Reisekosten: So rechnest du Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen richtig ab

Pflegst du dein berufliches Netzwerk auf Events oder bist oft in den Büros deiner Kund*innen zu Gast? Wenn Geschäftsreisen Teil deiner selbstständigen Tätigkeit sind, lohnt sich eine Reisekostenabrechnung.

Verlässt du deinen regelmäßigen Arbeitsplatz für eine beruflich veranlasste Reise, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Egal ob du Kund*innen oder eine Konferenz besuchst: Selbstständige können Reisekosten für Termine abrechnen, die ihr selbstständiges Business voranbringen.

Angestellte reichen für die Reisekostenerstattung einfach ihre Belege beim Arbeitgeber ein. Die Reisekostenabrechnung für Selbstständige ist etwas komplexer: Einige Kosten werden als Betriebsausgaben geltend gemacht, andere als Pauschale.

Es lohnt sich, Zeit zu investieren: Schon bei wenigen Auswärtstätigkeiten im Jahr kommen schnell mehrere hundert Euro zusammen. Wir zeigen dir, wie du Reisekosten richtig abrechnest.

Das Finanzamt unterscheidet bei absetzbaren Reisekosten für Selbstständige folgende vier Kostenarten:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten.

Fahrten im eigenen Pkw oder im Taxi, Hotelaufenthalte und Besuche in Restaurants, Cafés oder Bäckereien darfst du in der Steuererklärung geltend machen.

Unter folgenden Voraussetzungen zählt deine Reise für das Finanzamt als Dienstreise:

• Der Anlass deiner Reise war rein beruflich.
• Für die Reise hast du deine regelmäßige Arbeitsstätte verlassen. Das kann ein Büro oder dein Homeoffice sein. 

Um dein Reiseziel zu erreichen, hast du eine gewisse Distanz überwunden. Einen Termin außerhalb deiner Stadtgrenze wird das Finanzamt als Dienstreiseanlass anerkennen.

Dem Finanzamt ist außerdem wichtig, dass die Reisekosten angemessen und notwendig waren. Eine Nacht in der Junior-Suite lässt sich höchstens rechtfertigen, wenn weit und breit kein anderes Zimmer verfügbar war. Was Finanzbeamte als angemessen einstufen, liegt in ihrem Ermessen.

Für einige Kostenarten gilt eine Reisekostenpauschale für Selbstständige. Andere Kosten darfst du vollständig ansetzen. Im Folgenden erfährst du, wann was gilt.

Welche Fahrtkosten du wie abrechnest, hängt vom Transportmittel auf deinem Reiseweg ab. Das gilt für verschiedene Verkehrsmittel:

• Bus, Bahn, Fähre, Flugzeug, Taxi: Bei öffentlichen Verkehrsmitteln kannst du die Ticketkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt genauso für Quittungen und Rechnungen im Taxi oder für einen Leihwagen. 
• Privater Pkw: Fahrtkosten für das eigene Kfz setzt du mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer an. Willst du den individuellen Kilometersatz berechnen, teilst du die laufenden Kosten deines Kfz durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Die Berechnung ist zwar komplizierter als bei der Kilometerpauschale, lohnt sich aber bei teuren Wagen.
• Für Motorräder und E-Bikes - also Zweiräder mit einer Geschwindigkeit von über 25 Kilometer pro Stunde - gilt eine Kilometerpauschale von 20 Cent.
• Betriebliches Fahrzeug: Die Ausgaben für das betriebliche Kfz ziehst du ohnehin als Betriebsausgabe ab. Dazu gehören auch die Aufwendungen, die dir während der Geschäftsreise entstehen, wie z. B. Benzin- und Reparaturkosten. Hier musst du nicht gesondert die Fahrtkosten ermitteln und ausweisen.

Bei den Fahrtkosten gibt es weitere Punkte zu beachten. Zum Beispiel gibt es einen Unterschied zwischen Kilometer- und Entfernungspauschale.

Falls du ein Fahrtenbuch führst, ist die Dienstreise als eine betriebliche Fahrt zu dokumentieren. Ob sich das lohnt und was du sonst noch über Fahrtkosten wissen solltest, erfährst du in unserem Fahrtkosten-Guide.

Für Angestellte gibt es eine Übernachtungspauschale. Selbstständige dürfen den Kostenaufwand für Hotels oder Pensionen im Inland und für Übernachtungen im Ausland voll ansetzen. Als Beleg dient die Rechnung der Unterkunft.

Die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands für Selbstständige ist etwas komplexer als bei anderen Reisekosten. Generell machen Selbstständige bei der Verpflegung Pauschalen geltend, anstatt Quittungen einzureichen und die tatsächlichen Kosten abzurechnen.

Diese Spesenpauschale kompensiert den „Mehraufwand“ – also die Mehrausgaben – für deine Verpflegung auf Reisen. Die Beträge unterscheiden sich je nach Reiseziel und Reisedauer.

Wir widmen uns dem Verpflegungsmehraufwand für Selbständige deshalb gleich noch in einem separaten Abschnitt.

Alle anderen Kosten im Zusammenhang mit deiner Auswärtstätigkeit gelten als Reisenebenkosten. Damit sind etwa Ausgaben für den WLAN-Zugang oder den Wäschereiservice im Hotel gemeint.

Welche Pauschalen du für den Verpflegungsmehraufwand bei Reisen ansetzen kannst, orientiert sich an der Länge deiner beruflichen Abwesenheit.

Die Pauschale greift, wenn eine berufliche Reise vom Verlassen deines Homeoffice oder deines Büros bis zur Rückkehr mindestens acht Stunden dauert.

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:

• 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit (kleine Pauschale),
• 28 Euro als Tagessatz ab 24 Stunden, also von 0:00 bis 24:00 Uhr (große Pauschale),
• 14 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen, ungeachtet der Mindestdauer von 8 Stunden.

Wie Selbständige den Verpflegungsmehraufwand ansetzen können, zeigen die folgenden Beispiele:

• Eintägige Reise: Du verlässt morgens um 7 Uhr deine Wohnung für ein Meeting im Büro einer Kundin. Die Kundin kann sich innerhalb oder außerhalb deiner Stadt befinden. Gegen 17 Uhr am selben Tag fährst du zurück und bist um 19 Uhr wieder zu Hause. Für die 12 Stunden darfst du 14 Euro sowie deine Fahrtkosten geltend machen.
• Mehrtägige Reise: Du fährst für ein mehrtägiges Projekt mit der Bahn zum Kunden. Deine Reise beginnt um 17 Uhr an Tag 1. Gegen 21 Uhr checkst du im Hotel ein. Tag 2 verbringst du mit Arbeit bei deinem Kunden. Am Vormittag von Tag 3 fährst du zurück nach Hause. Für den An- und Abreisetag stehen dir jeweils 14 Euro zu, für Tag 2 sind es 28 Euro. Zusätzlich machst du die Kosten und die Vorsteuer für Hotelzimmer und Bahnfahrt voll geltend.

Dokumentiere deine Abfahrt- und Ankunftszeiten und den Zweck deiner Reisen möglichst genau, um bei der Reisekostenabrechnung alle Informationen griffbereit zu haben.

Soweit alles verstanden? Dann bist du bereit für die Feinheiten, die das Steuerrecht bereithält. Ist zum Beispiel das Frühstück bei deiner Hotelbuchung inklusive, führt das zu Abzügen bei der Verpflegungspauschale.

Abzüge gibt es außerdem, wenn deine Kund*innen Kosten für Mahlzeiten für dich übernehmen oder bei einer Konferenz ein Mittagsbuffet bereitsteht.

Das Steuerrecht sieht folgende Abzüge bei gestellten Mahlzeiten vor:

• 20 Prozent für Frühstück, 
• 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Den Betrag ziehst du von der 24-Stunden-Pauschale ab, egal ob du acht oder 24 Stunden unterwegs warst.

Verschlägt es dich für eine Geschäftsreise ins Ausland, gehst du bei der Abrechnung und Kürzung der Pauschale genau wie in Deutschland vor.

Der Unterschied: Für Auslandsreisen gelten je nach Land unterschiedliche Auslandspauschalen. Diese ändern sich regelmäßig.

Bisher sind wir von rein beruflichen Geschäftsreisen ausgegangen. Doch was, wenn dein*e Partner*in dich begleitet oder du ein paar Tage Urlaub anhängen willst?

Wenn deine Frau oder dein Partner dich aus privaten Gründen auf deiner geschäftlichen Reise begleiten, kannst du nur deine eigenen Reisekosten steuerlich geltend machen.

Habt ihr ein Doppelzimmer gebucht, darfst du also lediglich die Kosten für ein Einzelzimmer abrechnen.

Reist du allein und belohnst dich nach getaner Arbeit mit einer Wellness-Behandlung, ist dieser Aufwand ebenfalls von der Reisekostenabrechnung zu trennen.

Das gleiche gilt, wenn du die Reise um ein paar Urlaubstage verlängerst.

Bieten deine Auftraggeber*innen die Übernahme deiner Reisekosten an, hast du drei Abrechnungsmöglichkeiten: 

• Option 1: Du kalkulierst alle Spesen in deinen Angebotspreis ein. Bietest du deine Dienstleistung für 900 Euro an und benötigst eine Übernachtung für 130 Euro, berechnest du als Tagespauschale 1.030 Euro. Das funktioniert super bei überschaubaren Reisekosten und erspart dir Papierkram.
• Option 2: Du stellst Spesen und Auslagen als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung. Nebenleistungen teilen das „Schicksal“ der Hauptleistung – du berechnest dafür die gleiche Umsatzsteuer wie für deine Dienstleistungen. 
• Option 3: Du führst deine Auslagen in einer eigenen Rechnung ohne Umsatzsteuer auf. Die Originalnachweise bekommt dein*e Kund*in, um sie als Betriebsausgabe geltend zu machen. Deine Auslagen sind in diesem Fall durchlaufende Posten: Mit ihrer Erstattung kommst du wieder auf null.

Selbstständige und Personen, die einen freien Beruf ausüben, machen Reisekosten über die Anlage EÜR steuerlich als Betriebsausgaben geltend.

Die Kosten entsprechen den Werbungskosten für Arbeitnehmende. Betriebsausgaben zieht das Finanzamt von deinem Gewinn ab – damit sinkt deine Steuerlast.

Die Übersicht fasst zusammen, wie du welche Kostenarten berücksichtigst:

Zu einer vollständigen Reisekostenabrechnung gehören Nachweise. Deshalb heißt es für dich: Belege sammeln und aufbewahren – und zwar zehn Jahre lang. Typische Belege für das Finanzamt sind: 

• Hotelrechnung,
• Taxiquittungen,
• Bahntickets,
• Eintrittskarten für Messen und Konferenzen.

Als Nachweis über den beruflichen Charakter einer Reise dienen E-Mail-Konversationen mit Kund*innen, Buchungsbestätigungen und die genaue Erfassung deiner Reisezeiten.

Die gute Nachricht: Bei Fahrtkosten im eigenen Pkw und beim Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalsätze. Hier vertraut dir der Fiskus und erspart dir das Sammeln von Bäckerei- oder Tankquittungen.

Ob im Parkhaus oder für das Trinkgeld im Restaurant: Für manche Kosten gibt es schlicht keine Belege. Um sie trotzdem steuerlich anzusetzen, akzeptiert das Finanzamt Eigenbelege.

Vermeide Beanstandungen, indem du folgende Punkte in deinem Eigenbeleg angibst:

• Zahlungsempfänger mit Adresse
• Art der Aufwendung
• Datum der Aufwendung
• Details zu den Kosten, wie Einzelpreis und Umsatzsteuersatz
• Begründung für die Erstellung des Eigenbelegs
• deine Unterschrift.

Die Höhe des Eigenbelegs sollte immer glaubhaft sein. Falls dir eine Preisliste vorliegt, erleichterst du dem Finanzamt damit die Prüfung der Glaubhaftigkeit.

Fülle diese Tabelle nur bei geschäftlichen Fahrten und Reisen aus, die insgesamt länger als 8 Stunden dauern. Dazu zählen Geschäftsreisen und mehrtägige Termine (zB. Kunden-Workshops, Arbeiten beim Kunden vor Ort, Fortbildungen u.Ä.).