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Der Steuerkalender 2021 – Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung und Co. pünktlich erledigen

Wenngleich der Überblick über die verschiedenen Steuern und das Wissen zum Anfertigen einer möglichst idealen und einsparenden Steuererklärung nur schwierig zu erlangen sind, ist zumindest eines fest: Der späteste Abgabetermin für diverse Anmeldungen, Erklärungen und Beitragszahlungen. Mit einem Steuerkalender behältst du in jedem Quartal den Überblick darüber, wann was anfällt. 

Warum du das bei Bedarf tun solltest? Nun, gerade Dinge wie Steuervorauszahlungen helfen ungemein dabei, die Buchhaltung entsprechend zu takten. Wer regelmäßig Dinge beim Finanzamt einreicht, kommt – dank angedrohter Strafzahlungen bei Verspätungen – selten in die Verlegenheit, unpünktlich zu sein. Und wer eine straffe Buchhaltung pflegt, kann oftmals nach einiger Erfahrung stolz behaupten, wirklich den Überblick zu haben. Und wer organisiert an seine Buchhaltung geht, lernt die Feinheiten besser und behält einen besseren Blick über seine Finanzen. Es lohnt sich also durchaus, jeden Monat ein paar Stunden hierfür aufzuwenden. 

Fixe Termine: Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung

Die jährlichen Steuererklärungen bilden das Gros deiner Arbeit als Buchhalter für deinen Betrieb (insofern du keinen Steuerberater hast). Seit 2019 ist der späteste Abgabetermin für diese Erklärungen der 31. Juli des Folgejahres. Die Einkommensteuererklärung 2021 ist also am 31. Juli 2022 fällig. Gleiches gilt für die jährliche Umsatzsteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung. 

Wenn ein Steuerberater diese Dinge erledigt, dann ist die Frist der letzte Tag des Februars des übernächsten Jahres, also für Gewerbe-, Einkommen- und Umsatzsteuererklärung 2021 der 28. Februar 2023. Ist dieser Stichtag kein gewöhnlicher Werktag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten möglichen Werktag. 

Die jährlichen Steuererklärungen sind im Grunde die Jahresabschlüsse. Die Pflicht, diese anzufertigen, entfällt nicht, wenn du auch regelmäßig die Umsatzsteuervoranmeldung und die Gewerbesteuervorauszahlung leistest. Vielmehr sind die jährlichen Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärungen die Zusammenfassung der unterjährig abgegebenen Meldungen und abgeführten Zahlungen. Gleichzeitig dienen sie zur Korrektur.

Da der Stichtag für die „drei großen“ der 31. Juli ist, ist in der Regel massig Zeit. Allerdings solltest du dich, insofern du es selbst machst, spätestens im Frühjahr daran erinnern und im Zweifel noch einmal Belege sichten und sammeln. Wenn du lediglich eine Einkommensteuererklärung abgeben musst (was bei vielen Kleinunternehmern der Fall ist), dann genügt es bei einer guten Buchhaltung auch, sich erst im April oder Mai an die Pflicht zu erinnern. Es kann gar nicht genug betont werden, wie sehr eine ordentliche und korrekte Buchhaltung dazu beiträgt, Steuerdinge zu vereinfachen. 

Taschenrechner, Kugelschreiber und weiĂźes Papier zur Visualisierung der Kosten, die du von der Steuer absetzen kannst.

Regelmäßige Freuden: Umsatzsteuervoranmeldung, Gewerbesteuervorauszahlung, Lohnsteuer und Versicherungsbeiträge

Als Selbstständiger musst du, in Abhängigkeit von deinem Unternehmen verschiedene Dinge regelmäßig erledigen. Als Freelancer, der Kleinunternehmer ist, hast du in aller Regel kaum eine Pflicht, sondern musst nur jährlich die Einkommensteuererklärung abgeben. Einige Finanzämter verlangen zwar noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung, allerdings ist die mit dem Vermerk, nicht umsatzsteuerpflichtig zu sein, erledigt. 

Das Kleinunternehmertum ist gerade für Freelancer, die keine Produktionskosten haben und die vor allem Dienstleistungen erbringen, zu Beginn attraktiv. Die seit 2021 auf 22.000 Euro erhöhte Umsatzgrenze (nicht Gewinngrenze!) limitiert allerdings, wie viel du verdienen darfst, um den Status als Kleinunternehmer zu behalten. Zur Kleinunternehmerregelung wurde hier schon einiges geschrieben (beachte die geänderten Umsatzgrenzen). 

Anders ist es bei Gewerbetreibenden und umsatzsteuerpflichtigen Freiberuflern. Hier ist in den ersten zwei Jahren der Gründung unabhängig von der anfallenden Höhe monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Diese ist jeweils zum 10. des Folgemonats fällig. Durch eine beantragte Dauerfristverlängerung ist sie zum 10. des übernächsten Monats fällig. Glücklicherweise ist eine Umsatzsteuervoranmeldung schnell gemacht: Eingenommene Umsatzsteuer wird mit geltend gemachter Vorsteuer (also von dir für Unternehmenskosten gezahlte Umsatzsteuer) verrechnet. Die Differenz bekommt das Finanzamt. Im Falle eines Negativbetrages kannst du dir diesen auch überweisen lassen oder ihn zur späteren Verrechnung beim Finanzamt belassen. 

Merke: Die Umsatzsteuervoranmeldung fällt für Neugründer monatlich an. Danach wird sie monatlich oder quartalsweise (10. April; 10. Juli; 10 Oktober; 10 Januar) fällig. Dies hängt von der Höhe der abgeführten Umsatzsteuer des Vorjahres ab. Zwischen 1000 und 7500 Euro wird quartalsweise gezahlt. Bei mehr ist es die monatliche Voranmeldung. Bei unter 1000 Euro entfällt die Voranmeldepflicht und es reicht die jährliche Umsatzsteuererklärung. 

Dabei ist die tatsächliche Zahllast (also eingenommene Umsatzsteuer abzüglich gezahlter Umsatzsteuer) maßgeblich. 

Vierteljährlich wird auch die Gewerbesteuer abgeführt. Generell ist Gewerbesteuer erst ab einem Unternehmensgewinn von 24.500 Euro jährlich abzuführen. Danach beträgt sie 3,5 Prozent multipliziert mit dem Hebesatz der Gemeinde (mindestens 200, also Faktor 2). Die Gewerbesteuer kann in der Regel (fast) gänzlich mit der Einkommensteuer verrechnet werden und stellt so in der Regel keine zusätzliche Belastung dar. 

Die Gewerbesteuer betrifft ausschließlich Gewerbetreibende und wird nach Bescheid (basierend auf dem Ertrag des Vorjahres) jeweils am 15. Februar, 15. Mai, 15. Augst und 15. November in Form von Vorauszahlungen fällig. Es folgt noch die genannte jährliche Gewerbesteuererklärung. 

Auch relevant ist, zumindest für selbstständige Arbeitgeber, die Frist zur Zahlung der Lohnsteuer. Diese ist monatlich abzuführen und ist am 10. des Folgemonats, in dem der Lohn gezahlt wurde, fällig. Dies ist ist unabhängig davon, ob am 1. oder 31. gezahlt wurde – es ist immer der 10. des Folgemonats. Eine Zahlung am 28. Februar führt also zur Pflicht zum Abführen der Lohnsteuer am 10. März. Eine Lohnzahlung einen Tag später (am 1. März) führt zur Abgabepflicht am 10. April. Arbeitgeber müssen auch gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge abführen (die natürlich keine Steuer sind). Diese müssen in der Regel im Monat der Fälligkeit und spätestens am drittletzten Bankarbeitstag überwiesen sein. 

Eine kleine Besonderheit ist noch die Körperschaftssteuer. Sie ist im Grunde die Einkommensteuer für juristische Personen (also für Gesellschaften und ähnliches) und entsprechend gibt es hier auch eine jährliche Erklärung bis zum 31. Juli des Folgejahres. Allerdings muss Körperschaftssteuer – im Gegensatz zu Einkommensteuer – auch vierteljährlich abgeführt werden. Die Vorauszahlungen fallen auf den 10. März, den 10. Juni, den 10. September und den 10. Dezember. 

Warum du pĂĽnktlich sein solltest

Fairerweise muss man sagen, dass Finanzämter oftmals eine Kulanz von ein paar Tagen zeigen. Ob dies daran liegt, dass die mit der „pünktlichen“ Bearbeitung auch nicht hinterherkommen, sei einmal dahingestellt. Du kannst auch, wenn du einen Termin definitiv nicht einhalten kannst, eine Fristverlängerung beantragen. Dies solltest du aber einige Tage vor Fristende tun und nicht am Tag der Abgabe. In der Regel wird dies bewilligt. 

Probleme bekommen aber Unternehmer, die ständig säumig mit ihren Zahlungen und Erklärungen sind. Gerade dann, wenn es um größere Summen geht, können Verspätungszuschläge teuer werden. 

Wenn finanzielle Engpässe das Problem sind und du deshalb beispielsweise Umsatzsteuervorauszahlungen nicht leisten kannst, solltest du dies einfach angeben und dich eine Stundung der fälligen Beträge einigen. Auch dies ist oftmals möglich. 

Das Einhalten der Abgabetermine und Fristen erspart dir auf Dauer schlichtweg Aufwand und Arbeit. Schließlich lässt es sich als Selbstständiger besser arbeiten, wenn nicht noch die Korrespondenz mit dem Fiskus die Arbeitsabläufe stört. Halt dich einfach an die Regeln und hab deine Buchhaltung ganzjährig im Griff. Im Zweifel kann auch ein Steuerberater oder Steuerservice helfen. Buchhaltungsprogramme vereinfachen das Ganze zudem enorm – vor allem, wenn sie eine direkte Schnittstelle zu ELSTER haben. 

Am Ende sind es für die meisten Freelancer aber nicht so viele Termine. Die wenigsten sind (noch) Gewerbetreibende mit großen Gewinnen und Mitarbeitern. Als Solo-Selbstständiger ist die Sache nichts, wovor man sich fürchten müsste. 

Do your thing, not your taxes