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Einnahmen├╝berschussrechnung - Die einfache Gewinnermittlung f├╝r Selbst├Ąndige

Dass du als Selbstst├Ąndiger dein Einkommen versteuern musst und dass du daf├╝r zun├Ąchst einmal dein Einkommen berechnen musst, ist kein gro├čes Geheimnis.

Daf├╝r gibt es grunds├Ątzlich zwei M├Âglichkeiten: Neben der Bilanzierung, die insbesondere f├╝r gro├če Unternehmen und Kapitalgesellschaften relevant ist, gibt es die Einnahmen├╝berschussrechnung, mit der wohl die meisten Selbstst├Ąndigen ihren Gewinn ermitteln.

Ganz einfach gesagt, ist der Gewinn deines Unternehmens der ├ťberschuss deiner Einnahmen ├╝ber die Ausgaben (deshalb auch Einnahmen├╝berschussrechnung).

Die Berechnung des Gewinns ist nichts anderes als die Buchhaltung, die du regelm├Ą├čig erstellst. Du buchst alle deiner Einnahmen und Ausgaben ein und am Ende erh├Ąltst du als Auswertung eine ├ťbersicht ├╝ber alle deine Einnahmen und Ausgaben und dem Ergebnis (= Gewinn).

Hinweis: Neben der Bezeichnung Einnahmen├╝berschussrechnung wird dir auch immer wieder die Abk├╝rzung E├ťR ├╝ber den Weg laufen. Gelegentlich wird sie auch 4-3-Rechnung genannt. Das liegt daran, dass die gesetzlichen Vorschriften zur Einnahmen├╝berschussrechnung in ┬ž 4 Abs. 3 EStG (Einkommensteuergesetz) zu finden sind.

Betriebseinnahmen

Betriebseinnahmen sind alle Betr├Ąge, die du f├╝r deine Arbeit erh├Ąltst.

Doch auch - was viele Selbst├Ąndige vergessen - andere Leistungen oder Naturalien z├Ąhlen zu deinen Einnahmen. Wenn du als Gegenleistung f├╝r deine IT Beratung von einem Kunden einen gebrauchten Firmenwagen erh├Ąltst, geh├Ârt dieser Firmenwagen ebenfalls zu den Einnahmen, die du in deiner Buchhaltung ber├╝cksichtigen musst.

Betriebsausgaben

W├Ąhrend die Einnahmen noch recht einfach zu bestimmen sind, beginnt bei den Ausgaben die wahre Kreativit├Ąt vieler Selbstst├Ąndiger. W├Ąhrend meiner T├Ątigkeit in der Steuerberatung habe ich sehr viele lustige Posten in den Buchhaltungen gefunden, die angeblich Betriebsausgaben sein sollten. Das ging von Kindermalb├╝chern bei einem Architekturb├╝ro bis zu Thermounterw├Ąsche f├╝r Frauen bei einem (m├Ąnnlichen) Immobilienmakler.

Grunds├Ątzlich kannst du alle Kosten in deiner Buchhaltung ber├╝cksichtigen, die eindeutig betrieblich veranlasst sind. Das hei├čt, die Kosten sollten im Zusammenhang mit deiner aktuellen Arbeit, mit der Akquise neuer Kunden oder der Erweiterung des Gesch├Ąftsfeldes entstanden sein.

Es ist sch├Ân, wenn du einen kreativen Geist hast, allerdings ist bei der Buchhaltung die Kreativit├Ąt des Finanzamts ma├čgebend und die ist in der Regel nicht besonders gro├č.

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Was ist eine E├ťR (Einnahmen├╝berschussrechnung)?

Die Einnahmen├╝berschussrechnung (oder kurz E├ťR) ist eine recht simple Berechnungsmethode des Gewinns von kleineren Unternehmen. Sie richtet sich - anders als die Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz - ausschlie├člich nach den Vorgaben des Finanzamts.

Es gibt bei der Einkommensteuererkl├Ąrung eine Einnahmen├╝berschussrechnung Anlage (Anlage E├ťR), die das genaue Schema dieser Berechnung vorgibt. Das Handelsgesetzbuch oder andere rechtliche Vorschriften spielen eine nur sehr untergeordnete Rolle.

Jedes Unternehmen, das nicht im Handelsregister eingetragen ist, kann sich grunds├Ątzlich entscheiden, ob es eine Bilanz oder eine Einnahmen├╝berschussrechnung erstellt. Das gilt zumindest solange du einen Jahresumsatz von unter 600.000 Euro und einen Gewinn von unter 60.000 Euro hast (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren). Oberhalb dieser Grenzen bist du zur Aufstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet.

Hinweis: Diese Grenzen gelten nicht f├╝r Freiberufler. Angeh├Ârige der freien Berufe d├╝rfen immer eine Einnahmen├╝berschussrechnung erstellen - unabh├Ąngig von ihrem Umsatz oder Gewinn.

Unterschiede zwischen E├ťR und Bilanz

Zun├Ąchst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass sich das Ergebnis (also der Gewinn) der beiden Gewinnermittlungsmethoden nicht grunds├Ątzlich voneinander unterscheidet. Wenn du die gesamte Lebensdauer des Unternehmens betrachtest, hast du immer den gleichen Gewinn (oder Verlust) - unabh├Ąngig von der Berechnungsmethode.

Allerdings gibt es Unterschiede, in welchem Jahr der Gewinn gebucht werden muss. Die Bilanz schaut immer darauf, wann ein bestimmter Umsatz erwirtschaftet wurde oder wann Kosten wirtschaftlich entstanden sind. Die Einnahmen├╝berschussrechnung konzentriert sich fast ausschlie├člich auf die Bankbewegungen (oder Kassenbewegungen). Wenn Geld eingegangen ist, muss es als Einnahme gebucht werden und wenn Rechnungen bezahlt wurden, darfst du sie als Ausgabe erfassen.

Beispiel

Ein Architekt zahlt f├╝r seine Planungssoftware Lizenzgeb├╝hren von 200 Euro pro Monat, die immer im Juli f├╝r ein ganzes Jahr im Voraus f├Ąllig werden. Im Juli 2017 ├╝berweist er also 2400 Euro an den Softwarehersteller.

Die Bilanzierung schaut darauf, wann der Aufwand tats├Ąchlich entstanden ist (also jeden Monat zu 1/12). Sollte der Architekt bilanzieren, muss er den Betrag aufteilen und darf im Jahr 2017 nur 1200 Euro ansetzen und im Jahr 2018 noch einmal 1200 Euro.

Wenn er seinen Gewinn mit der Einnahmen├╝berschussrechnung ermittelt, ist der Zahlungszeitpunkt entscheidend und er kann die 2400 Euro bereits im Juli 2017 vollst├Ąndig als Ausgabe buchen.

Der Grund daf├╝r sind die unterschiedlichen rechtlichen Vorschriften. W├Ąhrend sich die Einnahmen├╝berschussrechnung ausschlie├člich an dem Einkommensteuergesetz (EStG) orientiert, findet man die Vorschriften f├╝r die Bilanz in erster Linie im Handelsgesetzbuch.

Wenn du eine Bilanz erstellst, berechnest du deinen Gewinn zun├Ąchst einmal nach handelsrechtlichen Vorschriften, um anschlie├čend deinen ganzen Jahresabschluss (also die Bilanz und die GuV ÔÇô Gewinn- und Verlustrechnung) noch einmal ÔÇťin die HandÔÇŁ zu nehmen und ihn f├╝r das Finanzamt aufzubereiten. Das geschieht durch eine separate Steuerbilanz oder eine steuerliche ├ťberleitungsrechnung.

Wenn du die Wahl hast, solltest du dich immer f├╝r die Einnahmen├╝berschussrechnung entscheiden, da sie in der Regel mit deutlich weniger Aufwand verbunden ist.

Wer darf seinen Gewinn mit der Einnahmen├╝berschussrechnung ermitteln?

  • Gewerbetreibende mit einem Umsatz unter 600.000 Euro und einem Gewinn unter 60.000 Euro (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
  • Freiberufler, unabh├Ąngig von ihrem Umsatz oder ihrem Gewinn

Wer muss eine Bilanz erstellen?

  • Gewerbetreibende, die ├╝ber den Umsatz- und Gewinngrenzen liegen
  • Kapitalgesellschaften
  • Personengesellschaften, die im Handelsregister eingetragen sind

Das Grundprinzip der Einnahmen├╝berschussrechnung - Zufluss-Abfluss-Prinzip

Anhand des oben genannten Beispiels wird das Grundprinzip der Einnahmen├╝berschussrechnung schon sehr deutlich.

Da bei der Einnahmen├╝berschussrechnung nur auf die Zahlungszeitpunkt geschaut wird, spricht man vom Zufluss-Abfluss-Prinzip. F├╝r deine Buchhaltung bedeutet das vor allem, dass du deine Kontoausz├╝ge als roten Faden nehmen kannst und deine Belege konsequent in der Reihenfolge ihrer Bezahlung sortieren solltest.

Doch was w├Ąre eine Buchhaltungsvorschrift ohne Ausnahme?

Nat├╝rlich gibt es auch von dem Zufluss-Abfluss-Prinzip zwei wesentliche Ausnahmen:

Ausnahme 1: Anlageverm├Âgen

Gr├Â├čere Anschaffungen f├╝r dein Unternehmen k├Ânnen nicht sofort als Ausgaben ber├╝cksichtigt werden. Sie m├╝ssen als Betriebsverm├Âgen separat in einer Anlage zur Anlage E├ťR aufgelistet werden (Anlage AVE├ťR). Diese gr├Â├čeren Anschaffungen sind Wirtschaftsg├╝ter ├╝ber 150 Euro, die daf├╝r bestimmt sind, langfristig betrieblich genutzt zu werden. Typisches Anlageverm├Âgen sind beispielsweise Laptops, B├╝roeinrichtung, Firmenwagen oder technische Ger├Ąte/Maschinen.

Die Anschaffungskosten solcher Wirtschaftsg├╝ter m├╝ssen auf mehrere Jahre aufgeteilt werden. Diese Aufteilung der Ausgaben wird Abschreibung genannt. ├ťber welchen Zeitraum du die Ausgaben verteilen musst, erf├Ąhrst du auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums, die regelm├Ą├čig sogenannte AfA-Tabellen herausgibt (AfA = Absetzung f├╝r Abnutzung = Abschreibung).

Download: AfA-Tabellen

Eine Sonderregelung sind dabei geringwertige Wirtschaftsg├╝ter (GWG), die aufgrund ihres geringen Preises anders behandelt werden:

  • Anschaffungen bis 150 Euro k├Ânnen sofort als Ausgabe gebucht werden.
  • F├╝r Anschaffungskosten von 150 bis 1000 Euro (netto) wird ein Pool gebildet, der ├╝ber f├╝nf Jahre verteilt abgeschrieben wird.
  • Bei Anschaffungskosten ├╝ber 1000 Euro gelten die genannten Abschreibungstabellen des BMF.

Ausnahme 2: 10-Tage-Regel

Eine weitere Ausnahme gibt es f├╝r regelm├Ą├čig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gezahlt werden (maximal 10 Tage).

Solche Zahlungen m├╝ssen in dem Jahr erfasst werden, zu dem sie wirtschaftlich geh├Âren.

Wenn du die Miete f├╝r dein B├╝ro beispielsweise immer am 28. des Vormonats bezahlst, bezahlst du die Miete f├╝r Januar 2017 bereits am 28. Dezember 2016. Dieser Geldausgang liegt also drei Tage vor dem Jahr, zu dem die Ausgabe eigentlich geh├Ârt. In diesem Fall darfst du die Ausgabe erst im Januar 2017 buchen. H├Ąttest du die Miete bereits am 15. Dezember bezahlt, w├Ąre der Zahlungszeitpunkt au├čerhalb der 10-Tage-Regel und du h├Ąttest die Zahlung bereits im Dezember erfassen d├╝rfen.

Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel

Gerade zu Beginn der Selbstst├Ąndigkeit m├╝ssen viele Gr├╝nder auf die Kosten schauen. Da die meisten Buchhaltungsprogramme Geld kosten, taucht immer wieder die Frage auf, ob es m├Âglich ist die Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel zu machen.

Wenn du dir das Formular E├ťR einmal genauer anschaust, wird dir auffallen, dass es recht ├╝bersichtlich ist und es nur wenige Kategorien gibt, in die die Einnahmen und Ausgaben eingeordnet werden m├╝ssen - Ganz anders als bei einem bilanzierenden Unternehmen, der in der doppelten Buchf├╝hrung tausende Konten zur Verf├╝gung hat.

Da m├╝sste es doch recht einfach machbar sein, seine komplette Buchhaltung und Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel zu erledigenÔÇŽ

Grunds├Ątzlich liegst du mit einem solchen Gedankengang gar nicht so falsch und du kannst deine Buchhaltung und deine Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel machen.

Allerdings schaut das Finanzamt in den letzten Jahren immer genauer hin und fordert grunds├Ątzlich, dass Buchungen nicht mehr im Nachhinein ge├Ąndert werden k├Ânnen bzw. dass man m├Âgliche ├änderungen nachvollziehen kann. Das ist bei Excel nicht m├Âglich und deshalb sollte man eine Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel durchaus kritisch betrachten. Im Ernstfall erkennt das Finanzamt deine Buchhaltung in einer Betriebspr├╝fung nicht an und fordert von dir hohe Nachzahlungen f├╝r angebliche Gewinne.

Da die Vorschriften durch etliche Richtlinien und Vorgaben eher strenger als lockerer werden, kann ich dir nicht mit gutem Gewissen dazu raten deine Buchhaltung und Einnahmen├╝berschussrechnung mit Excel zu machen.

In den letzten Jahren gibt es immer mehr Onlineangebote und Onlinebuchhaltungsprogramme, die recht einfach zu bedienen sind und nicht so teuer sind wie die Buchhaltungsprogramme aus dem letzten Jahrtausend. Bei solchen Programmen bist du in meinen Augen deutlich besser aufgehoben als bei Excel.

Vorlage Einnahmen├╝berschussrechnung

Grunds├Ątzlich ben├Âtigst du gar keine Vorlage f├╝r eine Einnahmen├╝berschussrechnung, da du sowieso die Anlage E├ťR beim Finanzamt abgeben musst.

Zuerst solltest du dir also dieses Formular anschauen: Anlage E├ťR

Dir wird auffallen, dass du im Vergleich zur doppelten Buchf├╝hrung deutlich weniger Positionen hast und du alle deine Geldeing├Ąnge und Ausg├Ąnge in eine der folgenden Kategorien einteilen musst:

Betriebseinnahmen

  • Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer
  • Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen
  • Umsatzsteuerfreie, nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen
  • Vereinnahmte Umsatzsteuer
  • Vom Finanzamt erstattete und ggf. verrechnete Umsatzsteuer
  • Ver├Ąu├čerung oder Entnahme von Anlageverm├Âgen
  • Private Kfz-Nutzung
  • Sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen

Betriebsausgaben

  • Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschl. der Nebenkosten
  • Bezogene Fremdleistungen
  • Ausgaben f├╝r eigenes Personal (z. B. Geh├Ąlter, L├Âhne und Versicherungsbeitr├Ąge)
  • Abschreibungen
  • Miete/Pacht f├╝r Gesch├Ąftsr├Ąume und betrieblich genutzte Grundst├╝cke
  • Aufwendungen f├╝r Telekommunikation (z. B. Telefon, Internet)
  • ├ťbernachtungs- und Reisenebenkosten bei Gesch├Ąftsreisen
  • Fortbildungskosten
  • Kosten f├╝r Rechts- und Steuerberatung, Buchf├╝hrung
  • Miete/Leasing
  • Beitr├Ąge, Geb├╝hren, Abgaben und Versicherungen
  • Werbekosten (z. B. Inserate, Werbespots, Plakate)
  • Schuldzinsen zur Finanzierung von Anschaffungs- und Herstellungskosten
  • Gezahlte Vorsteuerbetr├Ąge
  • An das Finanzamt gezahlte und ggf. verrechnete Umsatzsteuer
  • Kosten im Zusammenhang mit dem Firmenwagen
  • Eingeschr├Ąnkte abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtungskosten, Geschenke)
  • ├ťbrige Betriebsausgaben