Arbeitszimmer richtig absetzen & Homeoffice-Pauschale

Bist du selbstständig und arbeitest von Zuhause? Oder erledigst du zumindest einen Teil deiner beruflichen Tätigkeit in deiner Wohnung? Dann weißt du bestimmt, dass du für dein häusliches Arbeitszimmer als Freiberufler oder Freiberuflerin in bestimmten Fällen Kosten von der Steuer absetzen kannst. Dabei handelt es sich um Betriebsausgaben – das sind solche Ausgaben, die deinen Unternehmensgewinn mindern. Dadurch wiederum sparst du Steuern. Im Folgenden erklären wir dir, wie das funktioniert.

Starten wir direkt einmal mit der Grundsatzfrage: Was ist überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer? Zählt dazu schon die Arbeitsecke im Schlafzimmer? Oder der zum Büro umfunktionierte Küchentisch? Ob dein Arbeitsplatz wirklich vom Finanzamt als häusliches Arbeitszimmer anerkannt wird, hängt von folgenden Faktoren ab:

1. Einbindung in die häusliche Sphäre
   Dein häusliches Arbeitszimmer gehört – wie es der Name schon sagt – zu deinem Wohnraum. Es handelt sich dabei um einen separaten Raum in deiner Wohnung, der über eine eigene Tür verfügt. 
   Wenn du zum Beispiel nur eine Ecke deines Wohnzimmers als Arbeitsplatz nutzt, gilt dies nicht als Arbeitszimmer. Du kannst dann auch keine Kosten dafür absetzen (hier kommt die Homeoffice-Pauschale ins Spiel – mehr dazu unten!). Wo sich der Raum befindet, ist hingegen nicht relevant. Du kannst dein Arbeitszimmer als Selbstständiger oder Selbstständige auch im Keller oder im Dachboden einrichten. Entscheidend ist nur, dass diese an deine Wohnung angebunden sind.
   
2. Funktion und Art der Nutzung
   Nutzt du als Freiberuflerin oder Freiberufler ein Arbeitszimmer, muss aus dessen Einrichtung klar die berufliche Nutzung hervorgehen. Es sollte also büromäßig ausgestattet sein oder – zum Beispiel bei einem künstlerischen Beruf – deine Arbeitsmaterialien enthalten. Haushaltsgegenstände, Kinderspielzeug und Fernseher solltest du aus deinem Arbeitszimmer entfernen! 
   
3. Umfang der Nutzung
   Entscheidend für die Anerkennung als Arbeitszimmer ist, dass du dieses auch wirklich für die Arbeit nutzt. Nur bis zu 10 % private Nutzung lässt das Finanzamt als Spielraum zu.

Erfüllt dein Arbeitszimmer als Freiberufler oder Freiberuflerin all diese Voraussetzungen? Dann kannst du deine Kosten für den Raum von der Steuer absetzen.

Wie viel du für dein häusliches Arbeitszimmer als Selbstständiger oder Selbstständige aber tatsächlich ansetzen kannst, hängt von einem weiteren Faktor ab. Relevant ist es nämlich für das Finanzamt, ob dieses den Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit darstellt. Konkret bedeutet das, dass du dort die Aufgaben erledigst, die für deinen Beruf entscheidend sind. Wenn das der Fall ist, dann kannst du alle entstandenen Kosten geltend machen.

Wenn nicht, dann gibt es eine Grenze von 1.250 € pro Jahr. Dies gilt auch nur dann, wenn dir kein anderer Arbeitsplatz gestellt wird.

Wie viel Zeit du in deinem Arbeitszimmer verbringst, ist in diesem Zusammenhang nicht entscheidend. Es geht wirklich nur darum, ob du deine Haupttätigkeit dort ausführst. Die dortige Arbeitszeit kann aber natürlich ein Indiz dafür sein. Verbringst du nur eine halbe Stunde am Tag in deinem Arbeitszimmer, handelt es sich wahrscheinlich nicht um deinen Tätigkeitsmittelpunkt.

Unter Umständen handelt es sich bei deinem Arbeitszimmer sogar um eine häusliche Betriebsstätte. Sollte das der Fall sein, dann kannst du alle Kosten dafür vollständig von der Steuer absetzen. Das gilt auch dann, wenn es nicht den Mittelpunkt deiner Tätigkeit darstellt. Voraussetzung dafür ist, dass der Raum über einen separaten Eingang verfügt.

Für die Einstufung als Betriebsstätte spricht es ebenfalls, wenn dort reger Publikumsverkehr herrscht. Du empfängst dort also regelmäßig Kund*innen oder Geschäftspartner*innen. Auch die Beschäftigung von familienfremden Angestellten in dem Raum unterstützt den Charakter einer Betriebsstätte.

Ob du die Ausgaben für deinen häuslichen Arbeitsplatz als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machst, hängt von deiner Anstellungsart ab. Hast du ein häusliches Arbeitszimmer als Freiberufler oder Selbstständiger, dann handelt es sich um Betriebsausgaben. Angestellte mit Arbeitszimmer setzen die Kosten als Werbungskosten ab.

Im Prinzip läuft es aber auf dasselbe hinaus: Die Kosten mindern dein Einkommen beziehungsweise deinen Betriebsgewinn. Auf diese Weise musst du weniger Steuern zahlen.

Möchtest du als Selbstständige oder Selbstständiger dein Arbeitszimmer absetzen, dann kannst du dabei eine ganze Reihe an Kosten berücksichtigen. Folgende gehören dazu:

Anteilige Miete & Nebenkosten: 

Du berechnest die anteilige Miete und Nebenkosten (inklusive Strom, Gas und Heizung) ganz einfach auf Basis der Größe deines Arbeitszimmers. Beispiel: Deine Wohnung ist 50 m² groß und du bezahlst 500 € Miete inklusive Nebenkosten. Dein Arbeitszimmer hat eine Größe von 10 m². Das entspricht 20 % deiner Wohnungsgröße. Damit kannst du auch 20 % deiner Miete und Nebenkosten ansetzen: also 100 €.

Einrichtung:

Bist du selbstständig mit Büro im eigenen Haus oder der eigenen Wohnung, darfst du dessen Einrichtung steuerlich absetzen. Dazu gehören Möbel wie dein Schreibtisch, der Bürostuhl, Regale und Schränke, aber auch Teppiche, Vorhänge etc.

Unter anderem kannst du auch folgende Kosten anteilig geltend machen:

• Reinigungskosten
• Hausratversicherung
• Umzugskosten
• Finanzierungskosten, wenn sich dein Arbeitszimmer in deiner Eigentumswohnung befindet

Du musst mit deiner Steuererklärung keine Nachweise mehr einreichen. Wenn du deine tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben absetzen möchtest, kann das Finanzamt aber Nachweise von dir einfordern. Deshalb solltest du alle relevanten Belege aufbewahren. Dazu gehören zum Beispiel:

• eine Skizze deiner Wohnung mit Flächenangaben
• eine Skizze deines Arbeitszimmers mit Einrichtungsgegenständen
• dein Mietvertrag
• deine Nebenkostenabrechnungen
• Belege für die Anschaffung von Einrichtungsgegenständen
• Rechnungen für Renovierungsarbeiten, Reinigung etc. 
• Nachweis über Versicherungen 
• Bei einer Eigentumswohnung können noch Nachweise für Anschaffungskosten, Finanzierungskosten, Instandhaltungskosten, Grundsteuer etc. notwendig sein.

Das Homeoffice hat während der Coronapandemie einen regelrechten Boom erfahren. Darauf hat auch der Gesetzgeber reagiert und zum 1. Januar 2020 die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt. Davon profitierst du auch dann, wenn du kein eigenes Arbeitszimmer hast. Um die Pauschale ansetzen zu können, musst du lediglich an dem betreffenden Tag von zuhause aus gearbeitet haben.

Wenn du die Homeoffice-Pauschale abziehst, kannst du nicht mehr deine tatsächlichen Ausgaben für dein häusliches Arbeitszimmer geltend machen – und vice versa. Für die Pauschale spricht, dass sie besonders einfach anzuwenden ist.

Wenn du deine tatsächlichen Kosten berechnest, kannst du jedoch unter Umständen mehr Steuern sparen. Das ist dann der Fall, wenn diese höher ausfallen als die Pauschale. Endgültig entscheiden musst du dich übrigens nicht. Du kannst in jedem Jahr neu wählen, ob du die Pauschale oder die tatsächlichen Betriebsausgaben abziehen möchtest.

Die Homeoffice-Pauschale kannst du als Selbstständige*r oder Freiberufler*in genauso in Anspruch nehmen wie als Arbeitnehmer*in. Bist du selbstständig tätig, solltest du dokumentieren, welche Tage du im Homeoffice gearbeitet hast.

Die Homeoffice-Pauschale für Selbstständige ist identisch mit der für Arbeitnehmer*innen. Du kannst seit 2020 für jeden Tag, an dem du von zuhause arbeitest, 5 € als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt auch, wenn du an Wochenenden arbeitest. Allerdings ist die Pauschale für das Jahr 2022 auf 600 € gedeckelt. Das bedeutet, dass du maximal 120 Tage pro Jahr ansetzen kannst. 

Prinzipiell kannst du auch als nebenberuflich Selbstständiger oder Selbstständige die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass du an dem entsprechenden Tag nur von zuhause aus gearbeitet hast.

Wenn du zum Beispiel am Vormittag zuhause deiner selbstständigen Tätigkeit nachgehst und am Nachmittag zu deinem Arbeitgeber oder deiner Arbeitgeberin ins Büro fährst, kannst du die Pauschale für diesen Tag nicht ansetzen.