5 Dinge, die jeder IT-Freelancer über Steuern wissen sollte | Kontist
Steuern

5 Dinge, die jeder IT-Freelancer über Steuern wissen sollte

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

19. Juli 2021

Die eigene Handhabung der Steuern ist umso einfacher, je mehr man alleine, an einem Ort und in der immer gleichen Arbeitsstruktur verbringt. Doch für viele Freelancer, insbesondere IT-Freelancer, ist dies nicht der Fall. Hier gibt es ausländische Kunden, internationale Teams, kostenpflichtige Accounts bei Programmen, deren herausgebende Unternehmen nicht in der EU ansässig sind und vieles mehr. Zeit also, sich mit fünf wichtigen Dingen im Zusammenhang mit Steuern zu beschäftigen. 

Reverse Charge und ausländische Einkünfte – was in Sachen Umsatzsteuer zu beachten ist

Das Reverse-Charge-Verfahren wurde hier bereits ausführlich erläutert. Gerade bei Dienstleistern, die länderübergreifend Leistungen anbieten, ist es wichtig zu wissen, wie die Umsatzsteuer behandelt wird. Grundsätzlich wird sie nämlich da fällig, wo die Leistung in Anspruch genommen wird – und nicht dort, wo sie erbracht wird. 

An einem einfachen Beispiel wird dies deutlich: Ein IT-Freelancer, der in Deutschland arbeitet (etwa an einem Kommunikationstool für eine Website) und dieses für einen Unternehmer in Österreich herstellt, kann die Umsatzsteuerschuld auf den Kunden übertragen, insofern dieser ein Unternehmen ist. 

Die Bedingungen sind:

- deine und die Umsatzsteueridentifikationsnummer deines Kunden stehen auf der Rechnung

- ein Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens steht auf der Rechnung. Beispiel:„Recipient/Client/Customer is liable for VAT according to the reverse charge mechanism“

- du musst eine zusammenfassende Meldung für im Ausland generierte Umsätze abgeben

Steuerlich bedeutet das Verfahren nie einen Nachteil, da die Umsatzsteuer in aller Regel ein durchlaufender Posten ist. Das Reverse-Charge-Verfahren ist im Gebiet der EU und in der Schweiz simpel anzuwenden, da die Regeln einheitlich sind. Bei Kunden in anderen Ländern kann es nötig sein, sich dort erst einmal zu registrieren beziehungsweise mit den Behörden in Kontakt zu treten.

Gig Economy: Wer macht eigentlich den Umsatz?

Fiverr und andere Plattformen bieten einen interessanten Ansatz, an Aufträge heranzukommen. Die Frage, über die es sich nachzudenken lohnt, ist diese: Da die klassische Rechnungsstellung ausfällt und du über Plattformen in der Regel Auszahlungen seitens des Plattformbetreibers erhältst, muss geklärt werden, wer eigentlich wo und wann umsatzsteuerpflichtig wird.

Bei in Deutschland ansässigen Plattformen ist es so, dass du als Umsatzsteuerpflichtiger Auszahlungen inklusive Umsatzsteuer erhältst. Die Umsatzsteuer ist von dir abzuführen. Bei Plattformen im Ausland ist das komplexer. 

Die Rechtsanwältin und Künstlerin Romy Graske hat in mehreren Beiträgen dargelegt, dass die Beantwortung der Frage – zumindest bis zu einer verbindlichen Rechtsauffassung, die aber noch aussteht – darin zu finden ist, ob eine Plattform als Vermittler oder Leistungsempfänger auftritt. Eine vermittelnde Plattform bedeutet, dass du und deine Kunden darüber kommunizieren, du Rechnungen darüber stellst und die Zahlungen nachvollziehbar vom Kunden zu dir kommt, wobei die Plattform in der Regel einen Anteil nimmt. Da wäre theoretisch der jeweils passende Steuersatz (bei Reverse-Charge) anzusetzen. Bei innerdeutschen Geschäften weist du die Umsatzsteuer aus.

Anders ist es, wenn deine Leistung im Grunde „anonym“ verkauft wird und alle Abwicklungen über die Plattform ablaufen. Hier ist es dann so, dass du Auszahlungen von der Plattform erhältst. Wenn der Plattformbetreiber im Drittland (also nicht EU) ist, dann sind es umsatzsteuerfreie Zahlungen, da die Umsätze im Drittland erzielt worden sind. Allerdings kann sich dies auch ändern. Im Zweifel solltest du in solchen Fällen einen fachkundigen Steuerberater oder Juristen kontaktieren. 

Umsatzsteuerfreie Rechnungen dank Business-Accounts bei Tools

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer anzugeben, ist gerade als Kunde bei im Ausland ansässigen Unternehmen wichtig. Bei Software- und Tool-Anbietern im EU-Ausland oder Drittland kannst du durch eine Angabe deiner Umsatzsteueridentifikationsnummer dafür sorgen, dass Rechnungen ohne Umsatzsteuer bei dir ankommen. 

Dafür ist es nötig, wirklich gewerbliche (Business) Accounts anzulegen. Diese Nettorechnungen sind das Ergebnissen dessen, dass wieder die Umsatzsteuerschuld auf dich übergeht (Reverse-Charge). Du schlägst sie auf, führst sie ab und machst sie als Vorsteuer geltend. Das ist ein Nullsummenspiel, muss aber in der Buchhaltung so erfasst werden. 

Anschaffungen richtig abschreiben 

Abschreibungen sind für alle Freelancer wichtig. Bei IT-Freelancern sind insbesondere Computer und die damit zusammenhängende Peripherie zu nennen. Hier gilt eigentlich, dass Wirtschaftsgüter mit einem Wert von bis zu 800 Euro netto sofort im ganzen Jahr abschreibungsfähig sind (andernfalls greifen die Abschreibungen über Jahre laut AfA-Tabelle). Bei Computern entfällt diese Grenze. 

Die Abschreibung im Jahr des Erwerbs wirkt sich im Grunde aus wie das Geltendmachen von Betriebsausgaben. Das lineare Abschreiben über Jahre (etwa bei teuren Büromöbeln und Maschinen) ist hingegen eine Stückelung der Gesamtausgaben über Jahre. Mehr zu Abschreibungen erfährst du hier.

Zu nennen ist auch die degressive Abschreibung, die allerdings nur bei beweglichen Wirtschaftsgütern greift und für die Geschäftstätigkeit als IT-Freelancer eine untergeordnete Bedeutung hat. Das lineare Abschreiben beziehungsweise das volle Abschreiben im Jahr der Anschaffung ist praktikabler. 

Arbeit im Team und Subunternehmer

Die Besteuerung deiner Einkünfte als IT-Freelancer hängt auch von der Rechtsform ab, mit der du auftrittst. Als Einzelunternehmer ist es einfach: Deine Kunden erhalten Rechnungen, die du ausstellst und (als Regelbesteuerter) mit 19 Prozent Umsatzsteuer ausweist. Dein Gewinn ist am Ende zu versteuern.

Anders ist dies beispielsweise, wenn du mit anderen zusammen eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts für die Arbeit an Projekten gegründet hat. Eine GbR unterliegt ab einem Gewinn von 24.500 Euro der Pflicht zur Abführung der Gewerbesteuer. Auch Umsatzsteuer ist (außer bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung für die GbR) auszuweisen und abzuführen. Es gibt allerdings weder Einkommen- noch Körperschaftssteuer. 

Was mit der Einkommensteuer belastet wird, sind die Entnahmen der Gesellschafter. Wenn du also Geld entnimmst und dir auszahlst, ist das Teil deines Einkommens. Die GbR bietet dabei den Vorteil, dass mehrere Menschen zusammen als eine Einheit auftreten können und sämtliche Rechnungsstellungen über eine Struktur laufen. Sie bündelt also mehrere Selbstständige. Die Zuständigkeit für die Kommunikation, die Regeln zur Entnahme von Gewinnen und so weiter sind allerdings zwischen den Beteiligten zu verhandeln. 

Auch als Subunternehmer gibt es eine kleine Besonderheit: Die Rechnung muss zwingend das Unternehmen, für das du arbeitest, adressieren und nicht etwa den Auftraggeber aus dem Unternehmern. Ansonsten ist alles, wie gehabt: Umsatzsteuer ist auszuweisen und insgesamt sehen die Rechnungen genauso aus wie bei Werk- und Projektverträgen auch. Der dich einstellende Kunde wird zudem von dir verlangen, dass du bestätigst, nicht von ihm abhängig zu sein. Zudem ist ein Befreiungsschreiben bezüglich der Beiträge von der Rentenversicherung oftmals nötig.

Außerdem stellt sich bei Subunternehmen immer die Frage nach der Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Wenn du faktisch finanziell abhängig von einem Kunden bist, dann liegt der Verdacht nahe. Wenn du auch noch so agierst, wie es ein Angestellter auch tun würde, dann kann es sein, dass beispielsweise die Rentenkasse an euch herantritt und Nachzahlungen verlangt. Es ist also immer wichtig, als IT-Freelancer Werksverträge zu machen und den Verdacht der Scheinselbstständigkeit gar nicht aufkommen zu lassen. Das gelingt durch die Arbeit mit mehreren Kunden und durch eine erkennbare Abgrenzung deiner Arbeitsweise und -anweisungen von denen der Angestellten.

Andersherum kannst auch du Subunternehmen beschäftigen. Hier sei zu erwähnen, dass du haftbar bist, wenn diese Fehler machen (weshalb entsprechende Versicherungen sinnvoll sind). Zudem sind die Art und der Umfang der Tätigkeit festzuhalten. Insgesamt ist das Einstellen von Subunternehmern (für kurze Zeiträume) eine Alternative zu Angestellten, da du hier die Sozialversicherungsbeiträge sparst. 

Disclaimer: Der Text ersetzt keine fachliche Beratung durch Steuerberater oder entsprechend geschulte Juristen. Er dient der Information.