Sandra Redlich
Freelance Editor
11. Apr. 2018
Wer sich mit seinem eigenen Unternehmen oder auch als Freiberufler mit seinen Dienstleistungen selbstständig macht, arbeitet oft auch über die Grenzen von Deutschland hinaus. Sobald die Kunden im Ausland sitzen, fallen jedoch einige gesonderte Regeln für die Besteuerung von Dienstleistungen und Produkten an. Doch noch bevor man sich um die korrekte Abrechnung des Handels kümmert, muss eine wichtige Formalie erledigt werden: Das Beantragen einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
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Im dichten Dschungel der verschiedenen Zahlen- und Buchstabenkombinationen, die uns oder eher unser Gewerbe beim Finanzamt beziffern, ist es manchmal gar nicht so einfach zu wissen, welche Nummer wann und wofür gebraucht wird. In Deutschland wird jeder steuerpflichtigen Person eine Steuernummer zugeteilt. Diese ist abhängig von der Tätigkeit und dem Wohnort des Steuerzahlers und kann sich aufgrund dieser Variablen auch immer wieder ändern. Sie ist die bedeutende Zahl, die uns auf unserer Steuererklärung richtig identifiziert und unter der alle unsere steuerlichen Vorgänge zusammengefasst sind. Zusätzlich muss die Steuernummer stets auf allen Rechnungen vermerkt werden.
Seit 2007 wird zusätzlich jedem deutschen Bürger bei der Geburt automatisch eine Steuer-Identifikationsnummer zugeteilt. Diese ist unabhängig von der Tätigkeit und dem Wohnort und bleibt ein Leben lang gleich. Das soll den Finanzämtern die Zuordnung und bürokratischen Aufwand sowie die Kommunikation über Bundeslandgrenzen hinweg erleichtern. Momentan existieren die beiden Nummern jedoch noch parallel.
Damit sind die Steuernummer und die Steuer-ID jedoch Ausnahmen. Denn auch, wenn man verschiedene Unternehmen bei dem zuständigen Finanzamt anmeldet, so bekommt man auch für mehrere Erwerbstätigkeiten nur eine zusammenfassende Steuernummer , unter der alle unterschiedlichen Gewerbe gemeinsam gelistet werden.
Selbstständig tätige Unternehmer aber auch Freiberufler, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, können zusätzlich bei ihrer Gründung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Dafür muss bei der Neugründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einfach das entsprechende Feld angekreuzt werden. Im Nachhinein kann die Umsatzsteuer-ID allerdings auch online sowie schriftlich per Post an das Bundeszentralamt für Steuern mit Sitz in Saarlouis beantragt werden.
Die Umsatzsteuer-ID spielt insbesondere im Waren- und Serviceverkehr innerhalb der Europäischen Union eine wichtige Rolle. Denn nur dann, wenn eine rechtsgültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorgewiesen werden kann, ist es Unternehmern und Freiberuflern möglich, innerhalb der EU umsatzsteuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen durchzuführen.
Umsatzsteuer muss auf angebotene Waren oder angebotene Dienstleistungen abgeführt werden. Gleichzeitig können sich umsatzsteuerpflichtige Unternehmer oder Freiberufler den gezahlten Betrag für ihrerseits wiederum getätigte Anschaffungen über die Umsatzsteuervoranmeldung zurückholen.
Diese, auch kleine Steuererklärung genannte, Meldung erfolgt abhängig vom Umsatz des Unternehmens monatlich (oder quartalsweise) und muss immer bis zum 10. des Folgemonats für den vorangegangenen Monat online abgegeben werden. Hier werden einerseits die erwirtschafteten Einkünfte aus der selbstständigen Tätigkeit dargelegt und dem wiederum die betrieblichen Ausgaben oder aber auch Anschaffungen, auf die die Umsatzsteuer gezahlt wurde, entgegengestellt. So soll die Steuerbelastung schneller ermittelt und damit für die Unternehmer übersichtlicher gestaltet werden. Und auch größere, für das Geschäft notwendige Erwerbe werden so auch für kleinere Unternehmen leichter und schneller finanzierbar.
Im Falle von Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union muss nicht mehr der Verkäufer seine Ware oder Dienstleistung mit der Umsatzsteuer versehen, sondern der Kunde seinen Erwerb in seinem Heimatland versteuern. Dies wird als Reverse Charge-Verfahren bezeichnet.
Damit der Zahlungsverkehr zwischen den betroffenen Parteien in den jeweiligen EU-Staaten nachvollzogen werden kann, muss auf Rechnungen , bei denen der Kunde im Ausland ansässig ist, stets neben der entsprechenden Steuernummer sowohl die eigene Umsatzsteuer-ID, als auch die des Leistungsempfängers angegeben werden. So wird sichergestellt, dass beide Seiten ihre notwendigen Meldungen sowie Steuererklärungen korrekt gemacht und die Umsatzsteuer dementsprechend gezahlt wurden.
Diese Meldung erfolgt mittels ELSTER über eine Zusammenfassende Meldung. Möchtest Du mehr darüber erfahren, dann lies unseren Blog Artikel Zusammenfassende Meldung - Was das ist und wer sie machen muss .
Dabei sollte jedoch unbedingt auf die Richtigkeit der Angaben geachtet werden, denn wenn die Umsatzsteuer-ID des Kunden nicht stimmt, kann das Finanzamt die Aktivität nicht nachvollziehen und wendet sich im Zweifel an den Leistungserbringer mit einer eventuellen Zahlungsaufforderung. Daher sollten die angegeben Nummern stets auf ihre Korrektheit geprüft werden.
Eine Ausnahme für diese Regelung gilt für Kleinunternehmer . Wer sich nur geringfügig selbstständig machen bzw. in den ersten Gründungsjahren sich den zusätzlichen bürokratischen Aufwand einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung sparen möchte, kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. In diesem Falle ist man bei einem Umsatz von bis zu 17.500€ im Jahr der Gründung bzw. einem Umsatz von nicht mehr als 50.000€ im Folgejahr von der Ausweisung einer Umsatzsteuer befreit.
Dementsprechend entfällt auch die Pflicht der regelmäßigen Abgabe einer Voranmeldung. Nachteil hierbei ist, dass sich Kleinunternehmer die auf betriebliche Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Staat zurückholen können. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auch als Kleinunternehmer freiwillig eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Damit ist man bereits gewappnet für den Fall, dass ausländische Kunden auf einen zukommen und es zu einem Geschäft oder Handel über die Grenzen von Deutschland hinaus kommt.
Jeder steuerpflichtige Unternehmer oder Freiberufler, der nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, ist gesetzlich zur Abfuhr von Umsatzsteuer auf seine Produkte oder Dienstleistungen verpflichtet. Diese muss in Abhängigkeit von der Höhe des eigenen Umsatzes entweder monatlich oder quartalsweise in der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung gezahlt werden. Hier kann man sich jedoch gleichzeitig auch die auf betriebliche Ausgaben gezahlte Umsatzsteuer zurückholen.
Für Geschäfte und Aufträge, die zwischen Staaten der Europäischen Union stattfinden, benötigen Unternehmer und Freiberufler eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, damit dieser Handel ordnungsgemäß abgerechnet werden kann und für die betroffenen Länder und Behörden transparent gestaltet wird. Diese Nummer muss zusätzlich zu der Steuernummer stets auf Rechnungen mit angegeben werden. Ohne die Umsatzsteuer-ID können keine umsatzsteuerfreien Lieferungen innerhalb der EU vorgenommen werden, denn nur sie gewährleistet, dass die Behörden die dazugehörigen Zahlungsvorgänge nachvollziehen können.
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