach und nach durch die Steuer-Identifikationsnummer ersetzt. Alle natürlichen Personen erhalten sie, mittlerweile schon bei der Geburt und sie bleibt bis zum Ende deines Lebens bestehen. Die Steuer-ID muss bei allen Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen den Finanzbehörden gegenüber verwendet werden. 

Gut zu wissen: Man spricht im Zusammenhang mit der Steuernummer und der Steuer-ID auch von der so genannten TIN, was soviel heißt wie „Tax Identification Number“. Auch in anderen Ländern der EU wurde dieses System eingeführt, auch wenn man weit davon entfernt ist von einem einheitliche TIN-System auf EU-Ebene sprechen zu können. In vielen Mitgliedstaaten ist es dennoch vergleichbar zu Deutschland, in anderen gelten zum Teil andere Strukturen. Und in einigen Ländern gibt es dieses System gar nicht. Dort gelten zwar trotzdem Alternativen zur Identifikation und Kennzeichnung, die fallen aber aus dem übrigen  System hinaus. Details hierzu findest du auf dem TIN-Portal unter https://ec.europa.eu/taxation_customs/tin/tinByCountry.html?locale=de.

Drei Fingerabdrücke auf hellroten Hintergrund zur Frage, ob ich als Selbständiger die Steueridentifikations-ID beantragen muss.

Nun zu c):

Mit dem Wegfall der Binnengrenzen und damit auch der Grenzkontrollen in der EU am 1.1.1993 gab es auch keine Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer mehr. Zur Sicherung steuerlich relevanter Zahlungen über die Landesgrenzen hinweg wurde das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren eingeführt: Es regelt die Vorschriften für die Umsatzsteuer über einen speziellen und wichtigen  Informations- und Datenaustausch, so dass alle EU-Mitgliedstaaten dies korrekt anwenden können. In diesem Rahmen wurde die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingeführt, die der Identifikation steuerpflichtiger Personen dient, die im EU-Ausland tätig ist bzw. die Geschäfte mit Kunden und Lieferanten im EU-Ausland machen. Sie wird nur an Unternehmen erteilt.

Merke: Die Umsatzsteuer-ID hilft bei der eindeutigen Kennzeichnung jedes Unternehmens in der EU, d.h. sie ermöglicht die einfachere Abwicklung von Geschäften zwischen EU-Ländern. Es handelt sich hierbei um eine eigenständige Nummer, die Unternehmer zusätzlich zur ihrer Steuernummer oder Steuer-ID beantragen können. Man spricht hier vielfach auch von der Internationalen Steuernummer. Sie ist vor allem für die Rechnungsstellung wichtig. Zu diesem Zweck haben alle Länder der EU Behörden eingerichtet - in Deutschland ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt.) dafür zuständig. 

Jeder Unternehmer kann eine USt-ID beantragen. Doch nicht jeder benötigt sie: Verfügst du über keine europäischen Geschäftsbeziehungen, brauchst du sie folglich nicht. Zur Beantragung brauchst du die Anschrift deines zuständigen Finanzamtes, deine Steuernummer / Steuer-ID und die Adresse deines Unternehmens. 

Beantragen kannst du deine Umsatzsteuer-ID online auf der Seite des Bundeszentralamt für Steuern. Dazu sind folgende Angaben wichtig: 

  • Bundesland,
  • zuständiges Finanzamt,
  • Finanzamts-Steuernummer
  • Rechtsform des Unternehmens sowie
  • Vorname, Name und Geburtsdatum des Steuerpflichtigen (bei Freiberuflern und Einzelunternehmen) – bei allen anderen Rechtsformen die Firma, PLZ und Unternehmens-Standort.

Wichtige Fakten zur Umsatzsteuer-ID

  • Wer innerhalb der EU bzw. über die eigenen Landesgrenzen hinweg Handel treibt, Dienstleistungen erbringt bzw. in Anspruch nimmt, benötigt dafür die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie trägt auch zur einfacheren Abwicklung, der zum Teil komplizierten Umsatzbesteuerung bei Handel zwischen den EU-Mitgliedsstaaten, bei. 
  • Führst du als Selbständiger bzw. Gewerbetreibender innergemeinschaftliche Lieferungen oder betreibst Handel, bist du verpflichtet, zur dessen Dokumentation eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abzugeben.
  • Im Zusammenhang des EU-internen Dienstleistungs- und Warenverkehrs bietet das BZSt. ein so genanntes Bestätigungsverfahren an. Dies ist relevant, wenn du beispielsweise Handel mit einem anderen EU-Staat treiben möchtest. Dazu kannst du vorher prüfen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausländischen Handelspartners richtig ist und ob Firmenname und Adresse mit den Angaben der Unternehmerdatei im jeweiligen EU-Mitgliedstaat übereinstimmen.
  • Bist du im Besitz einer Umsatzsteuer-ID, musst du diese für Geschäfte mit ausländischen EU-Firmen immer auf deiner Rechnung angeben. Diese Nummer kannst du auch für innerdeutsche Geschäfte nutzen, doch in der Regel sind die Steuernummer bzw. Steuer-ID gängiger – obwohl sie eigentlich praktischer und auch sicherer ist. 
  • Bei B2B-Geschäften gilt: Nur mit Hilfe der Umsatzsteuer-ID ist die etwas umständliche Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen EU-Ländern korrekt abzuwickeln. Hier handelt es sich um so genannte innergemeinschaftliche Lieferungen / innergemeinschaftlicher Leistungen.

Eine Umsatzsteuer-ID benötigen relevant:

  • Regelunternehmer bei Geschäften mit anderen Regelunternehmern in der EU   

Keine Umsatzsteuer-ID brauchen: 

  • Regelunternehmer bei Geschäften mit Privatpersonen und/oder Kleinunternehmern in der EU 
  • Kleinunternehmer 

Beachte: Du kannst zwar als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID beantragen, bist aber nicht dazu verpflichtet. Da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen, darfst du dann natürlich auch keine Vorsteuer abziehen. Mit der Identifikationsnummer kannst du aber im Vorgang mit anderen EU-Ländern einiges erleichtern. So kannst du die Identifikationsnummer anstatt deiner persönlichen Steuernummer angeben. Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, musst du allerdings auf deinen Rechnungen immer darauf hinweisen und eindeutig schreiben, dass aufgrund dieser Regelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. 

Ein paar Beispiele

Zur Unterscheidung, ob du auf einer von dir gestellten Rechnung ins EU-Ausland Umsatzsteuer ausweisen musst oder nicht, spielt es eine Rolle, ob dein Kunde Privatperson oder Unternehmer ist. Handelt es sich um eine Privatperson, der du im EU-Ausland Waren oder Leistungen in Rechnung stellst, muss die Umsatzsteuer mit dem in Deutschland gültigen Satz berechnet werden.

Handelt es sich um ein Unternehmen im EU-Ausland, dem du als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen verkaufst und in Rechnung stellst, muss die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Denn dann muss dein Kunde die Umsatzsteuer an sein Finanzamt zahlen. Auf der Rechnung muss deine und auch die Umsatzsteuer-ID deines Kunden stehen.

Hier spricht man vom so genannten „Reverse-Charge-Verfahren“, das nichts anderes bedeutet, als dass der Leistungsempfänger und nicht der Leistungsersteller die Umsatzsteuer schuldet. Es ist gängig, dies auf der Rechnung anzugeben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Das heißt, dein Kunde berechnet die Steuer anhand des Steuersatzes in seinem Landes, weist sie aus und zieht sie als Vorsteuer ab.

Wie es in Nicht-EU-Ländern funktioniert – am Beispiel USA

In den USA wird ebenfalls eine TIN verwendet, die ausgeschrieben jedoch etwas anders heißt: „Taxpayer Identification Number“ bzw. auch ITIN – „Individual Taxpayer Identification Number“. Es handelt sich hierbei um eine neunstellige Steuerverarbeitungsnummer, die von der US-amerikanischen Steuerbehörde „Internal Revenue Service“ (kurz IRS, vergleichbar mit dem deutschen Finanzamt) an steuerpflichtige Personen vergeben wird. Man muss diese Nummer beantragen. Die IRS vergibt ITINs an diejenigen Personen, die eine US-Steuernummer brauchen, jedoch keine Berechtigung für eine Social Security Number (SSN, eine Sozialversicherungsnummer) von der Social Security Administration (SSA) erhalten.

Genauer gesagt: es handelt sich um Personen, die nicht zu einer Sozialversicherungsnummer berechtigt, dafür aber zur Einreichung einer Steuererklärung verpflichtet sind. Zum Beispiel benötigen Ausländer eine ITIN, die eine Steuererklärung einreichen oder eine Steuererstattung beantragen möchten. Die ITIN wird ausschließlich zu Steuerzwecken verwendet und kann nicht für andere Zwecke außerhalb des Steuersystems verwendet werden.

Für den Antrag braucht man das Formular W-7,  zusammen mit einigen wichtigen Dokumenten. Die Bearbeitung des Antrags kann bis zu acht Wochen dauern. 

Beachte: Da das Formular zur Beantragung einer ITIN sehr kompliziert, die Steuerbehörde IRS darüber hinaus wenig tolerant gegenüber Fehlern ist und viele Anträge ablehnt, ist es empfehlenswert sich bei diesem Vorgang beraten und helfen zu lassen. 

Gut zu wissen: Per Gesetz kann eine Person nicht sowohl eine SSN als auch eine ITIN-Nummer haben. Wenn du eine ITIN hast und diese für eine Steuererklärung verwendest, garantiert das eine schnelle Bearbeitung und eine zügige etwaige Rückerstattung. Manchmal benötigst du die ITIN bei der Eröffnung eines Bankkontos.

Apropos Bankkonto:  Hast du schon von unserem cleveren Bankkonto gehört mit vielen Extras inklusive, wie zum Beispiel die Berechnung der Einkommenssteuer? Alle Infos dazu findest du  unter Taxator - der einfachste Weg deine Einkommensteuer zu berechnen.