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Warum sollte man als Selbständiger ein Rechnungstool nutzen?

Rechnungen schreiben - Spaß und Workload zugleich

Jeder Selbstst√§ndige wird es kennen - dieses gute Gef√ľhl, nachdem man einen neuen Kunden gewonnen und den Auftrag erfolgreich abgewickelt hat. Die Arbeit oder Dienstleistung ist vollbracht, der Kunde ist zufrieden und du freust dich dar√ľber, dass es dein Business wieder ein St√ľck weiter nach vorne bringt. Doch nun kommt das Entscheidende - du musst die Rechnung schreiben und dir deine Arbeit bezahlen lassen. Viele Selbstst√§ndige sagen, dass es ihnen Spa√ü macht, Rechnungen zu schreiben und sie anschlie√üend einzut√ľten. Oft ist das am Anfang der Fall, wenn das Business gerade Fahrt gewinnt. Wieder andere st√∂hnen √ľber den Workload, den die Rechnungsstellerei mit sich bringt. Denn Rechnungen sind Chefsache. Wenn die Zeit jedoch knapp ist und ein Auftrag den n√§chsten jagt, wird die K√ľr zur l√§stigen Pflicht. Fehler schleichen sich ein und haben mitunter fatale Folgen. Insbesondere dann, wenn noch alles von Hand zu Papier gebracht wird und kaum elektronische Systeme dahinter stehen, die f√ľr Korrektheit sorgen w√ľrden. In manchen Traditionsbetrieben (z. B. im Handwerk) ist dies nach wie vor der Fall. Wer clever ist, setzt auf Hilfsmittel, um eine saubere und ordentliche Rechnungsstellung zu garantieren. Nicht nur im eigenen Interesse, sondern auch der eigenen Mitarbeiter oder Kunden zuliebe, die die Rechnungen sp√§ter auf den Tisch bekommen.

Gesetzliche Anforderungen

Genauso korrekt wie du deine Arbeit vollbracht hast, m√∂chtest du nach einem erfolgreich abgewickelten Auftrag nun auch deine Rechnung schreiben. Dazu musst du gesetzliche Anforderungen ber√ľcksichtigen, die der Gesetzgeber f√ľr Selbstst√§ndige und Freelancer allgemein vorgegeben hat. So gibt es eine Reihe von wichtigen Angaben, die nicht fehlen d√ľrfen. Die eigene Steuernummer geh√∂rt dazu. Sofern du Umsatzsteuer bekommst, besitzt du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bist du dazu nicht berechtigt und f√§llst unter die Kleinunternehmerregelung, musst du dies auf deiner Rechnung separat ausweisen. In bestimmten Branchen ist es sogar so, dass Umsatzsteuer schon im ersten Jahr an das Finanzamt abgef√ľhrt, also auch eingenommen werden muss, weil die Kunden nur Rechnungen mit Mehrwertsteuer akzeptieren (z. B. wenn Getr√§nkeh√§ndler Firmenkunden beliefern). Dar√ľber hinaus ist die Angabe von Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung und Leistungserbringer verbindlich. Ohnehin sollten der vollst√§ndige Name sowie die vollst√§ndige Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempf√§nger immer die Rechnung zieren. Sofern du eine Kundendatenbank f√ľhrst, sollte es f√ľr dich ein Leichtes sein, diese elektronisch aus deinem Datenstamm zu entnehmen und in die Rechnung einzupflegen. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist von N√∂ten. Wer Rechnungen von Hand schreibt, riskiert beispielsweise, diese zu vergessen oder bei der Nummerierung durcheinander zu kommen. Das eigene Design (Firmenlogo und -farben) l√§sst sich dabei auch schlecht unterbringen.

Fehler und ihre Folgen

Wichtiger als das Design ist aber die inhaltliche Korrektheit. Fehler unterlaufen vor allem dann, wenn du unter Zeitdruck arbeitest und darauf vertraust, dass du instinktiv alles richtig machst. Das mag h√§ufig der Fall sein, dennoch kostet es dich Zeit und ist riskant - Fehler in der Rechnungsstellung f√ľhren im schlimmsten Fall dazu, dass du Kunden verlierst. Insbesondere dann, wenn diese sich wiederholen. In jedem Fall bedeutet es aber Mehraufwand f√ľr dich, da viele Auftraggeber falsche Rechnungen ablehnen, du einen Korrekturlauf vornehmen musst und nochmal f√ľr Porto & Co. in die Tasche greifst. Das ist nicht nur √§rgerlich, sondern auch rufsch√§digend, weil es wenig professionell wirkt und dem Leistungsempf√§nger ebenfalls mehr Arbeit verursachst. Zudem dauert es l√§nger, bis du dein Geld siehst. Das Credo unter Selbstst√§ndigen bleibt: "Zeit ist Geld." Zeit hat niemand zu verschenken und Geld muss man verdienen! Fl√ľchtigkeitsfehler unterlaufen leider schnell - mal ist es eine falsche Rechnungsnummer, mal ein fehlendes Datum. Hierbei gilt also: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Fehler vermeiden - Rechnungstool nutzen

Fehler vermeiden und Zeit sparen kannst du, indem du ein Rechnungstool nutzt. W√§hrend es mittlerweile nicht nur f√ľr √Ąrzte, sondern auch f√ľr alle anderen selbstst√§ndigen Unternehmer Verrechnungsstellen gibt, die sich um das Mahnwesen k√ľmmern, kann dir das Schreiben der Rechnung niemand abnehmen, denn das darf nur der Leistungserbringer selbst tun. Rechnungstools gestalten jedoch die Aufgabe an sich effizienter, so dass sie eine gro√üe Erleichterung im Alltag eines jeden Gr√ľnders darstellen. Wer direkt zu Beginn seiner Gesch√§ftst√§tigkeit mit einem professionellen Rechnungstool arbeitet, wird schnell merken, dass es Spa√ü macht und den kompletten Prozess vereinfacht. Moderne Rechnungstools verbinden die permanente Verf√ľgbarkeit des Werkzeugs mit automatischer, elektronischer Korrektur des bearbeiteten Inhalts und vielen weiteren interessanten Funktionen (z. B. Mitarbeiterverwaltung, Projektverwaltung und Online-Banking). Gegen ein kleines Entgelt k√∂nnen Rechnungstools erworben und t√§glich angewendet werden. Sie sind benutzerfreundlich gestaltet und unterst√ľtzen meist sogar den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung. Bekannte Anbieter sind dabei beispielsweise Debitoor (die ja auch eine Integration mit dem Kontist Konto haben, )[siehe hier], Tagwerk, Lexoffice , SevDesk oder Fastbill . Auch sorgen Rechnungstools daf√ľr, dass du nicht extra jemanden einstellen musst, um das Rechnungswesen in sicheren H√§nden zu wissen. Die Alternative besteht darin, eine Teilzeitkraft zu besch√§ftigen, die sich damit befasst. Das bringt jedoch wiederum Personalkosten mit sich und macht das Vorhandensein von B√ľror√§umen erforderlich (also weitere Fixkosten in Form von B√ľromiete) - beides Faktoren, die zu Beginn einer Existenzgr√ľndung hinderlich sind. In der Regel arbeitet der Chef selbst mit dem Rechnungstool und beh√§lt so alles N√∂tige im √úberblick, ohne dass eine zweite Person n√∂tig w√§re. Sinn macht das auch deshalb, weil du am Anfang in den Augen deiner Kunden ohnehin der Ansprechpartner f√ľr alles, also auch Zahlungsangelegenheiten, bist. Sp√§ter, wenn du gewachsen bist und Mitarbeiter eingestellt hast, ist ein Rechnungstool ebenfalls praktisch. Du kannst deine Mitarbeiter damit einlernen, die Arbeit mit dem Tool an sie delegieren und so Prozesse optimieren.

Auswahl eines Rechnungstools

Bei der Auswahl der Software solltest du ber√ľcksichtigen, dass es im Netz zahlreiche Anbieter gibt, die mit ihren Programmen werben. Nicht jedes Programm passt jedoch zu jedem Unternehmen. Grunds√§tzlich gilt es zu unterscheiden, ob du selbstst√§ndiger Gewerbetreibender bist, der ein Unternehmen aufbaut bzw. f√ľhrt, oder ein Freelancer, der lediglich nebenbei Geld verdient. Denn manche Programme bieten nur Grundfunktionen, die sich eher f√ľr Freelancer eignen. Wiederum andere gibt es mit umfangreichen Funktionen zu kaufen. Diese helfen nicht nur bei der Rechnungsstellung selbst, sondern auch bei der Erstellung von Angeboten, der Zeiterfassung etc. Du solltest anhand deiner individuellen Bed√ľrfnisse entscheiden. Wenn du deine Buchhaltung und Kundendatenbank bis jetzt mit Excel-Tabellen oder √§hnlichen Tools gef√ľhrt hast, ist das auch okay, du wirst nur merken, dass diese schnell an ihre Grenzen kommen, je weiter du w√§chst.

Funktionen

Rechnungstools bieten Grundfunktionen und Zusatzfunktionen. Zur Grundfunktion geh√∂rt die Unterst√ľtzung bei der Rechnungsstellung selbst. Du profitierst also von einem vorgefertigten, rechtlich korrekten Format, in welches du nur noch die entsprechende Information eintragen musst. Das Layout ist dabei meistens modern und benutzerfreundlich. Das System leitet dich durch die einzelnen Schritte, so dass du nichts vergessen oder falsch machen kannst. Hast du doch einmal etwas falsch eingetragen, wirst du sofort darauf aufmerksam gemacht und musst es korrigieren. Das Ergebnis ist eine versandfertige und fehlerfreie Rechnung. Die Rechnungsnummer wird beispielsweise automatisch und fortlaufend generiert, so dass auf jeder Rechnung immer die richtige Rechnungsnummer steht. Auch das Datum der Rechnungsstellung wird automatisch eingef√ľgt. Zusatzfunktionen erm√∂glichen dir die Angebotserstellung aus dem System heraus und das Pflegen einer Kundendatenbank, die hinterher beim Zuordnen und Erstellen der Rechnungen hilft. Auch Serienrechnungen, Lastschriftverfahren, Mahnwesen und Gutschriften k√∂nnen mit einem Rechnungstool verwaltet werden.

Die einzelnen Funktionen sind dabei √ľbersichtlich in Module aufgeteilt (z. B. "Kunden", "Angebote", "Lieferanten" usw.). Manche Systeme erm√∂glichen sogar eine Zeiterfassung, welche sich beim anschlie√üenden Erstellen von Stundenzetteln oder einem Performance Scoring als n√ľtzlich erweist.

Auch können Angebote direkt in Rechnungen umgewandelt werden. Die Funktionen eines Rechnungstools sind in erster Linie darauf ausgelegt, dir Zeit zu sparen sowie ein fehlerfreies Arbeiten zu garantieren.

Vorteile f√ľr dich und deine Firma

Die Vorteile eines modernen Rechnungstools liegen auf der Hand. Du kannst vieles aus einer Hand erledigen, egal, ob sich dabei um die Zeiterfassung deiner Projekte, die Erstellung von Vertr√§gen oder den √úberblick √ľber deine Finanzen handelt. Unterm Strich steigerst du deine eigene Effizienz, weil mehr Zeit f√ľr andere Dinge, wie beispielsweise das Tagesgesch√§ft, bleibt. Au√üerdem vermeidest du unangenehme Fehler und kannst deinen Kunden so stets einwandfreie, rechtlich korrekte Rechnungen abgeben. Das Tool informiert dich √ľber den Geldeingang und erinnert dich automatisch daran, Rechnungen zu schreiben. Somit ist keine Erinnerung im Kalender mehr notwendig. Zahlt ein Kunde nicht, ist dank integriertem Mahnwesen die M√∂glichkeit da, das Geld dennoch einzutreiben. Du musst keine Angst mehr haben, Zahlungserinnerungen oder Fristen zu vergessen, weil das System mitdenkt.

Du hast eine sichere Multifunktionsbasis, mit der du nicht nur Daten sammeln, sondern diese anschlie√üend auch effizient und zeitsparend nutzen kannst. F√ľr einige Branchen sind manche Zusatzfunktionen sogar immens wichtig, weil eine Rechnung nur mit entsprechendem Anhang rechtlich korrekt ist und vom Rechnungsempf√§nger nur bei Vollst√§ndigkeit akzeptiert wird (z. B. f√ľr Handwerker Aufma√üe und Stundenzettel, f√ľr Promoter Anwesenheitsnachweise etc.).

Im Gegensatz zu einem angestellten Mitarbeiter sind die Kosten f√ľr ein Rechnungstool wesentlich geringer und angenehmer zu tragen. Hinzu kommt auch der Spa√üfaktor, denn wer professionell und mit elektronischer Unterst√ľtzung arbeitet, wird an gew√∂hnlichen Dingen wie dem Rechnungslauf wieder mehr Freude haben und sie weniger als l√§stiges √úbel ansehen. Zumal ein System niemals Urlaub, Krankheitstage oder Weihnachtsgeld braucht.

Fazit

Als Selbstst√§ndiger lohnt es sich f√ľr dich in jedem Fall, dir moderne Rechnungstools anzuschauen, da sie enorme Vorteile mit sich bringen. Die Integration in das Tagesgesch√§ft ist einfach und verhilft zu effizienteren Abl√§ufen. Fehlerfreies sowie zeitsparendes Arbeiten ist damit garantiert. Es macht Sinn, schon direkt von Beginn der Gesch√§ftst√§tigkeit auf professionelle IT-Unterst√ľtzung zu setzen, denn Fehler bei der Rechnungsstellung k√∂nnen unangenehme Folgen haben. Je nach Bedarf ben√∂tigst du entweder die Grundfunktionen oder auch umfangreiche Zusatzfunktionen, welche moderne Systeme bieten. Das Entgelt ist dabei gering und gut investiert. Du wirst schnell merken, dass es Spa√ü macht, so zu arbeiten und es deinen beruflichen Erfolg unterst√ľtzt.