Sollte ein Vertrag bereits alle Angaben enthalten, die eine Rechnung beinhalten muss, kann er auch schon als Rechnung angesehen werden. Es ist nicht notwendig, dass das Wort „Rechnung“ im Dokument explizit genannt ist, um als Rechnung zu gelten. Die Rechnung muss nicht ein einziges Dokument sein, sondern kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Es ist nur wichtig, dass in wenigstens einem Dokument das gesamte Entgelt und die Umsatzsteuer dafür klar und deutlich ausgewiesen sind.
Meistens werden Rechnungen auf Papier gebracht, aber sie können auch per Fax oder per E-Mail verschickt werden. Wichtig zu beachten ist, dass der Empfänger dem elektronischen Versand der Rechnung zuerst zustimmen muss. Diese Zustimmung hat keine besonderen Anforderungen. Es ist genügend, ein allgemeines Einverständnis mit dem Rechnungsempfänger zu haben. Wenn der Rechnungsempfänger keinen Widerspruch erklärt, kannst du davon ausgehen, dass er nichts dagegen hat, die Rechnungen elektronisch zu erhalten.
Die Rechnung muss aber auf jeden Fall einige Anforderungen erfüllen.
Als Freiberufler bist du dazu verpflichtet, eine Rechnung für deine Leistungen zu erstellen. Wenn du das nicht machst, kann dein Kunde vor Gericht gehen und sein Recht auf eine Rechnung durchsetzen. Die Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben beinhalten, sonst ist sie nicht rechtsgültig. Es kann passieren, dass der Kunde bei einer fehlerhaften Rechnung das Geld nicht zahlt oder die Zahlung verzögert. Aus diesem Grund solltest du immer darauf achten, deine Rechnungen fehlerfrei zu verschicken. Es lohnt, sich die Zeit dafür zu nehmen und am Besten zu Beginn der Selbstständigkeit eine entsprechende Rechnungsvorlage zu erstellen. Mit einer Vorlage kannst du sicher sein, dass du alle wichtigen Angaben auf der Rechnung hast.
Eine Rechnungsvorlage - folgende Angaben müssen auf allen Rechnungen zu finden sein:
1. Der Name und die Anschrift
Um eine gültige Rechnung zu schreiben, müssen die vollständige Namen und Anschriften beider Vertragspartner genannt sein. Jedoch gibt es Ausnahmen, z.B. wenn der Betrag der Rechnung nicht höher als 150 Euro ist oder wenn es sich um Fahrausweise handelt. In diesem Fall musst du die Anschrift des Leistungsempfängers nicht in die Rechnung schreiben. Es gibt auch einen speziellen Fall, wenn dein Vertragspartner im Ausland ist. Da manche Unternehmen Postfächer oder Großkundenanschriften haben, solltest du die Adresse in diesem Fall gründlich prüfen. Am besten ist es, um eine Bestätigung der Anschrift für die Rechnung zu bitten.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Rechnung ist nicht gültig, wenn sie deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht enthält. Es wird empfohlen, falls verfügbar, immer deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu verwenden und zusätzlich die des Vertragspartners. Auf diese Weise riskierst du deinen Steuervorteil nicht und bist immer auf der sicheren Seite. Es gibt auch manche Fälle, bei denen es Pflicht ist, beide USt-ID-Nr., von dir und deinem Vertragspartner, in die Rechnung zu schreiben. Dazu gehören zum Beispiel Dauerverträge (Mietverträge), Agenturgeschäfte und vor allem wenn dein Auftraggeber aus dem EU-Ausland kommt.
3. Datum, an dem die Rechnung ausgestellt ist
Das Ausstellungsdatum ist bei jeder Rechnung unverzichtbar.
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung, dessen Betrag mehr als 150,01 Euro ist, muss eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Diese Nummer kannst du nach deinem Wunsch gestalten. Es ist nur wichtig, dass die Nummer fortlaufend und einzigartig ist. Die Rechnungsnummer kannst du durch die Kombination von Nummern und Buchstaben gestalten, zum Beispiel 1702-15-De, aber auch mit Nummernkreisen. Bei Nummernkreisen ist es nur wichtig, Lücken zu vermeiden (zum Beispiel 26, 27, 28,…). Ein weiterer Tipp für Nummernkreise ist es, Buchstaben anstatt von Ziffern zu benutzen, zum Beispiel „B 0825 – N – 0156 – 15“ („B“ steht für Bayern, „N“ für Nürnberg, „0156“ ist die fortlaufende Rechnungsnummer und „15“ ist das Jahr 2015).
5. Menge, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
Auf der Rechnung müssen die Leistungen oder Waren ganz genau bezeichnet werden. Es ist erlaubt Sammelbezeichnungen zu verwenden, wie zum Beispiel Spirituosen, Büromöbel, Beschläge usw. Allerdings reichen allgemeine Bezeichnungen wie zum Beispiel Geschenkartikel nicht aus. Wenn du Leistungen auf die Rechnung stellst, musst du sie gut beschreiben, sodass sie eindeutig zugeordnet werden können.
6. Der Zeitpunkt der Lieferung und der Zahlung
Meistens ist die Angabe des Monats, indem die Lieferung oder Zahlung erfolgen soll, ausreichend. Falls das genaue Datum noch nicht festgelegt ist, musst du eine Schätzung des Termins angeben.
7. Steuersatz, Steuerbetrag und Entgelt
Jede Leistung muss einzeln auf der Rechnung stehen. Dies ist vor allem wichtig bei Umsätzen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen. Es muss immer deutlich sein, mit welchem Steuersatz du deine Leistung erbracht hast, also 19 % oder 7 %. Auf der Rechnung sollten immer der Netto- und der Bruttobetrag angeführt sein. Wenn der Kunde die Rechnung sieht, sollte er sofort erkennen können, welchen Betrag er zahlen muss.
8. Entgeltminderungen, die im Voraus vereinbart sind
Dazu gehören Skonti, Boni oder Rabatte. Diesen Betrag kannst du prozentual angeben, aber auch als Netto- und Bruttowert. Ein Beispiel ist „2 % Skonto auf die Zahlung bis...“.