Zuletzt aktualisiert am 24. Apr. 2025
Lisa Arnicke
Freelance Editor
22. März 2019
Der Sprung in die Selbstständigkeit mag viele Hürden bürgen. Die Angst vor dem Finanzamt aufgrund mangelnder Buchhaltungskenntnisse sollte aber definitiv nicht dazugehören. Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene cloudbasierte Buchhaltungsprogramme, die dir durch den Zahlendschungel helfen sollen, ohne dass du ein Buchhaltungsprofi sein musst. Gleichzeitig verschaffen sie dir einen guten Überblick über deine Finanzsituation. Lexware Office ist ein etablierter Softwarehersteller, der seit über 20 Jahren kaufmännische Anwendungen entwickelt und bietet ein Buchhaltungstool an, dessen Funktionen sich flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse des Nutzers anpassen lassen. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei für Dich zusammengefasst.
Lexware Office ist ein Online-Buchhaltungs-Dienst, der ein modulares System anbietet, um sich sowohl an Selbstständige und kleine Unternehmen zu richten als auch an bilanzierende Unternehmen. Der große Vorteil einer solchen Browser-basierten-Cloud-Lösung: Du kannst von überall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst ist einen Browser.
Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Lexware Office kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.
Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Lexware Office kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Die Dokumentvorlagen kannst du ganz leicht nach deinen Wünschen gestalten und so all deine Dokumente professionell in eigenem Corporate Design versenden. Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du diese direkt aus der Software per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natürlich auch ausdrucken und per Post versenden. Für wiederkehrende Rechnungen kannst du eine Serienrechnung anlegen oder vorhandene Dokumente später in eine wiederkehrende Rechnung umwandeln.
💡 Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Zunächst sind PDF-Rechnungen noch erlaubt, aber Unternehmen und Freelancer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mehr erfährst du zu der neuen Regelung hier.
Quelle: www.lexoffice.de
Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du das bei Lexware Office bereits auf der Startseite sehen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Lexware Office auch das herausschicken einer Mahnung.
Mit Lexware Office kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Die Belege kannst du entweder per Drag & Drop reinziehen oder direkt hochladen. Dank der Lexware Office Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen. Die automatische Texterkennung von Lexware Office (OCR) erleichtert dir auch die Erfassung der Daten. So werden die Beträge und die dazugehörigen Daten bereits vom System erkannt. Du musst nur noch auswählen, um welche Art der Ausgabe es sich handelt. Dazu reicht ein Stichwort und Lexware Office sucht dir das dazu passende Konto heraus. Wunderbar einfach!
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das Lexware Office Paket Buchhaltung und Finanzen bietet diese Schnittstelle an, sodass du die unterjährige Buchhaltung komplett selbst machen könntest. Außerdem hast du auch zwischendurch immer eine Übersicht über die aktuelle Umsatzsteuer-Zahllast.
Mit Lexware Office hast du deine Einnahmen und Ausgaben immer tagesaktuell im Blick. So weißt du jederzeit, wie es um deine Finanzen bestellt ist. Mit nur wenigen Klicks kann daraus eine rechtssichere Einnahmen-Überschussrechnung erstellt werden, wie du sie am Jahresende für die Steuererklärung benötigst. Du kannst die Daten einfach in die Anlage EÜR übertragen oder du nutzt die Schnittstelle mit der Online-Steuererklärungssoftware Smartsteuer und überträgst dort deine Daten automatisch in die Anlage EÜR.
Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Lexware Office selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das über den Steuerberaterzugang. Du verwaltest deine Angebote, Rechnungen und Belege und deinem Steuerberater überlässt du den Rest.
Mit Lexware Office hast du deine Kundendaten immer und überall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugehörigen Projekten und Rechnungen hast du bei Lexware Office schnellen Zugriff. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per Excel, XML oder CSV Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.
In Lexware Office kannst du deine eigenen Bankkonten verknüpfen. So werden Belege einfach automatisch zugeordnet und du kannst Mitarbeitern Zugriff gewähren, ohne PIN und TANs zu verraten. Wenn dein Steuerberater sich nicht ständig durch deine Kontoauszüge wühlen muss, um den Zahlungsnachweis einer Rechnung zu finden, spart das ihm Zeit und dir Geld! Außerdem kannst du dein PayPal Konto und zahlreiche andere Kreditkarten und Online Dienste verknüpfen. Besonders praktisch ist, dass du auch Überweisungen direkt in Lexware Office tätigen kannst. So kannst du auch deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick bezahlen, ohne dich extra bei deiner Bank anmelden zu müssen.
Bei Lexware Office lassen sich über die externen Schnittstellen Timetrack und Clockodo deine Projektarbeitszeiten erfassen. Diese kannst du direkt in Lexware Office übertragen und in eine Rechnung umwandeln. Auch bereits geleistete und nicht erfasste Arbeitszeiten lassen sich so blitzschnell eintragen. Besonders praktisch erscheint mir dieses Extra für kleine Unternehmen und Teams, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was bisher mühsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, erfordert mit diesen Add-Ons nur wenige Minuten.
Mit der Lexware Office iOS App hast du deine gesamte Buchhaltung in der Tasche und alle deine Zahlen für jedes Meeting parat. Auf jegliche Kundendaten, Angebote Rechnungen und Belege hast du nun auch mobil Zugriff. So kannst du auch unterwegs auf Kundenanfragen reagieren. Deine Kassenzettel kannst du direkt „scannen“ und unterwegs einpflegen. Das spart dir später viel Zeit.
Quelle: www.lexoffice.de
Für Amazon Seller dürfte die Zusammenarbeit von AmzFlow mit Lexware Office einen echten Durchbruch bedeuten, denn eine Amazon Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme und wenn doch, sind diese meist auf Amazon spezialisiert und bieten kein vollwertiges Buchhaltungssystem für Verkäufer, die auch außerhalb von Amazon Umsätze erzielen. Nun kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. Über die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. AmzFlow trackt Lagerbewegungen durch Amazon und importiert alle Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Shopanbieter über Magento, Shopware und Woo Commerce dürfen sich gleichermaßen über entsprechende Lexware Office Schnittstellen freuen. Auch hier werden die Bestellungen und Kundendaten automatisch durch ein entsprechendes Add-On importiert.
Bei der Handhabung kann man bei Lexware Office nicht meckern. Hier zeigt sich, dass sich jahrelange Arbeit auszahlt, denn das System ist wirklich benutzerfreundlich konzipiert. Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht und alle Funktionen sind intuitiv nutzbar. Im Dashboard hast du sofort einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.
Im Dashboard von Lexware Office hast du immer einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben und siehst sofort, wenn Zahlungen deiner Kunden offen sind.
Quelle: www.lexoffice.de
Verspätet oder bereits gemahnte Rechnungen gehen damit nicht mehr unter und du kannst mit nur einem Schritt die Rechnung ansehen und gegebenenfalls eine Mahnung erstellen. Vom Dashboard aus, gelangst du direkt zu allen wichtigen Funktionen. Die smarte Texterkennung und das Online Banking machen es dir wirklich einfach dein „papierloses Büro“ einzupflegen. Das Verknüpfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist so auch deutlich einfacher. Im Bereich Banking kannst du all deine Geschäfts- oder Privatkonten mit Lexware Office verbinden. Dort siehst du genauso wie beim Online Banking alle Ab- und Zuflüsse. Lexware Office erkennt automatisch wenn dein Kunde bezahlt hat und auch deine Eingangsrechnungen kannst du mit den Abgängen auf deinem Konto einfach verknüpfen und damit als bezahlt markieren. Das Erstellen von Rechnungen und Kundendaten geht ebenso mühelos von der Hand. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt dabei automatisch. Die Einrichtung von Lexware Office ist relativ einfach und dank gängiger Importfunktionen muss man vorhandene Daten auch nicht neu einpflegen.
Auch wenn die Einrichtung und Bedienung relativ leicht von der Hand geht, ist man ab und zu doch mal auf Hilfe angewiesen. Technische Fehler und Bugs schleichen sich immer dann ein, wenn man mit seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung spät dran ist. Und genau dann ist man auf schnelle Hilfe angewiesen. Sowohl für die Einrichtung als auch für generelle Probleme steht bei Lexware Office schnell der Kundensupport zur Verfügung. Mit erster Hilfe versorgt dich zunächst eine sehr gut strukturierte FAQ-Datenbank. Wenn ich eine bestimmte Funktion nicht auf Anhieb gefunden habe, hat mir die Stichwortsuche auf der Lexware Office Seite gut geholfen. Beispielsweise fehlte mir das Erstellen umsatzsteuerfreier Lieferungen an EU Unternehmen. Mit einer kurzen Eingabe im Suchfeld habe ich direkt eine Schritt für Schritt Anweisung gefunden, wie ich diese einrichte. Über die Nachrichten Funktion im Dashboard kannst du deine Fragen direkt loswerden. Ich selbst habe bisher noch keine Antwort auf meine Frage bekommen und auch in den sozialen Netzwerken wird sich häufiger über den mangelhaften Kundensupport beschwert. Einige Kunden haben nie eine Rückmeldung auf ihre Frage erhalten. Telefonischer Support wird leider auch nicht angeboten, was ich gerade bei technischen Fehlern und bei dringenden Anliegen wichtig finde. Manchmal kann und möchte man auch nicht alles in einen langen Text schreiben.
Alle Daten der Buchhaltungssoftware liegen in Hochsicherheitsrechenzentren in Frankfurt am Main, welche nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert sind. Die Software- und Datensicherheit von Lexware Office wird zudem regelmäßig von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und GoBD überprüft und bestätigt, sodass eine vollständige, korrekte, unveränderbare und ordnungsgemäße Buchführung mit Lexware Office gewährleistet ist.
Lexware Office ist eine modular aufgebaute Komplettlösung und bietet für jeden Anspruch das richtige Paket. Wer lediglich seine Rechnungen selbst erstellen und den Rest seinem Steuerberater überlassen möchte, findet in der Einsteigerversion eine einfach gestrickte Lösung, die mit Billomat oder Easybill vergleichbar ist. Für nur 6,90 kannst du unbegrenzt Angebote und Rechnungen schreiben und dein Konto verknüpfen. Dein Steuerberater erledigt mit dem eigenen Zugang dann den Rest. Anwender, die ihre Belege gerne im Griff haben und die monatliche Buchführung in Eigenregie erledigen wollen, können auf das Paket Buchhaltung & Finanzen für monatlich 11,90 zurückgreifen. Hier kannst du nun auch deine Belege mit den dazugehörigen Umsatzsteuerposten buchen, ein Kassenbuch führen und deine Ust- Voranmeldung inklusive Zusammenfassender Meldung selbst mit einer ELSTER Schnittstelle erledigen. All diejenigen, die ihre gesamte Buchhaltung alleine machen möchten, werden mit der teuersten Variante XL glücklich. Dieses Paket lässt in Sachen Funktionalität kaum Wünsche offen, denn hier kann sogar die EÜR und GuV erstellt werden. Dieses Paket ist mit 29,90 Euro immer noch erschwinglich und im Vergleich zum Gebotenen echt fair. Damit sich jeder ein Bild machen kann, welche Funktionen er benötigt und welche nicht, bietet Lexware Office jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an, der automatisch ausläuft. Du musst also keine Fristen wahren oder irgendwelche Zahlungsdaten zum Testen eingeben.
Lexware Office eignet sich gleichermaßen für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen, wie für größere bilanzierende Unternehmen. Auch für Amazon Seller bietet Lexware Office eine gute Komplettlösung, um Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert zu buchen. Im Gegensatz zu anderen Amazon Abrechnungstools (wie Amainvoice oder Easybill) bekommt man mit Lexware Office bereits für relativ kleinen Taler eine Komplettlösung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen übersichtlich verwalten werden und der Monatsabschluss per Knopfdruck beim Steuerberater ist. Dank der Echtzeit Zeiterfassung über die externen Add- Ons kann Lexware Office auch mit Buchhaltungstools mithalten, die sich auf Freiberufler spezialisiert haben. Lexware Office bietet für einen vergleichbar kleinen Preis eine Komplettlösung mit allen Funktionen, die man sich nur wünschen kann. Auch an der Bedienung kann man nicht meckern. Lediglich der schlechte Support ist meiner Meinung nach ein wirklicher Nachteil und bei so einem wichtigen Thema eigentlich ein No-Go. Ratsam ist es, Lexware Office einen Monat kostenlos zu testen, um zu schauen welches Paket für die eigenen Bedürfnisse geeignet ist.
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Kontist Steuerberatung
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