Fehler und ihre Folgen
Wichtiger als das Design ist aber die inhaltliche Korrektheit. Fehler unterlaufen vor allem dann, wenn du unter Zeitdruck arbeitest und darauf vertraust, dass du instinktiv alles richtig machst. Das mag häufig der Fall sein, dennoch kostet es dich Zeit und ist riskant - Fehler in der Rechnungsstellung führen im schlimmsten Fall dazu, dass du Kunden verlierst. Insbesondere dann, wenn diese sich wiederholen. In jedem Fall bedeutet es aber Mehraufwand für dich, da viele Auftraggeber falsche Rechnungen ablehnen, du einen Korrekturlauf vornehmen musst und nochmal für Porto & Co. in die Tasche greifst. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch rufschädigend, weil es wenig professionell wirkt und dem Leistungsempfänger ebenfalls mehr Arbeit verursachst. Zudem dauert es länger, bis du dein Geld siehst. Das Credo unter Selbstständigen bleibt: "Zeit ist Geld." Zeit hat niemand zu verschenken und Geld muss man verdienen! Flüchtigkeitsfehler unterlaufen leider schnell - mal ist es eine falsche Rechnungsnummer, mal ein fehlendes Datum. Hierbei gilt also: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Fehler vermeiden - Rechnungstool nutzen
Fehler vermeiden und Zeit sparen kannst du, indem du ein Rechnungstool nutzt. Während es mittlerweile nicht nur für Ärzte, sondern auch für alle anderen selbstständigen Unternehmer Verrechnungsstellen gibt, die sich um das Mahnwesen kümmern, kann dir das Schreiben der Rechnung niemand abnehmen, denn das darf nur der Leistungserbringer selbst tun. Rechnungstools gestalten jedoch die Aufgabe an sich effizienter, so dass sie eine große Erleichterung im Alltag eines jeden Gründers darstellen. Wer direkt zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit mit einem professionellen Rechnungstool arbeitet, wird schnell merken, dass es Spaß macht und den kompletten Prozess vereinfacht. Moderne Rechnungstools verbinden die permanente Verfügbarkeit des Werkzeugs mit automatischer, elektronischer Korrektur des bearbeiteten Inhalts und vielen weiteren interessanten Funktionen (z. B. Mitarbeiterverwaltung, Projektverwaltung und Online-Banking). Gegen ein kleines Entgelt können Rechnungstools erworben und täglich angewendet werden. Sie sind benutzerfreundlich gestaltet und unterstützen meist sogar den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung. Bekannte Anbieter sind dabei beispielsweise Debitoor (die ja auch eine Integration mit dem Kontist Konto haben, )[siehe hier], Tagwerk, Lexoffice , SevDesk oder Fastbill . Auch sorgen Rechnungstools dafür, dass du nicht extra jemanden einstellen musst, um das Rechnungswesen in sicheren Händen zu wissen. Die Alternative besteht darin, eine Teilzeitkraft zu beschäftigen, die sich damit befasst. Das bringt jedoch wiederum Personalkosten mit sich und macht das Vorhandensein von Büroräumen erforderlich (also weitere Fixkosten in Form von Büromiete) - beides Faktoren, die zu Beginn einer Existenzgründung hinderlich sind. In der Regel arbeitet der Chef selbst mit dem Rechnungstool und behält so alles Nötige im Überblick, ohne dass eine zweite Person nötig wäre. Sinn macht das auch deshalb, weil du am Anfang in den Augen deiner Kunden ohnehin der Ansprechpartner für alles, also auch Zahlungsangelegenheiten, bist. Später, wenn du gewachsen bist und Mitarbeiter eingestellt hast, ist ein Rechnungstool ebenfalls praktisch. Du kannst deine Mitarbeiter damit einlernen, die Arbeit mit dem Tool an sie delegieren und so Prozesse optimieren.
Auswahl eines Rechnungstools
Bei der Auswahl der Software solltest du berücksichtigen, dass es im Netz zahlreiche Anbieter gibt, die mit ihren Programmen werben. Nicht jedes Programm passt jedoch zu jedem Unternehmen. Grundsätzlich gilt es zu unterscheiden, ob du selbstständiger Gewerbetreibender bist, der ein Unternehmen aufbaut bzw. führt, oder ein Freelancer, der lediglich nebenbei Geld verdient. Denn manche Programme bieten nur Grundfunktionen, die sich eher für Freelancer eignen. Wiederum andere gibt es mit umfangreichen Funktionen zu kaufen. Diese helfen nicht nur bei der Rechnungsstellung selbst, sondern auch bei der Erstellung von Angeboten, der Zeiterfassung etc. Du solltest anhand deiner individuellen Bedürfnisse entscheiden. Wenn du deine Buchhaltung und Kundendatenbank bis jetzt mit Excel-Tabellen oder ähnlichen Tools geführt hast, ist das auch okay, du wirst nur merken, dass diese schnell an ihre Grenzen kommen, je weiter du wächst.