Betriebsausgaben richtig absetzen für Freiberufler, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende

Bevor wir tiefer in das Thema eintauchen, wie du deine Betriebsausgaben absetzen kannst, möchten wir dir einen kurzen Überblick geben. Betriebsausgaben für Freiberufler, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende sind nämlich ein weitaus komplexeres Themenfeld als es vielleicht auf den ersten Blick erscheint.

Möchtest du deine Betriebsausgaben steuerlich absetzen, dann solltest du wissen, dass Ausgaben nicht gleich Ausgaben sind – das Steuerrecht hält hier wie so oft einige Besonderheiten bereit.

So wird in der Steuererklärung zwischen mehreren unterschiedlichen Arten von Betriebsausgaben unterschieden. Für dich macht das einen Unterschied, was die Höhe der absetzbaren Kosten, aber auch was den Zeitpunkt der Absetzung angeht. Unterschieden wird zwischen folgenden Arten von Betriebsausgaben:

• vorweggenommene Betriebsausgaben
• nachträgliche Betriebsausgaben
• sofort abzugsfähige Betriebsausgaben
• teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben
• nicht abzugsfähige Betriebsausgaben 
• beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Wusstest du, dass du auch Betriebsausgaben absetzen kannst, wenn du noch gar nicht gegründet hast? Bei den vorweggenommenen Betriebsausgaben handelt es sich um solche Kosten, die im Rahmen einer künftigen Gründung anfallen.

Auch diese solltest du in deiner Buchhaltung angeben, weil sie mit deinen späteren Gewinnen verrechnet werden. Sogar wenn es gar nicht zu einer Gründung kommt, berücksichtigt das Finanzamt diese Angaben!

Typische vorweggenommene Betriebsausgaben für Freiberufler und Freiberuflerinnen sind zum Beispiel:

• Kosten für gründungsrelevante Fachliteratur
• Telefonkosten oder Kopierkosten
• Kosten für steuerliche oder anwaltliche Beratung 
• Betriebliche Fahrtkosten

Sicherlich kannst du dir bereits denken, worum es sich bei den nachträglichen Betriebsausgaben handelt. Richtig: Diese fallen nach der Betriebsaufgabe an. Schließt du dein Unternehmen, kannst du unter anderem folgende Betriebsausgaben steuerlich absetzen:

• Kosten für steuerliche und anwaltliche Beratung, wenn diese mit der Betriebsaufgabe in Verbindung stehen
• Längerfristige betriebliche Verträge, die auch nach der Aufgabe noch weiterlaufen

Im Gegensatz zu den vorweggenommenen und nachträglichen Betriebsausgaben sind die sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben während deiner gesamten Selbstständigkeit relevant. Du kannst sie – wie der Name schon sagt – direkt im Jahr der Zahlung komplett absetzen.

Ausschlaggebend ist dabei immer, in welchem Kalenderjahr die Kosten wirklich angefallen sind, also wann sie von deinem Konto abgingen. Dieses Vorgehen wird auch als Abflussprinzip bezeichnet. Dazu gehören zum Beispiel folgende Ausgaben:

• Löhne und Gehälter, die du auszahlst
• Die Miete für deine Betriebsstätte
• Umsatzsteuervorauszahlungen, wenn diese bei dir anfallen
• Betriebliche Versicherungen sowie bestimmte Steuern und Zinsen
• Kosten für Arbeitsmittel, Weiterbildungen etc. (entspricht größtenteils den Werbungskosten für Angestellte)
• Übernachtungskosten
• Telefonkosten
• Beratungskosten 
• Bankgebühren
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 800 € oder bis 952 € inkl. Umsatzsteuer). Darunter fallen zum Beispiel Büromöbel, Werkzeuge, Telefone und Software.

Nicht alle Betriebsausgaben kannst du direkt im vollen Umfang in der Steuererklärung angeben. Sogenannte nicht sofort abzugsfähige Betriebsausgaben werden über Abschreibungen abgesetzt. Diese werden auf Wirtschaftsgüter mit Kosten über 800 € angewandt – sogenanntes Anlagevermögen.

Jedes Wirtschaftsgut verfügt über eine bestimmte Nutzungsdauer, welche entweder geschätzt oder bei neuwertigen Wirtschaftsgütern der AFA-Tabelle („Absetzung für Abnutzung“) entnommen wird. Dort findest du zum Beispiel heraus, dass Büromöbel (mit Wert von über 800 €) über 13 Jahre abgeschrieben werden, ein Handy nur über 5 Jahre.

Manchmal wird statt der linearen eine degressive Abschreibung genutzt. Anstatt pro Jahr denselben Betrag abzuschreiben, verringert sich der Wert dabei jährlich um einen bestimmten Prozentsatz.

Oft hast du als Selbstständiger oder Freiberufler Betriebsausgaben, die du nicht von der Steuer absetzen kannst. Dazu gehören unter anderem Ordnungsgelder und Bußgelder, die Gewerbesteuer, Kosten für den Lebensmitteleinkauf sowie private Versicherungen.

Bei der privaten Krankenversicherung ist die Basiskrankenversicherung steuerlich absetzbar, nicht aber Mehrleistungen wie Heilpraktikerbehandlungen. Allerdings gibst du diese als Sonderausgabe und nicht als Betriebsausgabe in deiner Einkommenssteuererklärung an.

Auch sogenannte Repräsentationsaufwendungen, die durch deine wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung ausgelöst werden (etwa teure Hobbys wie Golf, Segeln, Jagd etc.), kannst du nicht absetzen – auch nicht dann, wenn sie deine Tätigkeit fördern.

Möchtest du als Freiberufler Betriebsausgaben absetzen, gehören dazu natürlich keine privaten Ausgaben wie Aufwendungen für private Kleidung, Ernährung, Kosmetika und für den (existenziellen) Wohnbedarf in die Steuererklärung.

Auch wenn der Umzug in eine neue Wohnung aus betrieblichen Gründen stattfand, kannst du die dadurch entstandenen Kosten nicht als Betriebsausgaben angeben. In einigen Fällen hast du aber die Möglichkeit, sie anderweitig abzusetzen.

Neben den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben kennt das Steuerrecht auch die beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben. Darunter werden solche Aufwendungen verstanden, die du bis zu einem bestimmten Betrag oder Prozentsatz absetzen kannst. Folgende Betriebsausgaben kannst du als Freiberuflerin oder Freiberufler nur beschränkt von der Steuer absetzen:

• Geschenke an Kunden*innen oder Geschäftspartner*innen sind bis zu einem Wert von 35 € absetzbar.
• Bewirtungskosten kannst du nur bis zu 70 % absetzen.
• Verpflegungsmehraufwand kann nur im Rahmen von Pauschalbeträgen abgesetzt werden (14 € ab 8h Abwesenheit, 28 € ab 24 h). Dazu gehören auch Trinkgelder, Parkscheine etc.
• Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer sind bis zu 1.250 € pro Jahr absetzbar, wenn sonst kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Unbeschränkt sind die Kosten abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer im Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit steht.
• Die Aufwendungen für die Fahrt zur Arbeit können nicht abgesetzt werden, wenn sie die Entfernungspauschale übersteigen.

In deiner Steuererklärung stolperst du sicherlich auch über die übrigen unbeschränkt abziehbaren Betriebsausgaben. Darunter versteht man einfach solche Ausgaben, welche in keine andere Kategorie passen. Absetzen kannst du hier zum Beispiel Ausgaben für Online-Tools und Web-Hosting, für Geldverkehr, Fachliteratur, Arbeitskleidung, Versandmaterial etc.

Wir haben dir für die Betriebsausgaben als Freiberufler oder Freiberuflerin eine Liste mit beispielhaften Aufwendungen zusammengestellt. Jeder Selbstständige hat selbstverständlich unterschiedliche Ausgaben!

• Kosten für Büros und Raummiete
• Geschäftsfahrten
• Kosten für Weiterbildungen
• Versicherungskosten
• Betriebliche Fahrten mit dem ÖPNV
• Firmenwagen
• Betriebssteuern
• Finanzierungskosten
• Beratungskosten

Du kannst deine Betriebsausgaben steuerlich absetzen, indem du sie in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) geltend machst. Am besten nutzt du dafür ein Buchhaltungsprogramm.

In der Kontist Steuer-App ist beispielsweise schon ein Geschäftskonto für Selbstständige mit automatischer Buchhaltung enthalten. Darüber kannst du deine EÜR praktisch nebenbei erledigen.

Wenn du als Freiberuflerin oder Freiberufler deine Betriebsausgaben in der Steuererklärung angibst, möchte das Finanzamt unter Umständen nachprüfen, ob es sich dabei auch um deine tatsächlichen Kosten handelt. Eine Ausnahme bilden Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen – mehr dazu unten. Deshalb solltest du Folgendes beachten:

Manchmal ist die klare Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Nutzung eine Herausforderung – das gilt zum Beispiel dann, wenn du deinen privaten Laptop auch beruflich nutzt oder umgekehrt. Man spricht dann von einer gemischten Nutzung.

Prinzipiell lassen sich auch dafür Betriebsausgaben absetzen, allerdings gibt es in einigen Fällen eine Nachweispflicht. So musst du zum Beispiel bei der Mischnutzung eines Fahrzeugs ein Fahrtenbuch führen.

Je nach Höhe der Kosten kann sich der Dokumentationsaufwand lohnen – am besten wägst du das im Einzelfall ab. Hier ein paar Beispiele dafür, welche Kosten du gegebenenfalls trennen musst:

Kosten für Büroräume

Hast du ein häusliches Arbeitszimmer (das du ausschließlich für deine Arbeit nutzt), dann kannst du dies anteilig in der Steuererklärung angeben. Ist deine Wohnung zum Beispiel 60 m² groß und dein Arbeitszimmer 15 m², dann entspricht das 25 %. Bezahlst du inklusive Nebenkosten 500 € Miete, dann kannst du davon auch 25 % (also 125 €) als Betriebsausgaben absetzen.

Telefonkosten

Nutzt du ein Privathandy und ein Betriebshandy getrennt, ist die Lage klar. Hast du aber nur ein Handy für die private und betriebliche Nutzung, dann kannst du pauschal 20 % der Grundgebühren und maximal 20 € pro Monat von der Steuer absetzen.

Überwiegt die betriebliche Nutzung, hast du die Möglichkeit, eine repräsentative Aufstellung über 3 Monate zu erstellen und so mehr herauszuholen. Dazu dokumentierst du alle deine beruflichen Gespräche mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Zweck.

Internetkosten

Wenn du von zuhause arbeitest, kannst du deine private und betriebliche Internetnutzung kaum trennen. Deshalb ist für Freiberuflerinnen und Freiberufler beim Absetzen der Betriebsausgaben in der Regel die Pauschale von 20 % und maximal 20 € pro Monat meist die beste Variante. Mit Nachweisen kannst du auch hier mehr absetzen. Schätzungen werden in der Regel für bis zu 50 % betriebliche Nutzung akzeptiert.

Kosten für PKW

Nutzt du deinen PKW zu weniger als 10 % beruflich, kannst du diese Ausgaben nicht als Betriebsausgaben absetzen. Zwischen 10 und 50 % beruflicher Nutzung des PKW hast du die Option, ihn als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen auszuweisen und anteilig von der Steuer abzusetzen. Bei über 50 % kannst du die Kosten komplett absetzen.

Um den Anteil deiner betrieblichen Nutzung nachzuweisen, musst du ein Fahrtenbuch führen. Alternativ hast du die Möglichkeit, die 1 %-Methode anzuwenden. Dabei handelt es sich um eine Pauschale: Die Privatnutzung wird mit 12 % pro Jahr (oder 1 % pro Monat) vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung festgelegt. Diese Methode ist dann vorteilhaft, wenn du deinen PKW oft privat nutzt.

Wenn du deine Betriebsausgaben in der Buchhaltung angeben möchtest, dann musst du sie im Zweifelsfall nachweisen können. Das bedeutet nicht, dass du die Belege direkt mit der Steuererklärung abgeben musst (seit 2017 ist dies nicht mehr notwendig).

Auf Nachfrage musst du sie aber vorlegen können. Wir empfehlen, dass du deine Belege zehn Jahre lang aufbewahrst, um auf der sicheren Seite zu sein. Liegen sie nicht vor, kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen.

Keine Frage: Betriebsausgaben abzusetzen ist eine gute Möglichkeit, Steuern zu sparen. Gerade wenn du nicht viele Ausgaben hast, fragst du dich aber sicher, ob sich der Aufwand dafür überhaupt lohnt.

In diesem Fall haben wir eine gute Nachricht für dich: Anstatt deine Kosten gewissenhaft zu dokumentieren und Belege zu sammeln, kannst du auch einfach die Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler nutzen.

Dabei handelt es sich um einen festen Betrag, den du von der Steuer absetzen kannst, ohne dass du dazu einen Nachweis erbringen musst. Es ist also nicht relevant, wie hoch deine Ausgaben tatsächlich waren – oder ob du überhaupt welche hattest. Das Finanzamt setzt dabei pauschale Betriebsausgaben für Freiberufler und Freiberuflerinnen unterschiedlicher Berufsgruppen fest.

Solltest du die Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler nutzen?

Für die Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen spricht in jedem Fall der geringe Verwaltungsaufwand: Du ziehst einfach den Pauschalbetrag von deinem Gewinn ab und fertig. Das lohnt sich natürlich dann, wenn deine tatsächlichen Ausgaben geringer sind als die Pauschale.

Anders sieht es aus, wenn du deutlich mehr Ausgaben hast als die Freiberufler-Betriebsausgabenpauschale umfasst. Dann solltest du lieber deine tatsächlichen Ausgaben in der Steuererklärung angeben.

Möchtest du als Solo-Selbstständiger oder Freiberufler Betriebsausgaben absetzen, dann prüfe zuvor auf jeden Fall, ob für dich eine Betriebsausgabenpauschale existiert. Das kann dir einerseits viel Arbeit ersparen, zudem kannst du Steuern sparen, wenn deine tatsächlichen Ausgaben darunter liegen. Es gibt eine Betriebsausgabenpauschale nur für folgende Berufsgruppen:

• schriftstellerische oder journalistische Tätigkeiten (hauptberuflich)
• wissenschaftliche, künstlerische und schriftstellerische Tätigkeiten (nebenberuflich)
• Hebammen und Geburtshelfer
• Tagesmütter und -väter

Die pauschalen Betriebsausgaben für Freiberufler und Freiberuflerinnen unterscheiden sich je nach Berufsgruppe. Sie berechnen sich anteilig aus dem Unternehmensgewinn. Allerdings musst du beim Betriebsausgaben absetzen eine Grenze beachten. Folgendes sind die Höchstgrenzen und Betriebsausgabenpauschalen für bestimmte Berufsgruppen 2021:

• Bist du hauptberuflich schriftstellerisch oder journalistisch tätig, beträgt die Betriebsausgabenpauschale 30 % deiner Einnahmen. Die Höchstgrenze liegt bei 2.455 € jährlich. 
• Übst du nebenberuflich eine wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Tätigkeit aus, kannst du 25% deiner Einnahmen absetzen, maximal jedoch 614 € pro Jahr.
• Als Hebamme oder Geburtshelfer beträgt dein absetzbarer Betrag ebenfalls 25 %, die Höchstgrenze liegt bei 1.535 € jährlich.
• Tagesmütter und -väter können dann pauschale Betriebsausgaben absetzen, wenn die Betreuung der Kinder nicht in von den Eltern kostenlos gestellten Räumlichkeiten stattfindet. Pro Kind und Monat liegt die Pauschale bei 300 € (bei einer 40 h Woche, ansonsten anteilig berechnen).

Suchst du nach der Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen 2019 und 2020, bist du hier ebenfalls richtig. Die Pauschalen haben sich in den letzten Jahren nicht verändert.

Betriebsausgaben absetzen am Beispiel einer Hebamme

Sehen wir uns ein Beispiel dazu an, wie du deine Betriebsausgaben absetzen kannst: 

• Verdienst du als Hebamme oder Geburtshelfer 20.000 € pro Jahr, dann kannst du 1.535 € absetzen. Zwar darfst du eigentlich 25 % absetzen (also 5.000 €), allerdings musst du die Grenze von 1.535 € beachten. 
• Anders sieht es aus, wenn du 5.000 € jährlich verdienst. 25 % davon sind 1.250 €. Dieser Betrag liegt aber unter der Betriebsausgabenpauschale – du kannst diese also voll ausschöpfen und trotzdem 1.535 € absetzen.

Bleibt noch die Frage, ob du deine Betriebsausgaben auch pauschal absetzen kannst, wenn du nicht zu den oben genannten Berufsgruppen gehörst. Leider gibt es dazu aber keine entsprechende Regelung. Suchst du also nach einer allgemeinen Betriebsausgabenpauschale für Kleinunternehmer 2020 oder 2021, dann wirst du nicht fündig.

Auch Gewerbetreibende setzen ihre Betriebsausgaben einzeln ab. Eine Betriebsausgabenpauschale für Kleingewerbe gibt es dementsprechend ebenfalls nicht. Möchtest du also für dein Kleingewerbe Betriebsausgaben absetzen, dann hast du bei deiner Steuererklärung einen höheren Aufwand, weil du alle Ausgaben einzeln angeben musst.