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Steuerliche Änderungen bezüglich Computer und Home-Office 2021 – und wie du als Freelancer richtig abschreibst und Pauschalen nutzt

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

8. Apr. 2021

Zugegeben: Der Titel ist etwas sperrig, aber es geht ja auch um das Steuerwesen. Genauer: Mit ein paar zuletzt in Kraft getretenen Änderungen des Einkommensteuergesetzes (auch vor dem Hintergrund der noch immer grassierenden Pandemie), hat sich die steuerliche Absetzbarkeit von bestimmten Gütern und Umständen verändert. Das ist besonders für Freelancer interessant, die kein ganzes Arbeitszimmer geltend machen können (Stichwort: Home-Office-Pauschale) und für alle, die für ihren Betrieb Dinge wie Computer anschaffen.

Ganz konkret ist es nun so, dass, laut Beschluss der MPK, die „Kosten für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung zukünftig im Jahr der Anschaffung oder Herstellung steuerlich vollständig berücksichtigt werden [können]“. Heißt vereinfacht: Die Kosten eines solchen Gerätes, die die Grenzen der maximal zulässigen Kosten eines geringwertigen Wirtschaftsgutes (GWG) übersteigen, können im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht werden. Bisher war es so, dass die Kosten über – in aller Regel – drei Jahre abgeschrieben werden mussten. 

Abschreibung von GWG und Abschreibungen teurerer Güter

Zur Auffrischung in Sachen Abschreibung: Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und „höherwertigen“ Wirtschaftsgütern. Weiterhin gibt es zur Betrachtung des Ganzen drei Grenzen: 250, 800 und 1000 Euro (netto). 

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist dabei per Definition:

- selbstständig nutzbar

- beweglich

- abnutzbar

Während Beweglichkeit und Abnutzbarkeit (das Gut hat eine bestimmte Lebensdauer und zeigt irgendwann Verschleißerscheinungen) eindeutig sind, stellt sich zuweilen die Frage nach der selbstständigen Nutzbarkeit. 

Dabei ist selbstständig nutzbar, was zur vollen Funktion keine anderen Komponenten bedingt. Ein Bürostuhl, ein Notebook oder ein Drucker mit Kopier-, Fax- und Scan-Funktion sind selbstständig nutzbar. Letzterer ist es, weil seine Funktionen auch unabhängig von einem Computer nutzbar sind (kopieren beispielsweise). Auch Besteck, ein Ventilator oder eine Bohrmaschine fallen in diese Kategorie. 

Nicht selbstständig nutzbar sind hingegen beispielsweise: Lüftungsanlagen für Computer, Ersatzteile aller Art, Leuchtmittel für spezielle Lampen und Türschlösser.

Es gilt: Ein GWG bis zu einem Preis von 250 Euro gilt als Betriebsausgabe und muss nicht gesondert erfasst werden (buchhalterisch muss es nicht unter Abschreibungen laufen). Ein GWG bis zu einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von 800 Euro kann im Jahr der Anschaffung gänzlich abgeschrieben werden (Abschreibung im Jahr der Anschaffung), wobei dies zu erfassen ist. 

Bei Anschaffungen zwischen 250 und 1000 Euro kann die sogenannte Pool-Abschreibung gewählt werden: Dafür fasst du alle Anschaffungen eines Jahres mit diesen Kosten zusammen und schreibst sie über fünf Jahre linear ab. Dies ist gesondert aufzuzeichnen. Wichtig ist, dass bei abschreibungsfähigen Gütern auch die Anschaffungsnebenkosten mit zum Anschaffungswert gezählt werden. Bei einem Desktop-Computer wären das etwa Maus und Tastatur, bei einer Bohrmaschine ein separates Set Bohrköpfe. 

Bei einzelnen Gütern mit Anschaffungswert ab 801 Euro kommt nur die Sammelabschreibung (bis 1000 Euro) oder eben die gewöhnliche Abschreibung für Abnutzung (AfA) in Betracht. Diese ist in der Regel linear. Die stets aktuelle AfA-Tabelle stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung. Bei allen Anschaffungen kannst du auch freiwillig die Abschreibung für Abnutzung nutzen. Dies ist aber bei geringwertigen Wirtschaftsgütern selten bis nie sinnvoll.

Anschaffungen, die Wirtschaftsgut sind und nicht unter Abschreibungsregelungen fallen, sind in aller Regel einfache Betriebsausgaben.

Taschenrechner, Kugelschreiber und weißes Papier zur Visualisierung der Kosten, die du von der Steuer absetzen kannst.

Sofortabschreibung digitaler Arbeitsmittel ab 2021

Da die Zuständigen ein gesteigertes Interesse daran haben, dass Home-Office auch stattfindet, wurde die Regelung bezüglich der Abschreibungsdauer der oben genannten Geräte verändert. Alle ab dem 1. Januar 2021 angeschaffte Computerhardware und -software kann nun im Jahr der Anschaffung unabhängig von den Kosten gänzlich abgeschrieben werden. Bisher war es eine Abschreibung über drei Jahre. Dies soll vor allem Unternehmen motivieren, Arbeitscomputer für Mitarbeiter fürs Home-Office anzuschaffen, kommt aber auch Freelancern zugute.

Das heißt, dass du einen neu angeschafften Laptop, der teurer als 800 Euro war, nun im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend machen kannst. Dies erspart vor allem den Aufwand, die Abschreibung buchhalterisch korrekt durchzuführen. 

Interessant ist dabei, dass nicht verfügt wurde, dass solche digitalen Arbeitsmittel generell im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden können (was bei einem Notebook, der sich als GWG qualifiziert, ja ohnehin der Fall ist), sondern dass die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle von drei auf ein Jahr gesenkt wurde. Das Ganze ist also buchhalterisch nach wie vor als Abschreibung zu erfassen – aber eben nur über ein Jahr. 

Die gleiche Regelung gilt auch für alle Geräte, die unmittelbar mit dem Computer und der Arbeit daran verbunden sind: Tastaturen, Webcams, Headsets, Drucker und so weiter.  Bei vorangegangenen Anschaffungen aus diesem Bereich, bei denen schon Teile abgeschrieben worden sind, kannst du im Jahr 2021 den gesamten Restbetrag abschreiben.

Beispiel

Ein Notebook im Wert von 900 Euro netto, welches im Juli 2019 angeschafft wurde, wurde ab Kaufzeitpunkt abgeschrieben. Im ersten Jahr betrug der Betrag für die Abschreibung: 900 / 3 / 12 x 6 = 150 Euro, weil die Abschreibung über drei Jahre, aber monatsgenau läuft. 

Im Jahr 2020 betrug der Betrag für die Abschreibung dann regulär: Anschaffungswert / 3, also 900 / 3 = 300 Euro. 

Damit wurden bereits 150 + 300 Euro abgeschrieben. Der Restwert von 450 Euro kann nun im Jahr 2021 vollständig abgeschrieben werden. 

Doch neben der Neuregelung bezüglich der Abschreibungsdauer von Computern, gab es ja auch noch die Home-Office-Pauschale.

H3: Home-Office-Pauschale: Spannend für jeden Freelancer ohne Arbeitszimmer

Die Home-Office-Pauschale ist eine der einfachsten und effektivsten Steuererleichterungen für viele Freelancer, da sie nicht an einen Arbeitsplatz daheim, sondern an die Arbeit zuhause gebunden ist. Für viele Freelancer ist das der Normalzustand. Bis zu 120 Tagespauschalen zu je fünf Euro (also 600 Euro) können im Jahr geltend gemacht werden. Dies gilt auch rückwirkend für 2020 – und leider wohl auch nur noch im Jahr 2021. Danach wird sie voraussichtlich wieder abgeschafft. 

Für diesen Zeitraum bedeutet sie aber gerade für Freelancer ohne Arbeitsstätte und Arbeitszimmer eine interessante Möglichkeit, Werbungskosten geltend zu machen. Natürlich gilt auch hier, dass das Geltenmachen der Home-Office-Pauschale nur dann sinnvoll ist, wenn die tatsächlichen Werbungskosten plus Home-Office-Pauschale die Werbungskostenpauschale von 1000 Euro – oder eben die berufsspezifische Pauschale – wirklich übersteigen. 

Ein steuerlich absetzbares Arbeitszimmer bringt in der Regel mehr als die Home-Office-Pauschale (das eine schließt das andere aus). Die Hürden dafür sind allerdings hoch: So darf das Arbeitszimmer ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzt werden, muss ein erkennbarer Raum sein (eine „Arbeitsecke“ ist also kein Arbeitszimmer) und muss den Mittelpunkt der Tätigkeit bilden. Die absetzbaren Kosten betragen schließlich die auf die Größe des Zimmers umgelegten Kosten für Miete, Strom, Heizung, Müllentsorgung und so weiter. Bei einem zehn Quadratmeter großem Arbeitszimmer in einer 60-Quadratmeter-Wohnung wäre also ein Sechstel aller Kosten als Arbeitszimmerkosten ansetzbar. Bei Angestellten gibt es leicht andere Regelungen und eine Höchstgrenze des jährlich absetzbaren Betrages.

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Als Freelancer absetzbare Posten kennen und richtig geltend machen

2021 wird vermutlich noch einige Zeit ein bescheidenes Jahr bleiben. Umso wichtiger ist es, sich mit den Möglichkeiten der korrekten Reduzierung des zu versteuernden Einkommens vertraut zu machen. Viele Steuern werden ja nur deshalb entrichtet, weil der Steuerpflichtige nicht weiß, was er geltend machen kann oder sich einfach unterjährig nicht um das Dokumentieren von Kosten sowie das Sammeln von Belegen gekümmert hat. 

Wenn du es schaffst, Werbungskosten (wie die Home-Office-Pauschale oder die Pendlerpauschale) richtig einzuordnen und instinktiv richtig zu dokumentieren, sparst du am Ende. Das gleiche gilt für Betriebsausgaben – wobei dir unterstellt sei, dass du die im Blick hast, da sie ja die Grundlage deiner Gewinn-und-Verlust-Rechnung sind. Außerdem solltest du wissen, dass auch teilweise privat genutzte Dinge steuerlich geltend gemacht werden können – und zwar mit dem Prozentsatz der Anschaffungskosten, die dem Anteil der beruflichen Nutzung entspricht. Dies muss im Zweifel nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden, eröffnet aber die Möglichkeit, beispielsweise den Mobilfunkvertrag wenigstens in Teilen steuerlich geltend zu machen. Achtung: Für die Beurteilung, ob etwas etwa ein GWG ist, ist der volle Anschaffungspreis heranzuziehen.

Die Kenntnis über die korrekte Handhabung von Abschreibungen sowie die Wahlmöglichkeit (Sofort- oder Sammelabschreibung; Abschreibung laut AfA-Tabelle) ermöglicht es bei größeren Investitionen zudem, den Gewinn über den Abschreibungszeitraum zu senken oder zu erhöhen. Bei kleineren Beträgen und einem nicht sehr hohen individuellen Steuersatz ist das in der Regel nicht relevant (hier ist die sofortige Abschreibung schon aufgrund des geringeren Aufwandes vorzuziehen).

Wichtig ist am Ende vor allem, dass in der Steuererklärung alles stimmt, weil die persönliche Buchhaltung bereits korrekt war. Kenntnisse darüber, wie was aufgezeichnet wird und wie Kosten richtig abgesetzt werden, helfen in der Selbstständigkeit ungemein. Einen Überblick über die Regeln hierzu sowie mögliche Änderungen bei abzugsfähigen Pauschalen für Freelancer, solltest du daher wahren.

Hier findest du noch mehr Informationen, was du alles steuerlich absetzen kannst: Was kann man alles von der Steuer absetzen?