Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2023
Janna Kersting
Chief Editor
22. März 2019
Jeder Selbstständige wird es kennen - dieses gute Gefühl, nachdem man einen neuen Kunden gewonnen und den Auftrag erfolgreich abgewickelt hat. Die Arbeit oder Dienstleistung ist vollbracht, der Kunde ist zufrieden und du freust dich darüber, dass es dein Business wieder ein Stück weiter nach vorne bringt. Doch nun kommt das Entscheidende - du musst die Rechnung schreiben und dir deine Arbeit bezahlen lassen. Viele Selbstständige sagen, dass es ihnen Spaß macht, Rechnungen zu schreiben und sie anschließend einzutüten. Oft ist das am Anfang der Fall, wenn das Business gerade Fahrt gewinnt. Wieder andere stöhnen über den Workload, den die Rechnungsstellerei mit sich bringt. Denn Rechnungen sind Chefsache. Wenn die Zeit jedoch knapp ist und ein Auftrag den nächsten jagt, wird die Kür zur lästigen Pflicht. Fehler schleichen sich ein und haben mitunter fatale Folgen. Insbesondere dann, wenn noch alles von Hand zu Papier gebracht wird und kaum elektronische Systeme dahinter stehen, die für Korrektheit sorgen würden. In manchen Traditionsbetrieben (z. B. im Handwerk) ist dies nach wie vor der Fall. Wer clever ist, setzt auf Hilfsmittel, um eine saubere und ordentliche Rechnungsstellung zu garantieren. Nicht nur im eigenen Interesse, sondern auch der eigenen Mitarbeiter oder Kunden zuliebe, die die Rechnungen später auf den Tisch bekommen.
Genauso korrekt wie du deine Arbeit vollbracht hast, möchtest du nach einem erfolgreich abgewickelten Auftrag nun auch deine Rechnung schreiben. Dazu musst du gesetzliche Anforderungen berücksichtigen, die der Gesetzgeber für Selbstständige und Freelancer allgemein vorgegeben hat. So gibt es eine Reihe von wichtigen Angaben, die nicht fehlen dürfen. Die eigene Steuernummer gehört dazu. Sofern du Umsatzsteuer bekommst, besitzt du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bist du dazu nicht berechtigt und fällst unter die Kleinunternehmerregelung, musst du dies auf deiner Rechnung separat ausweisen. In bestimmten Branchen ist es sogar so, dass Umsatzsteuer schon im ersten Jahr an das Finanzamt abgeführt, also auch eingenommen werden muss, weil die Kunden nur Rechnungen mit Mehrwertsteuer akzeptieren (z. B. wenn Getränkehändler Firmenkunden beliefern). Darüber hinaus ist die Angabe von Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung und Leistungserbringer verbindlich. Ohnehin sollten der vollständige Name sowie die vollständige Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger immer die Rechnung zieren. Sofern du eine Kundendatenbank führst, sollte es für dich ein Leichtes sein, diese elektronisch aus deinem Datenstamm zu entnehmen und in die Rechnung einzupflegen. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist von Nöten. Wer Rechnungen von Hand schreibt, riskiert beispielsweise, diese zu vergessen oder bei der Nummerierung durcheinander zu kommen. Das eigene Design (Firmenlogo und -farben) lässt sich dabei auch schlecht unterbringen.
Wichtiger als das Design ist aber die inhaltliche Korrektheit. Fehler unterlaufen vor allem dann, wenn du unter Zeitdruck arbeitest und darauf vertraust, dass du instinktiv alles richtig machst. Das mag häufig der Fall sein, dennoch kostet es dich Zeit und ist riskant - Fehler in der Rechnungsstellung führen im schlimmsten Fall dazu, dass du Kunden verlierst. Insbesondere dann, wenn diese sich wiederholen. In jedem Fall bedeutet es aber Mehraufwand für dich, da viele Auftraggeber falsche Rechnungen ablehnen, du einen Korrekturlauf vornehmen musst und nochmal für Porto & Co. in die Tasche greifst. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch rufschädigend, weil es wenig professionell wirkt und dem Leistungsempfänger ebenfalls mehr Arbeit verursachst. Zudem dauert es länger, bis du dein Geld siehst. Das Credo unter Selbstständigen bleibt: "Zeit ist Geld." Zeit hat niemand zu verschenken und Geld muss man verdienen! Flüchtigkeitsfehler unterlaufen leider schnell - mal ist es eine falsche Rechnungsnummer, mal ein fehlendes Datum. Hierbei gilt also: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Fehler vermeiden und Zeit sparen kannst du, indem du ein Rechnungstool nutzt. Während es mittlerweile nicht nur für Ärzte, sondern auch für alle anderen selbstständigen Unternehmer Verrechnungsstellen gibt, die sich um das Mahnwesen kümmern, kann dir das Schreiben der Rechnung niemand abnehmen, denn das darf nur der Leistungserbringer selbst tun. Rechnungstools gestalten jedoch die Aufgabe an sich effizienter, so dass sie eine große Erleichterung im Alltag eines jeden Gründers darstellen. Wer direkt zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit mit einem professionellen Rechnungstool arbeitet, wird schnell merken, dass es Spaß macht und den kompletten Prozess vereinfacht. Moderne Rechnungstools verbinden die permanente Verfügbarkeit des Werkzeugs mit automatischer, elektronischer Korrektur des bearbeiteten Inhalts und vielen weiteren interessanten Funktionen (z. B. Mitarbeiterverwaltung, Projektverwaltung und Online-Banking). Gegen ein kleines Entgelt können Rechnungstools erworben und täglich angewendet werden. Sie sind benutzerfreundlich gestaltet und unterstützen meist sogar den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung. Bekannte Anbieter sind dabei beispielsweise Debitoor (die ja auch eine Integration mit dem Kontist Konto haben, )[siehe hier], Tagwerk, Lexoffice , SevDesk oder Fastbill . Auch sorgen Rechnungstools dafür, dass du nicht extra jemanden einstellen musst, um das Rechnungswesen in sicheren Händen zu wissen. Die Alternative besteht darin, eine Teilzeitkraft zu beschäftigen, die sich damit befasst. Das bringt jedoch wiederum Personalkosten mit sich und macht das Vorhandensein von Büroräumen erforderlich (also weitere Fixkosten in Form von Büromiete) - beides Faktoren, die zu Beginn einer Existenzgründung hinderlich sind. In der Regel arbeitet der Chef selbst mit dem Rechnungstool und behält so alles Nötige im Überblick, ohne dass eine zweite Person nötig wäre. Sinn macht das auch deshalb, weil du am Anfang in den Augen deiner Kunden ohnehin der Ansprechpartner für alles, also auch Zahlungsangelegenheiten, bist. Später, wenn du gewachsen bist und Mitarbeiter eingestellt hast, ist ein Rechnungstool ebenfalls praktisch. Du kannst deine Mitarbeiter damit einlernen, die Arbeit mit dem Tool an sie delegieren und so Prozesse optimieren.
Bei der Auswahl der Software solltest du berücksichtigen, dass es im Netz zahlreiche Anbieter gibt, die mit ihren Programmen werben. Nicht jedes Programm passt jedoch zu jedem Unternehmen. Grundsätzlich gilt es zu unterscheiden, ob du selbstständiger Gewerbetreibender bist, der ein Unternehmen aufbaut bzw. führt, oder ein Freelancer, der lediglich nebenbei Geld verdient. Denn manche Programme bieten nur Grundfunktionen, die sich eher für Freelancer eignen. Wiederum andere gibt es mit umfangreichen Funktionen zu kaufen. Diese helfen nicht nur bei der Rechnungsstellung selbst, sondern auch bei der Erstellung von Angeboten, der Zeiterfassung etc. Du solltest anhand deiner individuellen Bedürfnisse entscheiden. Wenn du deine Buchhaltung und Kundendatenbank bis jetzt mit Excel-Tabellen oder ähnlichen Tools geführt hast, ist das auch okay, du wirst nur merken, dass diese schnell an ihre Grenzen kommen, je weiter du wächst.
Rechnungstools bieten Grundfunktionen und Zusatzfunktionen. Zur Grundfunktion gehört die Unterstützung bei der Rechnungsstellung selbst. Du profitierst also von einem vorgefertigten, rechtlich korrekten Format, in welches du nur noch die entsprechende Information eintragen musst. Das Layout ist dabei meistens modern und benutzerfreundlich. Das System leitet dich durch die einzelnen Schritte, so dass du nichts vergessen oder falsch machen kannst. Hast du doch einmal etwas falsch eingetragen, wirst du sofort darauf aufmerksam gemacht und musst es korrigieren. Das Ergebnis ist eine versandfertige und fehlerfreie Rechnung. Die Rechnungsnummer wird beispielsweise automatisch und fortlaufend generiert, so dass auf jeder Rechnung immer die richtige Rechnungsnummer steht. Auch das Datum der Rechnungsstellung wird automatisch eingefügt. Zusatzfunktionen ermöglichen dir die Angebotserstellung aus dem System heraus und das Pflegen einer Kundendatenbank, die hinterher beim Zuordnen und Erstellen der Rechnungen hilft. Auch Serienrechnungen, Lastschriftverfahren, Mahnwesen und Gutschriften können mit einem Rechnungstool verwaltet werden.
Die einzelnen Funktionen sind dabei übersichtlich in Module aufgeteilt (z. B. "Kunden", "Angebote", "Lieferanten" usw.). Manche Systeme ermöglichen sogar eine Zeiterfassung, welche sich beim anschließenden Erstellen von Stundenzetteln oder einem Performance Scoring als nützlich erweist.
Auch können Angebote direkt in Rechnungen umgewandelt werden. Die Funktionen eines Rechnungstools sind in erster Linie darauf ausgelegt, dir Zeit zu sparen sowie ein fehlerfreies Arbeiten zu garantieren.
Die Vorteile eines modernen Rechnungstools liegen auf der Hand. Du kannst vieles aus einer Hand erledigen, egal, ob sich dabei um die Zeiterfassung deiner Projekte, die Erstellung von Verträgen oder den Überblick über deine Finanzen handelt. Unterm Strich steigerst du deine eigene Effizienz, weil mehr Zeit für andere Dinge, wie beispielsweise das Tagesgeschäft, bleibt. Außerdem vermeidest du unangenehme Fehler und kannst deinen Kunden so stets einwandfreie, rechtlich korrekte Rechnungen abgeben. Das Tool informiert dich über den Geldeingang und erinnert dich automatisch daran, Rechnungen zu schreiben. Somit ist keine Erinnerung im Kalender mehr notwendig. Zahlt ein Kunde nicht, ist dank integriertem Mahnwesen die Möglichkeit da, das Geld dennoch einzutreiben. Du musst keine Angst mehr haben, Zahlungserinnerungen oder Fristen zu vergessen, weil das System mitdenkt.
Du hast eine sichere Multifunktionsbasis, mit der du nicht nur Daten sammeln, sondern diese anschließend auch effizient und zeitsparend nutzen kannst. Für einige Branchen sind manche Zusatzfunktionen sogar immens wichtig, weil eine Rechnung nur mit entsprechendem Anhang rechtlich korrekt ist und vom Rechnungsempfänger nur bei Vollständigkeit akzeptiert wird (z. B. für Handwerker Aufmaße und Stundenzettel, für Promoter Anwesenheitsnachweise etc.).
Im Gegensatz zu einem angestellten Mitarbeiter sind die Kosten für ein Rechnungstool wesentlich geringer und angenehmer zu tragen. Hinzu kommt auch der Spaßfaktor, denn wer professionell und mit elektronischer Unterstützung arbeitet, wird an gewöhnlichen Dingen wie dem Rechnungslauf wieder mehr Freude haben und sie weniger als lästiges Übel ansehen. Zumal ein System niemals Urlaub, Krankheitstage oder Weihnachtsgeld braucht.
Als Selbstständiger lohnt es sich für dich in jedem Fall, dir moderne Rechnungstools anzuschauen, da sie enorme Vorteile mit sich bringen. Die Integration in das Tagesgeschäft ist einfach und verhilft zu effizienteren Abläufen. Fehlerfreies sowie zeitsparendes Arbeiten ist damit garantiert. Es macht Sinn, schon direkt von Beginn der Geschäftstätigkeit auf professionelle IT-Unterstützung zu setzen, denn Fehler bei der Rechnungsstellung können unangenehme Folgen haben. Je nach Bedarf benötigst du entweder die Grundfunktionen oder auch umfangreiche Zusatzfunktionen, welche moderne Systeme bieten. Das Entgelt ist dabei gering und gut investiert. Du wirst schnell merken, dass es Spaß macht, so zu arbeiten und es deinen beruflichen Erfolg unterstützt.
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Janna Kersting
Chief Editor
