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Mann mit grünem Hemd im Zug arbeitet am Laptop, um darzustellen, dass eine Reisekostenabrechnung als Freiberufler wichtig ist.

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung als Freiberufler?

Sobald du beruflich bedingt deine Wohnung und/oder deine regelmäßige Arbeitsstätte verlässt, handelt es sich um eine sogenannte Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit bedeutet etwa, dass du für einen Kunden unterwegs bist oder du für dich selbst eine Reise unternimmst, die deinem beruflichen Vorankommen dient. Dies kann etwa meinen, dass eine Messe oder eine Fortbildung besucht wird. Eine Auswärtstätigkeit bedeutet eine Reise und diese wiederum sollte eine Reisekostenabrechnung für dich als Freiberufler bedeuten.

Für Arbeitnehmer ist das Prozedere dabei denkbar einfach: Sie heben ihre Belege auf und reichen sie beim Arbeitgeber ein. Als Selbstständiger musst du hingegen selbst darauf achten, wie du was dokumentierst und was du letzten Endes dem Finanzamt einreichst. Schließlich gibt es ein paar komplizierte und strenge Regeln, die in Pauschalen und vier Arten von Kosten bestehen. Zwar ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung für einen Freiberufler dadurch nicht gerade einfach, aber schon bei wenigen Auswärtstätigkeiten im Jahr kommen so mehrere hundert oder tausend Euro zusammen.

Die vier grundlegenden Kosten umfassen bei einer Reisekostenabrechnung eines Freiberuflers die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten. Die meisten dieser Kosten sind tatsächlich sehr leicht festzumachen. Worauf du dabei achten solltest und was in diesem Zusammenhang sonst noch eine Rolle spielt, erfährst du hier.

Dabei ist es wichtig, dass du - bevor überhaupt die Chance darauf besteht, dass du als Freiberufler eine Reisekostenabrechnung beim Finanzamt absetzen kannst - sicher stellst, dass du problemlos nachweisen kannst, dass es sich um eine geschäftliche Reise handelte. Dabei hilft das Dokumentieren von Fahrwegen, das Festhalten von Schriftverkehr, der sich auf die Reise bezieht oder etwa eine detaillierte Begründung, warum die Reise beruflich relevant war. Als Selbstständiger bist du allein in der Pflicht, deine Ausgaben schlüssig zu rechtfertigen. Außerdem darf es dir in diesem Zusammenhang keinesfalls passieren, dass zu viel Privates mit in die Dienstreise fällt.

Klingt alles schwierig, ist aber machbar.

Zwei Geschäftsleute beim Essen: Der Verpflegungsmehraufwand sollte innerhalb der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden.

1. Reisekostenabrechnung als Freiberufler: Fahrtkosten

Fahrtkosten fallen per Definition des Finanzamtes immer dann an, wenn man nicht mit einem Firmenwagen unterwegs ist. Wird ein Firmenfahrzeug verwendet, solltest du einfach auf das Führen eines Fahrtenbuchs achten, um doch noch Ansprüche geltend machen zu können. Falls du dich fragst, wann sich ein Firmenwagen lohnt, findest du in unserem Blog Artikel Firmenwagen - Wann rechnet sich das geschäftlich genutzte Auto? Antworten.

In allen anderen Fällen gilt entweder, dass du Tickets hast (Bahn, Bus, Flugzeug etc.) oder du ein privates Fahrzeug nutzt. Bei den Tickets ist sehr leicht, die Kosten geltend zu machen: Du musst diese lediglich aufbewahren und als Nachweis verwenden. Die Ticketkosten sind voll als Betriebsausgabe deklarierbar. Selbiges gilt für Rechnungen über das Nutzen von Leihwagen.

Beim Nutzen eines privaten Wagens kannst du entweder die Kilometerpauschale nutzen (30 Cent/Kilometer) oder den individuellen Kilometersatz berechnen. Dafür musst du allerdings die Kosten des Wagens (Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Reparaturen etc.) durch die jährlich gefahrenen Kilometer teilen. Dadurch erhältst du einen Wert, der umso höher ist, desto teurer der Wagen ist. Den kannst du ebenfalls verwenden. Einfacher ist es allerdings, die Pauschale zu verwenden.

Für Motorräder, Motorräder und E-Bikes, welche über 25 km/h fahren dürfen, gilt eine Pauschale von 25 Cent pro Kilometer. Fahrräder, Skateboards und deine Füße werden hingegen nicht als Transportmittel anerkannt.

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2. Reisekostenabrechnung als Freiberufler: Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können durch die Belege geltend gemacht werden. Dabei musst du nur eine Kleinigkeit beachten: Beim Finanzamt gibt es Pauschalen, die für Übernachtungen im Ausland (in verschiedenen Ländern gelten verschiedene Pauschalen) geltend gemacht werden können. Diese gelten jedoch nicht für Selbstständige. Bei Selbstständigen gilt allgemein, dass der tatsächliche Kostenaufwand nachgewiesen werden muss. Im Übrigen sind hiervon dann auch sieben Prozent direkt vorsteuerabzugsfähig.

3. Reisekostenabrechnung als Freiberufler: Verpflegungsmehraufwand

Dieser Teil ist etwas komplexer und staffelt sich grob in zwei Dinge: In Inlands- und Auslandspauschalen. Mit den Inlandspauschalen soll an dieser Stelle begonnen werden.

So kannst du bei mehrtägigen Reisen für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro geltend machen. Für alle 24 Stunden Abwesenheit werden 24 Euro veranschlagt. Bei einer sehr kurzen Auswärtstätigkeit (8 bis 24 Stunden) werden 12 Euro geltend gemacht. Diese Pauschalen gelten allerdings nur bei Reisen innerhalb Deutschlands.

Für Auslandsreisen gelten - landesabhängig und teils sogar ortsabhängig - unterschiedliche Pauschalen, die immer mal wieder neu festgelegt werden. Hierfür brauchst du dann entsprechende Tabellen, die du sehr leicht bei Google finden kannst, wenn du die Begriffe "Verpflegungsmehraufwand" und "Finanzamt" bemühst. Achte immer darauf, die aktuelle Version zur Hand zu haben.

Die Pauschalen sind allerdings auch wieder zu kürzen und zwar in Abhängigkeit davon, wie gut du durch die sonstigen Aspekte deiner Reise verpflegt wirst. Dabei gilt, dass ein Frühstück, das im Hotelpreis mit inbegriffen ist, dich 20 Prozent deiner Pauschale kostet (beim Tagessatz von 24 Euro sind das also 4,80 Euro). Eine vollwertige Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) wird mit 40 Prozent von der Pauschale abgezogen. Darunter fallen etwa Essenseinladungen seitens deiner Kunden, Buffets auf Kongressen oder auch private Einladungen zum Essen durch deine entfernt verwandte Tante, die zufällig am Ort deiner Auswärtstätigkeit lebt.

4. Reisekostenabrechnung als Freiberufler: Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten gelten alle Kosten, die nicht über Pauschalen abgedeckt werden und trotzdem noch den Gegenstand der Auswärtstätigkeit betreffen. Damit ist etwa gemeint, dass du auch Kosten für das Nutzen des Internets (im Hotel), eine Wäschereinigung, sonstigen Service oder eine Parkuhr geltend machen kannst. Wo du keinen Beleg erhalten kannst, musst du ihn selber erstellen.

Dabei muss der Beleg deutlich die Summe ausweisen (im Idealfall liegt ein Nachweise über die Summe in irgendeiner Form, zum Beispiel als Preisliste, bei), von dir unterschrieben sein, begründet sein, das Datum enthalten und den Rechnungsbetrag in allen auffindbaren Teilbeträgen enthalten - also etwa in Einzelpreisen, mit Ausweis der Umsatzsteuer und so weiter. Die Art der Aufwendung muss dringend detailliert dargestellt sein, insofern dies missverständlich sein könnte. Eine Begründung, warum der Beleg selbst geschrieben ist, muss ebenfalls erfolgen. Dies ist für jeden Freiberufler erforderlich, um seine Reisenebenkosten einreichen zu können.

Es lassen sich solche Eigenbelege auch bei mehrfachem Gebrauch zusammenführen. Wichtig ist, dass die Art der Aufwendung glaubhaft ist. Helfen kann es, wenn du auch hierfür ein Kassenbuch bemühst. Es ist durchaus legitim, eines ausschließlich für Barverfügungen bei Reisen zu verwenden.

Wo kannst du das alles eintragen? Gibt es Formulare?

Damit du deine vielen und komplizierten Betriebsausgaben auch in eine Form bringen kannst, die der Fiskus akzeptiert, gibt es Formulare. Für Inlandsreisen könntest du zum Beispiel dieses hier verwenden: Formular Inlandsreisen

Für Auslandsreisen gibt es ebenfalls eines: Formular Auslandsreisen

In Formulare gepresst sieht das Ganze auch weniger unübersichtlich aus. Das wird es erst durch die vielen Belege, die du bitte den Formularen beifügst.

Mann betankt während einer Geschäftsreise sein Auto: Die Fahrtkosten sollten bei der Reisekostenabrechnung aufgeführt werden.

Wie gibst du das alles korrekt in der Steuererklärung an?

Die Reisekosten gelten für Freiberufler als Werbungskosten und werden entsprechend hier geltend gemacht. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Kosten dem Erhalt der Einnahmen dienen. Was komplex klingt, meint nur, dass du Geld ausgeben musstest, um welches zu verdienen. Ob sich das Ganze gerechnet hat oder nicht, spielt dabei erst einmal keine erhebliche Rolle. Entsprechend fließen deine Reisekosten in eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein, aus welcher du deinen Gewinn errechnest, auf welchen du ja letzten Endes Steuern zahlst.

Zusätzlich sind bei vielen Rechnungen die Umsatz- und die Mehrwertsteuer derart, dass du Vorsteuer aus ihnen ziehen kannst.

Wichtig ist, dass du stets alles belegen kannst (mit Ausnahme der Kilometerpauschale: hier vertraut der Fiskus dir). Alle Quittungen musst du per Gesetz zehn Jahre lang aufbewahren.

Wie du deine Reisekosten mit deinem Kunden abrechnen kannst

Sicherlich wirst du es mal erleben, dass du für einen Kunden irgendwo hinfahren sollst. Dadurch entstehen dir Kosten. Dein Kunde ist nicht von sich aus dazu verpflichtet, diese zu übernehmen. Dies obliegt also nur euren vorherigen Absprachen. Solltest du einen wohlwollenden Kunden oder Geschäftspartner haben, ist die Frage nur noch, auf welche Art die Reisekosten abgerechnet werden sollen. Nicht alle Möglichkeiten sind hier gleich unkompliziert.

Am einfachsten ist es tatsächlich, wenn du deine gesamten Spesen schon im Vornherein mit in den Preis einkalkulierst. Wenn du deine Dienstleistung für 900 Euro verkaufst und du weißt, dass es dich zwei Tage kosten wird, dann nimm stattdessen einfach 1030 Euro (Tagespauschale, eine Übernachtung, keine weite Fahrt) und erkläre dem Kunden, warum es so ist. Das ist zwar am Ende teurer wirkend, bedeutet aber auch sehr viel weniger Papierkram. Das Ganze funktioniert aber nur, solange die Reisekosten überschaubar sind.

Du kannst auch ganz klar deine Spesen und Auslagen in Rechnung stellen. Dabei fällt die Umsatzsteuer an. Es handelt sich somit um eine steuerpflichtige Nebenleistung.

Die letzte Möglichkeit besteht darin, die Auslagen als durchlaufenden Posten zu betrachten. Dafür führst du jede einzelne Auslage auf deiner Rechnung auf (ohne die Umsatzsteuer aufzuschlagen!) und lässt sie dir von deinem Kunden bezahlen. Dafür solltest du ihm den originalen Nachweis der Auslage zukommen lassen - so dass er diesen als Betriebsausgabe geltend machen kann.

Du hingegen kannst deine Auslagen erst aufführen (als Ausgaben) und dann durch die Erstattungen seitens des Kunden wieder auf Null kommen.

Für Freiberufler ist es bei der Reisekostenabrechnung, wie bei allen anderen Aspekten der Steuererklärung: Jedes Jahr ein bisschen besser werden, damit man irgendwann das Beste herausholen kann. Fang doch einfach mit den Pauschalen an und gewöhne dich zum Beispiel daran, alle Quittungen aufzubewahren.