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Buchhaltung mit Lexoffice - ein Test

Eine Cloudl├Âsung automatisiert deine Buchhaltung

Der Sprung in die Selbstst├Ąndigkeit mag viele H├╝rden b├╝rgen. Die Angst vor dem Finanzamt aufgrund mangelnder Buchhaltungskenntnisse sollte aber definitiv nicht dazugeh├Âren. Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene cloudbasierte Buchhaltungsprogramme, die dir durch den Zahlendschungel helfen sollen, ohne dass du ein Buchhaltungsprofi sein musst. Gleichzeitig verschaffen sie dir einen guten ├ťberblick ├╝ber deine Finanzsituation. Lexoffice ist ein etablierter Softwarehersteller, der seit ├╝ber 20 Jahren kaufm├Ąnnische Anwendungen entwickelt und bietet ein Buchhaltungstool an, dessen Funktionen sich flexibel an die jeweiligen Bed├╝rfnisse des Nutzers anpassen lassen. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei f├╝r Dich zusammengefasst.

Lexoffice - F├╝r die Anspr├╝che von Einsteigern und Profis

Lexoffice ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der ein modulares System anbietet, um sich sowohl an Selbstst├Ąndige und kleine Unternehmen zu richten als auch an bilanzierende Unternehmen. Der gro├če Vorteil einer solchen Browser-basierten-Cloud-L├Âsung: Du kannst von ├╝berall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst ist einen Browser.

Umfangreiche Funktionen f├╝r jeden Anspruch

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Lexoffice kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, ├╝ber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und ÔÇô wenn n├Âtig ausdrucken kannst, ist unerl├Ąsslich. Deshalb geh├Ârt dieses Tool auch in jede g├Ąngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Lexoffice kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Die Dokumentvorlagen kannst du ganz leicht nach deinen W├╝nschen gestalten und so all deine Dokumente professionell in eigenem Corporate Design versenden. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen nat├╝rlich auch ausdrucken und per Post versenden. F├╝r wiederkehrende Rechnungen kannst du eine Serienrechnung anlegen oder vorhandene Dokumente sp├Ąter in eine wiederkehrende Rechnung umwandeln.

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Quelle: www.lexoffice.de

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool geh├Ârt auch eine Mahnfunktion. Verz├Âgert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei Lexoffice bereits auf der Startseite sehen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, erm├Âglicht dir Lexoffice auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit Lexoffice kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen ├ťberblick ├╝ber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugeh├Ârigen Umsatzsteuerbetr├Ąge buchen. Die Belege kannst du entweder per Drag & Drop reinziehen oder direkt hochladen. Dank der Lexoffice Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen. Die automatische Texterkennung von Lexoffice (OCR) erleichtert dir auch die Erfassung der Daten. So werden die Betr├Ąge und die dazugeh├Ârigen Daten bereits vom System erkannt. Du musst nur noch ausw├Ąhlen, um welche Art der Ausgabe es sich handelt. Dazu reicht ein Stichwort und Lexoffice sucht dir das dazu passende Konto heraus. Wunderbar einfach!

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l├Ąuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu ├╝bermitteln, ben├Âtigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das Lexoffice Paket Buchhaltung und Finanzen bietet diese Schnittstelle an, sodass du die unterj├Ąhrige Buchhaltung komplett selbst machen k├Ânntest. Au├čerdem hast du auch zwischendurch immer eine ├ťbersicht ├╝ber die aktuelle Umsatzsteuer-Zahllast.

E├ťR

Mit Lexoffice hast du deine Einnahmen und Ausgaben immer tagesaktuell im Blick. So wei├čt du jederzeit, wie es um deine Finanzen bestellt ist. Mit nur wenigen Klicks kann daraus eine rechtssichere Einnahmen-├ťberschussrechnung erstellt werden, wie du sie am Jahresende f├╝r die Steuererkl├Ąrung ben├Âtigst. Du kannst die Daten einfach in die Anlage E├ťR ├╝bertragen oder du nutzt die Schnittstelle mit der Online-Steuererkl├Ąrungssoftware Smartsteuer und ├╝bertr├Ągst dort deine Daten automatisch in die Anlage E├ťR .

Schnittstelle f├╝r den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Lexoffice selbst erledigen und anschlie├čend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das ├╝ber den Steuerberaterzugang. Du verwaltest deine Angebote, Rechnungen und Belege und deinem Steuerberater ├╝berl├Ąsst du den Rest.

Kundenverwaltung

Mit Lexoffice hast du deine Kundendaten immer und ├╝berall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugeh├Ârigen Projekten und Rechnungen hast du bei Lexoffice schnellen Zugriff. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per Excel, XML oder CSV Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

Banking-Integration

In Lexoffice kannst du deine eigenen Bankkonten verkn├╝pfen. So werden Belege einfach automatisch zugeordnet und du kannst Mitarbeitern Zugriff gew├Ąhren, ohne PIN und TANs zu verraten. Wenn dein Steuerberater sich nicht st├Ąndig durch deine Kontoausz├╝ge w├╝hlen muss, um den Zahlungsnachweis einer Rechnung zu finden, spart das ihm Zeit und dir Geld! Au├čerdem kannst du dein PayPal Konto und zahlreiche andere Kreditkarten und Online Dienste verkn├╝pfen. Besonders praktisch ist, dass du auch ├ťberweisungen direkt in Lexoffice t├Ątigen kannst. So kannst du auch deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick bezahlen, ohne dich extra bei deiner Bank anmelden zu m├╝ssen.

Echtzeit Zeiterfassung

Bei Lexoffice lassen sich ├╝ber die externen Schnittstellen Timetrack und Clockodo deine Projektarbeitszeiten erfassen. Diese kannst du direkt in Lexoffice ├╝bertragen und in eine Rechnung umwandeln. Auch bereits geleistete und nicht erfasste Arbeitszeiten lassen sich so blitzschnell eintragen. Besonders praktisch erscheint mir dieses Extra f├╝r kleine Unternehmen und Teams, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was bisher m├╝hsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gel├Âst wurde, erfordert mit diesen Add-Ons nur wenige Minuten.

Die Lexoffice App

Mit der Lexoffice iOS App hast du deine gesamte Buchhaltung in der Tasche und alle deine Zahlen f├╝r jedes Meeting parat. Auf jegliche Kundendaten, Angebote Rechnungen und Belege hast du nun auch mobil Zugriff. So kannst du auch unterwegs auf Kundenanfragen reagieren. Deine Kassenzettel kannst du direkt ÔÇ×scannenÔÇť und unterwegs einpflegen. Das spart dir sp├Ąter viel Zeit.

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Quelle: www.lexoffice.de

Schnittstelle zu Amazon, Woo Commerce und Magento

F├╝r Amazon Seller d├╝rfte die Zusammenarbeit von AmzFlow mit Lexoffice einen echten Durchbruch bedeuten, denn eine Amazon Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme und wenn doch, sind diese meist auf Amazon spezialisiert und bieten kein vollwertiges Buchhaltungssystem f├╝r Verk├Ąufer, die auch au├čerhalb von Amazon Ums├Ątze erzielen. Nun kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. ├ťber die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. AmzFlow trackt Lagerbewegungen durch Amazon und importiert alle R├╝ckbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Shopanbieter ├╝ber Magento, Shopware und Woocommerce d├╝rfen sich gleicherma├čen ├╝ber entsprechende Lexoffice Schnittstellen freuen. Auch hier werden die Bestellungen und Kundendaten automatisch durch ein entsprechendes Add-On importiert.

Einfache Handhabung mit ├╝bersichtlichem Design

Bei der Handhabung kann man bei Lexoffice nicht meckern. Hier zeigt sich, dass sich jahrelange Arbeit auszahlt, denn das System ist wirklich benutzerfreundlich konzipiert. Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht und alle Funktionen sind intuitiv nutzbar. Im Dashboard hast du sofort einen ├ťberblick ├╝ber deine Einnahmen und Ausgaben.

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Im Dashboard von Lexoffice hast du immer einen ├ťberblick ├╝ber deine Einnahmen und Ausgaben und siehst sofort, wenn Zahlungen deiner Kunden offen sind.

Quelle: www.lexoffice.de

Versp├Ątet oder bereits gemahnte Rechnungen gehen damit nicht mehr unter und du kannst mit nur einem Schritt die Rechnung ansehen und gegebenenfalls eine Mahnung erstellen. Vom Dashboard aus, gelangst du direkt zu allen wichtigen Funktionen. Die smarte Texterkennung und das Online Banking machen es dir wirklich einfach dein ÔÇ×papierloses B├╝roÔÇť einzupflegen. Das Verkn├╝pfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist so auch deutlich einfacher. Im Bereich Banking kannst du all deine Gesch├Ąfts- oder Privatkonten mit Lexoffice verbinden. Dort siehst du genauso wie beim Online Banking alle Ab- und Zufl├╝sse. Lexoffice erkennt automatisch wenn dein Kunde bezahlt hat und auch deine Eingangsrechnungen kannst du mit den Abg├Ąngen auf deinem Konto einfach verkn├╝pfen und damit als bezahlt markieren. Das Erstellen von Rechnungen und Kundendaten geht ebenso m├╝helos von der Hand. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt dabei automatisch. Die Einrichtung von Lexoffice ist relativ einfach und dank g├Ąngiger Importfunktionen muss man vorhandene Daten auch nicht neu einpflegen.

Support mit langer Antwortzeit

Auch wenn die Einrichtung und Bedienung relativ leicht von der Hand geht, ist man ab und zu doch mal auf Hilfe angewiesen. Technische Fehler und Bugs schleichen sich immer dann ein, wenn man mit seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung sp├Ąt dran ist. Und genau dann ist man auf schnelle Hilfe angewiesen. Sowohl f├╝r die Einrichtung als auch f├╝r generelle Probleme steht bei Lexoffice schnell der Kundensupport zur Verf├╝gung. Mit erster Hilfe versorgt dich zun├Ąchst eine sehr gut strukturierte FAQ-Datenbank. Wenn ich eine bestimmte Funktion nicht auf Anhieb gefunden habe, hat mir die Stichwortsuche auf der Lexoffice Seite gut geholfen. Beispielsweise fehlte mir das Erstellen umsatzsteuerfreier Lieferungen an EU Unternehmen. Mit einer kurzen Eingabe im Suchfeld habe ich direkt eine Schritt f├╝r Schritt Anweisung gefunden, wie ich diese einrichte. ├ťber die Nachrichten Funktion im Dashboard kannst du deine Fragen direkt loswerden. Ich selbst habe bisher noch keine Antwort auf meine Frage bekommen und auch in den sozialen Netzwerken wird sich h├Ąufiger ├╝ber den mangelhaften Kundensupport beschwert. Einige Kunden haben nie eine R├╝ckmeldung auf ihre Frage erhalten. Telefonischer Support wird leider auch nicht angeboten, was ich gerade bei technischen Fehlern und bei dringenden Anliegen wichtig finde. Manchmal kann und m├Âchte man auch nicht alles in einen langen Text schreiben.

Gesetzeskonform und sicher

Alle Daten der Buchhaltungssoftware liegen in Hochsicherheitsrechenzentren in Frankfurt am Main, welche nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert sind. Die Software- und Datensicherheit von Lexoffice wird zudem regelm├Ą├čig von einer unabh├Ąngigen Wirtschaftspr├╝fungsgesellschaft gem├Ą├č IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und GoBD ├╝berpr├╝ft und best├Ątigt, sodass eine vollst├Ąndige, korrekte, unver├Ąnderbare und ordnungsgem├Ą├če Buchf├╝hrung mit Lexoffice gew├Ąhrleistet ist.

Eine modulare Komplettl├Âsung ab ÔéČ 6,90 im Monat

Lexoffice ist eine modular aufgebaute Komplettl├Âsung und bietet f├╝r jeden Anspruch das richtige Paket. Wer lediglich seine Rechnungen selbst erstellen und den Rest seinem Steuerberater ├╝berlassen m├Âchte, findet in der Einsteigerversion eine einfach gestrickte L├Âsung, die mit Billomat oder Easybill vergleichbar ist. F├╝r nur 6,90 kannst du unbegrenzt Angebote und Rechnungen schreiben und dein Konto verkn├╝pfen. Dein Steuerberater erledigt mit dem eigenen Zugang dann den Rest. Anwender, die ihre Belege gerne im Griff haben und die monatliche Buchf├╝hrung in Eigenregie erledigen wollen, k├Ânnen auf das Paket Buchhaltung & Finanzen f├╝r monatlich 11,90 zur├╝ckgreifen. Hier kannst du nun auch deine Belege mit den dazugeh├Ârigen Umsatzsteuerposten buchen, ein Kassenbuch f├╝hren und deine Ust- Voranmeldung inklusive Zusammenfassender Meldung selbst mit einer ELSTER Schnittstelle erledigen. All diejenigen, die ihre gesamte Buchhaltung alleine machen m├Âchten, werden mit der teuersten Variante Buchhaltung und E├ťR gl├╝cklich. Dieses Paket l├Ąsst in Sachen Funktionalit├Ąt kaum W├╝nsche offen, denn hier kann sogar die E├ťR und GuV erstellt werden. Dieses Paket ist mit 14,90 Euro immer noch erschwinglich und im Vergleich zum Gebotenen echt fair. Damit sich jeder ein Bild machen kann, welche Funktionen er ben├Âtigt und welche nicht, bietet Lexoffice jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an, der automatisch ausl├Ąuft. Du musst also keine Fristen wahren oder irgendwelche Zahlungsdaten zum Testen eingeben.

F├╝r wen eignet sich Lexoffice?

Lexoffice eignet sich gleicherma├čen f├╝r Freiberufler, Selbstst├Ąndige und kleine Unternehmen, wie f├╝r gr├Â├čere bilanzierende Unternehmen. Auch f├╝r Amazon Seller bietet Lexoffice eine gute Komplettl├Âsung, um Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert zu buchen. Im Gegensatz zu anderen Amazon Abrechnungstools (wie Amainvoice oder Easybill ) bekommt man mit Lexoffice bereits f├╝r relativ kleinen Taler eine Komplettl├Âsung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen ├╝bersichtlich verwalten werden und der Monatsabschluss per Knopfdruck beim Steuerberater ist. Dank der Echtzeit Zeiterfassung ├╝ber die externen Add- Ons kann Lexoffice auch mit Buchhaltungstools mithalten, die sich auf Freiberufler spezialisiert haben. Lexoffice bietet f├╝r einen vergleichbar kleinen Preis eine Komplettl├Âsung mit allen Funktionen, die man sich nur w├╝nschen kann. Auch an der Bedienung kann man nicht meckern. Lediglich der schlechte Support ist meiner Meinung nach ein wirklicher Nachteil und bei so einem wichtigen Thema eigentlich ein No-Go. Ratsam ist es, Lexoffice einen Monat kostenlos zu testen, um zu schauen welches Paket f├╝r die eigenen Bed├╝rfnisse geeignet ist.

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