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Finde die passende Rechtsform für dein Business

Du möchtest dich selbstständig machen, weißt aber noch nicht, welche Unternehmensform die richtige für dich ist? Kein Problem! Wir erklären dir in diesem Artikel alles, was du über die verschiedenen Unternehmensarten in Deutschland wissen musst. Von den Vor- und Nachteilen für dich als Freelancer oder Kleinunternehmer*in, über rechtliche Aspekte bis hin zu praktischen Tipps, die dir bei der Entscheidung helfen. Am Ende wirst du bestens über Einzelunternehmen, GbR, KG und Co. informiert sein, um die passende Unternehmensform für dein Business auszuwählen.

Übersicht der Rechtsformen in Deutschland

Rechtsform und Unternehmensform können synonym verwendet werden und geben an, in welchem rechtlichen Rahmen das Unternehmen besteht. Deine Entscheidung für eine bestimmte Unternehmensform  bestimmt zusätzlich, ob du im Team arbeitest oder allein, deine Haftung für das Unternehmen, wie viel Eigenkapital du einbringen musst, welchen administrativen Aufwand du hast und ob bzw. wie kreditwürdig du für Banken und Investor*innen bist. 

Deutschland bietet eine Vielzahl von Unternehmensformen, die sich in wichtigen Punkten unterscheiden. Hier sind die gängigsten:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Ein Einzelunternehmen  ist die einfachste und häufigste Form der Selbstständigkeit in Deutschland. Es wird von einer einzelnen Person geführt, die uneingeschränkt haftet. Du weißt schon, dass das genau deine Unternehmensform ist? Dann zeigen wir dir hier, wie du ein Einzelunternehmen gründest. 

Beispiele: Ein Maler, der seine Werke verkauft oder eine freiberufliche Webdesignerin, die Websites für Kund*innen erstellt.

Ein Einzelunternehmen zu gründen, ist eine einfache und kostengünstige Variante, da es keine Mindestkapitalanforderung gibt. Außerdem hast du dabei volle Kontrolle und Entscheidungsfreiheit, da du allein arbeitest.

Eigene Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu tragen ist reizvoll, birgt aber Risiken und damit Nachteile: Bei Geschäftsproblemen haftest du unter Umständen unbeschränkt mit deinem Privatvermögen.

Eine GbR  ist eine Personengesellschaft, die von mindestens zwei Personen gegründet wird.

Beispiele: Zwei Freunde, die einen Einzelhandel für Longboards betreiben, oder zwei oder mehr Architekten, die zusammenarbeiten.

Ebenfalls einfach zu gründen und daher bei vielen beliebt, ist die GbR. Auch hier gibt es keine Mindestkapitalanforderung und ist deshalb besonders gut für kleinere Projekte und Start-ups geeignet. Das klingt nach dir? Hier bekommst du mehr Infos zur Gründung einer GbR.

Anders als bei einem Einzelunternehmen, hat man bei der GbR das Konfliktpotenzial zwischen den Gesellschaftern. Man sollte also sicher sein, dass man, zumindest geschäftlich, auf einer Wellenlänge ist. Auch hier haftet man im Fall der Fälle uneingeschränkt mit seinem Privatvermögen.

Eine OHG ist eine Personengesellschaft, die zum Betrieb eines Handelsgewerbes gegründet wird.

Beispiele: Mehrere Handwerker, die einen Sanitärbetrieb führen oder eine Gruppe von Geschäftsleuten, die gemeinsam ein Ladengeschäft betreiben. 

Auch die OHG ist eine Unternehmensform, die oft gewählt wird, da es keine Mindestkapitalanforderung gibt. Zwei weitere Vorteile sind die hohe Flexibilität bezüglich der Führung und die Mitbestimmung der Partner*innen. 

Den Nachteil der unbeschränkten Haftung hast du leider auch, wenn du eine OHG gründest. Zusätzlich dazu, bist du zur Buchhaltung verpflichtet. Das mag den einen oder anderen vielleicht abschrecken.

Eine KG besteht aus mindestens einem unbeschränkt haftenden Gesellschafter (Komplementär) und einem beschränkt haftenden Gesellschafter (Kommanditist) und gehört zu den Personengesellschaften.

Beispiele: Eine Immobiliengesellschaft, bestehend aus einem Investoren (Kommanditist) und einem Bauträger (Komplementär) oder ein Verlag, bei dem es eine Autorin (Kommanditist) und eine Verlegerin (Komplementär) gibt.

Ein großer Vorteil der Kommanditgesellschaft  (KG) ist, dass die Beteiligung von stillen Gesellschaftern möglich ist. Das bedeutet, dass die Person, die das Geld gibt, zwar am Gewinn beteiligt ist, jedoch nicht zwangsläufig an der Unternehmensführung beteiligt ist. Weiterhin ist die Haftung des Kommanditisten nur auf das Kapital beschränkt, was eingebracht wurde.  

Für den Komplementär ist das Risiko jedoch größer, denn diese Person haftet unbeschränkt. Außerdem sind die Gründungsformalitäten im Allgemeinen bei einer KG weitaus komplexer, was diese Rechtsform unattraktiver machen kann.

Eine GmbH ist eine Kapitalgesellschaft, bei der die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist.

Beispiele: Ein Unternehmen, das Softwarelösungen entwickelt und verkauft (Softwarefirma) oder eine Marketingagentur mit mehreren Angestellten. 

Die GmbH ist eine der bekanntesten Rechtsformen und genießt unter anderem dadurch eine hohe Akzeptanz und Glaubwürdigkeit in der Geschäftswelt. Dazu kommt, dass die Gesellschafter auch hier nur beschränkt haften. 

Ein großer Nachteil bei der Gründung einer GmbH ist für viele das Mindestkapital von 25.000 €, das eingebracht werden muss und gerade am Anfang natürlich eine große finanzielle Hürde darstellen kann. Des Weiteren ist die Gründung generell recht aufwändig und man hat höhere laufende Kosten, wie beispielsweise höhere Verwaltungskosten durch die strengeren Buchhaltungs-, Bilanzierungs- und Jahresabschlusspflichten.

Die UG ist eine Sonderform der GmbH mit einem Mindestkapital von nur 1 €. Sie ist besonders für Gründer*innen geeignet, die wenig Startkapital haben. Sie gehört zu den Kapitalgesellschaften.

Beispiele: Ein kleines Unternehmen, das innovative Apps entwickelt oder eine Person, die Waren über einen Onlineshop verkauft.

Im Gegensatz zur GmbH beträgt bei der UG das Eigenkapital, das zur Gründung einer Unternehmergesellschaft eingebracht werden muss, nur 1 €. Die Gesellschafter sind hier ebenfalls nur beschränkt haftbar. 

Ein Nachteil der UG ist, dass diese leider eine relativ geringe Akzeptanz im Geschäftsleben hat und durch das geringe Mindestkapital die Pflicht zur Rücklagenbildung besteht. 

Eine AG ist eine Kapitalgesellschaft, deren Anteile in Form von Aktien ausgegeben werden.

Beispiele: Ein großes Unternehmen in der Automobilbranche oder eine Finanzinstitution, die verschiedene Bankdienstleistungen anbietet.

Ein großer Vorteil der Aktiengesellschaft ist die leichte Kapitalbeschaffung durch die Aktienausgabe. Zudem sind die Aktionäre nur beschränkt haftbar.

Allerdings ist hier der Anteil des Eigenkapitals noch deutlich höher, als beispielsweise bei der GmbH - nämlich 50.000 €. Zusätzlich dazu ist der Gründungsaufwand sehr hoch.

Die Partnerschaftsgesellschaft  ist eine spezielle Rechtsform für Freiberufler*innen.

Beispiele: Mehrere Ärztinnen, die zusammen eine Praxis betreiben oder Architekten, die zusammen Bauprojekte planen und leiten.

Eine kostengünstige Gründung kannst du mit einer PartG Rechtsform erreichen, da kein Startkapital eingebracht werden muss. Auch wenn man persönlich und unbeschränkt haftbar gemacht werden kann, beschränkt sich das nur auf die Person, die berufliche Fehler gemacht hat. Der andere Part wird dabei nicht haftbar gemacht. 

Diese Unternehmensform ist nur Freiberufler*innen zugänglich und erfordert zudem einen Partnerschaftsvertrag und die Eintragung in ein Partnerschaftsregister. Dieses muss bei Änderungen in der Partnerschaft angepasst werden. Die persönliche und unbeschränkte Haftung kann ebenfalls ein Nachteil sein. 

Hier siehst du nochmal auf einem Blick den Vergleich der einzelnen Rechtsformen, die Personenanzahl, die dabei eine Rolle spielt, inwiefern man haftbar ist, welches Mindestkapital man einbringen muss, den administrativen Aufwand hinsichtlich der Steuern und Buchführung, welche Wahl du bei deinem Unternehmensnamen hast sowie ob du dich mit Investor*innen zusammenschließen könntest und ob du dich ins Handelsregister eintragen musst.

Wie wähle ich die richtige Unternehmensform?

Wir haben hier fünf Tipps für die Auswahl der richtigen Rechtsform für dich:

Analyse deiner Geschäftsidee: Überlege, welche Unternehmensform am besten zu deiner Geschäftsidee passt. Ein Musiker braucht andere Rahmenbedingungen als ein Start-up im Tech-Bereich.

Haftungsüberlegungen: Bist du bereit, mit deinem Privatvermögen zu haften, oder möchtest du die Haftung auf das Firmenvermögen beschränken?

Kapitalbedarf: Wie viel Kapital benötigst du für die Gründung und den Betrieb deines Unternehmens? Eine GmbH erfordert ein höheres Startkapital als eine UG.

Steuerliche Aspekte: Informiere dich über die steuerlichen Konsequenzen der verschiedenen Unternehmensformen. Einzelunternehmen zahlen Einkommensteuer, während Kapitalgesellschaften Körperschaftsteuer zahlen.

Gründungsaufwand: Manche Unternehmensformen wie die AG erfordern einen höheren administrativen Aufwand und Kosten für die Gründung. Überlege, ob du bereit bist, diesen Aufwand zu tragen.

Laut dem Statistischen Bundesamt gab es im Jahr 2022 in Deutschland über 3.435.478 Unternehmen. Die Verteilung auf die verschiedenen Unternehmensformen sah wie folgt aus:

Diese Statistik zeigt, dass Einzelunternehmen die häufigste Unternehmensform in Deutschland sind.

Die richtige Rechtsform für deine Selbstständigkeit

Die Wahl der richtigen Unternehmensform ist eine wichtige Entscheidung auf deinem Weg in die Selbstständigkeit und du solltest genau überlegen, was am besten zu dir und deinem Business passt. Dennoch entscheidet nicht unbedingt die Wahl der “richtigen” Rechtsform deinen Unternehmenserfolg, sondern dass du hinter deinem Produkt stehst und dich auf dein eigentliches Business konzentrierst. Wir helfen dir übrigens gerne dabei, indem wir dich bei deiner Buchhaltung unterstützen und dir einen genauen Überblick über deine geschäftlichen Finanzen  geben.

Die Wahl der richtigen Unternehmensform ist eine wichtige Entscheidung auf deinem Weg in die Selbstständigkeit. Wir geben dir eine Übersicht über alle wichtigen Rechtsformen in Deutschland.

Unternehmensformen in Deutschland im Vergleich für Selbstständige

Unternehmensformen in Deutschland

In unserem Artikel über ELSTER bin ich darauf eingegangen, was du bei ELSTER so alles machen kannst. Das Wichtigste ist dabei bei fast allen Selbstständigen letzten Endes die Gewinnermittlung, die meist mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt. Ausnahmen gibt es, wenn du als Gewerbetreibender mehr als 60.000 Euro Jahresgewinn beziehungsweise 600.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaftest – denn so wirst du bilanzierungspflichtig. Freiberufler können die EÜR in der Regel immer nutzen, auch mit mehr Gewinn oder Einnahmen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ein knapp 30 Seiten langes Formular mit vielen Zeilen, von denen für die allermeisten Freelancer nur wenige wirklich relevant sind. Ergänzend zum Hauptformular EÜR wollen wir auch die Anlagen AVEÜR und SZ kurz anreißen. 

Die EÜR wird zusammen mit der Einkommensteuererklärung eingereicht und dient als Mittel zur Gewinnermittlung. Sie umfasst vier Bereiche:

Bitte beachte: Nur für Landwirte wichtige Punkte sowie sehr selten gebrauchte Angaben werden hier nicht tiefergehend erläutert. Stattdessen soll diese Übersicht vor allem Freiberuflern und den meisten Solo-Selbstständigen (auch mit Gewerbe) helfen. In vielen Fällen ist auch nur ein Bruchteil des ganzen Formulares für dich relevant.

Die Angaben zum Betrieb sind für jedes Unternehmen einzeln zu erfassen. Auch die EÜR muss insgesamt für jedes deiner Unternehmen gemacht werden. Unter den Angaben sind die Steuernummer, die Art des Betriebes, diverse selbsterklärende Angaben sowie die Unternehmensform. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Einzelunternehmer und dem Freiberufler. Sollte dein Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweichend sein, wird auch das hier angegeben. Allerdings ist ohne Anzeige beim Finanzamt das Wirtschaftsjahr auch immer das Kalenderjahr – unabhängig vom Gründungszeitpunkt.

In Zeile 9 und 10 gibst du ferner an, ob du deinen Betrieb aufgegeben hast oder Grundstücke aus dem Betriebsvermögen veräußert hast. 

Die Betriebseinnahmen: Was dir zugeflossen ist

Die Zeilen 11 bis 22 beschäftigen sich mit den Einnahmen, die größtenteils auch selbsterklärend sind. Einfach zu begreifen sind die Zeilen 11 und 12 (gilt nur für Kleinunternehmer und die Zeilen 14 und 15. Hier trägst du deine steuerbaren Einnahmen (also netto) und die nicht steuerbaren Einnahmen (umsatzsteuerbefreite Leistungen) ein.

Die Zeile 16 ist also etwas komplexer. Sie umfasst die eingenommene Umsatzsteuer sowie die Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben. Das umfasst aus deinem Betrieb entnommene und genutzte Leistungen und Waren. Bei Waren ist der Einkaufswert zuzüglich Nebenkosten als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer anzuführen, bei Leistungsentnahmen (Maschinen- oder PKW-Nutzung für private Zwecke etwa) ist es deutlich komplizierter. Hier hilft in vielen Fällen ein Steuerberater, bei der PKW-Nutzung helfen die 1-Prozent-Regelung beziehungsweise das Fahrtenbuch. 

In Zeile 17 kommt die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer, in Zeile 18 kommen Erlöse aus Veräußerungen aus dem Anlagevermögen (falls vorhanden). Angesetzt wird hier der Teilwert, also das, was ein Dritter (noch) für den Gegenstand netto zahlen würde. Zeile 19 enthält den Netto-Wert der privaten KFZ-Nutzung eines Firmenfahrzeugs und Zeile 20 beschäftigt sich mit den Netto-Werten der Sach- und Leistungsentnahmen. Bargeldentnahmen oder Überweisungen auf das Privatkonto sind hingegen keine Entnahmen in diesem Sinne.

Die Zeile 21 (Auflösungen von Rücklagen und Ausgleichsposten) wird dich vermutlich nicht betreffen.

Die Ausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung richtig und vollständig eintragen

Die Ausgaben sind wichtig, denn sie schmälern den Gewinn. Die richtige Dokumentation deiner Kosten samt Nachweisen ist deshalb stets oberste Buchhaltungspflicht.

Zeile 23 umfasst zunächst die Pauschalausgabenbeträge für bestimmte selbstständige und freie Berufe. Du kannst grundsätzlich nur die Pauschale oder deine tatsächlichen Kosten geltend machen. Die Zeilen 24 und 25 sind nur für Landwirte interessant. Die Zeile 26 umfasst Netto-Kosten für Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe zuzüglich der Nebenkosten für die Beschaffung derselben. 

Zeile 27 umfasst die Kosten für bezogene Fremdleistungen (im Rahmen deines Unternehmens), also beispielsweise einen engagierten Freelancer, der dir half oder ähnliches. Die Kosten sind netto anzusetzen. Zeile 28 umfasst die Gesamtheit deiner Personalkosten für fest angestellte Mitarbeiter: Bruttolohn zuzüglich Lohnsteuer zuzüglich Versicherungsbeiträge sowie andere Nebenkosten.

Die Zeilen 29 bis 45 (32 bis 40 fehlen) beschäftigen sich mit Abschreibungen. Zeile 43 ist die, in der du die Netto-Kosten deiner geringwertigen Wirtschaftsgüter einträgst (bis je 801 Euro netto). Die anderen Zeilen umfassen etwa reguläre Abschreibungen für Abnutzung nach AfA-Tabelle oder auch die Auflösung von Sammelposten. 

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Hier gehört dann auch die Anlage AVEÜR zu. Sie umfasst Übersichten zu Sammelposten, beweglichen Wirtschaftsgütern und so weiter. Es handelt sich um dein Anlageverzeichnis.

Zeile 46 ist der Miet- und Pachtaufwand (netto) für betrieblich genutzte Räume – also Büro, Lager, Laden und so weiter. Zeile 47 umfasst die Aufwendungen für eine Zweitwohnung, so sie denn nötig ist. Zeile 48 ist für die Grundsteuer und Aufwendungen zur Instandhaltung betrieblich genutzter Grundstücke (und nicht etwa von gemieteten Räumen).

Die Zeilen 49 bis 66 sind größtenteils selbsterklärend: Es handelt sich um die unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben wie Fortbildungskosten und Telefonkosten. Wichtig: Bei Internet und Telefon ist nur der geschäftlich genutzte Anteil anzusetzen, wenn beides auch privat genutzt wird. Beim Arbeiten daheim ist dies wohl der Fall. 

Lediglich Zeile 65 ist etwas komplexer und beschäftigt sich mit Rücklagen, stillen Reserven und Ausgleichsposten. Die Zeile ist für die wenigsten relevant und eine Behandlung hier würde den Rahmen sprengen.

Die Zeilen 67 bis 71 sind die beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Es handelt sich um Ausgaben, deren maximal steuerlich geltend zu machende Höhe vom Gesetz festgeschrieben ist. Darunter sind Bewirtungskosten für Geschäftspartner, Geschenke und die Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Zeilen 81 bis 87 sind die Kosten im Zusammenhang mit Fahrten und Fahrzeugen (Zeile 72 bis 80 fehlen). 

Zeile 88 ist die Gesamtheit deiner Betriebsausgaben. Du bist nun fast fertig!

Die Gewinnermittlung mittels EÜR bei Elster: Letzte Schritte

Es folgt die Gewinnermittlung. Einnahmen und Ausgaben werden hier eingetragen. Zusätzlich ist in den Zeilen 91 bis 93 Platz für nicht steuerpflichtige Einnahmen, etwa staatliche Leistungen und bestimmte Versorgungsleistungen im öffentlichen Dienst. 

Es folgen nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, welche im Gabler Wirtschaftslexikon recht gut erklärt sind. Dann folgen Investitionsabzugsbeträge.

Die Zeilen 102 bis 108 sind steuerrechtlich kompliziert. Es ist für den Laien nicht sinnvoll, sich hier selbst zu versuchen. Allerdings treffen die Punkte auch für die wenigsten Freelancer oder auch Gewerbetreibenden zu.

In Zeile 109 findet sich dann endlich dein steuerpflichtiger Gewinn (oder auch Verlust). 

Nun hast du es wirklich fast ganz geschafft. 

Zeile 110 betrifft nur Personengesellschaften und ist für den Leser dieses Textes hoffentlich irrelevant. Die Zeilen 121 bis 124 umfassen wieder Rücklagen und stille Reserven – nach wie vor ein Thema für sich. 

Wichtig sind allerdings 125 und 126: Hier sind deine Entnahmen und Einlagen zu dokumentieren, so du Einzelunternehmer bist. Es handelt sich beispielsweise um vom Privatgut in die Firma eingelegte Gegenstände (anzusetzen mit dem Restwert, der auch noch abgeschrieben werden kann) und um Barentnahmen. Bareinlagen und -entnahmen sind dabei natürlich gewinnneutral.

Nun gibt es noch die Anlage SZ, die sich mit Schuldzinsen befasst. Schuldzinsen entstehen beispielsweise, wenn die Entnahmen die Barreserven übersteigen und so ein Dispokredit zustande kommt. Die hierauf zu zahlenden Zinsen sind von den Betriebsausgaben abzuziehen. Am besten kommst du gar nicht in die Situation …

Und nun hast du es wirklich geschafft! Deine EÜR für 2021 steht. Und das meiste wirst du hoffentlich gar nicht auszufüllen gehabt haben.

Die EÜR ist die häufigste Gewinnermittlungsart für Freiberufler und viele andere Einzelunternehmer. Erfahre, wie du sie bei ELSTER richtig ausfüllst.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2021 bei ELSTER korrekt ausfüllen – ein Leitfaden

Dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung begegnest du spätestens dann, wenn du deine selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt angibst. Gründer haben also immer damit zu tun. Die allermeisten Leser dieses Textes werden dabei wohl Einzelunternehmer (Freiberufler, „Freelancer“) sein. Auch Gewerbegründungen gehen – nebst der Anmeldung beim Gewerbeamt – mit der Anmeldung beim Finanzamt einher. 

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist wichtig. Denn er dokumentiert nicht nur, dass du deiner Anmeldepflicht beim Finanzamt nachgegangen bist, sondern er bestimmt auch mit, wie das Finanzamt dich zwecks Steuervorauszahlungen vorübergehend behandelt. 

Was dabei alles wichtig ist und wie du es als Neugründer (oder wieder Gründender, der vergessen hat, wie es geht) richtig machst, erfährst du hier.

Die Basics: Allgemeines zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Formular findest du bei ELSTER. Solltest du dich da noch nicht registriert haben, sei dir dies dringendst empfohlen. Die Abgabe etwaiger Formulare findet ohnehin nur noch digital statt. Nur in Ausnahmefällen wird Papier angenommen. 

Unter „Formulare und Leistungen“ findet sich der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (und um die soll es hier gehen). Freiberufler und Gewerbetreibende sind in aller Regel Einzelunternehmer.

Oben links am Formular siehst du einen runden, blauen Button, der dir anzeigt, welche Punkte du abzuarbeiten hast. Begonnen wird aber zunächst mit deinen persönlichen Daten, die du auch aus der Registrierung übernehmen kannst. Ganz nebenbei kannst du hier auch eine Steuernummer beantragen, die du ohnehin brauchst – für korrekte Rechnungen und Korrespondenz mit dem Finanzamt etwa. 

Dauerhaft Angestellte, die nie eine Steuererklärung gemacht haben, haben in der Regel keine Steuernummer. Die Steuernummer ist zudem nicht zu verwechseln mit der Steuer-Identifikationsnummer, die jeder qua Geburt bekommt. Solltest du schon eine Steuererklärung gemacht haben, nimm die Steuernummer, die im Bescheid steht. Solltest du ein zweites (oder drittes, viertes, …) Unternehmen gründen, bekommst du eine weitere Steuernummer. Eine Steuernummer pro Unternehmen ist normal, aber auch nur eine Steuer-Identifikationsnummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer pro natürlicher Person. 

Nun kommen allgemeine Dinge auf dich zu: Etwa Kirchenzugehörigkeitsangaben, Familienstand (bei ehelich gemeinsam Veranlagten oder gemeinsam veranlagten in einer Lebenspartnerschaft zusammen Lebenden wird für beide Partner eingetragen) und der ausgeübte Beruf. Der ausgeübte Beruf ist dein aktueller Beruf. 

Weiterhin einzutragen sind unter anderem:

- Firmenadresse (also dein beruflicher Hauptwirkungsort; oftmals einfach die Wohnadresse)

- Telefon und E-Mail (freiwillig, aber praktisch zur Kommunikation mit dem Amt)

- ein Konto (ein Geschäftskonto ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert aber einiges durch weitere Übersichtlichkeit deiner Zahlungsströme)

Deine bisherigen persönlichen Verhältnisse umfassen die Fragen nach Wohnortwechseln der letzten 12 Monate sowie dem möglichen Wechsel des Finanzamtes (jede Adresse hat genau ein zuständiges Finanzamt) binnen der letzten drei Jahre.

Wie du deine neue Tätigkeit benennen kannst

Weiterhin wirst du gebeten, deine neue Tätigkeit in etwa 200 Zeichen zu erläutern. Es ist wichtig, dass die Berufsbeschreibung recht eindeutig einem freien Beruf (etwa „selbstst. Texter und Berater für Social Media“) oder dem Gewerbe („Handel mit Musikinstrumenten“) zuzuordnen ist. Da du für den Gewerbe ja deinen Gewerbeschein beantragt hast, kannst du hier einfach die auf dem Schein stehende Gewerbebezeichnung übernehmen. Wenn du weder Freiberufler noch Gewerbetreibender bist, bist du einfach sonstig selbstständig. Das betrifft etwa Tagesmütter, Vermögensverwalter oder beruflich tätige gesetzliche Betreuer. 

Wichtig ist dies, weil die Pflichten für Freiberufler andere sein können als für Gewerbetreibende. Außerdem erleichtert es dem Finanzamt die Arbeit, wenn deine Tätigkeit eindeutig zuordenbar ist.

Einzelunternehmer dürfen einen Firmennamen haben. Allerdings muss dieser zwingend den Vor- und Zunamen enthalten und darf weder namentlich auf eine Körperschaft anspielen noch erweiterte Kompetenzen oder übergeordnete Wichtigkeit suggerieren. 

Zulässig wäre für Max Mustermann, der mit Instrumenten handelt beispielsweise: „Max Mustermann Musikinstrumentenhandel“ oder auch „Klang- und Tonhandel Max Mustermann“. 

- „Max Mustermanns Musikhandel Bayern GmbH“

- „Handel mit Waren aller Art Max Mustermann“

- „Großer deutscher Musikinstrumentenhandel Max Mustermann und Co. KG“

Ein Firmenname ist an sich nicht nötig. Du kannst hier auch einfach deinen Namen eintragen. Dein Name ist als Einzelunternehmer ohnehin deckungsgleich mit dem Unternehmen. 

Weiterhin wird nach einem möglicherweise abweichenden Ort der Geschäftsleitung gefragt (in der Regel nicht vorhanden) und nach weiteren Betriebsstätten, die ebenfalls selten existieren. Wenn ein Handelsregistereintrag besteht, muss dieser auch genannt werden. Freiberufler und Kleingewerbetreibende brauchen diesen nicht. 

Die Gründungsform ist auch zu nennen. Meistens handelt es sich ja um eine Neugründung. Wenn du in den letzten fünf Jahren selbstständig warst, ist das auch noch bei den bisherigen betrieblichen Verhältnissen einzutragen. 

Gewinnschätzungen und andere Wahrsagerei im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Die Punkte 13 und 17 sind besonders relevant. Punkt 13 beschäftigt sich damit, wie viel Einkommen (netto; Gewinn) du im Jahr der Gründung sowie im nächsten Jahr erwartest. Hieraus ergeben sich unter anderem die Zeiträume für Vorauszahlungen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) von beispielsweise Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer. Hier sind alle Einkünfte zu berücksichtigen, was in Deutschland bis zu sieben Stück sind – inklusive Einkünfte aus Miete und Pacht, Land- und Forstwirtschaft oder auch nicht selbstständiger Arbeit.

Wichtig sind zur Vereinfachung zwei Dinge:

- Voraussichtliche Einkünfte aus einem Minijob müssen hier (nicht selbstständige Arbeit) nicht rein, insofern sie pauschal versteuert werden

- Voraussichtliche Kapitalerträge müssen auch nicht angegeben werden, wenn die das Depot führende Bank in Deutschland ansässig ist und die Kapitalertragssteuer für dich abführt

Es ist empfehlenswert, lieber zu wenig zu schätzen als zu viel. Zum einen fallen die Vorauszahlungen geringer aus und zum anderen kannst du unterjährig zurücklegen, was du „zu viel“ hast. Du kannst deine Vorauszahlungen zudem jederzeit beim Finanzamt anpassen lassen. Was du als geschätzten Gewinn zunächst angibst, hat schnell keine Relevanz mehr. 

Bei Neugründern kommt es zudem vor (so auch beim Schreiber dieses Textes), dass das Finanzamt dich bei der Umsatzsteuervoranmeldung ungeachtet deiner erwarteten Einnahmen zur monatlichen Abgabe im ersten Jahr zwingt. Normalerweise hängt der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldungen am Umsatzsteueraufkommen bei dir. Der Rhythmus wird vom Finanzamt nach einer gewissen Zeit angepasst. 

Dann geht es noch um die Gewinnermittlungsart. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist immer einfacher und empfehlenswert. Freiberufler können die EÜR immer wählen. Gewerbetreibende können dies bis zu einem jährlichen Gewinn von 60.000 Euro beziehungsweise bis zu einem Jahresumsatz von 600.000 Euro. Darüber wird der Gewerbetreibende bilanzierungspflichtig. Die Bilanz nennt das Finanzamt auch Betriebsvermögensvergleich.

Punkt 15 hat in der Regel keine Relevanz. Er beschäftigt sich mit der Freistellung von der Bauabzugssteuer, welche nur Personen betrifft, die Personen im Baugewerbe beschäftigen.

Punkt 16 beschäftigt sich mit der Lohnsteuer. Wer keine Angestellten bei Gründung hat, kann diesen Punkt überspringen.

Punkt 17 ist wichtig. Denn hier entscheidest du anhand deiner geschätzten Umsätze (nicht Gewinn), ob du Kleinunternehmer sein wirst oder nicht. Die Kleinunternehmerregelung ist hier ausführlich betrachtet. Kleinunternehmer haben Vor- und Nachteile, die im verlinkten Text erläutert werden. Deine Schätzung betrifft das Jahr der Gründung und das Folgejahr. Auch hier sind Abweichungen nicht schlimm und eine konservative Schätzung ist empfehlenswert. Du kannst auch einen Verlust schätzen, wenn du erst einmal nur in dein Unternehmen investieren wirst.

Weitere Angaben und das erfolgreiche Einreichen des Formulars

Ein paar Kleinigkeiten sind noch zu erledigen, aber du hast es fast geschafft. Du musst zum Beispiel angeben, ob du Waren mit ermäßigtem Steuersatz (Lebensmittel und Bücher) handelst und entsprechend Umsätze schätzen. 

Du musst dich auch für Soll- oder Ist-Versteuerung entscheiden. Dir sei die Ist-Versteuerung (versteuert wird nach Zahlungsdatum und nicht nach Rechnungsdatum) empfohlen. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du nebenbei auch mit beantragen. Du brauchst sie zum einen für grenzüberschreitende Geschäfte und zum anderen für Verträge mit im Ausland ansässigen Dienstleistern. Dies betrifft dich etwa, wenn du Google als Werbepartner nutzt oder ähnliches.

Punkt 19 ist ein Thema für sich, das wir hier einmal überspringen. 

Punkt 20 ist wichtig, wenn du online Waren verkaufen möchtest. Wenn du einen eigenen Shop betreibst, gehört der hier hin. Wenn du über eine Plattform verkaufst, benötigst du als gewerblicher Händler eine Genehmigung vom Finanzamt, die du hier beantragen kannst.

Nun hast du noch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen und bist fertig. 

Du hast nun deine Gründung gesetzeskonform ans Finanzamt übermittelt.

Die Anmeldung beim Finanzamt durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wirft ein paar Fragen auf. Antworten gibt es hier.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Erst- und Wiedergründende erklärt

MAIN - Blog Steuern - "Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Erst- und Wiedergründende erklärt"

ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) ist der digitale Weg, um alle wichtigen Angaben beim Finanzamt machen zu können – von der Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Link) über beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen bis hin zur Einkommensteuererklärung. 

Es gibt diverse Programme zur Übermittlung deiner Steuerformulare an das Finanzamt, die unterschiedlich gut sind. Der Vorteil von ELSTER (im Vergleich zu anderen Steuerprogrammen) liegt wohl vor allem darin, dass es kostenlos und nach etwas investierter Zeit nicht allzu schwierig zu bedienen ist. Außerdem bietet es nahezu alles, was man bezüglich seiner Steuerangelegenheiten je brauchen könnte. 

ELSTER ist das Online-Finanzamt. Und weil es eine Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen und Verwandtem gibt, ist ELSTER eine gute Anlaufstelle, wenn du nicht willens bist, ein kostenpflichtiges Steuerprogramm zu nutzen (das ist übrigens auch nur Daten per Schnittstelle an ELSTER übermittelt) oder einen Steuerberater zu beschäftigen.

ELSTER eignet sich grundsätzlich für Selbstständige, die ihre Steuerangelegenheiten gut selbst überblicken können und ein praktisches Portal für alle Formulare nutzen wollen. Wie du in ELSTER gut rein kommst und was es alles kann, erfährst du hier.

Die Registrierung bei ELSTER erfolgt mit einer Auswahl an Möglichkeiten zum Einloggen. Unter anderem ist das Einloggen mit einer Zertifikat-Datei möglich (abzulegen auf dem PC oder einem USB-Stick), welche zusammen mit dem Passwort genutzt wird. Das ist ein einfacher und sicherer Weg. 

Du musst dich registrieren, wobei deine Daten natürlich stimmen müssen. Notwendig ist auch die Steuer-Identifikationsnummer (nicht zu verwechseln mit der Steuernummer). Solltest du eine Steuernummer haben, gehört die aber auch hier hinein. Solltest du noch keine haben, kannst du dich per E-Mail registrieren. Das einzige Dokument, das du ohne Steuernummer bearbeiten kannst, ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – mit dem du ohnehin eine Steuernummer beantragst. Du kannst dich also auch bei ELSTER registrieren, wenn du deine Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden möchtest. 

Per Brief erhältst du einen Code, den du zum Freischalten deines Accounts benötigst. Diesen Code kannst du gegebenenfalls später noch benötigen, also bewahre ihn gut auf. Zwischenzeitlich hast du deine E-Mail-Adresse bestätigt (eine erhaltene Mail von ELSTER) und anschließend noch eine E-Mail mit deiner Aktivierungs-ID (bis zur Aktivierung zwingend aufzubewahren) erhalten. Und dann kann es auch schon fast losgehen.

Du musst nun nur noch den Aktivierungslink in der von ELSTER kommenden E-Mail anklicken und oben deine Aktivierungs-ID (die aus der E-Mail) und unten den Code (aus dem Brief) eingeben. Und dann wird eine Zertifikatsdatei erstellt, die du am besten so ablegst, dass du sie nicht verlierst. Und mit dieser Datei und deinem Passwort kannst du dich anmelden. Und dann kann es wirklich losgehen. Du kannst dich erst einmal in Ruhe bei ELSTER umsehen, um zu erfassen, was man hier alles machen kann.

Unter „Formulare und Leistungen“ findest du dabei alles, was du regelmäßig brauchen könntest. Darunter sind beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldungen, der Bogen für die Einkommensteuererklärung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und so weiter und so fort. Der Punkt „Anträge, Einspruch und Mitteilungen“ unter „Formulare und Leistungen“ enthält Dauerfristverlängerungsanträge, Einspruchsformulare (etwa für Einkommensteuerbescheide) und vieles mehr. 

Du siehst: Es ist alles da. Doch zunächst widmen wir uns deinem persönlichen Bereich bei ELSTER.

Mein ELSTER: Dokumentation deiner abgegebenen Formulare und dein Benutzerkonto

Der Punkt „Mein ELSTER“ ist im Grunde deine digitale Ablage beim Finanzamt. Hier findest du eine Übersicht über alle deine Nachrichten (in der Regel Bestätigungen für übermittelte Formulare und Hinweise auf vorliegende Bescheiddaten), deine Formulare, deine Profile, deine Bescheide und deine Verläufe mit dem Support. 

„Mein ELSTER“ ist also das, was früher in Papierform in Ordnern schlummern würde. Du kannst hier auch aus übermittelten Formularen Daten in ein anderes Formular übernehmen.

In deinem Benutzerkonto kannst du das Übliche tun: Passwort und E-Mail ändern, deinem Ehepartner den Zugang erlauben, deine Zugangsart ändern und so weiter. 

Unter dem schon erwähnten Punkt findest du die wichtigsten Funktionen des Online-Finanzamtes. Neben den Formularen, findest du hier auch die Bereitstellungstermine für bestimmte Dinge. So sind beispielsweise die Gewerbesteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung eines Jahres erst Ende März des Folgejahres nutzbar. Die Übersicht unter dem Punkt „Bereitstellungstermine“ klärt also bei besonders schnellen Steuerpflichtigen oftmals, warum sie ein Formular nicht finden. 

Die Formulare sind fast alles enthaltend, was gebraucht werden kann. Am Beispiel der Einkommensteuererklärung wollen wir das einmal durchgehen. 

Wie Formulare bei ELSTER ausgefüllt werden am Beispiel der Einkommensteuererklärung

Die Einkommensteuererklärung für unbegrenzt Steuerpflichtige wird erst einmal für ein Jahr gemacht, zumeist für das Vorjahr. Wenn es deine erste Einkommensteuererklärung ist, helfen die aus dem Profil übernommenen Daten wenig. Allerdings sind diese Daten (insofern sich an deinem Wohnort, im Haushalt lebenden Kindern oder dem Familienstand nichts ändert) ab dem darauffolgenden Jahr eine praktische Ausfüllhilfe. 

Du beginnst mit dem Hauptvordruck. Auch immer gebraucht wird die Anlage Vorsorge. Häufig sind auch die Anlagen zu außergewöhnlichen Belastungen, Sonderausgaben und haushaltsnahen Dienstleistungen wichtig. 

Steuerlich berücksichtigte Kinder kommen in die Anlage Kind. Wer riestert, füllt die Anlage AV aus. 

Kapitalerträge gehören in die Anlage KAP, wenn sie noch nicht durch die Kapitalertragssteuer vollständig pauschal abgegolten sind. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die das Wertpapier-Depot führende Bank in Deutschland ansässig ist. 

Zinsen für ausgegebene (Privat-)Kredite, Erträge aus Investitionen im Ausland und ähnliches gehören hier aber hinein. Auch wer einen Durchschnittssteuersatz von unter 25 Prozent hat und Kapitalertragssteuer gezahlt hat, sollte zwecks Günstigerprüfung die Anlage KAP ausfüllen. 

Angaben zur nicht selbstständigen Arbeit müssen nicht gemacht werden, wenn es sich um einen Minijob handelt, der pauschal versteuert wurde. Andere nicht selbstständige Arbeit gehört aber in die entsprechende Anlage.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung findest du ebenfalls. Die meisten Selbstständigen und Freiberufler brauchen diese.

Die Formulare kannst du alle bei ELSTER finden. Wenn du ein Formular noch nicht fertig ausfüllen kannst oder die Arbeit daran unterbrichst, kannst du es einfach speichern. Es landet dann bei unter „Mein ELSTER“ unter „Meine Formulare“ bei den Entwürfen. Auch bei einem Klick auf „Mein ELSTER“ wird dir eine Kachel mit dem zuletzt bearbeiteten Formular angezeigt.

Bei allen Formularen gibt es oben links einen blauen runden Button, den du anklicken kannst. Er zeigt dir, welche Schritte im Formular noch auf dich zu kommen. Jedes von dir fertig bearbeitete Formular prüft ELSTER auf fehlende oder nicht passende Angaben und zeigt dir auch, wo du noch etwa zu korrigieren hast. Ein Formular kann in der Regel nur dann abgeschickt werden, wenn diese Fehler korrigiert sind. 

Hast du ein Formular abgeschickt erhältst du kurz darauf schon eine Eingangsbestätigung. Diese dient auch als Nachweis dafür, dass Fristen eingehalten wurden. 

Unter dem Punkt „Weitere Softwareprodukte“ hast du noch ergänzend die Möglichkeit, gefiltert nach Betriebssystem und benötigtem Formular, Software anzeigen zu lassen, die mit ELSTER kompatibel ist. 

Wenn du also nicht gut mit ELSTER arbeiten kannst oder schlichtweg mit einem anderen Programm arbeiten möchtest, kannst du dir von ELSTER selbst anzeigen lassen, welches in Frage kommen könnte. 

Bei all diesen Programmen werden die dort bearbeiteten Steuerdokumente über eine Schnittstelle in ELSTER eingespeist. Es ändert sich also auf der Empfängerseite (Finanzamt) nichts. 

Das Online-Finanzamt ist gut für jeden Selbstständigen, der seine Steuern komplett selbst machen kann und möchte. Bei übersichtlichen geschäftlichen Verhältnissen, etwa bei vielen Freelancern, ist es vergleichsweise einfach, alle nötigen Angaben bei ELSTER zu machen.

ELSTER ist allerdings nicht besonders intuitiv und die Erläuterungen zu den einzelnen Punkten in den Dokumenten sind oft auch nur begrenzt hilfreich. Es ist also notwendig, Grundlegendes zum Thema Steuern zu verstehen. Wenn du das tust, sei dir ELSTER empfohlen. Es kostet nichts und es fehlt auch an nichts.

Unabhängig davon, wie viel du nun über ELSTER machst, schadet ein Profil dort aber nicht – und sei es nur, um beispielsweise Fristverlängerungsanträge oder Einsprüche über das Portal abzuwickeln und den Gang zum Finanzamt zu sparen. 

ELSTER ist das digitale Portal des Finanzamtes. Wie du dich darin zurechtfindest, erfährst du hier.

Wie du ELSTER für dich nutzen kannst

MAIN - Blog Steuern - "Wie du ELSTER für dich nutzen kannst"

Die aktuellen Geschehnisse und der Krieg zwischen Russland und der Ukraine erschüttern wohl jeden.

Gerade in solchen Zeiten ist es wichtig Solidarität zu zeigen und den Menschen zu helfen, die dringend Hilfe benötigen. Besonders Spenden sind eine gute Möglichkeit, um die Menschen vor Ort zu unterstützen.

Auch wenn es natürlich immer vorrangig um den guten Zweck geht, fragst du dich vielleicht, wie du deine Spenden steuerlich geltend machen kannst.

Das Finanzamt kennt 3 unterschiedliche Arten von Spenden: 

Spenden an einen gemeinnützigen und steuerbegünstigten Zweck

Spenden an einen Vermögensstock einer Stiftung.

Wichtig ist, dass du keine Gegenleistung erwarten darfst. Sobald es einen Leistungsaustausch gibt, ist es (aus steuerlicher Sicht) keine Spende mehr und du kannst sie nicht steuerlich berücksichtigen.

Wenn du deine Spende von der Steuer absetzen möchtest, solltest du eine Zuwendungsbescheinigung (= Spendenbescheinigung) vorweisen können. Diese Bescheinigung bekommst du bei der jeweiligen Organisation, an die du spendest. Wenn du dir unsicher bist, ob du für deine Spende einen Spendenbescheinigung bekommen wirst, frage am besten direkt bei der Organisation nach. In der Regel findest du diese Informationen aber auch auf der Webseite der jeweiligen Organisation.

Allerdings ist nicht immer eine Spendenbescheinigung nötig. Es gibt zwei Ausnahmen, bei denen dein Kontoauszug als Nachweis vollkommen ausreicht:

das Finanzministerium hat einen Katastrophenerlass ausgesprochen

In beiden Fällen reicht dein Kontoauszug als Nachweis, dass du an eine bestimmte Organisation gespendet hast. Die 300 Euro gelten dabei übrigens pro Spende und nicht pro Kalenderjahr. Das ermöglicht dir mehrmals pro Jahr an die gleiche Organisation zu spenden.

Einen Katastrophenerlass gibt es in der Regel, um das Spendenvolumen zu erhöhen und das Spenden für die Spender und die Organisationen einfacher zu machen.

Aktuell gibt es leider (noch) keinen Katastrophenerlass für die Ukraine-Krise. 

Natürlich kannst du auf vielfältige Weise spenden. Wenn du deine Spende von der Steuer absetzen möchtest, sind vor allem Organisationen empfehlenswert, die sowohl in der Ukraine als auch in Deutschland tätig sind. So kann sichergestellt werden, dass das Geld auch vor Ort ankommt und dass du eine korrekte Spendenbescheinigung bekommst. Organisationen, die nur im Ausland agieren, kennen nur selten die deutschen Steuergesetze und du wirst keine korrekte Bescheinigung bekommen.

Du möchtest direkt mit dem Spenden loslegen? Hier sind ein paar vertrauenswürdige Seiten:

Gerade in den aktuellen Zeiten ist es wichtig, Solidarität zu zeigen und den Menschen zu helfen, die dringend Hilfe benötigen. Besonders Spenden sind eine gute Möglichkeit, um die Menschen vor Ort zu unterstützen. Und um Steuern zu sparen! Wie du deine Spende von der Steuer absetzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Wie kann man Spenden an die Ukraine steuerlich geltend machen?

MAIN - Blog Steuern - "Wie kann man Spenden an die Ukraine steuerlich geltend machen?"

Es ist eine Ampel! Zugegeben: Das Spannendste an der neu vereidigten Bundesregierung ist für mich der möglicherweise in Zukunft bedeutender werdende politische Kern aus Grünen und FDP. Bei Erstwählern holten die beiden Parteien zusammen 46 Prozent, bei der Gruppe der 18- bis 24-Jährigen sind es 44 Prozent. Und dann ist da noch die SPD – und natürlich Olaf Scholz. 

Zeit also, ich einmal mit dem Koalitionsvertrag zu beschäftigen, der – das sei vorweggenommen – kein rechtlich bindendes Dokument ist, sondern eher eine Absichtserklärung. Der Titel ist mit „Mehr Fortschritt wagen – Bündnis für Freiheit, Gerechtigkeit und Nachhaltigkeit“ herrlich unkonkret, aber dafür gibt der gut strukturierte Koalitionsvertrag einiges an Konkretem her. 

Die Ampel hat viel vor. Was das ist und was sich im Koalitionsvertrag zu Selbstständigen findet, erfährst du hier.

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