Zuletzt aktualisiert am 23. Feb. 2022
Janna Kersting
Chief Editor
22. März 2019
Du willst Dich selbstständig machen oder bist vielleicht schon selbstständig tätig? Klar, dass Du viel um die Ohren hast: Kundenakquise, Aufbau von Geschäftsbeziehungen, Geschäftslokal und Onlineauftritt, Mitarbeitersuche, Werbung und, und, und...
Aber Themen, die Du auf jeden Fall auch auf dem Schirm haben solltest, sind die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung. Gibst Du diese nicht oder nicht rechtzeitig ab, wirst Du relativ schnell Post vom Finanzamt bekommen - denn Vater Staat versteht an dieser Stelle keinen Spaß.
Deshalb solltest Du zumindest die Basics kennen. Die wichtigsten Punkte zum Thema Umsatzsteuervoranmeldung erklären wir Dir hier.
Dem Grunde nach ist es einfach: Für jede Dienstleistung und jedes Produkt wird eine Umsatzsteuer erhoben. Diese beträgt, je nachdem worum es sich handelt, entweder 7 % oder 19 %.
Als Unternehmer erhebst auch Du eine Umsatzsteuer – und zwar jedes Mal, wenn Du dem Kunden eine Rechnung schreibst. Andererseits wirst Du als Unternehmer Rechnungen bezahlen, etwa für Büroausstattung, Waren, Rohstoffe usw. Die in diesen Fällen von Dir gezahlte Steuer nennt sich Vorsteuer .
Die Vorsteuer bietet Dir als Unternehmer gegenüber den normalen Konsumenten (Endverbrauchern) einen Vorteil: Während der Endverbraucher auf den Umsatzsteuern quasi „sitzen bleibt“, kannst Du die Vorsteuer mit eingenommenen Umsatzsteuern verrechnen.
Nimmst Du mehr Umsatzsteuern ein, als Du Vorsteuern gezahlt hast, musst Du nur den Differenzbetrag an das Finanzamt überweisen. Hast Du mehr Vorsteuern gezahlt, als Du Umsatzsteuern eingenommen hast, erstattet Dir das Finanzamt den Differenzbetrag zurück.
Grundsätzlich sind alle Unternehmer gesetzlich zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Aber nicht nur das: Der Gesetzgeber regelt in § 18 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG), dass außerdem eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben ist. Den Zyklus, in dem die Erklärung abgegeben werden muss, bezeichnet man als Veranlagungszeitraum . Dieser kann monatlich oder quartalsweise sein.
Vereinfacht gesagt: Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung ermittelst Du, in welcher Höhe von Dir Umsatzsteuern an das Finanzamt abzuführen sind. Die endgültige Steuerschuld wird erst am Ende des Jahres mit der Umsatzsteuererklärung ermittelt. Jedoch leistest Du im laufenden Jahr Teilzahlungen darauf.
Der Vorteil dabei ist, dass nicht der gesamte Steuerbetrag zum Jahresende fällig wird, sondern sich die finanzielle Belastung verteilt. Alles, was Du über die Umsatzsteuererklärung wissen solltest, findest Du in unserem Blog Post Umsatzsteuererklärung .
Die Grundlage der Besteuerung wird jährlich neu festgelegt. Aufgrund Deiner Angaben in der jährlichen Umsatzsteuererklärung entscheidet sich, ob die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise oder monatlich abzugeben ist. Welcher Veranlagungszeitraum für Dich konkret anzunehmen ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab, die in § 2 Abs. 2 UStG geregelt sind.
Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihrer Existenzgründung die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben und auch die Vorauszahlung monatlich leisten, vgl. § 2 Abs. 2 S. 4 UStG. Ausnahmslos. Punkt. Hintergrund für diese Regelung dürfte sein, dass der Fiskus sich gegen das erhöhtes Ausfallrisiko schützen will, das bei Existenzgründern besteht.
Wenn Du die ersten zwei Jahre erfolgreich gemeistert hast, gelten andere Regelungen:
Grundsätzlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abzugeben, vgl. § 2 Abs. 2 S. 1 UStG. Abweichungen sind nur zulässig, wenn Du im vorausgegangenen Kalenderjahr entweder eine sehr geringe oder eine sehr hohe Umsatzsteuer zu entrichten hattest.
Das Finanzamt kann Dich von der Abgabeverpflichtung der Umsatzsteuervoranmeldung und der Entrichtung der Vorauszahlungen befreien, wenn Du weniger Umsatzsteuer als 1.000 EUR abzuführen hattest. Die Verpflichtung zur Abgabe der Jahressteuererklärung gilt weiterhin (§ 2 Abs. 2 S. 3 UStG).
Wurden von Dir im Vorjahr Umsatzsteuern von mehr als 7.500 EUR entrichtet, wird das Finanzamt den Veranlagungszeitraum auf monatlich festlegen (§ 2 Abs. 2 S. 2 UStG).
Wie Du bereits weißt, besteht für Unternehmer eine grundsätzliche Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Diese muss bis spätestens zum 10. Tag nach dem Ablauf des Voranmeldezeitraums erfolgen, und zwar durch Datenfernübertragung (also auf elektronischem Wege).
Unabhängig davon, welcher Veranlagungszeitraum für Dein Unternehmen gilt, sind die Umsatzsteuervoranmeldung und die sich daraus ergebende Umsatzsteuervorauszahlung spätestens am 10. Tag nach dem Ablauf des Voranmeldezeitraumes fällig. Das bedeutet, dass auch die Zahlung der von Dir berechneten Steuerlast spätestens bis dahin bei der Finanzverwaltung eingegangen sein muss. Die Frist verlängert sich nicht, wenn der 10. auf einen Sonn- oder Feiertag fällt!
Bitte denke auch daran, dass gegebenenfalls Banklaufzeiten bei der Überweisung entstehen können und Du rechtzeitig die Vorauszahlungen überweist. Die verspätete Zahlung kann zur Erhebung von Säumniszuschlägen führen. Schlimmstenfalls kann das schwerwiegende Folgen für Dein Unternehmen haben. Lies hier einen Beitrag über die größte Steuerfalle für Selbstständige – Wie nachträgliche Steuervorauszahlungen Deine Insolvenz bedeuten können .
Das deutsche Umsatzsteuerrecht unterscheidet zwei Arten der Versteuerung für Unternehmer: Die Soll-Versteuerung und die Ist-Versteuerung.
Der Unterschied ist ganz einfach: Soll-Versteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer in dem Zeitpunkt fällig wird, in dem die Rechnungsstellung gegenüber den Kunden erfolgt. Ob und wann der Kunde tatsächlich zahlt, spielt keine Rolle.
Beispiel gefällig? Bitteschön: Der Kunde beauftragt Dein Unternehmen im Mai. Nachdem Du die Leistung erbracht hast, schreibst Du dem Kunden am 30. Juni eine Rechnung. Die in Deiner Rechnung enthaltene Umsatzsteuer muss in der Umsatzsteuervoranmeldung für Juni (bzw. für das 2. Quartal) ausgewiesen werden. Ob der Kunde Deine Rechnung bereits am gleichen Tag oder erst im Juli, August oder September bezahlt, ist unerheblich.
Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Noch einmal zu unserem Beispiel: Du schreibst für die von Dir erbrachte Leistung am 30. Juni eine Rechnung. Der Kunde zahlt am 16. Juli. Bei der Ist-Versteuerung ist die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Juli auszuweisen und muss für den Monat Juli abgeführt werden (bei quartalsweiser Veranlagung ist die Steuer im 3. Quartal auszuweisen und abzuführen).
Soll-Versteuerer versteuern ihre Umsätze also mit dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung, Ist-Versteuerer versteuern ihre Umsätze mit dem Zahlungseingang.
Und was ist, wenn eine Rechnung nur teilweise beglichen wird, z. B. in Raten? Es gilt genau das Gleiche: Bei der Soll-Versteuerung ist die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer sofort mit Rechnungsstellung fällig. Bei der Ist-Versteuerung ist jeweils nur der Umsatzsteuerbetrag fällig, der in der gezahlten Rate enthalten ist.
Der Vorteil der Ist-Versteuerung gegenüber der Soll-Versteuerung liegt auf der Hand, gerade bei Existenzgründern:
Da die Umsatzsteuer bei der Ist-Versteuerung erst dann an das Finanzamt abgeführt wird, wenn der Kunde tatsächlich zahlt, musst Du nicht Geld an das Finanzamt zahlen, dass Du noch gar nicht hast. Insbesondere bei größeren Rechnungsbeträgen vermeidest Du dadurch, selbst in Zahlungsengpässe zu geraten.
Eigentlich müssen alle Unternehmen ihre Umsätze nach der Soll-Versteuerung versteuern, § 16 UStG. (Eine Ausnahme bilden die Kleinunternehmen, wenn sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, denn sie bezahlen keine Umsatzsteuer und geben deshalb auch keine Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung ab.)
Allerdings kannst Du als Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen zur Ist-Versteuerung wechseln. Falls Du das möchtest, genügt ein formloser Antrag beim zuständigen Finanzamt, der eine kurze Begründung enthalten sollte. Sobald Dir die schriftliche Zustimmung vorliegt, gilt sie bis zu ihrem Widerruf als genehmigt.
Aber egal, ob Dein Unternehmen Soll- oder Ist-Versteuerer ist – wichtig ist, dass Du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst, denn hierzu bist Du bei jedem der beiden Steuerprinzipien verpflichtet.
Elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet konkret, dass die Daten online über das Finanzverwaltungsportal ElsterOnline zur Finanzbehörde übermittelt werden. Elster steht übrigens für ELektronische STeuerERklärung.
Das Formuar zur Umsatzsteuervoranmeldung ist nur zwei Seiten lang und das eigentliche Ausfüllen geht schnell.
Das deutsche Steuerrecht ist – zugegeben - manchmal verwirrend und nicht ganz einfach. Nicht umsonst gibt es hierzulande so viele Steuerberater und Buchhalter. Als Unternehmer sollte Dir bewusst sein, dass die rechtzeitige Abgabe der Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung extrem wichtig ist.
Ansonsten drohen schnell Säumniszuschläge und Mahnkosten, die nicht zu unterschätzen sind. Oder das Finanzamt nimmt eine Schätzung Deiner Umsätze vor und berechnet aufgrund dieser Schätzung die Steuern. In der Regel ist eine solche Schätzung zu Deinem Nachteil.
Deshalb unser Tipp: Eine gute Buchhaltung ist unerlässlich. Führe sie regelmäßig und bewahre sämtliche Belege sorgsam geordnet auf. Klar: Das bedeutet Papierkram... aber wenn Du es kontinuierlich machst, ist es weniger zeitaufwendig, als wenn Du Dich nur sporadisch damit beschäftigst. Außerdem hilft Dir eine ordentliche Buchführung, schnell und einfach die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.
Wenn Du partout keine Lust auf den Buchhaltungs- und Steuerkram hast, gib es einem Buchhalter oder einem Steuerberater, der sich dann darum kümmern kann. Er kann Dir natürlich auch noch mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung erklären.
Steuern sind nicht unbedingt des Freelancers Lieblingsthema. Außer natürlich man ist Steuerberater. Für alle anderen, haben wir hier die wichtigsten Infos, rund ums Thema Steuern, für dich einfach erklärt und zusammengefasst.
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