Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: So gehst du vor

Bei bestimmten beruflichen Veränderungen begegnet er dir: der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er ist immer dann auszufüllen, wenn du dich selbstständig machen oder gründen möchtest. 

Konkret ist das Formular relevant, wenn du

• ein Gewerbe angemeldet hast,
• dich als Freiberufler selbstständig machen willst oder
• ein Start-up gründen möchtest.

All diese Pläne müssen beim Finanzamt gemeldet werden. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung dokumentiert, dass du deiner Anmeldepflicht beim Finanzamt nachgegangen bist.

Der Fragebogen erfüllt noch eine andere wichtige Funktion: Damit beantragst du eine Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern du noch keine besitzt. Eine Steuernummer oder USt-ID ist unter anderem die Voraussetzung dafür, dass du deine Leistungen abrechnen kannst – sie gehört auf jede Rechnung.

Außerdem benötigt das Finanzamt den Fragebogen, um dein Einkommen korrekt zu besteuern. Welche Angaben in das Formular gehören und wie du es richtig ausfüllst, erfährst du in dieser Übersicht.

Wenn du ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmeldest, informiert dich das Finanzamt per Brief über deine Pflicht zum Ausfüllen des Erfassungsbogens. Dafür hast du in der Regel bis zu vier Wochen Zeit.

Unser Tipp: Warte nicht auf den Brief vom Finanzamt und fülle den Erfassungsbogen proaktiv im Anschluss der Gewerbeanmeldung aus. Dadurch sparst du enorm viel Zeit und bekommst wesentlich schneller deine Steuernummer bzw. USt-ID.
Selbstständige ohne Gewerbe müssen auf jeden Fall selbst aktiv werden.

In beiden Fällen findest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Online-Finanzamt ELSTER. Seit 2021 ist es möglich, das Formular dort online auszufüllen und digital einzureichen.

Nach dem Login findest du unter „Formulare und Leistungen“ den Punkt Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darunter siehst du verschiedene Formulararten. Welcher Fragebogen für dich infrage kommt, hängt von der Rechtsform deiner künftigen Tätigkeit ab.

Es gibt Fragebögen für 

• Einzelunternehmen
• Kapitalgesellschaften oder Genossenschaften
• Körperschaften nach ausländischem Recht
• Personengesellschaften oder Personengemeinschaften
• Beteiligungen an einer Personengesellschaft oder einer Personengemeinschaft

Die Inhalte der Formulare unterscheiden sich erheblich. In diesem Artikel gehen wir auf den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen ein. Diesen Erfassungsbogen wählst du, wenn du freiberuflich oder gewerblich tätig bist.

Mit den Angaben auf dem Fragebogen stellst du wichtige Weichen für deine Tätigkeit. Das Finanzamt ermittelt zum Beispiel anhand deiner Gewinnprognose die Höhe deiner Steuervorauszahlungen. Oft geht es dabei um beachtliche Beträge. Deshalb ist es wichtig, Stolperfallen zu vermeiden. 

Die folgende Übersicht bewahrt dich vor den 5 häufigsten Fehlern.

Wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst, ist eine der schwierigsten Aufgaben dabei die Angabe einer Gewinnprognose. Das Finanzamt erwartet von dir eine grobe Einschätzung, welche Gewinne du in den nächsten zwei Jahren erzielen wirst. 

Damit berechnet das Finanzamt die Vorauszahlungen für verschiedene Steuern wie Einkommen- und Gewerbesteuer.

Das bedeutet:

• Kalkulierst du zu niedrig, fallen deine Vorauszahlungen zwar gering aus. Dafür wartet unter Umständen beim Jahresabschluss eine hohe Nachzahlung auf dich. 
• Kalkulierst du großzügiger, zahlst du erst einmal höhere Steuern. Läuft dein Geschäft schleppender als erwartet, werden die Vorauszahlungen allerdings zur finanziellen Belastung. 

Ganz schön tricky, oder? Nimm dir Zeit für deine Prognose und versuche, so realistisch wie möglich zu kalkulieren. Hast du deine Gewinnprognose abgegeben, beobachte deine Gewinnentwicklung.

Neben deinem Gewinn musst du deine Umsätze im Gründungs- und im Folgejahr schätzen. Je nach Höhe deiner Umsätze darfst du die Kleinunternehmerregelung wählen und stellst deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.

Das hat Vor- und Nachteile, die wir in einem separaten Artikel unter die Steuerlupe nehmen. Ein wichtiger Vorteil, wenn du gerade gründest und mit niedrigen Umsätzen startest, ist die Vereinfachung beim Thema Umsatzsteuer.

Schließt du die Kleinunternehmerregelung aus, stellst du deine Rechnungen mit Umsatzsteuer und führst diese an das Finanzamt ab. Zu welchem Zeitpunkt das passiert, entscheidest du bereits beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.

Du hast du die Wahl zwischen der Soll- und der Ist-Versteuerung: 

• Bei der Soll-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer ab, nachdem du deinen Kund*innen eine Rechnung gestellt hast.  

Bei der Ist-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer erst ab, wenn deine Rechnung bezahlt wurde.

Für viele Selbstständige ist die Ist-Versteuerung die bessere Wahl. Damit sparst du dir, in Vorleistung zu gehen und hast mehr Sicherheit für deine Liquidität.

Für Steuervorauszahlungen und -erstattungen benötigt das Finanzamt eine Bankverbindung von dir. Es steht dir frei, dein Privat- oder ein Geschäftskonto anzugeben. 

Du machst dir jedoch das Leben leichter, wenn du statt deines privaten Girokontos ein Geschäftskonto für deine Selbstständigkeit nutzt. So behältst du den Überblick über private und berufliche Einnahmen und Ausgaben.

Den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen, kostet Zeit. Denn das Finanzamt will vieles sehr genau wissen. Unklare oder fehlende Angaben führen zu Rückfragen. Doch Unklarheiten sind vorprogrammiert, da der umfangreiche Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an vielen Stellen Fragen aufwirft.

Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung weißt du, was auf dich zukommt und kannst dich vorbereiten. Das spart Zeit beim Ausfüllen und im besten Fall vermeidest du Rückfragen vom Finanzamt.

Bevor du mit deiner neuen Tätigkeit durchstarten kannst, sind genau drei Schritte nötig:

• Schritt 1: Rufe den passenden Fragebogen in ELSTER auf.
• Schritt 2: Fülle das Formular online aus – unsere Ausfüllhilfe zeigt dir, worauf du achten solltest.
• Schritt 3: Prüfe alle Angaben und Anhänge und sende den Fragebogen an das Finanzamt – etwa vier bis sechs Wochen später erhältst du deine Steuernummer bzw. USt-ID und darfst offiziell loslegen.

Bist du ready? Dann steigen wir jetzt in den ELSTER-Fragebogen ein. Übrigens: Der kleine runde Button oben links zeigt dir deinen Fortschritt an. Und die folgende Übersicht verrät dir, wie du die einzelnen Abschnitte richtig ausfüllst.

Zum Aufwärmen stellt dir das Finanzamt eine einfache Aufgabe: Trage deine persönlichen Daten ein. Am schnellsten geht es, wenn du die Daten aus deinem ELSTER-Profil übernimmst. 

Im nächsten Schritt trägst du deine Steuernummer ein. Hast du schon einmal eine Steuererklärung abgegeben, verwendest du die Steuernummer aus deinem Bescheid. 

Benötigst du noch eine Steuernummer, kannst du sie mit dem Formular beantragen. Du brauchst die Steuernummer unter anderem für deine Rechnungen oder für Korrespondenz mit dem Finanzamt. Dein zuständiges Finanzamt findest du mit einer Google-Suche heraus.

Weitere Informationen, die das Finanzamt in diesem Abschnitt abfragt:

• Religion: Wichtig für die Berechnung der Kirchensteuer
• Familienstand und Angaben zu Ehegatt*innen oder eingetragenen Lebenspartner*innen: Wichtig etwa bei gemeinsam Veranlagten 
• Ausgeübter Beruf: Dein aktueller Beruf 
• Adresse: Damit ist dein beruflicher Hauptwirkungsort gemeint, bei Selbstständigen entspricht die Firmenadresse häufig der Wohnadresse
• Telefon, E-Mail und Internet: Diese Angaben sind freiwillig, die Informationen können die Kommunikation mit dem Finanzamt vereinfachen 
• Bankverbindung: Hier gibst du deine Kontoverbindung an – ein Geschäftskonto ist gesetzlich kein Muss, erleichtert dir aber die Übersicht über deine Zahlungsströme

Wenn du dich steuerlich beraten lässt, gibst du in diesem Abschnitt den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten deiner Steuerberaterin oder deines Steuerberaters an – oder die Daten der Kontist Steuerberatung.

Entscheidest du dich außerdem für eine Empfangsbevollmächtigung, läuft die Kommunikation mit dem Finanzamt direkt über deine Steuerberatung. 

Willst du dich selbst um deine Steuern kümmern? Dann lässt du Punkt 4 und 5 leer.

Bist du in den letzten zwölf Monaten innerhalb Deutschlands umgezogen oder war in den vergangenen drei Jahren ein anderes Finanzamt für deine Einkommensteuer zuständig, trägst du die entsprechenden Informationen unter Punkt 6 ein.

In den folgenden Abschnitten dreht sich alles um deine Zukunftspläne. Zunächst beschreibst du in wenigen Worten und möglichst eindeutig, was du beruflich machst. Fasse dich kurz, es stehen dir nur knapp 200 Zeichen zur Verfügung.

Beispiele:

• „selbstst. Texter und Berater für Social Media“ für Selbstständige
• „Handel mit Musikinstrumenten“ für Gewerbetreibende

Ob du freiberuflich oder gewerbetreibend bist, ist für das Finanzamt im Hinblick auf steuerliche Pflichten wichtig. Außerdem will das Amt deinen Firmennamen und den Beginn deiner Tätigkeit wissen.

Das Datum kann von deiner Gewerbeanmeldung oder der Aufnahme deiner Tätigkeit abweichen. Denn aus Sicht des Finanzamts beginnt die Tätigkeit bereits mit ersten Vorbereitungen wie dem Einkauf von Waren.

Bei den meisten Selbstständigen entspricht der Unternehmenssitz der Privatadresse. Ansonsten gibst du unter Punkt 7 die Adresse deines Büros oder deines Co-Working-Spaces an. Die Punkte „abweichender Ort der Geschäftsleitung“ und „weitere Betriebsstätten“ bleiben bei den meisten Selbstständigen leer. Das Gleiche gilt für den Abschnitt zum Handelsregistereintrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Kleinunternehmen und Freiberufler*innen benötigen keinen Eintrag in das Handelsregister und lassen das Feld leer.

Was du allerdings angeben musst, ist die Gründungsform. Du wählst im Drop-Down-Menu vermutlich die Neugründung. Die weiteren Felder musst du nur ausfüllen, wenn du bereits gegründet hast und den Sitz deines Unternehmens verlegen willst oder ein anderes Unternehmen übernimmst.

Falls du in den letzten fünf Jahren schon einmal gewerblich oder freiberuflich tätig warst, machst du in diesem Abschnitt die entsprechenden Angaben. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zur Tätigkeit oder deine Steuernummer.

Nun folgt der knifflige Teil. Für die Berechnung von Vorauszahlungen für die Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer benötigt das Finanzamt eine Schätzung von dir: Wie viel Gewinn wirst du voraussichtlich im Jahr deiner Gründung und im Folgejahr haben?

Das Finanzamt legt neben der Höhe der Vorauszahlung fest, ob diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig werden.

Es gibt im deutschen Steuerrecht verschiedene Einkunftsarten. Dazu gehören Einkünfte aus 

• Land- und Forstwirtschaft
• Gewerbebetrieb
• selbstständiger Arbeit
• nichtselbstständiger Arbeit
• Kapitalvermögen
• Vermietung und Verpachtung
• sonstigen Einkünfte, wie Renten oder Unterhalt

Die gute Nachricht: Die meisten Selbstständigen können den Großteil der Felder einfach leer lassen.

Plane so realistisch wie möglich und trage gerundete Beträge ein – es kommt nicht darauf an, auf den Cent genau zu schätzen. Gib dabei lieber zu wenig als zu viel an. So fallen deine Vorauszahlungen geringer aus und du kannst unterjährig zurücklegen, was du „zu viel“ hast.

Neben den Einkünften gibst du hier noch Sonderausgaben und andere Abzugsbeträge wie außergewöhnliche Belastungen an. Unter Umständen senken diese Beträge die Höhe der Vorauszahlungen für deine Einkommensteuer. 

Beim Wirtschaftsjahr fährst du am besten, wenn du es beim Kalenderjahr belässt.

Im folgenden Abschnitt legst du die Art deiner Gewinnermittlung fest. Du hast die Wahl zwischen zwei Arten:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Bilanzierung (Betriebsvermögensvergleich)

Die EÜR ist in den meisten Fällen die einfachere Art und deshalb zu empfehlen. Freiberuflich Tätige dürfen sich immer für die EÜR entscheiden.

Gewerbetreibende können ihre Gewinne ebenfalls auf diese Art ermitteln, wenn ihr jährlicher Gewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise ihr Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt. Ansonsten werden sie bilanzierungspflichtig.

Dieser Punkt betrifft nur Personen, die im Baugewerbe tätig sind. Ist das bei dir der Fall, kannst du dich mit einer Bescheinigung vom Steuerabzug bei Bauleistungen freistellen lassen. Informationen dazu findest du beim Bundeszentralamt für Steuern.

Solo-Selbstständige können diesen Schritt überspringen, wenn sie bei Gründung keine Angestellten haben. Ansonsten sind in diesem Abschnitt Angaben dazu vorzunehmen.

In diesem Abschnitt entscheidest du dich für oder gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Dafür schätzt du deine Umsätze für das Jahr der Gründung und das Folgejahr. Je nach geschätztem Umsatz darfst du die Kleinunternehmerregelung wählen.

Jetzt wird es wieder tricky: Das Finanzamt fragt nach der Zahllast oder dem Überschuss. Hier sollst du schätzen, wie viel Umsatzsteuer du an das Finanzamt abführen wirst oder erstattet bekommst.

Deine Angaben helfen dem Finanzamt, die Häufigkeit deiner Umsatzsteuervoranmeldung festzulegen. Je nach Zahllast erfolgt die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise.

Einige Leistungen wie bestimmte Dozententätigkeiten sind umsatzsteuerfrei und unter Steuerbefreiung anzugeben. Der Abschnitt Steuersatz ist für dich relevant, wenn für deine Umsätze – etwa mit Büchern – ein anderer Umsatzsteuersatz als 19 Prozent infrage kommt. Beide Abschnitte lässt du einfach leer, wenn du unsicher bist oder sie unzutreffend sind.

Jetzt wählst du noch zwischen der Soll- oder Ist-Versteuerung. Wir empfehlen wie oben beschrieben die Ist-Versteuerung.

Zum Schluss kannst du in diesem Abschnitt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Besonders wichtig ist diese Nummer für grenzüberschreitende Geschäfte und für Verträge mit im Ausland ansässigen Dienstleistern. Innerhalb der EU ist die Angabe der USt-ID sogar Pflicht.

Punkt 18 ist relevant, wenn du mehrere Unternehmen hast, die untereinander Geschäfte machen. Diesen Punkt überspringen wir, da wir uns hier auf Solo-Selbstständige und Neugründende konzentrieren.

Dieser Punkt ist wichtig, wenn du einen Versandhandel betreibst und deine Waren ins EU-Ausland verkaufst. Du darfst dann bei der Besteuerung den „One-stop-Shop“ nutzen.

Dieses Besteuerungsverfahren wurde 2021 eingeführt. Es soll steuerliche Hürden im internationalen Handel vereinfachen.

Willst du online Waren verkaufen, sind hier Informationen dazu gefragt. Gib entweder die URL für deinen eigenen Shop an oder beantrage eine Genehmigung vom Finanzamt, wenn du einen elektronischen Marktplatz als Vertriebs-Channel nutzen willst.

Du hast es fast geschafft. Bevor du dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst, klickst du im letzten Punkt noch an, welche Unterlagen du nachreichen wirst. 

In der Regel sind das Vollmachten für Steuerberater*innen oder Teilnahmeerklärungen für das SEPA-Lastschriftverfahren. Erlaubst du dem Finanzamt, ausstehende Zahlungen von deinem Konto einzuziehen, verpasst du keine Zahlungstermine.